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1、保險分公司財務部有價單證管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 某保險分公司有價單證管理制度第一章 總 則第一條 有價單證指各類加蓋公司財務章、保費專用章、收費專用章的收款單證。包括保險單、暫收據(jù)、續(xù)期保費收據(jù)、轉(zhuǎn)帳委托授權(quán)書、卡單及其他各類收據(jù)。由于有價單證是確認收款的重要依據(jù)，直接影響保險雙方的權(quán)益及公司信譽，對有價單證視同現(xiàn)金管理。第二條 財務部負責各類有價單證的庫存管理。指定專人負責發(fā)票及收據(jù)的驗收入庫、庫存保管、發(fā)放領(lǐng)用、清點回收及作廢和收據(jù)的回銷管理處理工作。發(fā)票及收據(jù)驗收入庫后，管理員應及時建立入庫臺2、帳，在臺帳中登記發(fā)票及收據(jù)出入庫日期、起止號碼、本數(shù)，并按計算機處理系統(tǒng)錄入計算機程序。第三條 各部門要指定專人負責發(fā)票及收據(jù)的領(lǐng)取、發(fā)放和使用的管理工作，并建立領(lǐng)取、發(fā)放、使用情況登記簿。在人員安排方面應考慮以公司正式員工負責此項工作。第四條 本機構(gòu)管理部門，領(lǐng)用有價單證以一個月用量為限；領(lǐng)取專用發(fā)票時，團險、代理業(yè)務部門最多領(lǐng)取兩本，憑前幾次用完的整本存根到財務部換領(lǐng)；營銷部門一次最多領(lǐng)取五本。如需要超量領(lǐng)取，須經(jīng)總經(jīng)理室主管領(lǐng)導簽批，方可領(lǐng)取。第五條 專用發(fā)票不可拆本使用（營銷業(yè)務續(xù)期收費中由營銷員直接上門收費方式除外）；專用發(fā)票使用部門必須在確實收到保費后方可向客戶開具；專用發(fā)票不得對3、外發(fā)放，代理業(yè)務部門因業(yè)務需要發(fā)放給代理單位使用須經(jīng)總經(jīng)理室主管領(lǐng)導審批后，方可發(fā)放。通過代理點銷售的有價單證，必須出具代理協(xié)議（留存于單證室備查），一家代理單位一次最多領(lǐng)取一本專用發(fā)票，待前次領(lǐng)用的使用完并將全部存根交回后，方可再次領(lǐng)用。代理部門的單證員負責向代理單位詳細講解專用發(fā)票使用規(guī)定及開具方法，并應及時對代理單位專用發(fā)票使用情況進行清理，避免出現(xiàn)發(fā)票錯開給公司造成損失。第二章 單證管理員崗位職責第六條 營銷區(qū)、各部應設(shè)單證管理內(nèi)勤負責單證管理工作。一、單證員的指定：單證管理員可由機構(gòu)或營銷區(qū)（點）指定專人負責（須以書面形式報經(jīng)機構(gòu)領(lǐng)導及財務部審批后方可從事單證管理工作，簽批后的報告交4、財務部單證室留存?zhèn)洳椋攧詹繂巫C室根據(jù)機構(gòu)領(lǐng)導審核簽字指定的單證管理人員發(fā)放單證。二、主要職責：1、 單證員上崗前須先到財務部單證室學習單證管理流程，了解相關(guān)規(guī)定后，方可管理單證。2、 單證管理員負責單證的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、回銷及管理工作。3、 填制每月單證使用情況報表并進行分析及上報工作。4、 制定單證管理的有關(guān)規(guī)定。5、 其他有關(guān)單證的管理事項。第三章 有價單證的回收和清理第七條 財務部單證管理員負責對所有發(fā)票及收據(jù)進行匯總和清理工作。專用發(fā)票全部用完后，必須持整本發(fā)票到單證管理員處換領(lǐng)新的發(fā)票。管理員需對該發(fā)票使用情況認真檢驗，整本發(fā)票號數(shù)是否齊全，有無缺聯(lián)、缺號現(xiàn)象，作廢發(fā)票聯(lián)數(shù)是否5、齊全等。業(yè)管部、團險部、客服部每1個月回銷一次。回銷時填寫有價單證回銷登記表，交財務單證室。第八條 營銷員辦理離職手續(xù)時，須將手中所持有尚未使用的空白有價單證全部交回。區(qū)單證管理員待其辦完所有的回銷手續(xù)后方可在脫落表簽字。自行脫落不回銷單證的，經(jīng)單證管理員統(tǒng)一以簽報形式上報相關(guān)部門，經(jīng)分管領(lǐng)導簽字后將該名員工的薪水及保證金扣出，由行政人事部辦理掛失手續(xù)。如果以后營銷員交回單證的，可以領(lǐng)取薪水和保證金，但必須扣除登報手續(xù)費用。第九條 作廢、丟失發(fā)票及收據(jù)的處理1、 發(fā)票及收據(jù)填寫錯誤、項目涂改時，視同作廢。2、 收回的發(fā)票及收據(jù)缺聯(lián)、清理期間已過未能收回、營銷員未能交回的發(fā)票及收據(jù)視同丟失。第十6、條 有價單證盤存：統(tǒng)一填制有價單證回銷情況登記表，有價單證使用、庫存情況月報表于每月25-30日報送財務部。財務部將根據(jù)庫存量核發(fā)單證。各部門單證管理員都必須建立單證領(lǐng)用、回銷明細賬認真、準確、完整進行登記。每月盤點一次，每種單證庫存數(shù)與賬面數(shù)核對一致。第四章 人身險暫收收據(jù)管理作業(yè)規(guī)定第十一條 人身險暫收收據(jù)用于收取首期保險費、續(xù)期保險費或補交保險費、保全業(yè)務收費、銀行代理業(yè)務的臨時收據(jù)。實行首期保費銀行自動轉(zhuǎn)帳后，暫收據(jù)僅用于加費、補費及受理臺臨時收費，使用者僅限于受理員，營銷員不再領(lǐng)用暫收據(jù)，所有補費加費件，一律由營銷員到受理員處交費，受理員協(xié)助開出暫收據(jù)。暫收據(jù)由受理員專人使用，專人負7、責，不得外傳。第十二條 暫收據(jù)的領(lǐng)取、發(fā)放1、 單證員憑經(jīng)其區(qū)（點）負責人及本人簽字后的單證領(lǐng)用單，到財務部單證室領(lǐng)取單證，領(lǐng)用量控制在1個星期之內(nèi)使用；單證員應親自領(lǐng)取有價單證，不得委托他人代領(lǐng)。2、 每位營銷員只能在一個營銷區(qū)（或營銷網(wǎng)點）領(lǐng)取暫收據(jù)，不可出現(xiàn)混領(lǐng)現(xiàn)象。3、 業(yè)務員初次領(lǐng)用單證：業(yè)務員憑營銷部人管室開具的業(yè)務員上崗通知書或（500元押金的收款收據(jù)和2份擔保書）到單證員處領(lǐng)取單證，單證員將根據(jù)每位業(yè)務員的上崗通知書建立收據(jù)領(lǐng)用登記卡，并將上崗通知書收回留存?zhèn)洳椋瑯I(yè)務員憑收據(jù)領(lǐng)用登記卡領(lǐng)用、回銷暫收據(jù)，每人可領(lǐng)取3份暫收據(jù)。4、 業(yè)務員持本人的收據(jù)領(lǐng)用登記卡到單證員處領(lǐng)用及回銷8、暫收據(jù)，如有特殊情況，需多領(lǐng)暫收據(jù)的，填寫多領(lǐng)暫收收據(jù)申請報告，經(jīng)其部經(jīng)理審批簽字后才可發(fā)放，簽批人負同等責任。5、 多領(lǐng)的暫收據(jù)3天內(nèi)必須到單證員處做退回或回銷手續(xù)，如未按時退回或回銷將按每份暫收據(jù)每超過一天回銷扣50元/份，從傭金中扣除，若本人當月沒有傭金，將扣簽批人的津貼。6、 在業(yè)務員領(lǐng)取單證的同時，單證員在個險暫收收據(jù)領(lǐng)用、回銷登記表填上領(lǐng)用人。領(lǐng)用日期及暫收據(jù)號碼，并讓業(yè)務員在與登記表的收據(jù)號碼相對應的領(lǐng)用人簽字欄簽字，簽字必須完整齊全，登記表中每行填寫一個單證號碼，每張登記表上填寫一整本暫收據(jù)號碼。7、 收據(jù)領(lǐng)用登記卡每行填寫一個暫收據(jù)號碼，由單證員填寫。第十二條 暫收據(jù)的有效期9、重新登記領(lǐng)用流程1、 暫收據(jù)的有效期規(guī)定：當月1-15日領(lǐng)，有效期為當月的30日；當月16-30日領(lǐng)，有效期為次月的15日；2、 業(yè)務員在暫收據(jù)到期后5天內(nèi)，持暫收據(jù)及收據(jù)領(lǐng)用登記卡到單證員處回銷。3、 業(yè)務員重新領(lǐng)用、登記暫收據(jù)到期日滿后5天內(nèi)持未回銷的收據(jù)及收據(jù)領(lǐng)用登記卡到單證員處重新做領(lǐng)用登記。4、 單證員核對每份收據(jù)是否齊全，如有缺聯(lián)或缺份，應按規(guī)定予以扣款。5、 核對無誤后，業(yè)務員在原暫收據(jù)領(lǐng)用、回銷登記表的備注上簽名并注明重新登記日期；單證員在業(yè)務員的收據(jù)領(lǐng)用登記卡上的收據(jù)號碼欄上蓋“單證員私章”并注明登記日期。第十三條 暫收據(jù)的回銷原則、回銷手續(xù)、回銷流程1、 原則：單證員及業(yè)10、務員必須遵守“向誰領(lǐng)用，向誰回銷”的原則，不可跨營銷區(qū)（營銷網(wǎng)點）回銷暫收收據(jù)。2、 業(yè)務員持區(qū)收費員或出納簽字的暫收據(jù)及收據(jù)領(lǐng)回銷登記卡到單證員處回銷單證，單證員在業(yè)務員收據(jù)領(lǐng)用登記卡上將所回銷的暫收據(jù)號碼填寫在該號碼相對應的“回銷號碼”欄上，并簽字注明回銷日期。3、 業(yè)務員持填寫作廢的暫收據(jù)或過期作廢的暫收據(jù)到單證管理員處回銷單證，區(qū)（點）單證員核對每份暫收據(jù)的號碼是否齊全一致，核對后單證員直接在業(yè)務員的收據(jù)領(lǐng)用登記卡上與該號碼相對應的“回銷號碼”欄填寫上“作廢”二字并注明回銷日期限。4、 業(yè)務員遺失整份暫收據(jù)或遺失其中一聯(lián)或幾聯(lián)收據(jù)都須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，單證員在業(yè)務員的收據(jù)領(lǐng)用登記卡11、上與該號碼相對應的“回銷號碼”欄填“遺失”二字并簽字注明回銷日期。第十四條 暫收據(jù)作廢、遺失的處理1、 暫收據(jù)作廢的規(guī)定：每份暫收收據(jù)填寫作廢或空白過期作廢扣2元。2、 遺失暫收據(jù)的規(guī)定：遺失暫收據(jù)客戶聯(lián)或整份暫收據(jù)扣款100元/份，客戶聯(lián)未遺失，但遺失其它聯(lián)者每遺失一聯(lián)扣款25元/份，并由公司統(tǒng)一登報做遺失聲明。第十五條 暫收據(jù)超期回銷的處理1、 超期回銷的定義及規(guī)定：每份收據(jù)應在有效期滿后的5天內(nèi)，持暫收據(jù)到單證員處做回銷，在5天后回銷，做超期處理，按每份暫收據(jù)每超期一天扣5元計算。有效期滿后的第6天由單證員將超期未回銷的業(yè)務員姓名、代碼及其主管姓名代碼、超期的單證名稱、號碼及其相關(guān)的日期12、登記在有價單證超期未回銷統(tǒng)計表上，直至回銷的當天，扣款就截止到回銷的當天，如業(yè)務員當月沒有傭金將扣其主管津貼。2、 如有出現(xiàn)業(yè)務員超期未回銷單證，將停發(fā)其單證。3、 業(yè)務員請假超過一個星期者，須到單證員處退回單證，如有因請長假未退回暫收據(jù)而超出期限回銷，每份暫收據(jù)每超期一天回銷扣款5元，該扣款從該業(yè)務員的傭金中扣除，如該業(yè)務員當月沒有傭金，將扣發(fā)其營業(yè)部經(jīng)理的津貼。第十六條業(yè)務員遺失收據(jù)領(lǐng)用登記卡的處理規(guī)定：1、 在職業(yè)務員遺失收據(jù)領(lǐng)用登記卡，可由本人填寫保證書經(jīng)其主管、部經(jīng)理簽字，在1個月后補發(fā)收據(jù)領(lǐng)用登記卡。在未補發(fā)前該業(yè)務員可與其主管共用一張的收據(jù)領(lǐng)用登記卡，但該業(yè)務員領(lǐng)取的暫收據(jù)須在卡13、上注明。2、 單證員應在補發(fā)的收據(jù)領(lǐng)用登記卡上注明“補發(fā)”。3、 業(yè)務員遺失收據(jù)領(lǐng)用登記卡后，單證員應及時列出該業(yè)務員的姓名、業(yè)務代碼予以核對，以防有人冒領(lǐng)暫收收據(jù)。4、 單證員每月5日前，將填寫完整的有價單證超期未回銷統(tǒng)計表交到財務部單證室，由單證室在10日前統(tǒng)一交到人管室或財務部做扣款。第十七條 業(yè)務員離職暫收據(jù)的回銷手續(xù)1、 業(yè)務員辦理離職時，必須將所領(lǐng)的暫收據(jù)回銷完整，并退回收據(jù)領(lǐng)用回銷登記卡。2、 離職業(yè)務員遺失收據(jù)領(lǐng)用登記卡，須由本人填寫保證書，經(jīng)其主管、部經(jīng)理簽字，但需在1個月后由單證員核對該業(yè)務員沒有存在未回銷的暫收據(jù)及沒有存在有人持該業(yè)務員的收據(jù)領(lǐng)用登記卡來領(lǐng)取暫收據(jù)后，才可14、辦理離職手續(xù)。第十八條 單證員離職（離崗）的移交手續(xù)1、 由原單證員列出移交清單（一式三份）包括：已發(fā)出未回銷的暫收收據(jù)號碼及份數(shù)，其中還在業(yè)務員手中，還未回銷的號碼及份數(shù)；列出未發(fā)出的暫收據(jù)號碼及份數(shù)。2、 新單證員核對移交清單中每份收據(jù)的狀態(tài)，核對無誤后，才可在接交人處簽字。3、 由財務部核對移交清單上的單證號碼與所登記的單證領(lǐng)用、回銷帳目是否一致，核對無誤后在監(jiān)交人處簽字。4、 對原單證員發(fā)出還未回銷號碼的暫收據(jù)，由新單證員負責收回，若未回銷部分因收據(jù)領(lǐng)用、回銷登記表或業(yè)務員的收據(jù)領(lǐng)用登記卡所記錄內(nèi)容、號碼等與業(yè)務員有爭執(zhí)的，由原單證員負責收回。第五章 其它有價單證第十九條 卡式保單管理15、規(guī)定：卡單系指意外傷害收入保障保險（險種代碼501）和綜合意外傷害保險（險種代碼502）。目前可供銷售的卡單有三種面額（25萬元版、15萬元版、5萬元版）；卡單由財務部作有價單證管理，第二聯(lián)加蓋發(fā)票章后投入使用。受理處受理員到財務部登記簽領(lǐng)。第二十條 受理處建立卡單領(lǐng)取和發(fā)放臺賬，發(fā)放時每份收取押金30元，每人手上待賣的保單限5份，如須超領(lǐng)，必須有管理處經(jīng)理同意。受理員發(fā)放卡單當日，將卡單內(nèi)容錄入電腦系統(tǒng)。第二十一條 超領(lǐng)的卡單3天內(nèi)必須到單證員處做退回或回銷手續(xù)，如未按時退回或回銷將按每份卡單每超期一天扣50元計算，金額從傭金中扣除，若本人當月沒有傭金，將扣簽批人的津貼。第二十二條 受理員對營銷員1個月內(nèi)仍未交回的卡單進行追蹤，限其2日內(nèi)到公司重新登記。有效期滿后5個工作日到受理臺回銷，超過5個工作日未回銷將按每天5元/份，將從營銷員傭金中扣除。第二十三條 遺失卡單每份罰款100元，辦公室統(tǒng)一登報聲明，由遺失者承擔相關(guān)責任。附件：1、營銷員領(lǐng)用暫收據(jù)流程；2、有價單證價格一覽表；3、單證收費人員登記表；某保險分公司計劃財務部XX年4月27日