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1、機器公司信息類設備資產管理制度及工作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的明確公司各崗位計算機設備配置標準，對公司信息類設備資產的采購、安裝、調試、使用、檔案管理、數據保密、維護、維修、報廢、以及計算機配件、耗材的采購、領用進行規范管理，提高信息類設備資產的使用效率。2 適用范圍適用于公司所有信息類設備資產：各種計算機、服務器、打印機、不間斷電源、掃描儀、投影儀、數碼設備、顯示屏和宣傳、廣播電視設備。3 職責3.1 信息技術部 信息技術部是公司信息類設備資產的歸口管理部門，負責制訂公司年度信息類設備資產需求計2、劃。 負責公司各崗位計算機設備配置標準的制定、報廢的技術審核。 負責信息類設備資產的采購、安裝、調試、內部調撥、數據保密、維修、維護、報廢等工作。 負責組織、健全、指導公司各單位的計算機設備二級管理，監督、檢查各單位信息類設備資產的保管、使用及檔案管理。3.2 使用單位負責本單位信息類設備資產需求計劃的申報、初審、檔案管理維護、維修費用的申請，以及設備使用和日常管理工作，并指定管理人員上報信息技術部。3.3 財務部負責信息類設備采購價格、合同、維修費用的審核及資產帳務管理。3.4 預算管理部負責組織批量采購的信息類設備資產的招標采購工作及維修費用指標的制定。4 過程管理4.1 設備采購 通過減3、少渠道環節，降低采購成本，加快采購效率，信息類設備（計算機）采購采取廠家直銷模式，即信息技術部在每年11月提交下一年度的信息類設備（計算機）配置標準、計劃采購數量給預算管理部，由預算管理部在12月進行廠家入圍招標，中標廠家獲得下一年的供貨權。 信息類設備（打印機、投影儀、數碼相機等非計算機設備）采取供應商競標模式，每季度最后一個月由信息技術部收集各單位下一季度的采購需求，并提供設備的型號、配置給預算管理部，由預算管理部辦理設備采購招標手續，中標單位獲得下一季度的供貨權。 中標廠家、供應商、供貨時間段、供貨范圍和協議價格由信息技術部在OA電子公告公布。4.2 設備使用和管理 信息技術部對全公司信4、息類設備資產的使用、維護、保管進行監督和檢查。 公司內各單位計算機管理員配合信息技術部做好信息類設備資產的檢修工作。4.2.3 公司內各單位指定人員（可以兼職）負責本單位信息類設備資產的管理（包括申購報告的起草、領料等），負責與信息技術部進行協調聯系，并組織本單位信息類設備資產的日常保養與維護工作。4.2.4 硬件設備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協議等）由各單位信息類設備資產管理責任人保管。4.2.5 使用信息類設備資產要嚴格按照操作規程進行，嚴禁無規程操作和任意拆裝計算機，不按照操作規程進行操作或維護不當，造成信息類設備資產損壞的，由責任者按損壞部件的原價（扣除折舊）進行賠5、償或者賠償相應的部件。4.2.6 信息類設備資產使用者應保持設備的清潔及愛護設備。下班時，必須關機切斷電源,信息技術部不定時組織相關部門進行檢查并考核。4.2.7 信息類設備資產使用者由于工作原因進行崗位調動或離職，設備按以下方式進行調撥：.1 原工作崗位為研發類崗位，調動后新崗位仍為研發類崗位的則資產隨人調撥至新單位使用；如新崗位為普通崗位的則資產不隨人調撥至新單位使用。.2 原工作崗位為普通崗位，調動后新崗位為研發類崗位的則資產不隨人調撥至新單位使用，由新單位提出申請購置新設備給其使用；如新崗位為普通崗位的則資產隨人調撥至新單位使用。.3 離職的其原使用的信息類設備資產需退回信息技術部。46、.2.8 人員調整屬公司職能劃撥的,由信息技術部按職能劃撥要求,以計算機記錄臺帳為準,落實相應的計算機隨職能劃撥而調撥。 含有涉密資料的計算機設備使用者（公司領導、財務部、預算管理部等）由于工作原因需更換新計算機設備或離職的，其原使用的計算機設備經使用人及信息技術部進行數據處理后，由信息技術部相關人員做好數據處理記錄，使用人簽字確認方可調撥給其他人員使用。 為了做好數據保密工作，防止數據外泄，計算機設備在送外維修時，由信息技術部進行必要處理后方可送外修理。計算機設備在報廢時，經使用人和信息技術部對硬盤數據進行處理或對硬盤進行銷毀方可送預算管理部進行三廢處理。 信息類設備陳舊、損壞需報廢的，經信7、息技術部硬件管理科核實后由使用單位提出報廢申請。公司同意報廢的信息類設備由使用單位按預算管理部物資科提供的報廢固定資產移交表填寫好相關內容（一式三份：使用單位一份、預算管理部一份、信息技術部一份）后，由使用單位負責把報廢的信息類設備移交給預算管理部物資科，信息技術部負責現場監督、核實移交的報廢設備。銷售公司、海外營銷部駐外辦事處的報廢信息類設備，筆記本電腦須帶回公司移交給預算管理部物資科；臺式計算機可在當地處理，處理結果須交回信息技術部存檔。4.3 設備損壞、丟失管理 信息類設備的使用部門及個人必須愛護公司的設備財產，積極采取有效措施保護設備財產的安全，否則因責任事故造成設備財產損壞或丟失的，8、要對當事人及所在部門進行考核。對于自然災害造成設備財產損壞或丟失的，可免于考核。 對信息類設備的責任事故，使用者或使用部門必須立即報告公司管理部門，以便及時處理，隱瞞不報者，加重處罰。 信息技術部是公司計算機設備的管理部門，對設備丟失、損壞事件負責核查工作，但使用部門及領導負有共管和監督責任。 當發生信息類設備丟失、損壞事件時，使用者（或使用部門）應及時上報主管部門或公安機關(主要指被盜竊時)，事件發生后，要在24小時內報當地公安機關，同時要在48小時內上報公司管理部門。 廣大員工應對信息類設備丟失、損壞事件進行監督,包括丟失假報監督、假開公安機關證明、不按規定考核等。4.4 移動電腦管理筆記9、本電腦除按上述要求管理外，還必須按以下原則進行管理：4.4.1 公司配備到個人的專用筆記本電腦，由使用者個人保管及日常維護，所在單位負責管理。 公司配備給各單位公用的筆記本電腦，由各單位指定專人負責保管及日常維護，本單位員工需用時，到管理員處借用。借用期間由借用人保管，借用完后，及時歸還管理員，另外各部門公用的筆記本電腦不允許挪為個人專用。 信息技術部儲備若干臺（不超過五臺）筆記本電腦，提供全公司各單位臨時借用，但借用時間不能超過10天（特殊情況除外），借用單位需及時歸還。5 數量配備標準5.1 中層及中層以上干部（含總師），一人只配一臺設備，可選臺式計算機或筆記本電腦。5.2 研發類崗位人員10、，一人只配一臺機，公司原則上配置臺式計算機；部分需經常移動辦公的崗位（如市場開發配套崗位），可選配筆記本電腦，但不再配置臺式計算機。6 設備類型 計算機設備配置類型按功能劃分為： 辦公計算機A、辦公計算機B、辦公計算機C、筆記本A、筆記本B、筆記本C、圖形工作站A、圖形工作站B。7 新設備申購7.1 各崗位信息設備損壞并經信息技術部鑒定得出不維修結論的，可提出申購。7.2 各崗位信息設備陳舊（超四年以上）并且經常出故障，嚴重影響使用的，可提出申購。7.3 科室定員發生改變導致應增加設備的，可提出申購。7.4 崗位性質發生變動，具備更換條件的（如從普通崗位變成領導崗位），可提出申購。8 配備標準11、及管理8.1 各崗位配機標準： 辦公計算機A：關鍵技術崗位（現場工藝、編制指南等需運行iman、ug、ugs軟件）、軟件開發崗位。 辦公計算機B：技術崗位。 辦公計算機C：辦公類崗位。 筆記本A：研發、設計類崗位(A為移動工作站）。 筆記本B（C）：辦公類崗位（B為性能性、C為便攜性）。 圖形工作站A：研發、設計類崗位。 圖形工作站B：工藝、工裝、模具設計崗位。8.2 專用設備按具體要求定配。8.3 各部門負責按本制度要求，合理使用并管理本部門的信息設備，保證公司業務正常運作。8.4 其它信息設備：指投影儀、掃描儀等通用設備，根據各部門的實際情況，靈活配置。8.5 本制度不包括生產線專用信息設12、備的配置，生產線的信息設備的配置按實際需求配備。9 考核與賠償規定違反本制度相關規定或造成信息類設備資產損壞、丟失的考核與賠償一律按財務部固定資產財務管理制度中的考核與損失賠償條款執行。10 記錄 信息類設備資產需求計劃、申請、審批、領用、維護記錄等11 工作流程（見后頁）11.1 信息設備申購工作流程11.2 信息設備采購工作流程11.3 信息設備領用工作流程11.4 信息設備調撥工作流程11.5 計算機配件領用工作流程11.6 信息類設備資產管理工作流程11.7 信息設備外修審批工作流程12 本文件修改記錄信息設備申購工作流程圖使用單位信息技術部初審需求申請審批組織采購 注：在審核以上環節13、不批準后，該流程就直接終止。信息設備申購工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1需求申請各使用單位根據工作需要，通過OA向信息技術部提出信息設備需求申請報告，申請報告的內容包括新增設備所應用的具體工作內容，并對內容的真實性承擔責任。 2初審各使用單位對需求進行初步審核，負領導責任（部門副職以上領導審定）。3審批信息技術部根據信息設備配置標準、公司年度信息設備配置計劃并結合公司的實際狀況進行審批，并提出具體意見。2個工作日4組織采購信息技術部啟動信息設備采購流程，并按要求實施。15個工作日(招標采購按招標規定執行)信息設備采購工作流程圖相關領導信息技術部預算管理部使用部門財務部審批檔案維護管理/14、監督需求報告/ 采購報告入 庫驗 收采 購確定采購方案或計劃招標使用管理驗 收零星檔案維護領用采購核價轉固帳務處理信息設備采購工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1需求報告/ 采購報告審批通過的申請報告。2確定采購方案/計劃信息技術部根據設備使用配置標準及市場的實際情況，編制采購方案，并報批。3個工作日3審批相關職能部門及公司領導審批采購方案。1個工作日4核價財務部根據市場價格，對采購設備進行審價。1個工作日5采購零星采購在價格審定后，7天內采購到位（品牌機除外）6招標符合招標條件轉預算管理部組織執行招標采購。30個工作日7采購1.信息技術部對信息設備進行采購。2.特殊情況下，經信息技術部同15、意后可由使用部門自行采購，但必須按公司相關流程辦理。 8驗收通過招標采購的或由信息技術部負責采購的計算機硬件設備由信息技術部進行驗收；獲信息技術部授權自行采購的計算機硬件設備由采購單位負責驗收。1個工作日9入庫由信息技術部辦理入庫手續。1個工作日10領用信息技術部通知使用部門辦理領用手續。1個工作日11檔案維護信息技術部負責在OA系統建立計算機設備配置信息，使用部門負責驗收計算機設備配置信息及維護計算機設備登記管理 2個工作日12轉固帳務處理財務部做好固定資產帳務處理。1個工作日13使用管理使用單位在新設備啟用前，應仔細閱讀設備的使用說明書，嚴格按照說明書的操作規程操作；各設備使用單位負責設備16、的日常維護及防盜、防火、防災等工作。14管理/監督信息技術部對公司的計算機設備進行監督管理。信息設備領用工作流程圖使用部門信息技術部財務部審核1填寫領用單并通知領用憑領用單發放審核2蓋章信息設備領用工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1填寫領用單并通知領用信息技術部填寫公司設備入庫單、設備驗收單、設備領用單，然后通知使用部門領設備領用單辦理相關手續。1個工作日2審核1使用部門領用人簽字及部門領導審核簽字。1個工作日3審核2信息技術部主管領導審核簽字。1個工作日4蓋章財務部在領用單上蓋公司內部結算專用章（2）。1個工作日5憑領用單發放信息技術部倉庫管理人員在核對設備領用單合格后，發放設備。1個17、工作日信息設備調撥工作流程調出單位信息技術部調入單位審核1調出申請資產維護審核2核對/接收信息設備調撥工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1調出申請信息設備使用單位根據實際工作需求，填寫信息設備調出申請。2審核1使用單位對信息設備的調出申請進行審核。1個工作日3審核2信息技術部對使用單位提出的調出申請進行審核。1個工作日4核對/接收調入單位對調入的計算機設備進行核對/接收。1個工作日5資產維護信息技術部進行固定資產維護。1個工作日信息設備配件領用工作流程使用部門信息技術部財務部填寫領用單審核維修需求憑領用單發放蓋章信息設備配件領用工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1維修需求信息技術部維修18、人員對設備故障維修診斷后，必須更換配件時，通知設備使用部門辦理領用手續。2填寫領用單使用部門填寫機器股份公司六聯領用單，領用人簽字及部門領導簽字。1個工作日4審核信息技術部主管領導對領用單進行審核簽字。1個工作日5蓋章財務部在領用單上蓋公司內部結算專用章（1）。1個工作日6憑領用單發放信息技術部倉庫管理人員在核對機器股份公司六聯領用單合格后，發放配件。信息類設備資產管理工作流程圖信息技術部使用單位財務部公司領導技術鑒定轉預算管理部審核1管理/監督接收設備維修使用維護檔案維護報廢申請設備故障設備領用申請審核實施報廢退倉審核2資產帳務處理審批信息類設備資產理工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準119、設備領用按信息設備領用流程執行。2檔案維護由各單位指定人員在OA系統其它模塊上的計算機硬件科管理系統進行計算機設備登記管理的維護，信息技術部負責計算機設備配置信息的維護，使用部門驗收。3個工作日3使用維護使用單位在使用信息設備時要嚴格按照操作規程進行，并負責設備的日常維護及防盜、防火、防災等工作。長期4管理/監督信息技術部負責公司信息類設備固定資產的日常管理、監督，包括：信息設備的內部調撥、檔案管理及對各單位使用維護信息設備的監督。長期5設備故障設備發生故障，不能正常工作，由各使用單位通過OA系統其它模塊上的計算機硬件科管理系統填寫計算機設備內修記錄并提交給信息技術部的相關人員，維修人員修復后20、，提交給用戶驗收交付使用。當天完成（硬件損壞除外）6設備維修1.信息技術部指派維修人員到現場檢查維修，維修須按計算機的有關技術規范進行。2.不能現場維修的設備，由各使用單位送到信息技術部硬件管理科維修。3.信息技術部不能維修且必須委外修理時，按信息委外修理審批工作流程進行。7報廢申請設備不能滿足工作需要時，使用單位填寫設備報廢申請審批表申請報廢。8申請審核使用單位領導對報廢申請進行審核。2個工作日9技術鑒定信息技術部硬件管理科對使用單位的信息設備報廢申請進行技術鑒定。2個工作日10審核1信息技術部領導對使用單位的信息設備報廢申請進行審核。2個工作日11審核2財務部對使用單位的信息設備報廢申請進21、行財務審核。 2個工作日12審批公司領導對經信息技術部、財務部審核通過的信息設備報廢申請進行審批。2個工作日13資產帳務處理信息技術部及財務部進行固定資產帳務處理。1個工作日14實施報廢退倉經批準后，使用單位將設備報廢、退倉。15接收信息技術部對報廢退倉的計算機設備驗收回庫。16轉預算管理部信息技術部根據報廢設備的存貨數量，不定時辦理轉預算管理部進行三廢處理。信息設備外修審批工作流程圖使用單位信息技術部財務部填寫領用單用戶驗收故障申報修理費用臺帳維護故障確認/提出處理方案委外修理領導審批帳務處理價格審定領導審批信息設備外修審批工作流程標準序號流程塊工作標準期量標準1故障申報使用單位對計算機設備故障提出申報。2故障確認/提出處理方案信息技術部對使用單位提出的計算機設備故障進行確認，并提出處理方案。如公司內部無法修理，則提出委外修理。3領導審批部門領導審批委外修理報告。2個工作日4價格審定財務部核定委外修理價格。5領導審批財務部領導審批委外修理價格。2個工作日6委外修理信息技術部組織委外修理。7用戶驗收用戶驗收維修回來的計算機設備。8填寫領用單使用單位驗收后填寫維修費用領料單給信息技術部信息倉管理員。9維修費用臺帳維護信息技術部信息倉管理員維護維修費用臺帳。10帳務處理財務部對信息技術部提交的維修費用單據進行帳務處理。