凈化設(shè)備經(jīng)營(yíng)公司行政工作管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號(hào):1154989
2024-09-08
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1、凈化設(shè)備經(jīng)營(yíng)公司行政工作管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 行政管理制度一 禮儀紀(jì)律1.行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督;2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象,可簽發(fā)“提示單”以提示警告,并報(bào)備有關(guān)部門主管;3.行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí),可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng);4.對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象,行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二、會(huì)議管理會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議,規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與,指定人員作好會(huì)議記錄,與會(huì)2、人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。(一)定期例會(huì)會(huì)議名稱 時(shí)間安排 參加人員 會(huì)議內(nèi)容 召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會(huì)議 每工作日上午 9:30-10:00 各部門人員 對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問題討論、日計(jì)劃 各部主管月度總結(jié)、規(guī)劃會(huì)議 每月度第一天下午 總經(jīng)理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報(bào)告 各部主管主管例會(huì) 每月第一天下午 總經(jīng)理、各部主管 月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理員工大會(huì) 每月中旬一次 總經(jīng)理全體員工 經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容 行政管理部/總經(jīng)理(二)非定期會(huì)議會(huì)議名稱 時(shí)間安排 參加人員 會(huì)議內(nèi)容 召集/主持人員公司發(fā)展研討會(huì) 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)3、人員 就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論 行政管理部主任/總經(jīng)理臨時(shí)會(huì)議 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員 特殊事宜 行政管理部主任/總經(jīng)理(三)會(huì)議安排1公司內(nèi)會(huì)議由行政部安排,部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排2主會(huì)人會(huì)前一天需向文員告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容3文員須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容4文員負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理5開會(huì)期中,文員負(fù)責(zé)記錄;并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案三、辦公設(shè)備管理1電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);1.2根據(jù)保密原則需要,由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所4、屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2傳真機(jī)、復(fù)印機(jī):2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可,個(gè)人不得自行操作使用3可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)四、 文書作業(yè)(一) 打印1總經(jīng)理、各部門主管交由文員打印之文函、廣告,如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別,急迫性程度由文員根據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后文員先行校核并轉(zhuǎn)交委辦經(jīng)辦人校核、簽字3對(duì)外傳真、公函文員須復(fù)印存檔。4文書處理過程中,未經(jīng)同意文員不得將受托文書傳閱他人(二) 復(fù)印1公司復(fù)印作業(yè)由行政部文員統(tǒng)一執(zhí)行2一般文件由各部門委5、托人員口頭交托行政文員3客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件,需填寫復(fù)印委托單(文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等)經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4文員于復(fù)印、裝訂作業(yè)后,須填寫復(fù)印裝訂登記表(日期、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等)五、 用印1. 本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2. 公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理職章,應(yīng)提出申請(qǐng)(匯簽)經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交管理部文員,由文員登記于登記表。六、 文檔1資料分類:1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件;1.2公司由政府主管部門購(gòu)買的政策法規(guī);1.3公司各類剪報(bào);1.4公司搜集的各類行業(yè)(如建材、裝飾6、等)材料2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還,不得攜出司外3特殊情況需復(fù)印者,須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)(三)客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各類資料,及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱,當(dāng)天歸還,不得攜出司外4特殊情況需復(fù)印時(shí),須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批5服務(wù)結(jié)案前,由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理,并承擔(dān)保密責(zé)任七、 訪客接待1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄,其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。八、 辦7、公用品(一)文具1行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材(鐵圈、封面紙、封面薄膜)及文件夾的存量,以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行(二)茶、水1行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記2定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量,及時(shí)購(gòu)買補(bǔ)充,以保證正常的辦公秩序3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí),行政部應(yīng)及時(shí)了解情況,備足茶、水、杯用品,以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行九、 采購(gòu)1.公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購(gòu)置。2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3.行政部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng),以節(jié)約成本8、之原則,選擇、跟換供應(yīng)商。4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購(gòu)置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)行政管理部,經(jīng)批準(zhǔn)后,由行政管理部對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較,作出清單,遞交總經(jīng)理批示,經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購(gòu)指令,予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款,最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條款,委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。十、 物業(yè)1行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理2負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理十一、 公司福利1.公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難,得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。5.辦理補(bǔ)助程序如下:由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部,并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付編制/日期:銷售 /行政XX-10-01審核/日期: 批準(zhǔn)/日期:
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