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1、生物質能發電公司辦公設備及用品管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1 目 的12 范 圍13 定 義14 職 責15 程 序25.1辦公設備及用品的分類25.2 辦公設備及用品的配置標準25.3辦公設備及用品的采購25.4辦公設備及用品的入庫35.5辦公設備及用品的建檔管理35.6 辦公設備及用品的發放45.7辦公設備及用品的費用結算55.8 辦公設備的調配及異動55.9 辦公設備的故障維修及報廢55.10 辦公電腦的管理55.11辦公設備及用品的賠償及責任故障的處罰65.11 辦公設備及用品管理流程圖72、6 相關文件77 記 錄71 目 的為規范對辦公設備及用品的管理，有效控制辦公費用，合理利用辦公資源，特制訂本規定。2 范 圍本規定適用于XXXX生物質能發電有限公司（以下簡稱本公司）的辦公設備及辦公用品的管理，對辦公設備及用品的采購、驗收入庫、領用、盤點保管、調配、故障處置及費用控制等進行規定。其3 定 義 無4 職 責4.1綜合管理部：a) 負責控股及各系列公司辦公設備及用品的歸口管理。負責控股公司及各系列公司辦公設備購置申請的審核。b) 負責控股公司及各系列公司辦公用品的采購、印刷、 保管、發放及費用結算，并建立臺賬。c) 負責本公司辦公設備的日常管理，建立本公司辦公設備臺賬。負責本公司3、辦公用品的計劃、領用、費用控制。4.2日常工作范圍：a) 負責本公司辦公設備的日常管理，建立本公司辦公設備臺賬。b) 負責本公司辦公用品的計劃、領用、費用控制。4.3負責建立辦公設備賬冊、計提折舊、維修、報廢處置等會計業務。4.4負責辦公設備及用品的采購和辦公設備入庫手續的辦理。4.5負責向公司部門提供員工的崗位、入離職及異動情況表。4.6公司分管領導：負責本公司辦公設備購置申請的審批。5 程 序5.1辦公設備及用品的分類5.1.1公司所使用的辦公設備包括：辦公家具、電腦、復印機、打印機、傳真機、數碼相機、攝影機、投影儀、音響設備等。5.1.2公司所使用的辦公用品包括以下種類：a) 個人使用辦4、公用品如：簽字筆、固體膠、長尾夾、文件夾、檔案袋、記事本、剪刀、裁紙刀、電池、訂書機、計算器、電話機、U盤等。b) 印刷品如：信紙、信封、紙袋、紙杯、出庫單、工作聯系單等。c) 辦公設備耗材如：打印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等。5.2 辦公設備及用品的配置標準5.2.1辦公設備配置標準 辦公設備配置標準由綜合管理部部制定，配置標準詳見附表一辦公設備配置標準。5.3辦公設備及用品的采購辦公設備的采購a) 在年度預算計劃內各公司有關部門根據工作需要，提出采購申請，按本公司內部審批流程批準后由各公司總經理工作部進行匯總形成“xx公司月度辦公設備需求計劃”，報總經理。b) 控股公司總經理工作部專責人5、員將接到的各公司需求計劃進行匯總形成本月度辦公設備購置申請單（PH10402），審核，綜合管理部統一形式購買。c) 對于臨時增購的辦公設備，由需求部門提出采購申請，按)、b) 流程報批后由招標及采購中心進行購買。辦公用品的采購 a) 每兩年由控股公司總經理工作部組織、成本控制與風險管理中心和招標及采購中心參加，以議價或密封報價的形式確定辦公用品的指定供應商，由控股公司總經理工作部專責人員根據實際庫存量及各公司需求計劃合理制訂采購數量。b) 每月26日控股公司及各公司做下月辦公用品申請計劃，填寫辦公用品申領單（PH10401），經部門負責人及各公司專責人員審批后，交控股公司總經理工作部，逾期不報6、視為無需求。c) 辦公用品的購買計劃均由各公司總經理工作部審核，并對費用進行控制。d) 對于B類印刷品的印制，由各公司總經部報出需求計劃，控股公司總經部負責統一印制，各公司總經部自行保管、發放。e) 辦公設備使用耗材(如硒鼓、墨盒等)的采購由各公司總經部負責。5.4辦公設備及用品的入庫5.4.1辦公設備及用品的入庫驗收a) 物品驗收時，采購人員與各公司總經理工作部專責人員均應在場，采購人員因故不能到場的，應由采購人員指定其他人到場組織驗收，并根據驗貨清單逐項認真核對，數量、型號、外觀，核實無誤后方可簽字接收，必要時請專業人員參加驗收。b) 驗收合格后由采購人員和各公司總經理工作部專責人員在貨品7、清單上簽字確認。因驗收不當造成的責任，由采購人員和各公司總經理工作部專責人員共同承擔。5.4.2辦公設備及用品的入庫登記a） 物品驗收合格后，各公司總經理工作部專責人員必須辦理入庫登記，物品登記統一使用材料物資入庫單（一式三聯，第一聯總經理工作部留存，第二聯交財務，第三聯交采購部門）。辦公設備與辦公用品應分類登記入庫，并建立相應入庫臺帳。b） 由于登記不當造成分發、使用、維修、報廢、結算等工作程序無法正常執行的責任，由專責人員承擔。5.5辦公設備及用品的建檔管理5.5.1對于入庫的辦公設備及用品，各總經理工作部專責人員必須按類存放，并建立相應臺帳。定期進行物品的盤點、核查，并及時更新臺帳。做到8、帳物相符、帳帳相符，使物品的種類、數量、流向及庫存一目了然，易于清點、便于管理。5.5.2辦公設備應做好設備入/出庫臺帳、出庫設備使用臺賬、回收設備入/出庫臺帳及庫存舊設備借用臺帳。辦公用品應做好入/出庫臺帳、各公司或部門領用名細臺帳。5.5.3各公司財務部控制本公司辦公設備及用品的總值并設立總賬。各公司總經理工作部設立辦公設備及用品分戶明細賬，各公司財務部每年與各公司總經理工作部核對一次辦公設備及用品明細賬。5.6 辦公設備及用品的發放5.6.1發放條件：物品到貨且已建檔，方可發放。5.6.2辦公用品的發放a） 日常辦公用品原則上每月領用一次，領用時間為每周三、四下午。每月最后一周為各公司或9、部門申報下月計劃及總經部盤點庫存和做帳時間，原則上不發放辦公用品。b） 各公司的領用時間安排如下表：時間第一周第二周第三周第四周公司工程/環保運營/陽光控股/電力/中盈申報下月計劃/做臺帳c） 各公司指定專人根據上月已審批的辦公用品申領單（PH10401）領用本月辦公用品。d） 新入職員工憑人力資源管理中心開據的員工報到程序表可領取個人辦公用品。e） 使用壽命較長的辦公用品（如電話機、U盤、計算器、訂書機等）更換時需以舊換新，在一年內人為損壞或丟失的不予發放。5.6.3辦公設備的發放a) 辦公設備由使用人或申購部門指定責任人憑辦公設備購置申請單（PH10402）到各公司總經理工作部領用。b) 10、新入職員工憑人力資源中心開據的員工報到程序表領取電腦。5.6.4辦公設備及用品領用時，領用人員和專責人員應仔細核查領用物品清單并驗貨，確認無誤后填寫材料物資出庫單（一式三聯，第一聯總經理工作部留存，第二聯交財務，第三聯交領用人）并簽字交接。一旦完成辦公設備及用品的領用程序，物品的使用權及維護責任轉移到領用部門。5.7辦公設備及用品的費用結算控股公司總經理工作部根據各公司報送的需求計劃及領用名細，制定辦公設備/用品費用分攤表，各公司總經理工作部專責人員確認后辦理報銷手續。辦公用品費用每季度結算一次。5.8 辦公設備的調配及異動5.8.1 部門使用辦公設備如需調配時須向各公司總經理工作部提出申請，11、調入部門使用人辦理辦公設備調配通知單（PH10403），經各公司總經理工作部負責人審批后，專責人員做好相應的出庫登記及臺帳更新，調配完成。部門不得隨意自行調配設備及附件，由此引起的一切責任由相關部門負責人承擔。5.8.2員工在各公司之間異動時，領用的電腦等個人使用辦公設備及用品同時異動到現公司。員工調出公司總經理工作部根據人力資源中心開具的人員異動表，填寫辦公設備轉移單（PH10404）（一式兩份，調出及調入公司總經部各留一份），經現公司總經理工作部和財務部確認后，根據設備殘值辦理設備移交手續。5.8.3由于交接清單有誤或交接設備有誤造成的責任，由設備調出部門承擔。一旦調配程序完成，設備的使用12、權及維護責任將由調入部門承擔。5.9 辦公設備的故障維修及報廢5.9.1辦公設備的故障維修a) 當辦公設備發生故障時，設備負責人或使用人填寫辦公設備故障報修單，部門負責人簽字后，由設備維修部門判定故障原因及程度。b) 確認設備故障程度及責任后，各公司總經理工作部專責人員與設備維修單位提出費用預算，報各公司總經理工作部部長審核批準。c) 設備修復后，經設備負責人或使用人及各公司總經理工作部專責人員驗收后，共同在辦公設備故障報修單上簽字確認，修復設備領回，專責人員做好相關的維修記錄。 5.9.2辦公設備經設備維修部門確認無法修復的，由設備維修部門在辦公設備故障報修單（PH10406）上簽注無法修復13、的理由，各總經理工作部專責人員根據維修部門的意見，填寫辦公設備報廢單（PH10407），報各公司總經理工作部部長、財務部部長、分管領導簽字后，附上設備維修部門意見，各公司財務部和總經理工作部辦理該辦公設備核銷手續。5.10 辦公電腦的管理5.10.1辦公電腦的使用期限：5年。5.10.2辦公電腦的更換：a) 當員工第一臺電腦累計使用年限滿后，可提出重新配置，配置標準按目前崗位配置標準辦理。b) 當員工職務或崗位變動時，可憑人力資源中心的任命書按現崗位的配置標準重新申請配置電腦。c）當員工電腦因非人為因素損壞，經5.9程序判斷不能修復使用的,可按現崗位標準重新申請配置電腦。5.10.3辦公電腦的14、處置：電腦使用年限滿后，如使用人有意向購置的，可按設備殘值處理給使用人，原使用人填寫辦公設備處置單（PH10405），經各公司總經理工作部部長、財務部部長、控股總經理工作部部長審核，報分管經理審批，使用人在財務繳納電腦的殘值款后，電腦的所有權移交給使用人，總經理工作部專責人員根據辦公設備處置單辦理固定資產核銷手續。5.10.4辦公電腦的返還：a) 員工重新申領電腦后，原使用電腦必須返還。（5.10.3情況除外）b) 員工離職時，必須把已領用的電腦等辦公設備返還總經理工作部，專責人員在該員工的員工離職表中簽字確認。對丟失或損壞的，按殘值賠償損失。c)各公司總經理工作部的專責人員驗收返還的設備后，15、填寫材料物資入庫單，并登記相應的回收設備臺帳。5.11辦公設備及用品的賠償及責任故障的處罰5.11.1辦公設備及用品的賠償：辦公設備及用品發放后，使用人或設備負責人應承擔物品的保管和維護責任。由于保管、使用不當造成的一切損壞，或者發生物品丟失，由使用人或相關部門按設備殘值賠償損失。使用人填寫辦公設備處置單（PH10405），在財務繳納了賠償金后，方可重新申領。辦公設備責任故障的處罰：如發生正常使用損壞之外的公用辦公設備及其附件的損壞、丟失等情況，除追究直接責任人的責任外，相關部門設備負責人也應承擔一定責任。總經理工作部根據設備損壞程度及責任情節輕重，向總經理提交對相關責任人進行處罰的建議，總經16、理批準后，由總經理工作部具體執行。處罰方式為：a） 通報批評或各級處分b） 賠償c） 罰金5.11 辦公設備及用品管理流程圖5.11.1辦公用品管理流程圖部門申報下月領用計劃部門部長審核總經部復核、批準領用出庫 辦公設備管理流程圖總經理審核控股分管領導審批招標及采購中心采購購各公司驗收,入庫控股總經部審核審核各公司編制采購計劃6 相關文件6.1 物資采購管理程序(KXXX/PD200)7 記 錄7.1 辦公設備配置標準（附表一）7.2 辦公用品配置標準（附表二）7.3 辦公用品申領單（PH10401）7.4 辦公設備購置申請單（PH10402）7.5 辦公設備調配通知單（PH10403）7.617、 辦公設備轉移單（PH10404）7.7 辦公設備處置單（PH10405）7.8 辦公設備故障報修單（PH10406）7.9 辦公設備報廢（PH10407）附表一：辦公設備配置標準配備物品費用標準配備范圍便攜式電腦10000元/臺公司高管便攜式電腦8000元/臺部長、部門負責人便攜式電腦6000元/臺經常外出開展工作的技術人員臺式電腦 (17寸液晶顯示器)4000元/臺除以上兩類人員以外的員工打印、傳真及復印一體機2200元/臺原則上在同一辦公室內的部門合用一臺傳真機、數碼相機2000元/臺各部門根據實際工作需要配備，不超過1臺投影儀10000元/臺總經理工作部配備2臺文件柜600元/套各部門18、配備，配備數量根據實際工作需要普通辦公桌椅2000元/套公司高管以下員工使用經理桌椅7000元/套公司高管辦公家具（接待用）5000元/套原則上在同一辦公室內的部門合用一套備注：1、上表所列物品單價、型號暫供參考，按采購部實際招標價格為依據。2、 以上所列物品為辦公常用物品，申購物品不在上列者，可在專責人員處查詢。 附表二：辦公用品配置標準制訂單位：總經理工作部品名辦公用品圓珠筆黑色水性筆紅色水性筆簽字筆芯鉛筆橡皮小信封軟面抄透明文件袋拉桿夾回形針釘書針固體膠N次貼裁紙刀剪刀檔案盒文件夾廢紙簍打孔器計算器三格文件框皮記事本訂書機電話機U盤單價0.8元/支1.5元/支1.5元/支0.8元/支0.19、5元/支0.5元/本0.2元/個2元/本1元/個1元/個1元/盒1元/盒1元/支2元/本2元/把2元/把1.5元/個7元/個4元/個1.5元/個20元/臺20元/個13元/本10元/個88元/臺70元/個數量1個/次1個/次1個/次1個/次1個/次1個/次2個/次1個/次2個/次3個/次1個/次1個/次1個/次1個/次1個1個2個/次2個1個1個1個1個1個1個1個1個領用周期3個月/次3個月/次3個月/次1個月/次3個月/次3個月/次2個月/次2個月/次3個月/次3個月/次3個月/次3個月/次1個月/次3個月/次一次性領用領用人公司在崗職工注：1、上表所列物品單價、型號暫供參考，若有變動另行20、通知，申領物品不在上列者可在專責人員處查詢； 2、同類不同型號的物品只可配置一種； 3、可定期領用的物品數量視需要可少領或不領；使用期較長的物品重復領用時，以舊換新。 4、部門公用類的低值易耗品不在上表所列。 辦公用品申領單（編號：PH10401）申領公司/部門： 部門審核： 經辦人： 總經部審核： 申領時間： 年 月 品名數量領用人辦公用品印刷品黑色水性筆紅色水性筆簽字筆芯鉛筆橡皮圓珠筆熒光筆軟面抄透明拉鏈袋拉桿夾回形針釘書針固體膠N次貼檔案袋檔案盒文件夾費用報銷單粘貼單差旅報銷單借支單領款單請款單用印申請單工作聯系單紙杯A4復印紙數量總計 部門公用數量總計費用總計注：1、此表根據工作需要，21、按辦公用品配置標準規定及工作需要申領，每月26日由部門文員報總經理工作部，經審核后下月每周三、四下午領用，限每月領用一次。 2、辦公用品按人核定，按部門統一領用，專人負責，定期公布領用情況。辦公設備購置申請單編號：PH10402 序號：申請部門申請時間辦公設備名稱型 號規 格購置數量單價預算申請原因1、產品需求說明： 2、到貨要求： 3 推薦廠家及推薦理由： 編制日期部門負責人日期復核日期批準日期辦公設備調配通知單編號：PH10403 序號：設備名稱規格型號設備數量序列號調出部門調出時間調出部門負責人簽批調入部門調入部門設備使用人調入部門負責人簽批備注：辦公設備轉移單編號：PH10404 序號22、：設備名稱設備使用人設備型號序列號購置時間購置價格調出時間設備殘值設備狀況描述調出公司/部門 總經部專責人員財務部長總經部負責人分管領導調入公司/部門 總經部專責人員財務部長總經部負責人分管領導備注：辦公設備處置單編號：PH10405 序號：設備所屬公司設備所屬部門設備名稱設備使用人設備型號購置時間序列號購置價格設備狀況描述設備殘值總經部專責人員核查情況總經部部長財務部部長分管領導 辦公設備故障報修單編號：PH10406 序號：設備所屬公司設備所屬部門設備名稱設備責任人設備型號購置時間序列號購置價格設備故障描述總經部專責人員核查情況維修單位報修預算維修結果維修部門處理意見部門簽收人備注辦公設備報廢單 編號：PH10407 序號：設備所屬公司設備所屬部門設備名稱設備責任人設備型號購置時間序列號購置價格設備故障描述維修部門處理意見專責人員意見總經理工作部部長財務部部長分管領導