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1、科技公司科研、產品及設備儀器檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 科技有限公司檔案管理制度1 范圍 本標準規定了科學技術研究檔案(以下簡稱科研檔案)、產品檔案、設備儀器檔案、基本建設檔案(以下簡稱基建檔案)、會計檔案、員工檔案及行政、經營、生產技術、黨群檔案材料的形成、積累、整理、歸檔、分類、編目、案卷排列要求及檔案、技術資料的開發和提供利用要求。 本標準適用于科技有限公司的檔案管理工作。2 引用標準和法規文件 中華人民共和國檔案法 檔發字199423號 外商投資企業檔案管理暫行規定 國檔發199122號工業2、企業檔案分類試行規則 開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法 會計檔案管理辦法3 定義 3.1 企業檔案: 是企業在經濟活動和社會活動中形成的全部檔案的總和, 其構成以科技檔案為主體,包括產品、設備儀器、基本建設、科研、生產技術、員工、會計、經營管理、行政管理、黨群工作共十大類檔案。3.2 科技檔案: 是指本公司科學研究、生產技術、設備儀器和基本建設等活動中直接形成的有保存價值, 并按一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄, 集中保管起來的科技文件材料(包括圖紙、照片、科技影片、磁盤、錄音帶、錄象帶、報表、文字材料或備份等)。3.3 科技文件材料: 是指本公司科學研究、生產技術和基本建設等活動中正在產3、生和使用著的圖樣材料, 文字材料, 目錄、表格材料及外來技術資料。3.4 產品檔案: 是指產品在開發設計、工藝、工裝、 加工制造、生產定型驗收等全過程中形成的具有保存價值歸檔備查的不同形式載體的文件材料。3.5 科研檔案: 是指在科學研究過程中直接形成的具有保存價值并歸檔的文件、圖表等不同形式的科研文件資料。3.6 設備儀器檔案: 是指設備儀器從購置( 或設計制造 )、安裝、調試、使用、維修、改造、更新、報廢的全過程中形成的圖樣、文字說明等歸檔備查的全部文件材料。3.7 基建檔案: 是指基本建設工程項目(含新建、改建、擴建、工程維護及技術改造),從可行性研究到建成投產( 使用 )全過程中形成的4、具有保存價值的經過整理歸檔的, 不同形式和載體的文件材料。4 檔案管理職責4.1 本公司檔案管理工作, 在總裁領導下, 由管理推進部設立綜合檔案室負責統籌、協調、組織、管理全公司檔案工作。4.2 綜合檔案室負責各職能部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔的業務指導。4.3 綜合檔案室負責各類檔案、技術資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、復制、發放和提供利用。3.1 綜合檔案室負責收集國家頒發的技術標準，及時換版、復制、發放，并進行跟蹤受控管理。 綜合檔案室負責收集技術資料,建立信息網絡,編制技術參考資料,提供利用服務。 檔案管理人員在設備開箱、產品鑒定、工程竣工驗收、科研成果發布時到現場, 收集5、掌握第一手資料，接收應歸的技術文件資料。4.4 各職能部門兼職檔案員負責本部門職責范圍內文件資料的收集、積累、整理、并按規定時間移交綜合檔案室歸檔。5 檔案管理內容與要求5.1 檔案材料的形成與歸檔 凡是記述和反映本公司生產技術、基本建設、設備儀器、產品、科研、經營、行政、財務管理等活動, 具有工作考查、科學研究、經驗總結、技術交流等作用的科研、產品(含引進產品)、基建、設備儀器、標準法規、計量、專利、認證、檢測類科技文件材料(圖樣、圖片)電子文件(軟盤、硬盤), 均應整理歸檔。 科技文件材料的形成伴隨著科研、生產、基本建設的進程而形成，并貫穿于科研、生產、基本建設活動的全過程，各有關部門應在6、各自的職責范圍內做好屬于歸檔的技術文件材料的積累工作。5.2 各類文件資料的歸檔范圍和保管期限見 QG/SL 24.15-02附錄A、附錄B和附錄C、D、E、F、G、H、I、J及附錄K(標準的附錄)。 5.3 各類文件材料的歸檔時間和要求 產品檔案歸檔時間.1應歸入產品檔案的科技文件材料分別以樣機、小批試制、產品定型鑒定為階段配套歸檔到綜合檔案室。.2產品定型鑒定后的設計、工藝、工裝文件材料整理成套及時歸檔到綜合檔案室。 .3 企業技術標準類科技文件材料出(改)版后,及時歸檔到綜合檔案室。.4 應歸入標準法規計量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日內歸檔到綜合檔案室；應歸入專利、認證7、檔案的科技文件材料，在取得專利權和認證合格時將有關科技文件材料配套歸檔到綜合檔案。.5 引進產品的檔案資料,負責引進的工作部門收到后,應及時交綜合檔案室歸檔.6 引進產品的技術協議書(技術合同)一旦形成,負責該引進工作的部門應及時將原件交綜合檔案室歸檔,本部門留存復印件。 設備儀器檔案歸檔時間.1設備儀器開箱時應通知檔案室人員參加,并將隨箱科技文件材料及時接收歸檔。必要時由檔案室負責復制兩卷套, 提供安裝調試使用。公司內任何部門和個人都不得扣留這類應歸檔的科技文件材料。.2 設備儀器購置、驗收和安裝調試文件材料分別在設備儀器投入安裝調試前和安裝完畢投入正常使用前交綜合檔案室歸檔。.3 設備儀器8、在使用過程中形成的有保存價值的科技文件材料, 如: 大、中修記錄,重大事故處理意見等, 應定期歸檔到綜合檔案室。 基建檔案的歸檔時間.1基建工程項目在竣工驗收后一季度內,將全部竣工圖、技術文件交綜合檔案室歸檔?？⒐D一律加蓋竣工章, 審簽手續齊全。凡以施工圖代作竣工圖的, 由施工單位按制圖要求, 負責在原施工圖上進行補充修改, 注明修改部門和更改標記, 并附上設計變更通知單和施工說明, 加蓋“代竣工圖”標志后, 由基建項目負責人審核, 簽署歸檔。.2 負責組建新的產品生產線、新建車間等工作的領導和技術人員, 應做好籌建、投入試生產階段的科技文件材料的形成、積累工作。上述工作完成后, 應將全套科9、技文件材料及時移交綜合檔案室歸檔。 科研檔案歸檔時間 .1 科研課題已完成并經過鑒定后或評審取得獲獎憑證后,及時歸檔。課題負責人在取得用戶反饋信息等文件后應及時交檔案室歸檔。.2 應歸入科研檔案的專利文件,在取得專利權后及時將有關的文件材料歸檔。.2 取得負結果或因故中斷的科研課題,在批準中止時應及時歸檔。 其它檔案歸檔時間 .1出國考查人員在回廠后一月內寫好考察報告和整理好帶回的科技資料, 交綜合檔案室歸檔。.2各種管理(生產技術、行政、經營、黨群四大類)工作中形成的文件材料, 在次年初分別由各部門兼職檔案員整理后交管理推進部文書員, 由其進行分類、組卷、裝訂成冊,移交給綜合檔案室。.3 會10、計檔案資料, 在年終結束后, 暫由財務部保存一年, 期滿后移交綜合檔案室。.4 聲像檔案在各項活動結束后, 由活動部門將正片、副片整理后, 交綜合檔案室。.5 無紙化辦公、網上運作形成的電子文件（軟盤、硬盤）及隨機帶來的系統硬盤、設計文件更改后的磁盤等，應將備份后的磁盤及時移交綜合檔案室歸檔。 歸檔要求.1 歸檔的科技文件材料必須符合完整、準確、系統的要求。.2 歸檔的科技文件材料, 應符合有關管理標準的要求, 編號正確, 內容齊全, 統一用紙的格式; 書寫必須用碳素墨水或蘭黑墨水, 不允許用純蘭墨水、紅墨水和園珠筆,要求字體工整、字跡線條清晰、審簽手續齊全。.3 歸檔的科技文件材料必須是原件11、, 各業務部門只能留存復印件。 .4 歸檔的科技文件材料, 移交單位必須填寫移交清單一式兩份。經驗收后, 交接雙方在移交清單上簽字。 .5 歸檔份數: 一般歸檔一份, 重要或使用頻繁的科技文件材料可酌加份數。5.4 檔案技術材料的分類與編目 分類.1 分類原則：保持檔案的有機聯系，便于科學管理和開發利用。.2 分類方法：產品、科研、設備儀器、基建檔案分別以獨立的產品項目、科研課題設備儀器的種類、獨立的基建工程項目檔案為單位進行分類；會計檔案以憑證、帳薄、報表為單位進行分類；文檔以文件材料的問題、內容分類。 編目.1 采用國家檔案局工業企業檔案分類試行規則檔案一級類目的標記符號和編號。產品檔案為12、 E ，科研檔案為 F ，基建檔案為 G ，設備儀器為 H ，會計檔案為 I員工檔案為 J ，黨群、行政、生產技術、經營管理分別為 A、B、C、D 。.2 二級類目按產品型號、科研課題、基建項目、設備儀器種類、會計檔案類別設置，文書檔案按問題設置，編號用阿拉伯數字表示.3 三級及三級以下類目設置與編號,根據實際情況而定。 編制檔號(分類號)：檔號由國家工業企業檔案標記符號、類號、屬類號和案卷順序號組成。類號、屬類號與案卷號之間加隔號“.”，編號型式如下： 產品檔案 E . xx . xx . xx 卷順序號 三級類目號(產品種類或型號)二級類目號 檔案標記符號(一級類目號)科研檔案 F. XX13、. XX . XX 案卷順序號三級類目號(項目或課題)二級類目號檔案標記符號(一級類目號)基建檔案 G . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (工程性質或建筑項目)二級類目號 檔案標記符號 設備儀器檔案 H . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (設備儀器的種類或型號)二級類目號 檔案標記符號 會計檔案 I . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (會計形式)二級類目號 檔案標記號文書檔案 A.B.C.D . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (問題或組織機構)二級類目號 檔案標記符號(一級類目號)5.5 檔案材料的技術要求 文字材14、料技術要求.1 文字材料(申請、報告、批復、任務書等）必須具備標題、正文、簽章和日期四個要素。 A 標題力求簡明扼要,能準確地反映文件材料的內容; B 簽名應簽作者(單位或個人)的真名和全稱,字體應規范,易于辨認; C 時間是材料的最后形成時間,是經領導批準日期。.2 檔案文字材料的幅面,采用國家標準A4書寫或印刷,文件材料左則要留出20mm寬裝釘線。.3 會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計文件材料統一使用國家財政部門統一印刷的中外合資企業表式，簽字和印章要清晰。.4 照片檔案以幅為單位標注文字說明,反映該幅照片的事件、攝制時間、地點、攝制者等。.5 電子文件以盤為保管單位,每盤磁盤應加放封面15、和卷背標簽,并按規定項目填寫清楚，字體規范。 圖紙技術要求.1 基建檔案的圖紙幅面格式,執行國家建工部建筑規范中規定的幅度面規格。.2 其它科技檔案(產品、工藝)的圖紙幅面格式，執行機械制造圖國家標準GB126-74中有關規定。.3 本公司形成的各種圖紙必須有本部門負責人、審核者、描圖者簽字，工程部負責人簽字?？萍紮n案的圖紙標題欄置于圖紙的右下角。.4 基建檔案每張竣工圖都要與實際相符、并加蓋竣工圖章。.5 各類圖紙上簽署的必須是本人真名,字體規范易于辨認。 檔案庫房技術要求.1 根據國家關于檔案庫房溫、濕度規定標準，庫房內溫度應控制在14-20C范圍內，濕度應控制在50至65范圍內，并保持溫16、濕度的相對穩定。.2 控制措施:搞好環境綠化,配備降溫設備,采用溫度計或普通干濕球溫度計對庫內溫度進行監測等。 檔案檢索工具技術要求.1 編制檢索工具應本著分類與主題并舉的原則,配套編寫檔案總目錄、分類目錄、案卷目錄、卷內文件目錄、專題目錄、全綜介紹、檔案指南等。.2 查全率,即檢索某一專題的全部檔案材料（X）與有用的檔案材料（W）的百分比。表示為查全率 100.3 查準率,即檢索某一專題全部檔案材料（）與其中有的材料（）百分比,表示為查準率1005.6 國家技術標準、企業技術標準的管理 國家技術標準根據國家技術情報所的換版通知進行技術標準的復制、發放、回收、銷毀和提供利用。 企業技術標準根17、據廣東科龍的換版通知單進行更改、換版、復制、發放、回收、銷毀和借閱。 國家技術標準、企業技術標準的復制、發放一律加蓋受控章、受控號、發放日期章和“借用標準”。各部門不得私自復制標準。 各部門在領取標準時必須攜帶舊標準,否則,拒絕發放新標準. 各部門領取標準,須經工程部、管理推進部領導簽字后，到綜合檔案室辦理領用手續。5.7 檔案材料的整理和保管 為了便于保存和查找, 科技檔案必須分門別類系統整理?？蒲邪凑n題、產品按型號(或專業)、設備按機型、儀器按臺類、基建按工程項目、其他按專題分類, 并按其自然形成規律和內在聯系組成保管單位。絕密部分單獨組卷, 單柜保存。 各類的底圖采用平放, 蘭圖折疊成四18、號圖幅, 裝入卷、冊、袋、盒內保管, 縮微膠片和膠卷采用平片保管或成卷保管。 案卷排列要便于查找、提卷。柜內案卷排列應從上至下, 從左至右。柜架排列要按檔案十大類排放整齊, 并貼上標簽, 注明存放檔案的種類號及內容, 以便查找。 各類科技檔案要定期檢查, 確保帳、卡、物相符和科技檔案的完整、安全。其總數、新增數、報廢數、借閱( 查閱 )數量及人次每年都要進行一次統計。 綜合檔案室對重要的科技檔案應當復制副本, 分別保存。以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。 檔案庫房不允許非檔案部門人員進入, 嚴禁易燃品和食物放入庫房。庫房要做到整齊清潔, 并配有防火、防盜、防蟲、防光、防鼠、防塵、防潮19、設施和應急措施。 保管期限分永久( 廿年以上 )、長期( 十至廿年 )、短期( 十年以下 )三種。5.8 檔案技術材料的鑒定 公司以管理推進部牽頭, 由綜合檔案室、工程部、生產部、質管部、財務部等部門成立科技檔案鑒定委員會, 定期對科技檔案進行鑒定。確定科技檔案的保管期限和劃分密級, 提出銷毀項目清單。 銷毀檔案資料必須嚴格掌握, 慎重從事, 銷毀前要造具清單, 提出銷毀報告,清單要有鑒定委員會簽字, 經主管副總裁審批。 檔案資料的銷毀, 必須在審批手續齊全后, 與保衛部門聯系, 兩人以上現場銷毀。5.9 檔案材料的利用與交流9.1 檔案管理人員要了解本公司科研、生產、基建的基本情況, 編制出20、適合工程技術人員和技術管理人員需要的檢索工具和參考資料, 如: 產品、科研成果、基建工程簡介等, 積極有效地開展科技檔案的利用工作。 已歸檔的檔案, 一般只在檔案室查閱, 并只限查閱本專業范圍內的檔案材料。查閱者必須辦理登記手續, 愛護檔案材料, 不得涂改、拆卷。特殊情況要借出檔案室, 需經檔案室批準; 借閱秘密、機密級檔案材料, 需經檔案室所在部門的領導批準; 借閱絕密件檔案, 需主管副總裁批準。 對于積極主動開發與利用檔案, 為發展企業生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益做出貢獻的人員, 公司應給予表揚和獎勵。 5.10 檔案管理現代化 檔案管理現代化是公司現代化管理的組成部分,21、 要列入公司現代化管理的整體計劃中統籌考慮。6 檢查與考核6.1 本標準由綜合檔案室組織工程部、質管部等有關部門負責實施。6.2 本標準的實施由管理推進部綜合檔案室負責檢查和考核。 附錄: 附錄A 科技有限公司產品檔案歸檔范圍及保管期限 附錄B 科技有限公司科研檔案歸檔范圍及保管期限 附錄C 科技有限公司基建檔案歸檔范圍及保管期限 附錄D 科技有限公司設備儀器檔案歸檔范圍及保管期限 附錄E 科技有限公司標準化法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限 附錄F 科技有限公司行政管理檔案歸檔范圍及保管期限 附錄G 科技有限公司會計檔案歸檔范圍及保管期限 附錄H 科技有限公司生產技術檔案歸檔范圍及保管期限 22、附錄I 科技有限公司經營管理檔案歸檔范圍及保管期限附錄J 科技有限公司員工檔案歸檔范圍及保管期限附錄K 科技有限公司黨群管理檔案歸檔范圍及保管期限 附加說明: 本標準由管理推進部起草并解釋。 本標準修訂人: 本標準審定人: 本標準批準人: 附錄A ( 標準的附錄 ) 科技有限公司產品檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期一產品設計技術文件材料1上級對產品開發的指導性文件2技術、經濟市場調查、考查報告3專題分析報告、專題會議紀要4技術任務書或建議書、技術協議、合同、批復5研究試驗大綱6研究試驗報告7設計計算書8技術設計說明書9技術經濟報告10標準化審查報告11試制總結12試制鑒定大23、綱13鑒定證書、審批文件14產品圖樣、包裝圖樣15產品零部件、包裝明細表, 零部件分類匯總表16主要零部件質量特性分析表17產品使用說明書18產品裝箱單19引進產品按協議(合同)提供的全套設計類文件材料二工藝文件材料1工藝方案2產品零部件工藝路線表、工藝流程圖3工藝規程、守則、作業指導書4工藝關鍵件明細表5外協件明細表6材料消耗工藝定額明細表7工藝規程目次8工藝總結9關鍵工藝問題處理紀要10專用工裝設計文件三產品質量檢驗技術文件材料1產品檢驗大綱2各種類型的試驗、分析報告附錄A ( 標準的附錄 )科技有限公司產品檔案歸檔范圍及保管期限 序號歸 檔 范 圍永久長期短期3重要質量問題分析報告及重大24、質量問題處理紀要4不合格品申請回用單5產品型式試驗報告6用戶質量反饋意見7產品質量專檢、行檢及總結材料8產品合格證明書四產品創優文件材料1產品創優計劃和措施2優質產品申請材料、審批材料、優質產品證書、獎狀、獎杯、獎章等五產品認證文件材料1認證申請文件2現場檢查組成員任命書、檢查計劃3檢查評定報告4審批發證文件5認證有效期內的情況通報、監督檢查文件6認證有效的暫停、撒銷文件7認證依據性文件附錄B ( 標準的附錄 )科技有限公司科研檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期一科研準備階段1項目申請書、委托書、技術任務書、協議書或合同及審批文件2調研報告、可行性分析報告3方案論證、方案審查25、報告或紀要4方案論證、方案審查報告或紀要二試驗研究階段1試驗大綱、各類試驗紀錄及檢測報告2關鍵工藝、配方3工藝、關鍵工藝設計文件4產品圖樣5樣機試制報告、安裝調試紀錄、試運行紀錄及報告三總結驗收階段1研制工作總結2專利申請文件、專利證書、公證書3論文、著作4鑒定申請、批復或評審、驗收測試報告5項目費用計算材料6經濟效益、社會效益及憑證材料7用戶意見四成果申報獎勵階段1科技成果報告表2成果獎勵申報材料3獲獎憑證材料五推廣應用階段1生產定型鑒定文件2用戶信息反饋六其他1環保審查文件2與課題密切相關的請求、批復, 會議記錄和來往函件附錄C ( 標準的附錄 ) 科技有限公司基建檔案歸檔范圍及保管期限序26、號歸 檔 范 圍永久長期短期一基本建設項目依據性文件1建議書及批復2申請報告、審批文件3決議、決定、會議紀要、指導性文件二可行性研究文件1可行性研究報告及批準文件2項目評估報告3環境預測4設計任務書及批準文件三設計基礎材料1工程地質、水文地質勘測報告2工程地形測量報告3水文、氣象、地震情況調查報告4單項工程協議5工程選址報告及審批文件6規劃建筑紅線圖、坐標圖四設計文件1設計方案2技術設計3施工圖設計4技術秘密材料、專利材料5設計計算書6總體規劃設計7設計評價、鑒定及審批文件五工程管理文件1征用土地申請及批準文件2工程承包、合同協議書、招標、投標、租賃文件3施工執照六施工文件1開工報告、工程技術27、要求、技術交底、圖紙會審2施工方案、計劃, 技術措施、安全措施3原材料、管線、設備、儀器合格證, 構件出廠證明4建筑材料試驗報告5設計更改, 材料、零部件、設備代用報告6施工定位測量、地質勘測7土、巖試驗報告, 基礎處理、基礎工程竣工圖8隱蔽工程記錄9工程質量事故處理意見 附錄C ( 標準的附錄 ) 科技有限公司基建檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期10分部、分項、單位工程質量評定11系統調試、調試記錄、鑒定記錄12階段性竣工報告、竣工驗收報告七竣工文件1竣工驗收報告2全部竣工圖3工程現場照片、影片、錄像材料4項目質量評審材料5竣工驗收會議文件及會議決議八生產技術準備、試生產28、1設備試車、運轉、檢測記錄2安全操作規程、事故分析報告3試生產產品質量鑒定報告九財務、資產管理1工程預算、決算2交付使用的資產文件3概算調整4建設單位的總帳、明細帳記帳憑證和原始憑證十引進項目文件1談判協議、協定書2談判記錄3合同和合同附件4國外各設計階段的文件5技術問題來往函件6國外設備材料檢驗文件7國外人員現場提供的技術材料十一其他文件材料1抗震加固圖紙及文件2擴建、改建圖紙及文件3維修管理文件4房屋普查、登記文件5房地產確權文件第 14 頁 共 26 頁附錄D ( 標準的附錄 ) 科技有限公司設備儀器檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期一設備儀器購置階段1設備儀器購置申請29、書及批復2大、精、稀(含引進)設備購置項目建議書、經費預算、可行性分析報告和審批文件3設備儀器購置合同或協議4設備儀器購置中的談判記錄、談判文件二設備儀器驗收階段1設備儀器開箱驗收單或驗收記錄2裝箱清單3隨機文件三設備儀器安裝調試階段1設備安裝任務書、安裝規程2安裝基礎竣工圖3設備儀器精度檢驗、調試、試車記錄4安裝驗收移交單或驗收記錄四設備儀器使用管理階段1操作及安全技術規程2履歷表3保養記錄表4事故報告及處理意見5備件消耗記錄五設備儀器維修階段1大修申請書及審批文件2修理前檢查記錄3維修記錄病歷卡4易損零部件測繪圖六設備儀器報廢申請書附錄E ( 標準的附錄 ) 序 號歸 檔 范 圍永 久長 30、期短 期(一)123(二)12345678(三)12(一)12標準法規制(修)訂文件標準法規制(修)訂前期文件課題規劃、計劃課題任務書 課題調研報告 標準法規編制報批文件意見征求稿送審稿 審查會議記要 編制說明 報批稿貫徹措施報批簽署單 等效采用國外標準原文、譯文標準法規制(修)訂后期文件獲獎文件標準法規出版物 專利文件專利申請文件申請書 委托人代理書 科技有限公司標準法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限 第 16 頁 共 26 頁QG/SL 24.15-02附錄E ( 標準的附錄 )科技有限公司標準法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限序 號歸 檔 范 圍永 久長 期短 期345(二)12345631、7(三)123(四)123(五)說明書、附圖、摘要 要求優選權聲明權利要求書 專利申請的審查和批準文件實質審查申請書 專利材料 陳述意見書 審定合格通知專利證書、公告復審申請書起訴書 專利的期限、終止和無效文件受于專利權通知 專利權放棄通知專利權無效申請書及其公告專利實施的強制許可文件 實施的強制許可合同及其公告 實施的強制許可合同及其公告起訴書專利權的保護文件 第 17 頁 共 26 頁 附錄E ( 標準的附錄 ) 科技有限公司標準法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限序 號歸 檔 范 圍永 久長 期短 期123456789(一)12(二)(三)1234計量文件 檢定時間預約通知原始記錄、歷史記32、錄卡(履歷卡)檢定檢測報告單 合格證 統計材料報廢文件 政策性文件 計量管理文件計量標準 檢測文件接受任務及方案制定階段文件 國家或部門下達的計劃、任務書等地方或企業委托的任務書、申請書、合同等制定檢測評定計劃、方案、經費預算檢測、評定工作進行階段文件被查企業及樣品通知單樣品封存、啟封記錄檢測、評定原始記錄檢測儀器、儀表清單及標定記錄 第18 頁 共 26 頁附錄E ( 標準的附錄 ) 科技有限公司標準法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限序 號歸 檔 范 圍永 久長 期短 期(四)123456789(五)123456(一)檢測結論或檢測報告檢測評定后期文件產品質量合格或不合格通知 不合格產品及產33、品產量統計表不合格原因分析、企業整頓措施 恢復生產通知書初評預審意見及上級的批復推薦等級產品檢測匯總表等級評定書、獎狀等國家或地方公布優質產品的有關通報等檢測評定費用決算企業升級檢測文件國家級企業申報表 考核證明材料 管理水平考查材料企業主管部門初審材料 部、省審查推薦材料 國家級企業審批材料質保體系認證文件 認證申請文件 附錄E ( 標準的附錄 ) 科技有限公司標準法規檢測認證檔案歸檔范圍及保管期限序 號歸 檔 范 圍永 久長 期短 期123(二)123(三)1234(四)123(五)申請書管理文件 質量保證能力說明 現場檢查文件 檢查組成人員任命書 檢查計劃檢查評定報告 審批、發證文件初步34、評估 最終評估 質量合格或不合格證書 異議申訴文件 認證有效期內的監督文件情況通報文件 監督檢查文件認證有效的暫停、撤銷文件認證依據性文件 附錄F（標準的附錄）科技有限公司行政檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期行政部1年度計劃、總結、會議記錄、調查報告、圖片、獲獎證書2向上級的請求報告和向下級發出的各種文件材料3上級頒發的有關政策性文件及外來材料4公司與有關單位協商、洽談的往來文件材料5綜合成果、專題成果、方案總結報告材料6行政人員變更、人事任免、獎懲、印模啟用等材料7各種獎勵及處分材料、員工教育材料8員工花名冊、統計年報表9組織機構設置材料及報表10定額定員材料11調入調出35、介紹信及存根12員工歷年登記表、自傳鑒定、考核方案等材料13員工聘任、解聘、獎懲、晉級、職稱、調資、員工合同退休等方面材料14上級新聞報導中的有關我公司各方面的報導材料、報紙剪裁及錄音帶、錄像帶、照片(底片)等15公司級、市以上先進集體、勞動模范事跡材料及先進集體、先進個人名冊16職工代表大會材料及工會活動材料17涉外活動材料(出國手續)18計劃生育工作、后勤服務、衛生所工作、食堂等方面材料19違紀違法案件處理批復等材料20檔案管理、圖書資料工作等方面材料21環境保護方面文件材料22各種機械人身事故報告及處理結果第 21 頁 共 26 頁QG/SL 24.15-02附錄G（標準的附錄） 科技有36、限公司會計檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期財務部1各種會計憑證2各種財務帳薄3各種財務報表附錄H（標準的附錄）科技有限公司生產技術管理檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期生產部1年度計劃、總結2月份生產作業計劃、年度計劃3調度會議記錄、調度工作過程中形成的有關材料4能源消耗定額管理材料質管部5全年檢查、計量工作計劃、總結、上級文件6產品注冊商標7產品生產許可證8儀器儀表驗收安裝、調試記錄、測定數據、性能檢定材料9計理工作定級、升級考核方面材料10各種儀器儀表驗收安裝、調試記錄、測定數據、性能檢定材料11各種經營活動中形成的方案、實施辦法、上級文件12現代化管37、理成果所形成的文字材料、有價值的論文13全面質量管理升級材料、年度計劃、總結、統計報表14質量管理獎申報材料15各類數據管理、計算機系統方面材料16產品創優(獲獎)申報表、證書17公司各部門管理標準、工作標準18標準法規制(修)訂前期文件(課題規劃、計劃、任務書調研報告)19標準法規編制報批文件(意見征求稿、送審稿、審查會議記錄、編制說明、報批稿、報批簽署單、等效采用國外20標準法規制(修)訂后期文件(獲獎文件、標準法規出版物)21專利申請文件(申請書、委托人代理書、說明書、附圖摘要、要求優選權聲明、權力要求書)22專利申請的審查和批準文件(實質審查申請書、專利材料)23產品質量管理全過程形成38、的材料24獲市以上QC成果方面形成的有關文件材料25產品質量分析材料及年報表26產品質量事故損失5000元以上的報告處理意見及預防措施附錄I（標準的附錄）科技有限公司經營管理檔案歸檔范圍及保管期限 序號歸 檔 范 圍永久長期短期財務部1年度財務計劃、總結2財務預決表3經濟活動分析4綜合統計報表、統計分析、呈報材料5統計年報、臺賬6年度方針目標展開圖和診斷報告生產部7年度計劃、總結及上報文件8各種供銷合同、協議書、配套件計劃等9各種配套件收付與庫存年報表10產品質量信息反饋綜合材料11產品廣告、宣傳等方面材料12市場信息、用戶反饋意見附錄J（標準的附錄）科技有限公司員工檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期1員工檔案2退休檔案3死亡員工檔案附錄K（標準的附錄）科技有限公司黨群工作檔案歸檔范圍及保管期限序號歸 檔 范 圍永久長期短期1黨組織會議記錄、黨員代表大會或其他有關會議記錄2黨組織工作計劃、總結、領導講話(錄音、錄像、照片) 等材料3黨組織綜合性材料4協會工作、統戰工作等方面的材料5工會、共青團、宣傳工作等方面材料