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1、數字醫療影像設備公司會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度1、 目的為加強會議管理，維持會場秩序，保證各項工作及時落實，特制訂本制度。2、 適用范圍本制度適用于公司及各部門組織的會議的管理。3、 職責3.1人事行政部負責公司會議的組織及本制度的執行監督。3.2各部門會議由各部門自行組織安排，參會人員應按時參加會議，嚴格遵守會議紀律，并做好會議記錄。4、會議類型4.1會議依周期可分為兩類：定期會議和不定期會議。4.2定期會議，也稱例會，由公司及各部門按照規定定期召開的會議。4.3不定期會議，召開時間2、沒有特別規定，根據實際情況可隨時召開的會議。5、管理內容與要求5.1會議召開的原則5.1.1公司所有的會議必須以精簡、有效、節儉的原則進行；5.1.2會議召開應確有必要，注重實效，主題鮮明，準備充分；5.1.3大力精簡會議，保證會議質量，講求會議效率，盡量縮短會期，控制會議時間，減少與會人員，能合并召開的要統籌合并；5.1.4會議議題要明確，中心要突出，議程有安排，議論研究問題不要偏離主要內容，要議而有決，做出結論，個別問題可適當擱置下次再議。5.1.5經過論證有利于公司發展的決議，由公司領導審批后責成有關部門或當事人進行辦理且議定完成時限，事中應及時匯報。5.2會議的計劃和審批各項定期會議應3、由公司領導或各部門負責人根據公司組織和總體經營發展的需要提出，并對會議時間、與會人員、會議報告內容進行審批，并列入會議計劃表，如因特殊情況，另行通知說明。不定期會議由會議組織部門根據工作需要和會議內容向各部門負責人提出申請，經各部門負責人批準后，會議的組織和管理工作按本制度執行。5.3會議的準備已列入定期會議的，不再另行通知。屬下列情況之一者，按“誰組織，誰通知”的原則進行會議通知：.1未列入定期會議的臨時組織的會議；.2雖然已列入定期會議，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明和修改的；.3其它會議組織人認為應另行通知的情況。會議組織部門應提前一天（緊急會議除外）以書面、電話4、或網絡形式通知與會人員；會議通知應包括：會議名稱、會議主題、會議時間、參會人員、和地點、需準備的材料或其它要求；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。5.3.4 會議組織部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作。會議組織部門應提前做好會務準備工作，如落實會場、準備會議資料、表格、會議器材等會議所需的各種設施、用品等；會議組織部門應提前填寫會議室使用申請表，由人事行政部統籌安排。5.4 會議組織5.4.1 會議主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。 會5、議主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。 會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。會議主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。5.4.6與會人應準時到會，并在會議簽到表上簽到；會議發言應言簡意賅，6、緊扣議題；遵循會議主持人對議程控制的要求；遵守會議紀律，做好本人的會議紀錄。5.4.7 會議時間須嚴格控制，超過2小時的會議，中間應適當安排休息時間；根據會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.5 會議記錄5.5.1 公司各類會議應確定專人負責記錄，完成會議記錄。各部門應設一名會議記錄員（一般為本部門的助理），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。 公司組織的會議由人事行政部負責會議記錄工作。5.5.4 會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。5.5.5 會議記錄應于會議當日呈報會議主持人審核簽名，會議紀錄的發7、放或傳閱范圍由會議主持人確定。公司組織的各類會議的會議紀錄須報人事行政部存檔備查；各部門負責組織的各類會議的會議記錄，由本部門會議記錄員負責日常歸檔、保管。 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。5.6 會議跟進 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，由會議組織部門負責；會議主持人另有指定的由指定人負責。公司會議的會后跟進工作原則上由人事行政部負責落實，公司領導另有指定的由指定人負責。 會議跟進的依據以會議記錄為準。6、會議紀律6.1與會人員必須按規定時間參加會議，所有參會遲到或無故缺席人員一律按照規定處于20元的罰款；因故不能出席會議的人員可授權一位代理人，并對該代理人會上所發表的言8、論負責，若無代理人參會，必須在會議召開前通知該會議的組織部門或會議主持人。6.2會中不許無故中途退會，嚴禁帶與會議無關的東西進入會場,認真做好筆記。6.3會議期間應將通訊工具調成振動，不得大聲喧嘩，保持會場安靜；不做與會議主題不相關的事；保持會議室物品齊全完整；非參加會議及培訓的人員，未經允許不得隨意進入會議室。6.4凡會議期間違反上述6.2/6.3條規定者處于20元/次罰款。6.5培訓期間的紀律遵守嚴格按照上述規定執行。7、會議室的使用管理7.1 會議室是專門用于召開會議、研討、培訓工作的地方，未經允許，不得挪作他用。7.2 會議室的管理由人事行政部統一負責。如遇會議之間發生沖突，應予以協調9、。7.3 各部門如需使用投影設備，應提前告知人事行政部，以便及時協調落實，確保會議順利進行。7.4 會議結束后,相關人員應及時整理會議場地,關閉各種電器,如發現設備故障和公物損壞應及時報行政部,以便及時修理,保證其他會議的準時進行。7.5會議室的使用部門，要維持室內清潔，使用完畢后及時清理打掃，白板應擦拭干凈，白板筆應蓋上放好，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。7.6人事行政部將在會議室使用后定期檢查監督，確保會議室干凈整潔。8、附則8.1本管理制度自管委會批準發布實施，發布之日起正式生效，本制度的解釋、修訂、廢止權歸人事行政部。8.2附件8.2.1 會議計劃表 AG-WR-07-188.2.2 會議室使用申請表 AG-WR-07-198.2.3 會議簽到表 AG-WR-07-208.2.4 會議記錄 AG-WR-07-21