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1、紙業(yè)公司行政服務(wù)制度（總臺、會議、設(shè)備報修）編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 緒 言 以服務(wù)為宗旨，以降低經(jīng)營成本、提高營運績效為目標(biāo)是行政工作之基本所在。行政部門是企業(yè)實施管理的重要的職能部門。其職能是否得到充分發(fā)揮，將影響到企業(yè)的經(jīng)營績效。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過行政部門積極有效的工作，使企業(yè)內(nèi)部各部門的工作得以有序、有效地進(jìn)行，同時，使企業(yè)與外界社會，包括有關(guān)政府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位的聯(lián)絡(luò)渠道得以暢通，使企業(yè)有一個良好的經(jīng)營環(huán)境與發(fā)展空間。為把總部行政工作做得更細(xì)、更好，特制訂本手冊，旨在以更為完善周到的服務(wù)與合理化、人性化2、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，不斷推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 一、總臺服務(wù)總臺是公司對外的窗口。在一定程度上代表著公司的形象。因此，須本著服務(wù)的觀念，在具體工作中做到認(rèn)真、細(xì)心、熱情、周到。其具體服務(wù)項目如下：（一） 訪客接待1、 一般來訪客人須在總臺登記訪客單（Adm表01），寫明受訪人姓名、部門及到訪時間。由總臺發(fā)給“APP訪客”掛牌，并電話通知受訪人到總臺引見或?qū)⒃L客接至接待區(qū)或辦公室。2、 如受訪人不在或一時無法聯(lián)系上，可請來訪者填寫留言條（Adm表02）由總臺負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交受訪人。3、 無“APP訪客”掛牌人員，不得進(jìn)入所有辦公區(qū)域。各部門不得接待未經(jīng)總臺登記之訪客。4、 結(jié)束訪問后，由受訪人收回“APP訪客”掛3、牌，將客人送至電梯，然后受訪人在訪客單上寫明訪客離開時間后將訪客單及掛牌還至總臺。5、 重要訪客來訪，總臺應(yīng)先將客人引至接待室，遞上茶水后，即刻通知受訪主管。（二） 郵件收發(fā)1、 普通郵件收到后，隨時通知收件人到總臺領(lǐng)取；特快專遞及掛號郵件收到后，先登記編號，然后通知收件人到總臺簽收。2、 需用平信、掛號信及普通包裹寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺時，須在外發(fā)郵件登記表上做好登記。3、 需用特快專遞寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺時，須附經(jīng)主管核準(zhǔn)之特快郵遞申請單（Adm表03），由總臺經(jīng)辦人員簽收、編號，并通知快遞公司收取；如委托總臺郵發(fā)私人郵件，須在信封上貼足郵票后，交總臺統(tǒng)一寄發(fā)。4、 4、部門訂閱之報刊及雜志，由部門經(jīng)理助理自行到總臺領(lǐng)取。（三） 物品傳遞1、 各部門如有小件物品（如樣品等）需送至它處的，可將物品適當(dāng)包裝后，與送達(dá)地址一起送至總臺，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之特快郵遞申請單，由總臺聯(lián)系快遞公司承送。2、 各部門如有小件物品需要提取，可將所需提取物品之名稱、數(shù)量，提取物品之詳細(xì)地址、聯(lián)系人及其電話等必要信息告知總臺，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之特快郵遞申請單，由總臺聯(lián)系快遞公司承辦。總臺收到提取物品后，即刻通知部門經(jīng)辦人員到總臺簽收、領(lǐng)取。（四） 會議室預(yù)定1、 下列公共會議室之使用由總臺統(tǒng)一安排。各部門需用會議室，需事先通過lotus notes中“會議室預(yù)訂信5、息”申請預(yù)訂會議室。總臺根據(jù)會議性質(zhì)，按“先到先訂，就近安排”之原則安排會議室。樓層室號室 名樓層室號室 名232301xx會議室242401新世紀(jì)培訓(xùn)室2306APP接待室2、 會議室之預(yù)訂及使用情況可在電腦LOTUS NOTES上查看。各部門在安排會議時，可事先查看，以免與其他部門之安排發(fā)生沖突。3、 會議室鑰匙由總臺統(tǒng)一管理。部門使用會議室前，由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)打開。會議結(jié)束后由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)清理后上鎖。以備下次會議使用。（五） 用餐安排1、 部門/主管需要安排業(yè)務(wù)用餐或宴請，可填寫公務(wù)用餐安排申請單（Adm表04）交總臺聯(lián)系、安排。2、 總臺安排完畢后，即將安排情況反饋有關(guān)經(jīng)辦人。二、會6、議服務(wù)會議服務(wù)是總務(wù)部門的重要職責(zé)之一。總務(wù)人員在做會務(wù)服務(wù)時必須做到“細(xì)心、耐心、熱心及關(guān)心”，以保證會議之正常進(jìn)行。總務(wù)部門根據(jù)會議之形式、規(guī)模、級別可分別提供以下服務(wù)：（一） 會議室布置1、 由總裁或集團總部有關(guān)部門召集之正式大會或活動，以及當(dāng)?shù)卣畽C關(guān)重要官員來訪或重要的業(yè)務(wù)活動，可根據(jù)要求，會同文宣組制作各種形式之會議活動標(biāo)識、標(biāo)志或指示牌等，置于電梯廳、過道及會議室。2、 重要會議場所可用鮮花及其它綠色植物作適當(dāng)點綴，以美化環(huán)境，烘托氣氛。3、 按會議形式，調(diào)整會議桌位之排列。根據(jù)座位安排，配置名牌。4、 擴音設(shè)備、投影儀及白板等之配置及調(diào)試。（二） 禮儀服務(wù)1、 大型或重要會議可7、要求安排禮儀服務(wù)。2、 禮儀服務(wù)之主要工作內(nèi)容包括：禮儀接待、資料分發(fā)、文件及資料影印、餐飲、點心及茶水供應(yīng)等。（三） 會議簽到 大型會議在會場入口處可設(shè)置簽到臺，準(zhǔn)備簽到簿，由禮儀小姐負(fù)責(zé)接待與會人員之簽到。（四） 會議文件印發(fā)1、 主要會議文件可在會前集中影印，放置于專用文件夾內(nèi)。高階主管會議，可在會前將影印好之文件放于其座位名牌前；與會人員較多之大型會議，可由禮儀小姐在與會人員簽到時發(fā)給，或在會議正式開始前分發(fā)。2、 臨時需要影印之少量文件，可由會議服務(wù)人員幫助影印。（五） 會議用餐、點心及茶水供應(yīng)1、 根據(jù)會議規(guī)格，可安排會議用餐，會間點心等，費用標(biāo)準(zhǔn)由會議組織單位/部門主管決定，行政8、部門會務(wù)人員負(fù)責(zé)預(yù)訂、供應(yīng)。2、 公司及部門內(nèi)部之一般會議以供應(yīng)茶葉沖泡之茶水為主，大型會議以供應(yīng)小瓶礦泉水為主，由高階主管參加之高層會議可供應(yīng)咖啡等飲料。（六） 會議用車1、 大型會議可申請專門會議用車。2、 會議用車由行政部門指令車隊統(tǒng)一派發(fā)需要提供上述服務(wù)之重要會議，主辦單位或部門需在會議前一到二天以書面形式通知行政部門。一般會議如需提供上述部分服務(wù)項目的，可在會前填寫會務(wù)服務(wù)申請單（Adm表05）交行政部門，由總務(wù)具體安排。三、名片申印及使用規(guī)定名片是員工對外業(yè)務(wù)聯(lián)系及在各類公務(wù)活動中表明身份的重要工具，也是企業(yè)對外形象的體現(xiàn)。因此，名片印制必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定之作業(yè)程序進(jìn)行申請，任何9、擅自印制名片，或不按規(guī)定印制名片，均被視作嚴(yán)重違紀(jì)行為。（一） 名片申印凡與公司已簽訂勞動合同具有本公司正式員工身份之人員，因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)聯(lián)系需要，均可申請印制公司統(tǒng)一樣式之公務(wù)名片。員工需要印制名片，可先填寫公務(wù)名片申印表（Adm表06），經(jīng)本部門主管核簽后，交人事行政部門主管審核。經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一印制，課長級（含）以上主管及直接業(yè)務(wù)人員每次申印名片以二盒為限，其他人員每次申印名片以一盒為限。公司公務(wù)名片之樣式由文宣組按企業(yè)CI形象設(shè)計要求明文規(guī)定，本公司下屬各單位及部門均應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定樣式印制名片，不得隨意改變。如有特殊需要，應(yīng)會簽文宣組后，呈請總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。（二）職務(wù)名稱規(guī)定名片上10、的職務(wù)名稱應(yīng)與公司人事部門發(fā)布并賦予之標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)名稱相一致。如為便于對外業(yè)務(wù)聯(lián)系需要，個別部門之部分業(yè)務(wù)人員需要使用“對外職務(wù)名稱”時，必須事先填寫使用對外職務(wù)名稱申請表（Adm表07），經(jīng)總部（副）總經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可使用“對外職務(wù)名稱”。（三） 名片使用規(guī)定公務(wù)名片僅限于員工在本公司本職務(wù)任職時，因公務(wù)需要與外界交往時使用。任職期間，如有職務(wù)變動，應(yīng)及時重新印制與新任職務(wù)名稱相符之名片，并即刻停止使用原名片。員工離職時，應(yīng)將剩余名片交還人事部門。離職后，在任何場合、任何情況下均不得再使用本公司之公務(wù)名片。四、用車申請合理使用公司公務(wù)車輛是保證企業(yè)正常運作，控制企業(yè)經(jīng)營成本的基本保障。公司車輛的11、使用須遵循“必須、必要、節(jié)約、合理”及“公務(wù)優(yōu)先、業(yè)務(wù)優(yōu)先”的原則，車輛調(diào)度則應(yīng)根據(jù)用車任務(wù)之“輕、重、緩、急”，合理調(diào)派車輛，在無法滿足部分業(yè)務(wù)用車需求時，應(yīng)及時予以說明，作好解釋，以取得申請用車部門之理解與諒解。（一）公務(wù)用車1、 除高級主管之專用車輛外，其他人員之各類用車均需事先填寫用車申請單（Adm表08），經(jīng)部門主管及行政主管簽準(zhǔn)后，由車輛調(diào)度管理員統(tǒng)一調(diào)度派車。2、 非主管級人員本地區(qū)內(nèi)之一般業(yè)務(wù)外出，應(yīng)以使用公共交通工具為主。3、 因一般業(yè)務(wù)赴臨近地區(qū)公出/出差者，應(yīng)以鐵路/公路客運為主。可申請公司派車將公出/出差人員送至車站。4、 用車結(jié)束后，用車人須在由駕駛員記錄“實際用車記12、錄”及“費用記錄”的用車申請單上簽字認(rèn)可。5、 在公司車輛不夠調(diào)度，或有特別需求時，經(jīng)行政主管簽準(zhǔn)后，可向特約的車輛租賃公司租用所需車輛。（二） 外籍主管公休假日私人用車1、 車隊在保證公務(wù)用車的前提下，按申請人職級高低及申請用車之先后順序安排用車。2、 持有國內(nèi)駕駛執(zhí)照之外籍主管可以自行駕駛，亦可要求車隊安排駕駛員。3、 不持有國內(nèi)駕駛執(zhí)照之外籍主管，不得自行駕駛車輛，否則一切后果自負(fù)。4、 外籍主管之公休假日用車，亦需按規(guī)定填清車輛行駛記錄（Adm表9）。5、 公休假日用車所發(fā)生之費用按以下辦法辦理：1） 路橋及停車費由用車人自行承付。2） 燃油費按每公里0.3元收取。3） 駕駛員加班費按13、每日150元計收；12:00以后出車者按半天計收75元；19:00以后返回者，每小時加收20元。4） 燃油費及駕駛員加班費由車隊統(tǒng)計匯總后統(tǒng)一收取。五、文具領(lǐng)用文具指員工日常工作中所需之辦公消耗用品，文具領(lǐng)用按每月限額，以部門為單位集中申請、采購及領(lǐng)用。（一）新進(jìn)人員之文具配置1、新進(jìn)人員辦完報到手續(xù)后，到行政服務(wù)組領(lǐng)取基本文具配置。基本文具之標(biāo)準(zhǔn)配置如下：品名直尺美工刀兩性筆活動筆鉛筆芯修正液橡皮膠水透明膠數(shù)量1把1把紅藍(lán)黑各1支1支1盒1套1塊1瓶1卷2、新進(jìn)人員因?qū)I(yè)需要，需領(lǐng)用上述標(biāo)準(zhǔn)配置以外之文具，按臨時申購程序申請購買。（二）在職人員之文具領(lǐng)用1、 在職人員通過“零星采購系統(tǒng)”進(jìn)行14、文具申購作業(yè)，按每人每月10元標(biāo)準(zhǔn)，于每月25日前由部門助理集中匯總后提出申請，報行政部門統(tǒng)一采購。2、 行政服務(wù)組于次月初完成采購后即通知部門助理集中領(lǐng)取。3、 員工因工作需要，需領(lǐng)用“零星采購系統(tǒng)”項目明細(xì)以外之文具，或因?qū)０富顒有枰桀I(lǐng)用專用文具，按一般物品申購程序提出申請，報行政服務(wù)組審核、統(tǒng)購。（三） 離職及調(diào)任人員之文具歸還1、 員工因各種原因離職時，除易耗品外，需如數(shù)歸還所領(lǐng)用之所有文具。2、 因崗位調(diào)任，原領(lǐng)用之專用文具，亦需歸還行政部門。3、 如發(fā)生文具損壞或遺失，須按該文具之實際價格賠償。4、 離職人員在完成文具歸還后，由經(jīng)辦人在其離職手續(xù)表（人表四十三）上簽字。六、公務(wù)15、出差因公務(wù)需要，按規(guī)定經(jīng)有關(guān)主管核準(zhǔn)，赴異地工作，且無法當(dāng)日返回，在異地住宿過夜者為出差。當(dāng)天往返的，為一般公出。（一）國內(nèi)出差申請1、 出差人員填寫四聯(lián)單之出差申請（Adm表10），經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，課長級（含）以上人員需由人力資源部會簽，并需呈請總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。副課長級（含）以下人員需由行政服務(wù)主管會簽。2、 出差申請經(jīng)核準(zhǔn)后，如因出差費用較高，需暫借部分款項的，可在出差申請上填清需借款項及金額，同時填寫暫借款申請單（Adm表11）經(jīng)核準(zhǔn)后，與出差申請之第一及第二聯(lián)一起至?xí)嫴块T暫支出差費用。3、 出差人員將出差申請之第三聯(lián)交人力資源部考勤管理人員，作為考勤依據(jù)。4、 出差返回后需填寫出差16、工作報告（Adm表12）提請直接主管審閱。5、 一般情況下，出差需事先提出申請，辦妥手續(xù)。因特殊情況或處理特急事件需要，未及事先辦妥手續(xù)的，應(yīng)在出差返回后三天內(nèi)補完有關(guān)手續(xù)。（二）出差交通工具之規(guī)定1、 工作地至出差地之間有高速公路連接，且公路距離在500公里以內(nèi)的，以乘坐陸路公共客運班車為主。如因工作急需，確需乘坐飛機者，須經(jīng)總部副總/總監(jiān)或片區(qū)首席核準(zhǔn)。2、 課員級（含）以下人員為一般業(yè)務(wù)出差者，以乘坐陸路公共交通工具為主。（三） 出差期間之考勤1、 業(yè)務(wù)人員出差期間為彈性工作制，不計考勤。2、 行政、財務(wù)人員出差期間，不作考勤。在出差地工作日超時工作不計加班；周末及節(jié)假日因工作需要在出差17、地的，可申請當(dāng)日標(biāo)準(zhǔn)工時(8小時)之補休。（四） 費用標(biāo)準(zhǔn)及報支1、 出差費用根據(jù)出差人員之職級及出差地之分類，按國內(nèi)差旅費報支標(biāo)準(zhǔn)（附件一）報銷。2、 出差之出發(fā)及到達(dá)時間以所乘用之交通工具之到離港/站時間為準(zhǔn)。中午12:00以前出發(fā)及中午12:00（含）以后到達(dá)者，當(dāng)日之雜費按一天計算；中午12:00（含）以后出發(fā)及中午12:00以前到達(dá)者，按當(dāng)日雜費標(biāo)準(zhǔn)之二分之一計算。3、 膳費補貼按實際用餐數(shù)報支。早上7:00以后出發(fā)者，不計早餐補貼；中午12:00以前到達(dá)者，不計午餐補貼；下午19:00以前到達(dá)者，不計晚餐補貼。出差期間如有公司安排用餐、客戶招待或招待客戶用餐，則不再報支該餐之餐費補18、貼。4、 住宿費須憑據(jù)報銷，并列出明細(xì)。超過標(biāo)準(zhǔn)者，按標(biāo)準(zhǔn)報支；低于標(biāo)準(zhǔn)者，按實際費用報支。住宿費中僅報支基本房費及治安、城市建設(shè)附加費。洗衣費、娛樂費、酒吧消費等均不得報銷。5、 低職級人員隨同高職級人員出差時，視實際需要其乘坐之交通工具及住宿費標(biāo)準(zhǔn)可比照高職級人員之標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，報銷時須附高職級人員之出差申請單復(fù)印件。出差地提供免費住宿者，不再報支住宿費用。6、 除膳雜費外，所有費用均需憑單報銷，出租車費用之報銷需列清用車明細(xì)。無憑證者一律不予報銷。7、 出差期間在同一地區(qū)駐留十天（含）以上者，超過天數(shù)之雜費按標(biāo)準(zhǔn)之七折付給；因培訓(xùn)性質(zhì)出差，出差期間之膳雜費均按五折付給。如有膳食安排的，則不再19、給予膳費補貼。七、機票訂購公務(wù)出差所需機票由行政服務(wù)組向公司指定的機票代理機構(gòu)統(tǒng)一訂購。一般情況下，不得自行購買出差機票，否則財會部門不予報銷。（一） 機票申請1、 出差人員憑經(jīng)簽準(zhǔn)的出差申請考勤聯(lián)、機票暫借款單到總臺預(yù)訂往返機票。如只需購買單程機票，回程要求自行購買或有其他特殊要求的，需在出差申請上注明，并經(jīng)主管簽準(zhǔn)后，總臺據(jù)此辦理。2、 總臺收到機票后，即通知訂票人領(lǐng)票。領(lǐng)票時總臺會將機票暫借款單報銷聯(lián)和機票同時交于領(lǐng)票人，并請領(lǐng)票人于訂票登記本上簽領(lǐng)。3、 為節(jié)省公司行政費用，一般業(yè)務(wù)出差以訂購“優(yōu)惠折扣票”為原則。唯因出差時間或行程均難以確定時，且經(jīng)部門最高主管簽準(zhǔn)后，可購買全價票。420、 機票經(jīng)辦人將機票發(fā)出后，即將出差人之出差申請考勤聯(lián)送至人事考勤員處。5、 外籍離職人員，憑核準(zhǔn)訂購返程機票的單據(jù)及暫借款單，到總臺訂購返程機票。（二） 改簽及退票1、 填寫機票改簽/退票申請單（Adm表13），并附一設(shè)三聯(lián)紅字暫借款單，寫明改簽事由及事項，經(jīng)部門直接主管簽準(zhǔn)后交總臺辦理改簽。2、 一般情況下不辦理退票。如確需退票，需填寫機票改簽/退票申請單，寫明退票理由，經(jīng)部門最高主管核準(zhǔn)后，附一設(shè)三聯(lián)紅字暫借款單，由行政部門經(jīng)辦人員辦理退票手續(xù)。如因個人原因退票，退票費用由訂票人個人承擔(dān)。（三） 機票沖銷1、 出差人員出差回來后，憑機票存根聯(lián)及機票暫借款單報銷聯(lián)至財會部門報銷沖帳。2、 21、外籍離職人員經(jīng)核準(zhǔn)之返程機票，由經(jīng)辦人憑航空公司出具的收據(jù)填寫費用報銷單，并附機票暫借款單報銷聯(lián)至財會部門報銷沖帳。八、住宿申請出差住宿以方便、節(jié)約為原則。APP中國總部及各地之代表處、聯(lián)絡(luò)處均有特約旅館，工廠有自辦招待所，一般人員之出差以住宿當(dāng)?shù)靥丶s旅館或工廠招待所為主、出差人員擅自入住非特約旅館，且費用超標(biāo)者，財會部門將不予報銷。（一） 各地至總部出差1、 本地各單位/部門如有需要安排住宿之客人，可至總臺填寫住宿申請單（Adm表14），經(jīng)單位/部門主管及行政主管核簽后，由總臺安排住宿。2、 異地來訪/出差人員需要安排住宿的，可將經(jīng)當(dāng)?shù)刈罡咝姓鞴芎撕炌夂蟮淖∷奚暾垎蝹髡嬷两?jīng)辦人。由經(jīng)辦人22、提請總部行政部門主管核簽后預(yù)約安排，并及時將住宿申請單回執(zhí)傳回申請人，告知其住宿安排情況。3、 所有住宿登記人如有改變或取消，應(yīng)在入住當(dāng)日下午6:00前通知總臺以便及時調(diào)整。（二）總部以外地區(qū)之出差 1、 出差至APP在各地之代表處、聯(lián)絡(luò)處或工廠者，應(yīng)事先通知該地行政部門。2、 一般情況下，由當(dāng)?shù)匦姓块T根據(jù)出差人員之職級標(biāo)準(zhǔn)，安排下榻當(dāng)?shù)叵鄳?yīng)標(biāo)準(zhǔn)之特約旅館，或工廠自辦之招待所。九、宿舍管理 宿舍指由企業(yè)投資建造、購置或租賃后，供異地員工在本企業(yè)工作期間臨時居住之房產(chǎn)，由行政部門統(tǒng)一建檔管理。（一） 住宿申請1、 入住人員需事先填寫宿舍入住申請單（Adm表15），經(jīng)行政部門主管核準(zhǔn)后，由總務(wù)部23、門統(tǒng)一安排。2、 單身外籍人員以安排單身宿舍為主，攜眷外籍人員根據(jù)其家眷人數(shù)，安排相應(yīng)之居家式房型。3、 因工作需要，本籍異地調(diào)任人員可申請短期住宿，一般情況下，以一周為限。4、 如確有特殊情況，需要特別安排者，須呈請總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。（二） 宿舍管理1、 住宿人員入住時，由宿舍管理人員按宿舍基本配置表（Adm表16）上所列物品，逐項清點。在確認(rèn)無誤后，在該表“住戶簽收”欄內(nèi)簽字。2、 宿舍內(nèi)之基本設(shè)備，如空調(diào)、熱水器、炊具等，不得隨意搬動。如確需變動位置的，應(yīng)通過宿舍管理人員報請物業(yè)管理部門同意后，由專業(yè)人員實施操作。3、 住戶如需在宿舍內(nèi)增加使用大功率電器設(shè)備，應(yīng)事先告知宿舍及物業(yè)管理人員。24、在確認(rèn)供電系統(tǒng)之負(fù)荷許可并確保安全的前提下，方可使用。4、 攜眷外籍人員之宿舍室內(nèi)保潔及衣物洗滌等，由住宿人員自行安排。單身外籍人員宿舍之室內(nèi)保潔及衣物洗滌，由公司安排保潔人員提供服務(wù)。5、 外籍人員宿舍內(nèi)之水、電、煤氣費用由公司統(tǒng)一支付。上述三項費用每戶 (以兩人為準(zhǔn)) 每月限額基數(shù)為人民幣700元，每增加一人（僅限本人與配偶之父母、子女），增加150元，超額自理。6、 外籍人員至公司所提供的餐廳用餐者，按RMB450元/月收取，子女為半價。（含早、晚兩餐）。（三） 換房及退房1、 因各種原因需要變換宿舍，或離職退房時，均應(yīng)由住戶與宿舍管理人員一起，按由住戶入住時簽收之宿舍基本配置表上所列物25、品逐項清點檢查，并由宿舍管理人員在該表“退房驗收記錄”欄內(nèi)簽字。2、 如發(fā)現(xiàn)物品遺失或損壞，應(yīng)由住戶根據(jù)該物品之折舊情況，按表內(nèi)所列該物品之價格折價賠償，或按該物品之損壞情況，賠償相應(yīng)之維修費用。十、物品申購物品申購主要指辦公家具、辦公用品、日常保潔用品等之采購申請。辦公家具之采購作業(yè)由后勤部采購中心實施。辦公用品之采購由行政部門實施。（一） 申購1、 部門如需申購辦公家具或辦公用品，填寫請購申購單（Adm表17）交行政部門審核、會簽。2、 經(jīng)行政部門會簽同意后，由申購部門呈請有關(guān)主管審核。3、 經(jīng)有關(guān)主管核準(zhǔn)后，如系申購辦公家具，將請購申購單交后勤部采購中心實施采購；如系申購辦公用品，則將請26、購申購單交行政部門采購。（二） 驗收及領(lǐng)用1、 申購物品購入后，由行政部門根據(jù)請購申購單所列項目，逐項驗收登帳。2、 驗收、登帳完成后，即由行政部門通知申購部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。十一、辦公用品管理辦公用品包括員工固定使用的辦公桌椅、文件櫥柜等辦公家具及電腦設(shè)備、電話機等辦公設(shè)備。所有辦公用品均納入公司固定資產(chǎn)管理辦法統(tǒng)一管理。（一） 員工入職領(lǐng)用1、 新進(jìn)員工或其他部門/單位調(diào)入人員入職時，辦公家具由行政部門統(tǒng)一調(diào)撥使用，新進(jìn)/調(diào)入人員對安排其使用的辦公家具中櫥柜及抽屜之鑰匙，需辦理簽收手續(xù)；2、 電腦、電話機等辦公設(shè)備由信息科技部統(tǒng)一配置，新進(jìn)/調(diào)入人員亦需按要求辦理簽收手續(xù)；（二） 辦公用品之27、日常管理1、 所有員工均應(yīng)愛護(hù)公司物品，正確使用辦公家具及辦公設(shè)備。如因使用不當(dāng)造成辦公用品損壞的，責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償；2、 未經(jīng)行政部門或信息科技部同意，不得隨意搬動辦公家具或移動辦公設(shè)備。如有需要變動辦公用品位置的，應(yīng)事先報請行政部門或信息科技部同意；3、 如有損壞或遇有其它問題，應(yīng)及時填寫報修單（Adm表18）通知行政部門，或與信息科技部聯(lián)系，請專業(yè)人員檢查解決。（三） 員工離職檢交1、 員工離職前應(yīng)將辦公家具之鑰匙交還行政部門；2、 信息科技部應(yīng)對離職人員使用的電腦設(shè)備進(jìn)行檢查，以保證電腦之軟硬件均處于正常使用狀態(tài)。十二、通訊費用申請通訊費用指員工用于公務(wù)通訊所發(fā)生之移動電話通話費及尋呼28、機月租費。通訊費用之核準(zhǔn)、報支。(一） 申請資格1、 副課助理級（含）以上主管2、 業(yè)務(wù)部門直接銷售人員3、 后勤部門倉儲、運輸、采購人員4、 行政部門駕駛員(二） 申請條件1、 為公司所正式聘用之員工，試用期員工除外。2、 符合申請資格且確有內(nèi)外聯(lián)絡(luò)及公務(wù)需要3、 倉儲人員因倉庫場地偏遠(yuǎn)，且無聯(lián)絡(luò)電話(三） 申請程序及核決1、 申請人填寫員工通訊工具及費用申請單（Adm表19），提請直接主管核簽。2、 申請“自備尋呼機，公司報支臺費”者，申請人填表并經(jīng)直接主管核簽后，總部人員提請人力資源部行政部門核準(zhǔn)即可；代表處人員由代表處首席核準(zhǔn)，隨后向總部人力資源部報備。3、 申請“自備手機及SIM卡，29、報支公務(wù)通話費用”者，申請人填表，經(jīng)總部人力資源部行政服務(wù)組審核并呈請主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。4、 課長級（含）以上主管申請“自備手機，公司提供SIM卡，報支公務(wù)通話費用”及其他人員之其他請求，除經(jīng)以上核簽程序外，需呈請總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。(四） 費用標(biāo)準(zhǔn)1、 員工通訊費用報支標(biāo)準(zhǔn)如下表：職級費用標(biāo)準(zhǔn)營銷系統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)行政系統(tǒng)副總級(含)以上實報協(xié)理、經(jīng)副理級5,000(副)處長級4,0003,0002,500課長級1,5001,2001,000副課長級1,000800600課助理級600500400副課助理級(含)以下4003002002、已核準(zhǔn)報支移動電話公務(wù)話費之人員，當(dāng)月話費因公務(wù)而超出報支標(biāo)準(zhǔn)，30、可詳列公務(wù)費用清單，扣除私話費后提交部門最高主管核簽，經(jīng)會計審核后，得以實報實銷。(五） 費用報銷1、 報銷申請人填寫報銷呈核單（Adm表20），附上當(dāng)月之費用單據(jù)，提請行政部門審核后，向會計部門報銷。2、 費用單據(jù)中含有IDD費用者，需提供由郵電部門打印的當(dāng)月通話明細(xì)，扣除私人通話部分后，再行審報。3、 第一次報銷時，需附上經(jīng)核準(zhǔn)的員工通訊工具及費用申請單復(fù)印件。(六） 移動電話借用1、 未申請或核準(zhǔn)報支通訊費用者，因臨時性工作需要，可以填寫公用手機借用申請單（Adm表21），向行政部門借用公用手機及SIM卡。2、 公用手機借用時間最長以一星期為限，若需延長借用，須重新提出申請。3、 公用手31、機借用期間，不得用于私人通訊。如因特殊情況，用于私人通訊的，費用自理。十三、外籍人員辦證外籍人員指不持有中國大陸身份證之外國公民及中國香港、澳門、臺灣地區(qū)居民。所有外籍人員在中國總部及其所屬之各地代表處任職期間，均需按規(guī)定辦理健康證、就業(yè)證及居留證。（一） 健康證1、 所有在境內(nèi)常駐、就業(yè)之外籍人員均需在國家指定的衛(wèi)生防疫部門接受健康檢查，并取得健康證后，方可辦理居留證、就業(yè)證等。2、 攜眷人員家屬中16周歲以下未成年人及70周歲以上老年人免辦健康證。3、 健康證之辦理由行政部門主辦人員安排時間，統(tǒng)一辦理。4、 申辦人需提供本人護(hù)照、臺胞證、回鄉(xiāng)證等有效身份證件及二寸彩色證件照兩張。5、 健康32、檢查當(dāng)天上午之飲食應(yīng)保持清淡，切忌食用油膩食品。（二） 就業(yè)證1、 申辦外國人就業(yè)證需提供以下資料：1） 被聘外國人與用人單位簽定之勞動合同，屬境外單位派遣、勞動報酬來源于境外的技術(shù)人員不與用人單位簽定勞動合同的，應(yīng)由境外派遣單位出具證明材料；2） 有效護(hù)照正本及復(fù)印件；3） 衛(wèi)生防疫部門出具或確認(rèn)的健康證明（復(fù)印件）；4） 二寸證件照三張。2、 申辦臺港澳人員就業(yè)證需提供以下資料：1） 被聘臺港澳人員的含最終學(xué)歷和完整工作經(jīng)歷，中文打印，有用人單位蓋章的履歷證明；2） 相關(guān)的任職資格證明（此證明指有關(guān)機構(gòu)出具的相關(guān)技術(shù)技能證書，或由原工作單位出具從事與現(xiàn)聘用崗位工作相關(guān)的資歷證明）；3） 臺33、灣居民來往大陸通行證（正本及復(fù)印件）或港澳同胞回鄉(xiāng)證（正本及復(fù)印件）；5） 衛(wèi)生防疫部門出具或確認(rèn)的健康證明（復(fù)印件）；4） 二寸證件照三張。3、 就業(yè)證之延長、變更、遺失補辦、過期重辦等需提供相關(guān)之證明文件及資料。（三） 居留證1、 外國人申辦居留證須本人親自赴出入境管理部門面談，并需提供以下個人資料：1） 由衛(wèi)生檢疫部門簽發(fā)的健康證。2） 由居住地公安派出所/警署或下塌之酒店出具的臨時住宿證明。3） 二寸彩色證件照兩張。4） 申請人護(hù)照。2、 外國人之直系家屬中申辦居留證除上述資料外，還需提交以下材料：1） 如為夫妻關(guān)系的，需提供夫妻關(guān)系證明。2） 在本地就業(yè)外國人之居留證。十六周歲以下兒34、童可以免交健康證明。年齡超過十八周歲的子女不得以家屬身份辦理居留證。3、 居留證之延期，需提供申請人之居留證及護(hù)照，及已延期的就業(yè)證。4、 居留證之變更，需提供申請人之居留證。如變更住址，需提供新的住宿證明；如因護(hù)照更新，應(yīng)提交新舊護(hù)照。如因單位或職務(wù)身份之變更，應(yīng)提供已變更之就業(yè)證。居留證上所填內(nèi)容發(fā)生變更，持證人須于變更發(fā)生10日內(nèi)到居住地公安部門辦理變更登記。5、 臺、港、澳人士，無須辦理居留證，只需在其臺胞證或回鄉(xiāng)證上加注居留期限。6、 在本地任職、就業(yè)的臺灣居民可以辦理兩年有效加注和簽注，申辦人需提供以下資料：1） 本人有效的臺灣身份證件和出入境證件；2） 二寸證件照一張；3） 勞動35、部門頒發(fā)之就業(yè)證；4） 衛(wèi)生防疫部門出具之健康證（如系再次辦理可免交）。7、 經(jīng)政府主管部門認(rèn)可的國家急需科技人才、具有一定專長和特殊技能，或?qū)Ρ镜匕l(fā)展有一定貢獻(xiàn)的知名人士、學(xué)者、企業(yè)家可以申辦三年有效加注和簽注。申辦人除需提供上述資料外，還需提供省市級主管部門出具的認(rèn)可證明。十四、設(shè)備報修設(shè)備報修包括物業(yè)設(shè)施、辦公家具及辦公設(shè)備三個方面。每位員工都有責(zé)任與義務(wù)愛護(hù)樓內(nèi)各項公共設(shè)施，正確使用辦公家具及辦公設(shè)備。一旦發(fā)現(xiàn)問題或不慎損壞，應(yīng)及時報修。（一） 物業(yè)設(shè)施物業(yè)設(shè)施指樓內(nèi)電梯設(shè)備、公共區(qū)域照明、衛(wèi)生間水電等各項設(shè)施、辦公室門窗、照明及空調(diào)設(shè)施等。如發(fā)現(xiàn)物業(yè)設(shè)施發(fā)生任何問題或故障等，應(yīng)及時與36、總臺或物業(yè)管理公司之值班人員聯(lián)系報修，并同時勿忘填寫保修單。（二） 辦公家具辦公家具指辦公桌椅、會議室桌椅、櫥柜、屏風(fēng)、隔斷等。家具供應(yīng)商每月來公司進(jìn)行集中維修。如辦公家具發(fā)生損壞，使用或保管人員可至總臺填寫報修單，一般情況下，待維修人員每月定期維修日集中修理。（三） 辦公設(shè)備辦公設(shè)備包括計算機、打印機、傳真機、電話機、復(fù)印機、投影機、電子白板等。計算機、打印機、傳真機、電話機等網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備發(fā)生故障，可請信息科技部（IT）專業(yè)人員進(jìn)行維修；復(fù)印機、電子白板、投影機等相關(guān)設(shè)備發(fā)生故障可至總臺填寫報修單，由行政部門通知設(shè)備租賃商派員檢修。十五、辦公室保潔辦公室整潔與否，體現(xiàn)了一個部門、一個員工的文37、明程度。很難想象在一個雜亂無章，積滿塵埃的辦公室里會有高績效、高品質(zhì)的工作。辦公室整潔除了需要有專職保潔人員作業(yè)外，更需要每位員工的共同維護(hù)。（一） 保潔人員職責(zé)負(fù)責(zé)辦公室、會議室、接待室、總臺等區(qū)域之日常保潔。保潔工作之基本內(nèi)容包括：1、 地面/地毯清潔；2、 門窗及窗臺清潔；3、 辦公室、會議室、接待室之桌椅、櫥柜、屏風(fēng)隔斷等之清潔；4、 總臺區(qū)域之司標(biāo)、圖片鏡框、會客沙發(fā)、茶幾等之清潔；5、 廢紙簍內(nèi)垃圾及其它廢棄物之清除。 保潔人員每天上午員工上班前，需完成辦公區(qū)域之基本保潔工作，每天下班后將辦公區(qū)域內(nèi)之各類垃圾及其它廢棄物清除干凈。（二） 員工保潔責(zé)任每位員工都應(yīng)尊重保潔人員的辛勤勞38、動，都有責(zé)任與義務(wù)維護(hù)辦公室整潔。保持各自辦公桌面物品的整齊放置。辦公桌或會議室內(nèi)用餐完畢后，應(yīng)將殘留食物及餐具及時清理。十六、門禁管理嚴(yán)格執(zhí)行門禁管制制度是企業(yè)各項業(yè)務(wù)正常開展及安全運作的基本保證。門禁管理包括員工識別卡及訪客出入管理、辦公室鑰匙管理等。（一） 辦公室鑰匙管理規(guī)定1、 各辦公室鑰匙須由專人保管。部門主管根據(jù)工作需要可指定專人保管部門鑰匙；2、 鑰匙由行政部門統(tǒng)一配制。申配人需填寫辦公室鑰匙申配單（Adm表22），經(jīng)部門主管及行政主管核準(zhǔn)后，交總務(wù)配制。鑰匙保管人需親自到行政部門簽字領(lǐng)用。未經(jīng)行政部門同意，任何人不得私自復(fù)制辦公室鑰匙。如有私自復(fù)制情況發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即作違紀(jì)處39、理。3、 鑰匙保管人對所持鑰匙之辦公室內(nèi)財物負(fù)有保管責(zé)任。若發(fā)生鑰匙遺失，須及時報告行政部門。如因鑰匙保管不當(dāng)或遺失鑰匙而對公司造成損失的，需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。4、 申請持有鑰匙需以書面形式提出，并經(jīng)部門主管及行政主管核準(zhǔn)。（二） 辦公室門鎖關(guān)啟規(guī)定1、 星期一至星期五上午8點左右，由保潔人員負(fù)責(zé)把各辦公室門打開；2、 晚上下班后，各辦公室一律由部門鑰匙保管人負(fù)責(zé)鎖門；3、 鑰匙持有人下班前需主動了解是否有人加班。如有人需要加班工作，應(yīng)將鑰匙交予加班人。加班人結(jié)束工作離開時必須把門鎖上；同樣，加班人也有責(zé)任主動向鑰匙保管人借用鑰匙。4、 星期六上午保潔人員負(fù)責(zé)將所有外籍主管工作的辦公室門打開。非外40、籍主管工作的辦公區(qū)域保潔人員不負(fù)責(zé)開門。下午結(jié)束工作離開時，由各主管自行將辦公室門鎖上。5、 星期日加班一律由加班人員自行開啟/關(guān)閉辦公室門。6、 會議室、接待室門由保潔人員或總臺負(fù)責(zé)打開或鎖上。（三） 員工識別卡佩戴規(guī)定1、 所有員工上班時間都必須佩戴員工識別卡；2、 識別卡一律用掛帶佩戴于外衣胸前明顯處，以便他人識別；3、 識別卡遺失或忘帶者，應(yīng)及時至行政部門借用臨時卡，或辦理補卡手續(xù)。4、 沒有佩戴識別卡者不得進(jìn)入本公司各樓層。5、 訪客一律在總臺區(qū)域登記，領(lǐng)取訪客證或貴賓證等訪客掛牌并等候，由總臺通知受訪人至總臺處接待或引至?xí)h室或接待室等區(qū)域。6、 訪客離開時，受訪人應(yīng)將訪客送至電梯口，并負(fù)責(zé)將訪客證或貴賓證收回并交回總臺。（四） 禁煙規(guī)定1、 公共辦公區(qū)域、會議室、接待室、大堂、電梯箱、過道、洗手間等公眾區(qū)域一律不得吸煙；2、 單獨封閉式主管辦公室內(nèi)及大樓的消防梯處可以吸煙，但在吸煙時仍需注意安全，不得將火種留在過道內(nèi)。