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1、公司財務部門檔案管理制度附表格工作流程圖編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1.0 目的：規范財務部門檔案管理。2.0 范圍：適用于公司及各子公司財務檔案管理工作。3.0 術語3.1檔案：是指部門在工作活動中形成的，并已處理完畢的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，必須按照規定的立卷原則和方法，于規定的時間前立卷歸檔；3.2財務檔案：財務部門在工作中形成的或取得的，具有留存價值的所有數據、實物、文件或書刊，包括會計檔案、管理檔案、其他檔案等。4.0職責： 4.1 檔案管理員：按照制度規定整2、理、存放、上交或銷毀財務檔案；4.2 財務人員：依據本制度規定配合檔案管理員的檔案管理工作。5.0 工作流程圖：文件資料檔案管理申請表形成檔案歸檔申請人1、歸檔由申請人填寫2、部門經理簽核3、檔案管理員復核檔案管理員立卷、封裝、形成正式檔案檔案借閱登記表檔案上交申請表移交清單檔案上交清冊檔案銷毀審批表檔案銷毀清冊上交檔案管理員填寫經理簽核借閱銷毀檔案管理員填寫經理簽核檔案管理員填寫檔案管理員登記與接收部門編制借閱人填寫部門經理簽核檔案管理員監督借閱人歸還檔案管理員核銷6.0 程序內容： 6.1 檔案的種類6.1.1會計檔案a 票據類：發票、收據；b 憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會3、計憑證；c 賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬表、其他會計帳簿；d 報告類：母、子公司的月度、季度、年度財務報告，包括會計主表、 附表、附注及文字說明，分析報告，其他財務報告或表單；e 其他類：其他應該保存的會計核算專業資料；f 數據類：以軟盤、光盤等電子介質存儲的各種會計檔案及數據信息(賬套備份、稅務信息備份、財務報告電子版)。6.1.2管理檔案a 合同協議類：母、子公司的廣告、租賃、采購、銷售、轉讓、合并、貸款、擔保等合同協議；b 制度類；母、子公司的公司制度、財務制度；c 決議類：母、子公司的總經理辦公會議決議、董事會決議、股東大會決議；d 記錄類；獨立事項匯總文件、會議記錄、培訓記錄4、個人總結、部門總結；e 書刊類：報紙(剪報)、書籍、雜志、文章； f 其他類：檔案申請單、財務交接清單、呈批件、外來文件、下發通知；g 數據類：以軟盤、光盤等電子介質存儲的各種文件信息(演示文稿、制度文件電子版)；6.1.3其他檔案a 證照類：各種證照復印件或暫存證照原件；b 聲像類：照片、錄像等；c 實物類：如獎杯、獎狀等；6.2檔案確認條件現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案管理。正在承辦中的文件，仍具有現實執行效用和直接使用的材料，可暫由相關會計人員保存；6.2.2 在財務核算過程中及其間任何正式文件，對日后實際工作和分析具有一定查考價值的文件，才有必要作為檔案保存；6.3 檔案的5、歸檔符合檔案管理條件的文件在處理或使用完畢后，于規定的期限內辦理歸檔手續。檔案管理人員應指導、協助經辦人執行歸檔簽核程序，歸檔填寫檔案管理申請表。檔案編碼a各種檔案依照類別碼和順序碼組合而成的編碼進行管理；b類別碼就是用“A、B、C”分別代表會計檔案、管理檔案、其他檔案，二級別用括號中加注該類別簡稱來區分；c順序碼的編制以資料歸檔時最大的數量單位為基礎，如記賬憑證歸檔，最大的數量單位是盒，廣告合同歸檔，最大的數量單位是份等。順序碼的編制共有三種形式：年度(盒數總盒數)、按時間順序逐份編號、按公司統一編碼；d編碼對照表一級類別二級類別三級類別編碼順序碼說明會計檔案票據類發票、收據A（單）200X6、0X（01/XX）年月（冊數/總冊數）憑證類原始、記賬、匯總憑證A（證）200X0X（01/XX）年月（盒數/總盒數）賬簿類總賬、明細帳、日記賬A（賬）200X（01/XX）年度（盒數/總盒數）報告類周、月、季、年A（報）200X0X（01/XX）年月（盒數/總盒數）其他類其他會計專業資料A（其）200X-01按時間順序逐份編號數據類帳套、稅務、報告電子版A（數）200X-01按時間順序逐份編號管理檔案合同協議類廣告、銷售、貨款B（合）200X-01按時間順序逐份編號制度類公司制度B（制）XXX按公司統一編碼部門級財務規范B（制）200X-01按時間順序逐份編號決議類董事會、股東會、其他B（決7、）200X-01按時間順序逐份編號記錄類獨立事項匯總文件等B（記）200X-01按時間順序逐份編號書刊類報紙（剪報）B（刊）200X-01按時間順序逐份編號其他類呈批件等B（其）200X-01按時間順序逐份編號其他檔案所有類C200X-01按時間順序逐份編號歸檔時間一級類別二級類別三級類別歸檔時間立卷時間會計檔案票據類發票次月月末按月立卷收據次月月末按月立卷憑證類原始、記賬、匯總憑證次月月末按月立卷賬簿類總賬、明細帳、日記賬等次年2月末按年立卷報告類周報、月報、年報出具報告的次月末按月立卷其他類其他會計專業資料等使用完畢后30天內按年立卷數據類帳套、稅務等備份形成后30天內按年立卷管理檔案合同8、協議類廣告、銷售、貸款、租賃等使用完畢后30天內按年立卷制度類部門內部規范形成后30天內按年立卷決議類董事會、股東會等決議形成后30天內按年立卷記錄類獨立事項匯總文件等形成后30天內按年立卷書刊類報紙（剪報）書刊等取得時其他類呈批件形成或使用完畢后30天內按年立卷其他檔案形成或使用完畢后30天內按年立卷6.3.3 檔案審核與整理a應保證歸檔資料為原件且為有效文件；b應注意核對文件資料與檔案管理申請表中所列明細是否相符；c歸檔文件應整潔、無損壞；d匯總歸檔的文件應進行初步的整理與裝訂。6.4 檔案的借閱檔案為公司內部使用，原則上不得借出，有特殊需要，須按財務核決權限獲得相應審批人批準后，方可借閱9、：6.4.1 外部借閱檔案時應持有單位正式介紹信，按財務核決權限獲得相應審批人批準后，方可辦理借閱手續；6.4.2 公司內部人員借閱會計檔案時，按財務核決權限獲得相應審批人批準后，辦理借閱手續；6.4.3 辦理借閱手續，借閱人應認真填寫檔案借閱登記表，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；6.4.4 借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。6.5檔案的保管6.5.1 財務部存放會計檔案的時限為一年，即在第二年開始時，移交給檔案管理部門第一年會計檔案，始終保證上一年度的文件在財務部門保存，但不得由出納保管；6.5.2 管理檔案及其他檔案一般情況下是10、在財務部門存放管理，特殊文件或地域條件不允許存放的可根據需要交由檔案管理部門保管；6.5.3 超過規定保管期限的會計檔案，由財務部檔案管理員提出上交申請，填寫檔案上交申請表，經財務經理同意后，上交檔案管理部門，雙方辦理交接手續:a. 開列清冊、填寫移交清單；b. 交接人員按移交清冊和移交清單項目核查無誤后簽章；6.5.4 會計檔案的保管期限各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如2005年度終了日為12月31 日，保管期限按2006年元月1日開始計算。序號檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類1原始憑證15年3記帳憑證15年4匯11、總憑證15年二會計帳簿類5總帳15年包括日記總帳6明細帳15年7日記帳15年現金和銀行存款日記帳保管25年8固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年9輔助帳簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告11月、季度財務報告5年包括文字分析12年度財務報告永久包括文字分析四其他類13會計移交清冊15年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16銀行余額調節表5年17銀行對帳單5年6.6 檔案的銷毀6.6.1會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見,填列檔案銷毀審批表，須按照財務核決權限報批準后，會同有關部門共同鑒定，嚴格審查；6.6.2 會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權12、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；6.6.3 銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對。銷毀會計檔案時應由檔案部門和財務部共同派員監銷。會計檔案銷毀后，經辦人在檔案銷毀審批表上簽章，注明已銷毀字樣和銷毀日期以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報財務經理，一份入檔案備查。7.0 相關/支持性文件：無 8.0 附件：8.1 檔案管理申請表8.2 檔案上交申請表8.3 移交清單8.4 檔案上交清冊8.5 檔案借閱登記表8.6 檔案銷毀審批表附件 8.1 檔案管理申請表檔案管理申請表申請單編號 申請人申請時間文件說明： 文件名稱： 期13、間說明： 文件數量： 其 他： 送交人簽字： 年 月 日財務經理意見： 簽字： 年 月 日檔案管理員確認：1、文件是否完整 是 否2、文件是否無損壞 是 否3、文件說明審核無誤 是 否4、文件類別：會計檔案 票據類 憑證類 賬簿類 報告類 數據類 其他類 管理檔案 合同類 協議類 制度類 決議類 紀錄類 書刊類載 其他類 數據類 其他檔案5、文件編碼： （ ） 簽 字： 年 月 日附件 8.2 檔案上交申請表檔案上交申請表 申請單編號 申請人申請時間上交檔案主要內容：財務經理意見： 簽字： 年 月 日備 注附件 8.3 移交清單移交清單交出人簽名接收人簽名監交人簽名日期日期日期序號資料名稱單位14、數量備注附件 8.4 檔案上交清冊 檔案上交清冊上交時間主要文件上交申請單編號交接清單編號附件 8.5 檔案借閱登記表檔案借閱登記表編號： 年 月 日借閱人部門借閱日期密級檔號歸還日期案卷或文件名稱、數量備注總經理審批主管審批經辦人附件 8.6 檔案銷毀審批表申請人申請時間銷毀文件名稱：類別：會計檔案 票據類 憑證類 賬簿類 報告類 數據類 其他類 管理檔案 合同類 協議類 制度類 決議類 紀錄類 書刊類載 其他類 數據類 其他檔案銷毀原因說明： 銷毀方式：財務經理意見： 簽字： 年 月 日財務總監意見： 簽字： 年 月 日實際銷毀記錄：時間： 年 月 日其他事項說明：銷毀人簽字： 監銷人簽字： 年 月 日 年 月 日檔案銷毀審批表