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1、企業行政辦公文具耗材及設備家具管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政辦公用品管理制度第一章 總則一、 目的 為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。二、 適用范圍 本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。第二章 辦公用品的分類一、行政辦公物品的分類 行政辦公物品分三類：2、辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。辦公固定資產：使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設備。辦公低值資產：指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。辦公用品：使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。第三章 行政辦公物品的管理職責一、行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：1.供應商選擇及管理；2.組織各部門行政物品管理程序監控；3.年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；43、.行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；5.配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責日常維護和修理。二、部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；三、 資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。第四章 行政辦公物品采購一、辦公用品的采購采用集中采購定量供應的辦法1.集中采購由行政管理部負責并管理。2.集中4、采購的辦公用品包括復印紙、傳真紙，計算機消耗的磁盤，打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒，日記本、各類筆墨等。3.實行定期計劃批量采購供應。即每月_日前各部室向人事行政管理部提報當月所需用品計劃，由行政管理部統一采購。4.特殊辦公用品可以經人事行政管理部門同意授權，各部門自行采購。5.各部門或班組若臨時急需采購辦公用品，由部門或班組專人填寫“辦公用品請購單”，并在備注欄內注明急需采購的原因，經班組負責人審定同意后，交人事行政管理部審批同意后，實施采購任務。6.必需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存。7.結算辦法。綜合辦公室根據各單位辦公用品領用數量及單價，編制明細表經確認后報財務劃轉。二、辦公類服務采5、購辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片等服務類的采購。1、人事行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。2、各部門有對外宣傳品、印刷品、名片印制需求的，經主管領導審批后在公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。三、辦公資產采購辦公資產采購計劃各部門需要置辦辦公資產時，填寫辦公物品申請表，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。1、實施采購行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。2、驗收行政人事部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單6、并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。辦公物品申請表和購物明細復印件由人事行政部統一保管。第五章 辦公用品的分發領用1.填寫領用單各部門領用辦公用品需填寫“辦公用品領用單”，一式兩份，一份用于分發辦公用品，另一份用于分發辦公用品的臺賬登記。2.核對登記接到各部門的兩份“辦公用品領用單”之后，有關人員要進行核對，并做好登記，然后再填寫一份“辦公用品分發通知書”交發送室。3.辦公用品分發發送室進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發給各部門。4. 登記存檔用品分發后應做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同“辦公用品分發通知書”轉交辦7、公用品管理室記賬存檔；另一份“辦公用品分發通知書”連同分發物品一起返回各部門。第六章 辦公物品的管理一、辦公用品的配發1.各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。2.辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。3.員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。二、辦公資產的管理1.資產調撥部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫資產調撥單。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人調入部門負責人行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。2.資產報廢8、由部門負責人填寫資產報廢申請單，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規定處罰。3、資產的租用、出租和外借公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行政人事部定期對所有閑置的9、辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。4.辦公資產的日常維護、維修（1）行政人事部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。（2）行政人事部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫辦公設備維修申請表報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政人事部不予受理。行政人事部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜10、的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記辦公設備維修記錄表，資產使用部門負責人簽字確認。（4）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。（5）由于人為原因造成辦公資產損壞，需按照物品的原價進行賠償。5.辦公資產的年終盤點1.年終資產清查由行政部對各部門進行實物清查，丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束后，由行政部將年終清查報告上報公司領導。2.辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的，過失人應承擔相應的賠償責任。3.各部門負責人要調離本部門時，人事行政部要及時通知辦公室，辦公室根據辦公資產臺賬清點調出人負責部門所使用的資產。有短缺者，按物品原價賠償，待辦理完辦公設11、備移交手續后，方可調離本部門；一般員工調離本部門，由部門主管負責該員工使用資產的移交，由人事行政部協助完成。附則 度由公司人事行政部負責制定、解釋。修訂并實施監督。 本制度自頒布之日起執行。附件表格：1.辦公用品一覽表 2.辦公用品統計表 3.辦公用品申領單 4.辦公用品采購單 5.辦公設備采購申請單辦公用品一覽表辦公用品名稱規格單位單價（元）代號辦公用品名稱規格單位單價(元)代號辦公用品統計表 編 號： 部 門： 填表日期：名 稱規格/型號數 量金 額存放地點負責人備 注審核人填表人辦公用品申領單部 門： 編 號：日 期名 稱規 格單 位數 量使用人備 注部門領導簽字辦公用品保管員填表人辦公用品采購單財管字第 號 填單日期： 年 月 日財產名稱規 格用 途單 位數 量需用日期估計價值簽 注總經理批準辦公室主任意見請購部門負責人意見日期：_年_月_日日期：_年_月_日日期：_年_月_日辦公設備采購申請單申請部門申請日期序號申請采購辦公設備名稱規格/品牌金額數量備注12345678申請人主管領導辦公室主任常務副總總經理簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：