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1、公司財務工作會計電算化系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會計電算化系統管理制度一、電算化系統操作管理制度第一章 系統使用管理第一條 為保證會計電算化系統的安全可靠運行, 必須對系統的操作使用做出嚴格的控制。第二條 在會計電算化系統投入運行前, 由系統管理員（可由部門經理兼任）確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作權限, 并記錄備案。運行中需要增減使用人員, 按同樣手續辦理。第三條 對各使用人員明確劃分使用操作權限, 形成適當的分工牽制, 健全內部控制制度。第四條 本會計電算化系統原則上專機專用, 謝絕無關人員使用機器做其他工作。第五條 任何人員不得直接打開數據庫文件進2、行操作，不允許隨意增刪改數據、原程序和數據庫文件結構。第六條 出納人員不允許進行系統性的操作。第七條 操作人員應嚴格在規定范圍內對系統進行操作，負責數據的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。第八條 存檔數據、軟盤、 帳表和文檔資料等由系統管理員按規定指派專人統一復制、核對和保管。第九條 系統管理員必須做好日常檢查監督工作, 發現不規范使用應及時制止, 并采取措施避免同樣情況再次發生。第二章 上機操作規程第十條 操作人員必須是合法有權使用人員, 經過培訓合格并經系統管理員正式認可后, 才能上機操作。第十一條 操作人員上機前應做好各項準備工作, 盡量減少占用機器時間, 提高工作效率。第十二條 操作人員3、的操作密碼應注意保密, 不能隨意泄露, 密碼要不定期變更。第十三條 操作人員必須嚴格按操作權限操作, 不得越權或擅自上機操作。第十四條 操作人員應嚴格按照憑證輸入數據，應保證輸入的數據與憑證數據的一致性。已輸入計算機的數據，如在記帳前發現差錯，可按憑證進行修改，如在記帳后發現差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正。第十五條 每次上機工作完畢后都要作好工作備份。為防止發生意外事故，重要財務數據每月備份一次，一式兩份。備份的數據軟盤，應指定專人負責保管。第十六條 在系統運行過程中, 操作人員如要離開工作現場, 必須在離開前退出系統, 以防止其他人員越權操作。第十七條 任何人如有偽造，非法涂改變更，故意4、毀壞命令程序、數據文件、帳冊、軟盤等行為，依照會計法，將受到行政處分，情節嚴重的要追究法律責任。第三章 帳務處理程序 第十八條 帳務系統初始化:在初次建立會計電算化系統時, 需要進行系統初始化工作, 在會計主管（或部門經理以下同）授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。第十九條 帳務系統更改：系統正常運行期間，任何對帳務系統的修改變動，必須得到會計主管的批準。第二十條 日常帳務處理： 一、憑證處理：會計電算化系統輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規定編制，對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理，對記載不確切、5、不完整的原始數據和憑證應予以退還，并要求更改和補充。為適應會計電算化系統的正常運行，編制記帳憑證還必須做到：1、機制記帳憑證的編制：機制記帳憑證是指各子系統輸入原始憑證（如銷售原始發票和銀行收款憑單）由計算機，按有關規定編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內程序轉到帳務處理系統進行記帳、編報表等業務處理。機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數字準確無誤。打印出的機制記帳憑證需有制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。2、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據原始憑證采用6、手工辦法編制的記帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：（1）原始憑證必須是合法憑證。經濟業務內容、摘要應規范化，措詞要確切，其中標準摘要按規范填寫正確。（2）帳戶使用正確。（3）借貸方金額相等。（4）原始憑證同記帳憑證金額一致。對會計分錄的摘要內容必須唯一，即：一種摘要內容，只能對應一個最細的明細科目，據此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。要求摘要內容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業務的內容。凡能歸入標準摘要的業務內容，應盡量的使用標準摘要。對于新的業務內容可按上述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。3、記帳憑證編號必須連續。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號7、原因并簽字蓋章。4、現金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設備查輔助帳。二、記帳憑證的審核與保管1、記帳憑證必須經憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。2、操作員每輸入一張憑證，結束前要自審一次無誤后再按結束鍵。3、輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后方為有效憑證。4、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交由專人負責存檔保管。5、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。三、帳表打印和結帳:1、現金、銀行存款日記帳需要每月打印，并應與出納庫存現金核對無誤。2、銀行余額調節表、科目匯總表每月打印一次。3、在結帳8、前按有關規定做好當月各類帳務數據和報表的備份工作。4、月底，以上工作正確完成后，由系統管理員進行結帳，系統自動生成下月期初余額。5、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。四、會計報表1、單位應根據帳簿數據準確編制或由計算機自動生成會計報表。帳表之間的數據必須銜接一致。2、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統及管理要求和時間打印輸出，經有關財會負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。3、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求，按會計主管部門的統一設計和布置。4、單位必須以軟盤和書面形式上報報表，軟盤和書面報表的數據必須一致，書面報表必須由機器打印并按規定由有關人員簽字蓋章。9、第四章 附則第二十一條 本制度由集團財務結算中心解釋并負責修訂。第二十二條 本制度經總裁辦公會批準后執行。二、電算化系統軟、硬件管理制度 第一章 系統管理制度第一條 財務用計算機應做到專機專用，不要兼做其它工作。第二條 除了被允許操作財務軟件的人員和系統管理員外，其他人未經允許不得用機。第三條 每次用計算機必須使用不間斷電源(UPS),以避免意外斷電造成核算數據丟失影響系統運行。第四條 計算機禁止用外來軟盤，堅決禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。第五條 有上、下級單位送來的數據盤，在使用前，必須做好查病毒工作。第六條 計算機發生故障應及時維護。對于無法處理的故障，應通知集團管理中心并10、及時與銷售計算機的單位取得聯系。第七條 財務軟件運行中發生錯誤時，應及時排除，如無法處理，應通知集團管理中心并及時與財務軟件銷售單位取得聯系以便及時解決問題。 第二章 系統維護第八條 為保障電算化系統的正常運行，需要進行經常性的系統維護，其內容主要包括：一、對系統硬件設備的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行；二、在系統發生故障和出現異常時，排除和恢復運行；三、在系統擴充時，負責安裝、調試，直至運行正常；四、在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作；五、系統中的會計數據需要每天進行備份。第三章 系統硬件維護第九條 一般情況下每月應由集團管理中心全面檢查一次計算機硬件系統，并做好檢查記錄。11、第十條 在系統運行過程中，出現硬件故障，及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄。第十一條 在設備更新、擴充、修復后，由系統管理員與維護員共同研究決定，并由系統維護人員實施安裝和調試。第四章 附則第十二條 本制度有集團財務結算中心解釋并負責修訂。第十三條 本制度經總裁辦公會批準后執行。 三、電算化系統崗位責任制度 第一章 核算系統人員分工 第一條 為適應會計工作電算化后會計工作重點的轉移和崗位的變動，需要對財會人員的工作內容和任務以及相互分工做出調整。會計電算化后的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管（或部門經理）、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等。電算化12、會計崗位包括電算主管、電算化操作、審核記帳、系統管理、數據分析、檔案管理等。以上崗位中系統管理工作與出納工作不得互兼。第二章 會計電算化系統各類人員崗位責任制第二條 系統管理員責任制一、 負責會計電算化系統的日常管理工作，監督并保證系統的正常運行，做到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統發生故障時，應及時到場，并組織有關人員盡快恢復正常運行。二、定期檢查軟、硬設備的運行情況；負責系統運行中軟、硬件故障的消除工作；負責系統的安裝和調試工作；按規定的程序實施軟件的完整性、適應性和正確性的維護。三、協調本系統各類人員之間的工作關系。四、檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入數據符合系統的要求。五、13、負責計算機輸出帳表、憑證數據的正確性和及時性檢查工作。六、 負責本系統各有關資源（包括硬件設備、軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更新的審批手續。七、負責本系統運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。八、做好本系統操作運行情況的總結工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 九、負責本系統各類人員的工作質量考評，并提出任免意見。 十、完善現有的管理制度，并制定崗位責任與經濟責任考核制度。 十一、 此崗位可由電算主管或部門經理兼任。第三條 會計電算化操作員責任制一、負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數據，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，進行部分會計數據處理工作。二、嚴格按照系統操作說明進行操作。三14、當天的日記帳數據，做到當日帳當日清。日記帳輸入應做好日清，在月末應將核對無誤的明細帳和科目匯總表打印輸出。四、月末打印記帳憑證。五、每次操作完畢，應及時做好各類備份數據和存檔數據。六、 注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管。七、系統操作過程中發現故障，應及時向系統管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。八、按分管的內容匯集材料收發、領退單、銷售發票、工資變動及停止發放等各類單據。九、 在規定的期限內，根據原始憑證準確編制會計記帳憑證。十、編制會計憑證應符合財會制度的要求。做到內容完整、數據正確；代碼要合法、恰當、摘要應簡明規范。 十一、 此崗位可由出納和其他會計核15、算人員擔任。第四條 審核員責任制一、負責憑證數據的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規范性和數據的正確性。二、負責輸出數據正確性的審核工作。三、對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證，退還各有關人員更正、補齊后，再行審核。四、對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據不予簽章確認。五、此崗位可由電算主管或部門經理兼任。第五條 會計檔案管理員責任制一、負責本系統各類數據軟盤、系統軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。二、做好各類數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。三、按規定期限，向各類有關人員催交備份數據及存檔數據。四、此崗位可由電算主管或部門經理兼任。第三章 附則 第六16、條 本制度由集團財務結算中心解釋并負責修訂。 第七條 本制度經總裁辦公會批準后執行。四、電算化系統會計檔案管理制度 建業住宅集團中國（有限）公司的會計檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。第一章 數據資料管理與保密機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。第一條 記帳憑證的輸出與保管有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。月末將審核無誤的記帳憑證打印輸出后，按標準裝訂成冊，妥為保管。第二條 科目匯總表、帳簿打印時間。一、現金、銀行日記帳每月打印。17、二、銀行余額調整表每月打印一次。三、總分類帳和各種明細分類帳每年打印一次。四、現金、銀行存款、記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。五、會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。第三條 由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。第二章 數據備份管理第四條 由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。第五條 在日常工作中, 準備三套軟盤循環使用, 隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。 第六條 需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初18、余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。第七條 機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員或由專人分別放置在不同地方妥為保管。第三章 會計檔案管理第八條 會計檔案存檔手續: 打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。第九條 為保證備份數據的安全, 備份軟盤必須貼上寫保護標簽, 裝入盤套, 放進硬盒, 存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。第十條 由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按會計檔案管理辦法規定的保管期限和管理辦法管理。第十一條 隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。第十二條 各類會計檔案的出借，均必須經過部門經理審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。第十三條 必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。第四章 附則第十四條 本制度由集團財務結算中心解釋并負責修訂。第十五條 本制度經總裁辦公會批準后執行。