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1、設備制造公司管理性文件編寫規定 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的和適用范圍為了指導各部門正確、規范地編寫各類管理性文件，特制定本規定。本規定適用于本公司管理性文件（管理標準、工作標準、考核標準、質量手冊和程序文件）的編寫格式和規則。2 相關文件本規定引用了以下相關文件：QG/ZT0101-1998標準化管理標準QG/ZTC0101-1998管理性文件編號辦法GB/T1.1-1995標準化工作導則第一單元：標準化的起草與表述規則 第一部分：標準編寫的基本規定3 職責和職權3.1 企管辦職責企管辦負責收集、匯總2、編號和綜合平衡各類管理性文件；負責管理性文件的規范化審核，提出修改意見；組織有關人員對管理性文件進行討論或會簽；負責檢查考核管理性文件的執行情況。3.2其他部門負責本單位管理性文件的編寫。4 管理性文件的確定及基本要求4.1凡在日常工作中重復出現及可能對公司產生重大影響的管理活動，均應編制相應的管理性文件，將其工作流程、基本要求、相應措施等以文字實施確定下來。4.2文體 為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫應盡可能簡單、明了。4.3統一不僅每一項標準內，而且在一系列配套標準內，結構、文體和術語均應保持一致。相關標準的結構及其條文的編號應盡可能完全相同。在每一項標準或一系列標準中應始終使用同3、一術語表達某一特定概念。管理性文件的用紙，原則上使用標準16K規格紙，縱向橫書。4.4實施管理性文件的制定，應有利于實施和引用。5 管理性文件的編寫5.1各分公司、各部門在編寫管理性文件時，應力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理論匯編。5.2管理性文件可根據需要采用條文或表格形式。5.3應將標準要求同僅用于參考指導的敘述明確區分開來（動詞形式見附一）。5.4管理標準的編寫內容與格式（見附二）目的與適用范圍這部分應明確該標準編寫的目的，標準的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式為：“為了，特制定本標準。”；適用范圍的一般格式為：“本標準適用于。”相關文件（引用標準）這部分應明確該標準引用或配合4、使用的管理性文件的名稱及其編號，而引用這些文件對使用該標準是必不可少的。如果沒有引用，這部分可省略。職責和職權 這部分應明確該標準所涉及的管理職能，確定該標準的歸口管理部門及相關部門的職責和職權，以便分工配合，提高工作效率。管理內容 該部分是標準的核心，應明確規定該項管理工作的具體內容、工作程序、工作要求、各部門的相應職責和工作流程，其條文詳略可根據文體涉及的范圍和管理事項的繁簡程度而定。有附件（附錄）時，應在相關文字后注明附件序號，一般格式為：“（見附5）”。標準的書眉線除附件外的標準正文每頁均應加書眉線，書眉線上方應居中書寫標準編號。標準的終結線標準條文結束后，應在附加說明與管理內容之間畫5、一條粗實線做為終結線，其長度約為版面寬度的四分之一。5.4.7附加說明在標準終結線下，以“附加說明”四字為標題，分行列出以下內容：“本標準由555部門提出。 本標準由555部門歸口管理。 本標準主要起草人555。”附件 第一個附件應另起一頁書寫。“附5”應寫在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁書寫，當有多個附錄且較短時，可接排。”5.5工作標準的編寫內容與格式（見附三）工作標準分為部門工作標準（簡稱為工作標準）和個人工作標準（一般稱為崗位責任制），具體編寫格式可參照管理標準的格式要求進行。主要內容包括：a. 目的與適用范圍；b. 部門職責；c. 崗位職責（附崗位機構圖）；d. 附加說明。5.6、6考核標準的編寫內容與格式考核標準可單獨制定，也可與工作標準結合制定。如單獨制訂則應按QG/ZTC0101-1998管理性文件編號辦法有關規定編號，如與工作標準結合編制，可不獨立編號。其編寫格式宜采用表格形式。5.7質量體系程序文件的編寫內容與格式（見附四）程序文件采用表格形式。程序文件的編寫要求可參照管理標準進行，主要包括以下內容：a. 目的與適用范圍；b. 相關文件；c. 目標和原則；d. 職責和職權；e. 管理內容與方法；f. 質量記錄6 管理性文件的制定和審批6.1各部門針對本部門的工作性質和實際情況，就日常工作中重復出現的事務及可能對公司產生重大重大影響的管理活動，擬訂管理性文件初稿7、，送企管辦協調平衡，必要時或涉及重大事項可由企管辦召集有關人員進行討論、修改。6.2將經討論達成一致意見后的文件，按照QG/ZTC0101管理性文件編號辦法的有關規定統一編號后，報送主管副總及相關副總審核，無異議后，由總經理簽字批準實施并簽署實施意見。6.3總經理批準的管理性文件由歸口管理部門企管辦行文發布。6.4質量體系文件（質量手冊、程序文件）由管理者代表審核，總經理批準實施；質量體系文件的更改原則上由原審核單位審核，總經理授權管理者代表批準實施。6.5管理化文件在實施過程中，各分公司、各部門如對有關條款存有異議或實施中發現不切合實際之處，可向企管辦提出修改意見。6.6發布實施的管理性文件8、應報送集團公司企管辦備案。附加說明本規定由企管辦提出并起草。本規定由企管辦歸口管理。本規定主要起草人。附一 動詞形式表1-1中的動詞形式，用于表達那些要嚴格遵從才能符合標準且不允許與其偏離的要求。 表1-1 要求動詞形式等效的表述應應該；要求；其要求為；不得不；只有才允許；必須不應不允許；要求不；要求不得；不應該注：1. 除在不得已的情況下，不得使用必須（一定要）；2. 表示禁止時，不得用不可以代替不應；3. 表示一種指導規則，使用祈使語氣，如“打開記錄儀。”表1-2中的動詞形式，用于表達在幾種可能性中被推薦作為特別適用的一種，而未提及但也不排除其他的可能性，或用于表達一定的行動步驟是受到推薦9、的，但又不是必須要求的，或（以否定形式）用于表達某種可能性或行動步驟是不贊成但也不禁止。表1-2 推薦動詞形式等效的表述宜建議不宜建議不表1-3中的動詞形式，用于表達在標準界限范圍內允許的行動步驟。表1-3 允許動詞形式等效的表述可以允許；準許；許可不必不要求；不需要注：1. 可以表示由標準表達的允許，而能（表1-4）則與標準使用者的能力或提供給他的可能性有關。2. 在這種場合不要使用能代替可以。3. 在這種場合不得使用可能或不可能。表1-4中的動詞形式，用于說明材料、物資的或者是因果關系的可能性和潛在能力。 表1-4 可能動詞形式等效的表述能會；能夠；可能；有可能不能不會；不能；不可能；沒有可能