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1、公司行政管理制度（值班、會議、辦公設施）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 值班管理制度 第一條 本中心于節假日及工作時間外應辦一切事務，除由主管人員在各自職守內負責外，應另派助管值班處理下列事項：(一)臨時發生事件及各項必要措施。(二)中心交辦的各項事宜。第二條 本中心助管值班，其時間規定如下：自星期一至星期五每日沒課時間輪流值班。第三條 助管值班安排表由人力資源部編排，于學期伊始公布并通知值班人員按時值班。第四條 值班助管應按照規定時間在指定場所連續執行任務，不得中途停歇或隨意外出。第五條 值班助管遇有事情發生可先2、行處理，事后報告。如遇其職權不能處理的，應立即通報并請示主管領導辦理。第六條 值班助管應將值班時所處理的事項填寫報告表，于交班前填好，移交下一值班人員，報告表另定。第七條 值班助管如遇緊急事件處理得當，使中心減少損失者，中心視其情節給予嘉獎。第八條 值班助管在值班時間內，擅離職守應給予口頭警告，因情節嚴重造成損失者，從重論處。第九條 值班助管因病和其它原因不能值班的，應先行請假或請其它助管代理并呈準，代理者應負一切責任。第十條 助管應按規定時間交接班，不得遲到或早退。第十一條 助管應積極熟悉業務，認真鉆研，提高業務水平，文明值班。積極妥善地處理好職責范圍內的一切業務。第十二條 值班助管應維護好3、室內秩序。做到整潔衛生；禁止在工作時間大聲喧華。檔案管理制度 第一條 為加強本中心文書立卷工作，特制定本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交辦公室人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知辦公室。第五條 凡本中心繕印發4、出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。第八條 上級機關發來的與本中心有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。第九條 本中心對外的正式發文與有關單位來往的文書。第十條 本中心的請示與上級機關的批復。第十一條 本中心反映主要職能活動的報告、總結。第十二條 本中心的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議5、記錄、統計報表及簡報。第十三條 信訪工作材料。第十四條 本中心與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。第十五條 本中心干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十六條 本中心的歷史沿革、大事記及反映本中心重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第十七條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。第十八條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。第十九條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第二十條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與6、附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。第二十一條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 第二十二條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第二十三條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填7、寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。第二十四條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第二十五條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。聲像檔案管理辦法 第一條 為加強本中心的聲像檔案，特制定本辦法。第二條 本中心的聲像檔案是指本中心各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和中心有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三條 聲像檔案是本中心全宗的組成部分，必須由辦公室室實行集中統一管理。第四條 收集范圍1.反映本中心主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資8、料；2.各級領導人和著名人物參加的與本中心有關的重大活動的聲像資料； 3.本中心有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；4.其它單位形成的與本中心有關的重要聲像資料；5.其它具有保存價值的聲像資料。第五條 收集時間1.聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2.辦公室應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。第六條 收集要求1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；3.9、聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集1.辦公室有責任隨時征集重要聲像資料；2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。第八條 聲像檔案費用的報銷本中心各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經辦公室簽字認可，財務部門應給予核報費用。第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，辦公室協助。第十一條 分類、編號1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全10、宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。3.編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。第十二條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條 文字說明的編寫1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求：(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、11、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明；(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯數字表示。第十四條 編制格式1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。第十五條 案卷要求1.將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2.卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。3.卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。第十六條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第十七條12、 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。第十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第十九條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。第二十條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的聲像檔案 文書管理制度 第一條 本中心公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第二條 本中心公文，實行統一管理。公文的管理，要做到規范、準確、及時、安全。行文時要克服官僚主義和文牘主義。第三13、條 中心發文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(中心領導)打印、發文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第四條 中心收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第五條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內批復。第六條 各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第七條文書處理要點 (一)經辦文書遇有關系重大足以影響中心權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書處理并達分層負責目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案注意見，14、避免只簽名而無意見。(三)經辦、會稿、核稿等人員之簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。第八條 文件處理期限 (一)收發人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。(二)文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。第九條 文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。(二)文件如經抽存者，應有部門主管的簽認。(三)文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。(四)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第15、十條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第十一條 檔案分類 (一) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級細類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。(三)同一小類(16、或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設卷次編號，以便查考。(四)每一檔夾封面內頁應設目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。第十二條 檔案名稱及編號 (一)檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級名稱經確定后，應編制檔案分類編號表，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分17、類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。(五)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第十三條 文件保存期限依下列規定辦理：(一)永久保存：1.中心章程；2.組織規程及辦事細則；3.財務報表；4.政府機關核準文件；5.不動產所有權狀及其他債權憑證；6.其他經核定須永久保存的文書。(二)10年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存10年的文書。(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存5年的文書。(四)1年保存：結案后無長期保存18、必要者。(五)規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 會議管理制度 第一條 為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。第二條 會議分為例會和臨時會議，例會安排如下：臨時會議須得主管老師批準，并本著提高效率的目的，不開無準備無效率之會。附則 第三條 提高會議成效的要領1.要嚴格遵守會議的開始時間。 2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。 3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。 4.在會議進行中要注意如下事項： (1)發言內容是否偏離了議題?(2)發言內容是否出于個人的利害?(3)是否全體人員都專心聆聽發言?(4)是否發言者過于集中于某19、些人?(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人?(6)是否某個人的發言過于冗長?(7)發言的內容是否朝著結論推進? 5.應當引導在預定時間內做出結論。 6.在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。7.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。 8.應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。第四條 會議禁忌事項 1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)2.不可從頭到尾沉默到底。 3.不可取用不正確的資料。 4.不要盡談些期待性的預測。 5.不可做人身攻擊。6.不可打斷他人的發言。 7.不可不懂裝懂，胡言亂語。 8.不要談到抽象論或觀念論。 9.不可對發言者吹毛求疵。 120、0.不要中途離席。辦公設施管理制度 文印管理第一條 中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第二條 中心發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理。第三條 私人資料，不得在中心打印、復印或用中心傳真機遞送，以免影響中心的正常工作。第四條 辦公室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到辦公室來拿取回，不得延誤。第五條 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，月末統一歸列開支。 計21、算機第一條 病毒防護 1.要求(1)裝有軟驅的微機一律不得入網；(2)對于聯網的計算機，任何人在未經批準的情況下，不得向計算機網絡拷入軟件或文檔；(3)對于尚未聯網計算機，其軟件的安裝由專業人員負責；(4)所有微機不得安裝游戲軟件；(5)數據的備份由相關專業負責人管理，備份用的軟盤由專業負責人提供；(6)軟盤在使用前，必須確保無病毒；(7)使用人在離開前應退出系統并關機。2.監管措施1.由辦公室指定專人負責電腦部管轄范圍內所有微機的病毒檢測和清理工作；2.由辦公室起草防病毒作業計劃(含檢測周期、時間、方式、工具及責任人)，報電腦經理批準后實施；3.由各專業負責人按時(每周最少一次)進行檢測工作22、，并填寫檢測記錄；4.由辦公室經理負責對防病毒措施的落實情況進行監督。第二條 硬件保護及保養 1.要求(1)除負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備；(2)硬件維護人員在拆卸微機時，必須采取必要的防靜電措施；(3)硬件維護人員在作業完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原；(4)要求各專業負責人認真落實所轄微機及配套設備的使用和保養責任；(5)要求各專業負責人采取必要措施，確保所用的微機及外設始終處于整潔和良好的狀態。電話第一條 本中心的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用，不提倡助管在中心辦公室打私人電話（此話機為200電話，只能打入，不能打出 ）23、。第二條 助管打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。第三條 助管接聽外線電話的標準用語為：您好，中國公益創業研究中心 ，具體詢問有關事宜，并進行登記，總的要求是規范、簡潔、禮貌。 其他辦公室制度第一條 免職(一)凡合于免職規定者，可由單位主管或人事科填寫人事異動申請單會簽意見后，呈總經理核準，發給離職通知單通知辦理離職手續并核發薪資。(二)免職申請應參照人事管理規章中有關規定辦理。第二條 辦公室應依據人事異動申請表逐日整理辦理下列工作： (一)填入人員異動記錄簿內。(二)登記于個人資料卡內(離職人員，其資料應予歸檔另行保管)。(三)修正人事單位管理人員狀況表。第三條 職前訓練新進人員于24、報到后，人事單位應辦理以下職前教育： (一)介紹中心沿革、經營方針、工作環境； (二)簡介各部門組織、職責、作業狀況； (三)出勤規定及注意事項；(四)介紹各部門主管。第四條 在職訓練 (一)于學期開始，依所需訓練目標、對象、課程、教材、預算，擬訂訓練計劃。 (二)助管在訓練期中，應嚴予考核。(三)助管于接受訓練后，視需要提出心得報告，成績優劣列入考核依據。第五條 專業訓練(一)專業知識，視必要可辦理專案訓練。(二)搜集專業報導或講座教材，印發給每位助管。第六條 正式任用的助管如感工作不適或其他原因想辭職，應提前15天提出辭職申請書，由部門簽具意見后，呈主管老師核準，辦好移交手續，才可離職。第七條 辦公室主管視情況應約談離職人員，并將面談結果填入離職人員面談記錄檔案，以作為人事流動率檢查參考。第八條 各級主管人員及助管因故離職時，應將所負責的公物及經辦事務逐件列具清冊，在監交人監督下點交接任的人員，并會同接任人員提出移交報告書。