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1、企業管理顧問有限公司財務報銷及支付制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一篇 通用管理第一條 為明晰公司報銷、借款流程，遵循國家財稅法律法規，特制定本制度。第二條 報銷應取得發票，因為發票的作用所致：l 財務執行稅法的需要：沒有發票的報銷稅務會要求公司調增利潤，并增企業所得稅；l 經辦人工作成果的證明：證明當事人做了發票所涵蓋的工作事宜，如果用代替票，則不能證明；l 核算的需要：舉例，如果大家拿來 “餐費”發票代“交通費”發票，財務在對公司費用分析時，就會發生分析誤導，分析的數據結果就會有問題；第三條 所有報銷應取2、得真實、合法的發票等票據；原始票據抬頭必須標明：“北京xx企業管理顧問有限公司”，或報銷所在公司（不可使用簡稱），如： “北京xx企業管理顧問有限公司”或“北京xx企業管理顧問有限公司深圳分公司”；l 發票中的內容管理：注明明細、大小金額一致、開票日期明確、印章齊全（沒有印章不可報銷）等。第四條 有票報銷：所有報銷必有發票，不允許無發票（如：收款收據）報銷的行為；若確因業務等需要，無法取得發票，報銷管理按照：代用報銷發票暫行管理辦法；第五條 經辦部門及員工管理：所有采購借款、報銷應由相關職能部門向財務部辦理，如，辦公用品的采購及報銷由HR行政部完成等，其他部門或員工代行報銷及借款，須由被代部門3、的認可、審批，并且代辦人員在借款或報銷應注明被代的部門、員工。另外，非部門職責的借款、費用，部門負責人未經明確授權不得審批；第六條 財務結算單據的使用：l 一般費用報銷：應填寫費用報銷單（電子版）（詳見附表），在經過網絡審批后，打印后，填寫紙質的支出憑單，到財務辦理結算事宜；l 差旅費報銷：具體管理差旅費用管理辦法，填寫差旅費報銷單（電子版）（詳見附表），在經過網絡審批后，打印后，填寫紙質的支出憑單，到財務辦理結算事宜；l 借款：填寫借款單（詳見附表），在經過網絡審批后，打印后，填寫紙質的借款單，到財務辦理結算事宜；第七條 粘貼管理：所有票據粘貼應做到整齊、均勻、牢固；所有票據分類應粘貼在不同4、的粘貼單上，若某一類票據較多，則可以分多張粘貼單粘貼；所有粘貼票據的金額、印章樣應能被清晰地看見；所有票據及粘貼單皆不能超過相關報銷單的頁面，如發票面較大可將其折疊好；粘貼完畢后應將報銷單據張數匯總數填寫在“附件 張”處，附件是指直接構成報銷金額的發票張數；第八條 填寫管理：所有財務單據填寫應用黑簽字筆（不可使用圓珠筆、藍色及紅色墨水筆）填寫，填寫字跡清楚、不能有刮擦、涂改；第九條 部門名稱：報銷人應填寫報銷的成本費用所對應的部門，為績效考核時費用承擔者，若費用由多人、多部門承擔，請填寫費用分配表（見附表）。若有其他個人、其他部門承擔費用，應抄送給當事人、部門負責人確認，并在得到確認后開始審核5、（批）流程；第十條 客戶名稱、項目名稱：需要填寫“客戶名稱”、“項目名稱”的部門為：方案部、顧問部、渠道部，其他實體（如：學校）可以根據業務特色自行確定，并報總部財務確認、備案，“客戶名稱”應填寫全稱，項目是指公開課、需進駐客戶實施業務，并且不是即時錢貨兩清的業務，對于公開課項目名稱管理：開課日期+地點（如：北京）+公開課內容（如：總裁班）；客戶名稱管理：使用客戶的全稱，并且按合同訂立的全稱；第十一條 審批、支付管理：l 審批流程：見附表；l 財務支付權限表：見附表；l 授權簽批：高一級職務可以代替低一級職務審批，并注明代替的原因；低一級職務經授權代替高一級職務審批，并由高一級職務的人員通過手6、機短息向主管會計確認授權事宜，并在一個工作日內完成補審確認；若常態化授權，須經過總裁審批同意，同時抄送FIN組、HR行政組；l 審批順序：原則上，先審批(核)人，后最終審批人（在特殊性情況時，可能不需要）；先業務部門（主管總經理），后管理部門（如HR行政部負責人）；在管理部門，先HR行政部負責人，后財務部門負責人；l 審核收、抄管理：收件人：必為審核（批）當事人（原則上使用01郵箱）；抄送人：區域公司組、當地FIN組、當地審核會計，其中：即時激勵支付、專業軟件支付應抄送HR行政組。不得擴大也不得縮小；l 審批主題管理：請+審批(核)人、最終審批人+審批+事宜，若不能按此管理，由此引起的后果，由7、申請人負責；l 審批時限：由于審批(核)人、最終審批人各自重要的崗位職責，在審批（核）需要必要的時間，公司規定每個審批人需要半個工作日時間審批（核），若有特殊需求加快審批，且不是當事人工作不力的原因時，則由申請人自罰水果基金10元/次，并扣品牌分1分；l 財務審核管理：審核會計，應對報銷中發票管理要求、報銷填寫要求、審批流程要求、公司其他明文管理要求審核，在費用、采購報價中，對于含有稅金的支付，財務審核時應計算稅率適用是否正確，涉及合同事項的支付，在支付時應審核合同有關財務條款，如：付款時間、付款條件，審核報銷形式是否合規，如：明細附表、費用分配表，審核完后，指導報銷人填寫財務印刷的標準單據；8、出納須確認審批流程、審核會計及當事人的簽字，對于支票支付的必須按審批件填寫收款單位；第十二條 代替借款、報銷：被代人員必須通過郵件的形式注明，否則不能實施，財務不予辦理；第十三條 只有報銷領款時，領款人方可在“領款人”處簽字，簽字必須使用中文名字。若領款金額僅為報銷金額的一部分，領款人應在“領款人”處簽字的同時注明領款的金額，否則視同全額領款；第十四條 財務支付、報銷：由人事工資關系原則確認，例如：某A的工資由上海公司人事部門計算，則某A的報銷、借款由上海公司財務辦理；其他公司不得直接支付、報銷，涉及員工工作地區變動，在辦理好人事工資關系后方可辦理財務支付、報銷；第十五條 按時報銷：不能提前報9、銷，所有業務發生后應在適當的時間內完成財務報銷，借款、業務發生后最長一個月內完成財務結算，其中：對于異地調動人員，在異地調動執行前完成所有經辦費用的報銷。對于超期結算，財務部按每一日50元計算水果基金。對于超過三個月票據的報銷，財務部有權拒絕報銷；考慮到財務每天數據管理要求、質量，公司規定每天對外支付、報銷的時間是：上午：9點至12點，下午：13點至16點，其中周五只有上午辦理付款、報銷來務，若有違反，則由申請人自罰水果基金10元/次；第十六條 所有銷售回款應完整、及時地按照公司的回款流程交給財務部；杜絕用回款沖抵報銷款、借款等坐支現象，如發現坐支回款等，公司將行進嚴肅地處理，最高可處于開除處10、理，情節嚴重的，將移交司法部門處理； 第十七條 所有費用，當事人報銷時沒有填寫費用分配表，費用承擔人及部門便默認為審批人部門、當事人承擔；若要改變費用分配數額，公司則將工作過程定性為不作為，在由審批負責人、經辦人各自罰水果基金50元后，財務方可進行賬務調整；第十八條 財務應定期對報銷管理制度，進行維護，并對修正后的報銷管理制度在FINANCE組、MANAGEMENT組，并對修正后的報銷管理制度再抄送FINANCE組、MANAGEMENT組；第二篇 專項管理第十八條 借款管理詳見借款管理規定第十九條 報銷執行中，由于種種情況不能取得發票的報銷，執行代用報銷發票暫行管理辦法；第二十條 由于出差管理11、的特殊性，須專項管理，詳見出差管理辦法；第二十一條 對于重大采購的管理，主要是指采購固定資產、裝修工程、廣告發 布、制作采購、軟件等其他單項采購超過2萬元或一年累計多次采購超過5萬元的服務、商品專項采購，具體管理規定見重大采購業務行為管理辦法第二十一條 房租、物業費、電費、水費、電話費、保潔費、網絡、郵遞等：由審核會計按財務核算要求審核，發票、合同、審批程序；第二十二條 工資及相關由HR行政總監和財務負責人匯審后，報總裁審批；第二十三條 餐費：所有涉及此項內容審批歸總經理級管理；第二十四條 會務費：針對住宿、會場、餐費、物料、外部門支持工資等明細列出后方可報銷；第二十五條 裝修：對品牌、型號、12、規格、工藝、數量單價做描述，并取得對方購買材料發票證明、驗收確認書（公司至少有兩人確認），經辦人應對預算、決算、差異用標準報價表格說明；第二十七條 即時激勵：5個工作日內申請、5個工作日內完成審批支付，否則沒有即時激勵的意義，財務可以不予執行報銷；第二十八條 對支付傭金按公司返傭流程辦理，由收款地財務支付，例如：北京公司收到代理商的款項，由北京公司出納支付代理商返傭款項；第三篇 附則第二十九條 此制度解釋權歸xx總公司財務部，但首要解釋人為當地財務負責人；第三十條 本制度執行時，按法不溯及既往和新法大于舊法的原則執行；第三十一條 本制度從2008年3月1日開始執行，試行期三個月。附件：借款管理13、規定第一條 為規范借款程序，保證資金使用安全，提高財務核算質量，適應國家財稅管理要求，特制定本規定；第二條 所有借款應填寫借款單（見附件1），并履行審批手續（見附件2）；第三條 超過1000元的單項業務支付。支付對方為單位時，必須使用支票、匯票等銀行支付手段支付，不得使用現金支付；同時，必須提供對方單位的全稱、銀行賬號、開戶行、相關合同等資料。支票支付時，須填寫對方單位名稱。差旅備用金、酬金、支付對方單位為個人可以使用現金支付，其中，為提高工作效率，對于500元以下的現金支付，可由個人墊付，并及時報銷；第四條 超過10000元的現金借款或報銷支付（不含支票借款、網銀借款），應由借款人在款項支出14、前一日通知出納備款，若不能聯系上出納，可向財務負責人知會；第五條 若借款人為未轉正員工（由業務負責人把關），現金借款超過10000元時，應由業務負責人負責代為辦理借款；第六條 專項借款應提交附件：l 公開課（含OPP）借款：填寫借款單下側的預算數據；l 出差借款：填寫借款單下側的預算數據；l 廣告費借款：合同、公司的廣告頁（最后一筆支付時）；l 傭金支付：銷售明細、計算過程列式、渠道會計審核確認郵件、發票；l 其他借款須注明借款金額的組成來源。第七條 職能借款管理，為保證管理流的清晰性，借款和報銷應有統一的出口，須具有專項職能的人或部門辦理借款、報銷事宜，如：公開課相關事宜的借款，各地應有相應15、的專人負責借款（例如：行政人員），否則財務對于不具有專項職能人員辦職能事項，有權不予辦理；第八條 若使用支票借款，且金額暫不確定，則在借款單上注明支票號碼，并由出納做好封數操作；第九條 必須使用黑色簽字筆或碳素墨鋼筆填寫借款單手簽部分，其他筆一律不得用于財務借款（含：報銷）及其他財務手續；第十條 所有借款支付履行完整的手續后方可辦理借款手續，原則上不得使用補批程序；第十一條 借款單中“領款人”表示：確認員工已領走款項。若款項未領走，借款單不能轉財務出納；第十二條 所有借款報銷應取得發票。報銷發票必須真實、合法，且符合公司票據報銷要求管理規定,否則財務部有權拒絕予以報銷，如收據、代用票、假票等；16、第十三條 借款業務完畢后，經辦人員應在“承諾還款日/報銷日”內辦理財務結賬手續，否則財務部將依據“前賬不清后賬不來”的財稅規定，從相關人員的經濟業務（如：工資、再次借款、報銷業務等）中扣除其相應的借款，并從承諾還款日/報銷日的第二天開始按50元/天的標準計提水果基金，其中對于公開課事宜的借款報銷應在公開課結束后10工作日內完成報銷手續；承諾時間最長不超過一個月；對于超過三個月的報銷，財務有權不予報銷；第十四條 所有離職人員，應在辦理離職手續時取得財務確認有無借款，并由會計簽字確認，方可辦理離職手續。第十五條 此規定解釋權歸xx總公司財務部。代用報銷發票暫行管理辦法一、可以使用代用發票的情形:117、勞務費用，如：請民工做勞務事宜（但須留下身份證號及姓名）；2、地區：在不能實現有票消費的地區，如：偏遠的郊區、農村，但報銷必須有收據作證明附件；3、行業：行業所致的金額較小且不超過50元的費用，如：配鑰匙、買花；4、遺失金額較大:1000元（含）以上的發票遺失；5、補助性質：如，即時激勵，房租補助、項目實施中的洗衣補助等。二、不可以使用代用發票的情形:1、遺失金額較小：1000元以下發票遺失；2、假票：收到假票，就像收到假人民幣一樣管理；3、發票填寫：金額大小不符、發票抬頭不是全稱的。三、使用代用票的審核程序管理：1、代用票報銷需要部門同事及部門負責人（2人以上）的證明、同意確認，并且證明人18、應在郵件中確認；2、使用代替票應采用同類發票管理，因為涉及各地納稅政策的不同，具體可以使用何種代替票，可向各地財務咨詢；3、對發生“一”情形之外的代替報銷，每發生一事，由申請人或直接負責人自罰水果基金20元。出差管理辦法第一條 為了進一步規范公司員工出差管理，強化成本意識，特制定本制度。第二條 本制度僅限于公司內部管理產生的員工差旅成本控制，項目服務過程中的差旅標準按合同約定條款執行。由個人承擔成本費用的銷售序列人員，不在本制度規定范圍內。第三條 員工出差按以下標準選擇交通工具：范圍交通工具事業本部總經理(含副) 總部職能部門負責人方案、顧問中心總經理高級管理顧問(工資C序列)其他人員300公19、里以內或連續乘車時間3小時以內（含）硬（軟）座或客運車300公里以上或連續乘車時間3小時以上硬（軟）臥經濟艙(一）凡出差地在300公里以內或連續乘車時間在3小時以內（含）的，員工均選擇硬（軟）座或客運車；（二）凡出差地在300公里以上或連續乘車時間在3小時以上的，公司事業本部總經理(含副)可選擇經濟艙，總部職能部門負責人、方案及顧問中心總經理、高級管理顧問（工資C序列）可選擇硬（軟）臥或經濟艙，其他員工均選擇硬臥；第四條 普通員工因特殊情況需乘坐飛機，必須提前報經事業本部總經理批準。否則，僅報銷硬臥上限；第五條 因工作需要，凡調往外地工作的員工在離職時，公司只承擔員工一次往返車票，且按照調往工20、作地硬臥上限標準予以報銷。中途出差的，以出差地到調出地的硬臥為上限予以報銷；例如：從北京上海，硬臥為298元。北京-廣州，硬臥為465元。員工A被調往上海工作后提出離職，若員工A中途請假到廣州，從廣州趕往北京辦理離職手續，則公司給予報銷298元(北京-上海)。若員工A中途出差到廣州，則公司給予報銷從廣州到北京的硬臥(465元)；第六條 員工出差必須提前2個工作日報上級總經理審批。填報出差申請表，抄送當地HR、財務人員；第七條 員工出差未提前申請的，視為無效。員工出差結束后，填報差旅報銷單并附經審批過的出差申請表的批復郵件，財務審核后予以報銷，否則，財務部不予報銷；第八條 員工差旅費，應據實提供21、票據，核對時，如發現有虛報者，除將所報銷的費用追回外，并視情節之輕重，給予處罰。重大采購業務行為管理辦法1. 重大采購項目是指：固定資產、裝修工程、廣告發布、制作采購、軟件等其他單項采購超過2萬元或一年累計多次采溝超過5萬元的服務、商品專項采購；2. 所有采購應對產品、服務及其市場情況等有充分了解，并熟悉基本的的價格、商務談判技巧（參考附件采購談判技巧），若總價款談判有困難時，應使用“價值工程”思路，開展工作。（價值工程：就是綜合性價比最大化的應用）；3. 原則上公司重大采購應貨比三家，在采購確認前應填寫重大采購申請對比表，內容不能有缺項，并附三家供應商的報價單的傳真件或電子郵件。4. 采購項22、目應注明其詳細的特點，包括型號、品種、數量、服務等。描述的最后結果就公司可以根據其詳細描述的特點，對應商品、服務，可以查證采購商品、服務價款。5. 對一年累計多次采購超過5萬的，應采用合作供應商備案制，但合作供應商應每兩年更新一次。對于合作供應商，在采購申請時應注明，可以無須貨比三家，但必須注明供應商總機電話、商品型號及明細、數量、單價信息。6. 不管是否為合作供應商，采購人員應在每次采購時注意市場價的變化，注意價格談判，并在采購付款申請時，注明采購明細、組成，供應商名稱及總機電話。對于重大采購應作必要性分析，采購與否、采購多少等分析。如：制作采購，應對庫存量分析后決定。7. 對于采購款項的支23、付，應是貨到付款，行業特色規定除外；支付方式為銀行支票或網銀支付。8. 特殊情況下可以進行非合作供應商獨家采購，但必須經過COO批準，非合作供應商的采購情況如下：l 情況緊急，時間不允許；l 市場壟斷；l 公司保密采購；9. 價格及商務談判監督管理：對重大采購中總價款及商務談判，應進行性價比分析；若在確定性價比后，公司檢查的價格比申請人上報價格低于幅度5%以內屬于正常；若低于幅度超過5%以上且申請人沒有合理理由的，計罰申請人及部門負責人各5%的當月應付工資且不低于200元；若低于幅度超過15%且申請人且沒有合理理由的，計罰申請人及部門負責人各30%的當月應付工資且不低于1200元，免去申請人的采購資格；若低于幅度超過30%，計罰申請人及部門負責人當月全部工資，并建議免去部門負責人職務。10. 以上罰則同樣適用合作供應商采購模式；11. 若因申請人描述不清楚，導致查證、詢價有誤的，按經濟處罰的次高標準執行處罰，即：計罰申請人及部門負責人各30%的當月應付工資且最低不低于1200元。