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1、咨詢服務公司保密、文印及辦公設備行政管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政管理制度一、日常辦公制度二、辦公秩序管理制度三、保密規定四、文件收發、傳閱，檔案管理制度五、印鑒、介紹信管理制度六、文印、辦公設備管理制度七、辦公用品領用制度八、通信設備使用制度九、財產管理制度十、車輛使用與維護管理辦法十一、文件銷毀制度第二章 日常辦公制度第三條 公司上下都要嚴格遵守勞動管理制度和費用管理制度，高效率地為公司服務。第四條 實行例會制度。重大問題、人事安排由總經理辦公會決定；各項擔保項目由公司市保委員會集體討論決定。2、總經理辦公會每月不定期召開。第五條 業務部門要認真履行職責，廣泛聽取員工的意見和建議。業務部門之間應按公司操作程序交流工作情況和信息。第六條 員工之間互相尊重，團結友愛。重大問題堅持原則，一般分歧互相體諒、互相理解。第七條 嚴格檔案管理，嚴守保密紀律。公司利益第一，個人利益服從公司利益。第三章 辦公秩序管理制度第八條 員工的儀容儀表：員工個人形象代表著公司的形象，所以員工個人儀表的優劣對公司至關重要，為此，公司對員工上班時間的儀容儀表作如下要求：要求項目男士女士服裝要求西服套裝或整潔服裝職業套裝禁止背心、短褲、無領上裝低胸、無領、超短裙、短褲鞋要求穿皮鞋且保持光亮、干凈禁止穿拖鞋，鞋面骯臟，有3、污垢、灰塵發飾要求整齊、自然整齊禁止亂蓬蓬、過長零亂面容修飾要求保持精神、每日剃須清淡的化妝禁止蓄須，無精打采濃妝艷抹或不化妝其它手指甲不能太長，禁止涂鮮艷的指甲油第九條 員工在辦公時問和辦公地點不得大聲喧嘩、打鬧，不得在辦公室吃東西，不準干私活，不得長時問看非專業性性報紙。第十條 員工在辦公場所和辦公時間，原則上不準打私人電話和會私客，不準帶小孩到公司玩耍。必須接的私人電話要盡量低聲，不得影響他人工作，最長不得超過一分鐘。必須接待的私客應到接待室或走廊接待。第十一條 向領導請示、匯報工作，應簡明扼要，節省時間。原則上不允許越級請示匯報，情況緊急、事關重大者除外。第十二條 除談工作外，不準串崗4、閑聊、擅自離崗，進入各辦公室應先請示，允許后方可進入。第十三條 員工負責本辦公室清潔衛生，公共辦公區域內禁止吸煙、亂丟棄物，愛護辦公環境。第十四條 員工要保持自己辦公桌桌面的整潔，禁止放置與辦公無關的雜物，下班時應整潔辦公桌面，私人物品均放入員工貯物柜，將辦公桌鎖好，防止文件資料的丟失。第十五條 員工要禮貌待客，禮貌用語，禮貌接轉電話，耐心解答相關的業務事項及電話詢問，自覺樹立維護公司的良好形象。第十六條 愛護公司財產，最后離開辦公室的員工必須檢查門窗是否關閉，空調、電腦、電燈、飲水機是否關閉，防止火災和失竊事件的發生。第四章 保密規定第十七條 密級確定：公司文件分“秘密”、“機密”、“絕密”5、三個等級，凡涉及三個等級內文件均屬保密范圍。1、“秘密”：內部規章制度屬秘密級，只限全體員工周知，不可外傳。 2、“機密”：公司“總經理辦公會議紀要、“項目進度計劃”、“項目建議書”、“項目可行性研究報告”、“有關財務制度”、“財務報表”“各類經濟合同、協議”等屬機密級，此類文件發至中心經理及相關人員。3、“絕密”：公司“董事會會議紀要”、“總經理工作報告”、“年度財務決算報告書”、“年度財務收支和利潤分配方案”等屬公司絕密級，此類文件發至公司領導。第十八條 保密規定：1、由業務部門建立的專業性“機密”級以下文件（含“機密”級）由業務部門向辦公室提交文件軟盤及文件原稿備案，各業務部門留存一份，6、其中軟盤及文件原稿由各業務部門主管負責保管，保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理，密碼由各業務部門主管掌握。2、各類“絕密”級文件統一由辦公室負責保管，保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理，密碼由辦公室主管掌握。3、各業務部門的專業性“機密”級以下文件（含“機密”級）的打印草稿各業務部門主管負責收集，以備下次打印之用，凡不能繼續使用的草稿紙，各業務部門必須及時銷毀，不得隨意放置。4、辦公室定期對保存的各類文件軟盤進行拷貝更新，避免因軟盤損壞導致文件丟失。5、所有擔保客戶提供的資料為“絕密”級文件，業務部門要及時整理歸檔，未經總經理批準任何部門或個人不得對外提供客戶的任何資料。第十九7、條 借閱規定：1、凡借閱本部門“機密”級以下文件（含“機密”級），需經部門主管允許，辦理借閱手續，并于借閱當日歸還，若需帶出公司，需經經理簽字批準：2、凡借閱“機密”級以下文件（含“機密”級），需經經理允許，到辦公室登記辦理借閱手續，并于借閱當日歸還，若需帶出公司，需經總經理簽字批準；3、凡借閱“絕密”級文件，經總經理簽字批準，到辦公室登記、辦理借閱手續，并于借閱當日歸還，不得帶出公司。第二十條 對泄密行為的處理凡私自傳播、散發、復印公司保密范圍內的文件，均屬泄密行為。泄露公司“秘密”者，給予警告處分一次。泄露公司“機密”者，給予記過處分一次。泄露公司“絕密”者，給予除名。第二十一條 任何人不8、得隨意涂改或自行處理公司文件，必須妥善保管，公司不定期收回保密范圍內文件統一銷毀。第五章 文件收發、傳閱，檔案管理制度第二十二條 管理分類及原則l、公司檔案按三類實行“部門立卷、分類管理”辦法：人事檔案：綜合辦公室立卷、管理；業務檔案：業務部門立卷、管理；財務檔案：財務中心立卷、辦公室管理；2、立卷、歸檔中凡涉及部門之間的檔案整理、保管工作因規定不明的，由行政管理中心協調后決定職責歸屬及處理辦法。第二十三條 立卷歸檔要求凡記載公司的具有查閱、保管價值的各類文件材料、磁盤、實物等，均屬歸檔范圍。具體如下：1、綜合辦公室立卷歸檔范圍(1)行政管理立卷歸檔范圍 公司成立的有關資料。包括可行性研究報告9、合同協議、章程、申請報告、主管部門批復、營業執照、董事會成員的簡歷、公司領導班子個人情況等。 公司歷屆董事會的主要資料。如通知、董事會參加人員名單、會議日程安排、總經理工作報告、董事會會議紀要、總經理辦公會會議紀要等文字材料及聲像材料等。政府有關部門、單位發送我公司的來文、來函及其它資料。相關公司發送的各種邀請書、信息資料等。公司的規章制度、發文、紀要、通知。公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書、意向書（正本）。其它在公司各項行政、業務活動中形成的具有考查、利用價值的資料。(2)人力資源管理立卷歸檔范圍公司人事檔案，包括部門主管以上人員的任免通知、員工試用、聘用以及升職、獎懲、辭退的各種記錄10、；公司各類人員技術職稱、技術培訓的各種記錄；建立人才檔案庫，對所有技術專業人才設置特殊檔案；2、財務部門立卷歸檔范圍各類財務報表、憑證、資料以及與上級財稅部門、金融機構相互來往的函件、協議、合同及其它文件。3、業務部門立卷歸檔范圍：業務部門專業資料、文件及其它。第二十四條 文件的傳閱1、需傳閱文件（上級政策性文件、公司的決策方案、公司的發文、公司收集的經濟信息等），根據文件內容由辦公室決定傳閱范圍。2、建立卡片式文件的傳閱單，傳閱單上應有領導批示、閱文人及傳閱、退回時間。3、辦公室應及時催閱已傳出的文件；第二十五條 文件的借閱l、公司員工借閱各類文件按第三章、第三條的有關規定辦理；2、外單位人11、員借閱文件時，須持有介紹信，介紹信寫明文件號、借閱人姓名、政治面貌、職務、借閱時問、借閱目的等，經總經理審批后在辦公室辦理借閱手續。第二十六條 文件的立卷歸檔存放l、在年終，通過對照收發文登記本和借閱文件登記本，把所有應歸檔的文件收集齊全；2. 立卷時應保持文件之間的歷史聯系，按文件的共同特征和相互聯系進行組卷；3、公司內文件按文號以年為單位立卷。其他單位來文以單位名立卷。專題事項單獨立卷，即按問題特征立卷；4、定卷時，對卷內文件進行系統排列、編號，填寫卷內目錄和卷本備考表，填好案卷的封皮及案卷的目錄。第二十七條 文件的收發制度1、發文（1）在領導對文件草擬后，由辦公室對文件進行擬稿，也可由具12、體業務部門擬稿；（2）文稿通過檢稿并證明無誤后，送往公司主管領導人審批簽發；（3）經簽發的文稿應在發文登記簿上登記，填寫編號、成文日期、送發范圍、文件名稱、文號、份數、附件、簽發人等事項；（4）經登記后的文稿方可正式印制、蓋章：（5）文件收領部門必須在發文登記單上簽字，發文登記單隨留底文件一同保存，以備核查。2、收文(1)建立收文登記簿。填寫順序號、收文日期，來文單位、文號、文件名稱、份數、內容摘要、處理情況等事項。(2)上級或其它單位文件、內部資料以及掛號信件等都應登記。一些帶廣告性質的信函以及不具文件性質的電報、報刊等不必記錄。(3)急件隨到隨登，并及時分送，不得延誤。(4)在收文登記的同13、時，在文件右上角加蓋本公司的收文專用章。第六章印鑒、介紹信管理制度第二十八條 公司印鑒、法定代表人個人印鑒、總經理個人印鑒由總經理指派專人保管，公司業務部門的印鑒由部門負責人指派專人保管。第二十九條 印鑒必須放在安全的地方，不可亂放，發現印鑒丟失或有異常現象，應及時報告領導，迅速查明情況，及時處理，確認丟失，應向有關部門聲叫作廢。第二十條 各業務部門因對外業務需要使用公司印鑒時，需經辦公室審核、簽字登記后，方可辦理。公司投資、擔保等重大經濟活動涉及各種對外合同使用公司印鑒，需經總經理簽字，交由辦公室登記后方可辦理。第三十一條 所有公司文件應先編上文號，經總經理簽發后方可加蓋公司印鑒。第三十二條14、 各業務部門印鑒或專用印鑒因機構變動或其他原因停用時，應統一交回辦公室加以銷毀。第三十三條 凡以公司名義出具的介紹信，須由行政管理中心經理簽發。填寫介紹信應按規定內容填寫，持出部分和存根部分內容一致，經辦人需在存根聯上簽字。第三十四條 所有介紹信均應按順序編號，非經總經理書而特許，不能出具空白介紹信。經特批出具的空白介紹信必須說明有效期限，并由使用人在介紹信存根簽名。第三十五條 非本公司工作人員，不得使用公司介紹信。因工作需要必須使用時，須經總經理書而批準。第三十六條 妥善保管介紹信存根，及時歸檔。第七章 文印、辦公設備管理制度第三十七條 辦公室文印人員必須遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接15、觸的公司保密事項；第三十八條 打印文件，應按文件收發規定由各級領導簽字批準。各中心及業務部門草擬的文件、報表和業務資料，需注明擬稿人及打印份數，經經理簽字批準方可打印。第三十九條 公司各業務部門需復印的各種文件、資料，要求注明復印份數，復印量過大時需注明用途，由部門負責人簽字并經辦公室主管審核登記后方可復印。第四十條 公司各業務部門需傳真的各種文件、資料，需注明傳真號、對方的單位名稱及接件人，經部門負責人簽字并經辦公室主管審核登記后發送。第四十一條 文印工作人員必須按時、按質完成打字、傳真、復印任務，不得積壓遲誤，任務緊急時應加班完成。第四十二條 復印機、傳真機由專人管理。一般情況下非專管人員16、未經允許不準開機；第四十三條 原則上不接受外單位、個人資料打印、復印，如確實需要，經辦公室主管批準后辦理登記收費手續。復印收費標準：（A3，B4）0.2元張，（A4，B5） 0.1元張；打字收費標準：以A4計算每頁收費5元。收據由財務部出具；第四十四條 文印人員應愛護設備，按操作程序進行操作，節約用紙，降低消耗，注意安全。第四十五條 文印的消耗材料采購，須報辦公室批準方可購買。第四十六條 嚴禁私事用傳真電話，嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違者按公司的有關規定處罰。第四十七條 各業務部門發生的文印材料消耗及傳真、長途電話費用由辦公室負責統計，并報財務部門備案，作為年終各中心及業務部門費用考核的17、依據。第八章 辦公用品領用制度第四十八條 公司各部門所需的辦公用品（財務部除外），按計劃由辦公室統一購置，各部門按實際需要領用。第四十九條 辦公室指派專人負責對辦公用品進行造冊，領用時實行登記制度。第五十條 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。第五十一條 所有員工要本著勤儉節約、杜絕浪費的原則，愛惜辦公用品。第五十二條 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由行政管理中心經理審批，購置大宗辦公用品，必須按財務管理規定報總經理批準后購置。第九章 通訊設備使用制度第五十三條 接聽外來電話必須用規范用語，通話時講普通話，如對方為本地人時可講地方語言。規范用語為：“您好，擔保公司”，“請問找哪位”18、，“請稍等”，“謝謝”，“再見”。第五十四條 電話為辦公配備、使用，私事打市內電話不得妨礙聯系公務。通話須簡單明了，禁止用電話聊天。第五十五條 因公撥打長途電話按下列程序辦理：（1）詳細填寫“長途電話使用申請單”：（2）交部門負責人簽字；（3）通話完結后，將登記表項目完成以備核查。第五十六條 禁止員工為私事掛撥長途電話。確有急事需要，比照因公程序辦理，并按電信局收費標準收費，由財務部出具收據。禁止撥打各種信息臺及股市信息電話。如有違反，將給予以l00500元人民幣罰款。第五十七條 公司報銷限額費用的手機必須隨時處于待機狀態，并在公司呼叫時立即回答。第十章 財產管理制度第五十八條 公司全部固定資19、產、低值易耗品、辦公設備用品由辦公室統一負責購置、保管、調配、報廢處理。第五十九條 購置財產、辦公用具按下列程序辦理：1、公司購買辦公用品及低值易耗品，均需使用部門填寫物品購置計劃單報辦公室匯總，并報主管副總（總經理助理）或總經理審查同意，財務部憑審批后的物品購置計劃單預付貨款。2、日常耗用的辦公用品由辦公室根據業務需要量，編制全年預算和分批采購計劃。3、各部門業務必需的書報、雜志、學習資料等，由各部門列出清單，行政管理中心經理批準后方可購買。4、購置的各項財產、辦公用品、書刊等，均憑正式發票和實物，由辦公室驗收、登記并在發票上簽收后，連同審批后的物品購置計劃單在財務部按費用報銷規定報銷，并據20、此入帳。第六十條 財產的保管與使用1、公司全部固定資產、低值易耗品、辦公用品，統一由辦公室登記、建卡、保管，其中固定資產和大宗低值易耗品，財務部還應建立分類明細帳，進行固定資產折舊和低值易耗品攤銷的會計核算。2、各部門所需使用的各項物品，在辦公室辦理領用手續，并按部門建立在用物品登記簿。員工所用的辦公用品，由使用者負責保管。第六十一條 財產物資的報廢1、固定資產報廢由使用部門向辦公室申報，經總經理審批后，分別在財務部、辦公室辦理核銷手續。2、各類需清理變賣的財產物資由辦公室登記造冊，財務部審查并合理定價報總經理批準后處理，所獲變賣收入財務部據以入帳。第十一章 車輛使用與維護管理辦法第六十二條 21、車輛使用：1、公司車輛由辦公室負責管理和調配，并首先保證領導使用。2、各業務部門用車時，應由部門負責人填寫派車申請單說明去向、用途，提前通知辦公室，辦公室主管視業務的輕重緩急和出車地點合理調配。3、根據業務需要有駕駛執照的員工，經經理派遣，可以駕駛公司車輛。4、保證財務部取款、送款用車；5、因業務急需，公司又無車需乘出租車時，由各業務經理說明理由，辦公室同意并簽字后才能報銷。6、每日下班時各車輛鑰匙統一交回辦公室保管，節假日、晚上車輛一律停放在公司，若因外出加班超過21時，或其他原因不能停放公司時，經請示后，可以停放它處。第六十三條 車輛維護：1、專職駕駛員負責公司車輛保養、維護、年審等。車輛22、需要檢修時，專職駕駛員說明情況，經行政管理中心經理審核同意后，實施檢修。維修費用達500元以上，需經總經理審核后，再進行檢修。2、購置車輛備件（品）金額在500元以上的，由專職駕駛員填寫物品購置計劃單 ，經總經理審批后報銷。第六十四條 事故的處理1、發生行車事故后，不論行車事故大小必須報辦公室備案。2、公務用車情況下損失金額在5000元以下的責任事故，保險公司賠付后的不足部份由責任人自行承擔。3、公務用車情況下損失在5000元以上的責任事故，保險公司賠付后的不足部份40%由責任人承擔；60%由公司承擔。4、經批準后的私人用車如發生事故，維修費用一律自負。第六十五條 其它情況處理1、駕駛者因違章23、被處罰公司不予以報銷。2、未經批準自行出車、執行公務擅辦私事者，除扣發駕駛者當月全部獎金外，還將受到公司行政處罰。3、未經批準自行出車、執行公務擅辦私事時發生行車事故的，不僅要自負全部經濟責任，公司還要處以500-2000元的罰款。4、不具備駕駛資格的未經批準擅自駕駛，扣發駕駛者當月全部獎金。在此期間發生行車事故的自負全部責任，并將受到公司嚴厲的行政處罰。第十二章 文件銷毀制度第六十六條 銷毀文件指把沒有保存價值或作廢的文件、資料、合同、協議、刊物等書面資料，按有關規定加以銷毀。第六十七條 應銷毀文件范圍：1、上級下發的文件，不需要歸檔立卷或備份的文件。2、本公司制發的文件，歸檔立卷后的余份。24、3、政級單位報送的無存檔價值的文件、資料等。4、公司會議文件、資料立卷后的余份。5、公司決定作廢的合同、協議及行政文件等。6、上級機關指定銷毀的文件、資料等。第六十八條 銷毀程序：1、清點：總經理辦公室把確認就銷毀的文件、資料通知各部門清理出來，按份數核對點清，交由總經理辦公室統一銷毀，各部門不得自行銷毀。2、登記：將應銷毀的文件、資料逐份登記在文件銷毀申請單上。不允許未經登記，私自將文件銷毀。3、審批：公司所有合同、協議，上級政發的文件、資料及一切屬于公司“密級”文件范圍的文件、資料，需經總經理或分管副總審批后方可銷毀：其它內部行政文件、資料等需經總經理辦公室主任審批后方可銷毀。4、銷毀：辦25、公室定于每月30日進行文件銷毀工作。5、備案：文件銷毀后，監銷人要在文件銷毀中請單上簽字，并注明時間。文件銷毀申請單將長期存檔。第六十九條 本規定自頒布之日起生效，請各部門嚴格遵守。第七十條 本規定解釋權在公司總經理辦公室。第十三章 附 則第七十一條 本制度經總經理辦公會審核后公布實施，修改亦同。第七十二條 本制度如有來盡事宜，可由總經理辦公會另行補充規定。第七十三條 本制度如與國家有關法律、法規相抵觸，則以國家法律、法規為準。行政管理制度附表附表一：文件簽收單附表二：文件借閱申請表附表三：傳真申請單附表四：長途電話申請單附表五：派車申請譯附表六：打印登記表附表七：復印登記表附表八：印章使用記26、錄附表九：圖書、資料借閱表附表十：物品購置計劃單附表十一：購買辦公用品申請表附表十二：文件銷毀制度附表一： 文件簽收單文件名稱： 文號：部門份數簽名附表二：文件借閱申請表年 月 日部門申請人文件名稱借閱事由借閱及歸還時間部門及中心負責人簽字年 月 日辦公室意見年 月 日備注附表三：傳真申請單部門： 年月日申請人負責人簽字接收單位傳真電話號碼主要傳真內容傳真份數和費用核定人簽字附表四：長途電話申請單年月日申請人負責人簽字聯系單位聯系電話號碼主要通話內容通話時間和費用核定人簽字附表五： 派車申請單 年 月 日部門申請人目的地用車時間用車事由部門負責人簽字辦公室意見備注附表六： 打印登記表部門文件名稱發稿人打字人校對人字數份數費用時間附表七： 復印登記表部門內容份數紙型簽字費用時間附表八：印鑒使用記錄部門內容負責人經辦人時間附表九： 圖書、資料借閱表部門姓名圖書、資料名稱借閱時間歸還時間簽收附表十：物品購置計劃單中心：年 月 日序號物品名稱數量備注中心經理行政中心經理總經理附表十一： 購買辦公用品申請表中心：年月日序號辦公用品名稱數量備注中心經理行政中心經理總經理附表十二：文件銷毀申請單 年 月 日序號發文機關文件號文件標題份數備注審批人： 監銷人： 申請人：