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1、商業廣場財務管理規章制度及要求編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx廣場財務管理制度第一章 報銷付款暫行辦法一、總 則1、為規范日常報銷、合同類付款、非合同類付款等結算業務，保證資金的安全完整，加強資金支付內部管理，根據國家財務會計制度的相關規定，以及本公司實際經營情況，特制定本辦法。2、xx廣場財務管理制度（以下簡稱“本辦法”）。二、支付方式和適用范圍1、資金支付分為現金支付（現金支票、網銀報銷付款視同現金支付）、銀行支付（包括電匯、支票、承兌匯票等）兩種方式。2、除以下各項可使用現金支付外，其他均應采用銀行支付方2、式：1）支付員工個人工資、獎金、津貼、補助等款項。2）支付個人勞務報酬、各種勞保、福利費，以及國家規定的對個人的其他支出。3）支付出差人員必須隨身攜帶的差旅費。4）結算金額在1000元以下的零星支出，具體支出內容僅限于日常辦公耗用品以及對外的小額勞務支出等。5）日常費用報銷支出。6）公司總經理批準用現金支付的其他款項。2、采用銀行轉賬支付方式：同城結算一般適用轉賬支票，支票開具，原則上要求不得開具空白支票，如有特殊情況，金額可不填寫，但收款單位處必須按照合同付款審批單上，請付款項單位的全稱填寫齊備，不得擅自改填與審批單名稱不符的收款單位。異地結算一般適用電匯，如已開通網上銀行，亦可通過網銀支付3、。三、日常費用報銷業務規定1、經辦人員按照本辦法要求，填寫費用報銷審批單或差旅費報銷審批單，將發票按要求粘貼票據粘貼單附后，粘貼要求詳見本辦法第七章。2、因公墊付的現金經本部門經理（行政部由行政主管，以下同）簽字后報財務部審核。員工按規定享受的補貼、福利，報行政部按照既定標準對報銷的口徑、范圍及金額進行審核，且報銷該筆支出的最晚時間不得超過次月20日。3、經辦人員需將票據按照類別粘貼并書寫齊全后，報部門經理簽字后轉至財務部，財務部門負責對照經集團本部審簽的月度預算明細，審核報銷票據是否為預算內付款，并審核手續是否齊全、付款單據是否符合要求，審核無誤后財務經理簽字。4、總經理審批后，出納復核審核4、審批手續齊全，領款人在費用報銷審批單或差旅費報銷審批單簽字后，按審批數額辦理報銷手續。四、借款業務規定1、借款包括一般借款和備用金借款。（借款等相關細則原則上執行集團備用金制度相關規定）2、一般借款是指經批準，預支用于差旅費、零星采購等費用性支出的借款，一般按估計需用數額領取（原則上不可超過5000元，集團備用金制度規定，科員借款限額1000 元，出差外地借款限額為5000 元），支用后一次報銷借款，多退少補。3、備用金借款是指經批準撥付給相關部門一定數額的現金，按規定用途使用，使用后按規定手續報銷。4、借款的工作流程如下：1）借款人員按本辦法要求填寫借款（含備用金）審批單并附相關附件，本部門5、經理簽字。對備用金借款，應在借款（含備用金）審批單 “借款事由及用途”處說明備用金使用范圍及備用金保管人員等情況。 借款人員應在辦理借款手續前2個工作日通知財務部，以備足現金。2）財務部相關崗位審核借款（含備用金）審批單的填寫、借款用途是否符合規定，相關附件是否齊全，審核無誤后財務部經理簽字。3）公司總經理審批后，出納復核付款審批單填寫正確、審核審批手續適當，借款人在借款（含備用金）審批單簽字后，支付所批準借款。4）借款人員在本辦法規定期限內，填寫費用報銷審批單或差旅費報銷審批單，按第七章規定粘貼發票或其他相關原始憑證，按本辦法報銷工作流程辦理，并辦理借款核銷手續。對備用金借款，按照報銷工作流6、程辦理即可。5）每年12月20日之前，備用金借款人員應將備用金已使用部分的發票及備用金剩余金額交財務部，辦理年終清賬手續；同時相關部門負責人重新審定備用金使用范圍、保管人員及借用金額，按規定程序審批后，辦理備用金借款手續。五、銀行付款規定1、銀行付款包括所有合同類、非合同類等付款。2、經辦人員填寫銀行付款審批單（工程款支付填寫工程付款審批表，營銷類款項支付填寫營銷費用付款審批表）時應勾選“預算內”或者“預算外”和具體支出類別，并按表格設計各項內容逐項填寫以下項目：時間、申請人、合同名稱、合同編號、合同金額、已付金額、本次申請資金大小寫、用款說明，并在空白處注明預算二級科目，收款單位等。工程款支7、付，需按工程付款審批表要求的各項內容填寫，營銷類款項支付，需按營銷費用付款審批表等表單要求的各項內容填寫。預算外款項的支付，無論金額大小均需經過集團本部預算外審批流程，方可支付相應款項。3、填寫用款說明時，必須說明申請付款內容是否滿足合同付款條件或其他付款條件，列明金額的計算過程，后附支持性文件。支持性文件包括但不限于：測量師出具的付款證書、監理公司出具的估值證書、工作成果確認文件以及發票、合同（協議）、合同審批單等。4、財務部每筆款項支付審核時均需確認，是否為總經理審簽過的預算內付款，且需對應到預算的明細欄次內容，嚴禁在審定后的總預算金額內進行資金支付自行調配。審核銀行付款審批單或工程付款審8、批單等表單填寫完整、相關審核手續和附件是否齊全，各相關表單所記載內容與附件相關內容是否一致，審核無誤后，財務部經理簽字。5、總經理審批后，出納復核票據上審核或審批手續無誤、付款單據符合要求，由支票領用人在所領取支票票根和銀行付款審批單或工程付款審批單等相關表單上簽字后，辦理相關手續。（轉賬支票必須將收款單位填寫齊全）六、 經辦人員及其職責1、申請資金支付的人員為經辦人員，經辦人員必須為本公司正式員工。2、經辦人員不得將所借用現金或所領用支票轉借他人，確需改變經辦人員的，應重新辦理有關手續，否則原經辦人員仍承擔相關責任。3、經辦人員調離本公司，其所經辦支票或現金借款在未辦理賬務核銷手續前，財務部9、不為其出具辦理工作調離手續。4、經辦人員在規定時間內到財務部辦理所借現金或申請使用支票/匯票的賬務核銷手續；5、經辦人員不能在規定期限內辦理核銷手續的，應及時通知財務部相關人員，并說明原因。6、經辦人員確保所借現金、所領用支票的安全，如不慎遺失應及時通知財務部，造成損失的應承擔相應責任。七、付款單據的規定1、資金支付的報銷必須有原始單據作為依據，原始單據必須完整。原始單據包括：借款（含備用金）審批單費用報銷審批單差旅費報銷審批單銀行付款審批單工程付款審批單營銷費用付款審批表（以下簡稱付款審批單）及相關附件等內部單據，發票、行政事業單位收費收據等外部單據，以及財務部按財務會計制度規定要求提供的其10、他單據。2、資金支付的審核審批手續齊全、適當。3、相關單據的各欄次內容需用水筆或鋼筆填寫齊全，大小寫金額一致、書寫規范、字跡清楚、不得涂改，如有涂改應另行填寫。阿拉伯數字不得連筆寫，人民幣符號與阿拉伯數字金額之間不得留有空白。漢字大寫數字金額：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等；金額數字未到分的，在金額最后應當寫“整”字或者“正”字。4、異地結算由財務人員負責電匯，但經辦人需提供收款單位收款信息，如：收款人全稱、收款人賬號、匯入行名稱、匯入地點（省、市）。5、經辦人員應盡量在發票背面逐一簽字，并注明經手人、時間、事由以及此筆業務發生的總金額等。若金額不大，原始單據過多11、的可以同意粘貼后，由經辦人簽名并注明內容及金額亦可。6、報銷各種補貼、福利應使用當月或本季度取得的發票，除每年1月可暫接受少量上年度12月20日后發生的票據外，嚴禁非本年度或者非本單位抬頭的發票列支。7、單張發票可將正面的左上角粘貼在付款審批單的背面。8、發票較多，應在分類后將票據左段依照階梯形粘貼在票據粘貼單上，然后與相應的付款審批單粘牢。9、票據粘貼整齊、干凈，不能超出付款審批單的邊緣范圍。10、用膠水粘貼票據，不得使用訂書器、回形針、別針等裝訂票據。11、不同費用類別的發票應按集團全面預算二級預算明細類別分別填寫付款審批單。如：差旅費、餐費、通訊費、辦公用品、汽油費、過路過橋費、修理及保12、養等均應分別分欄填寫。12、原始單據的合法性是指發票或行政事業性收費收據（以下統稱發票）必須符合稅法上對于合規票據的要求。13、發票必須產生于實際發生的經濟業務，從正規渠道取得，嚴禁用虛假發票報銷或核銷賬務。14、發票必須填寫抬頭，抬頭填寫“四川嘉佳繭絲綢有限公司五洲星國際時代廣場”的全稱，不得使用簡稱。15、發票必須是發票聯或報銷聯，用復寫紙復寫或計算機打印，存根聯、發貨聯、記賬聯以及非復寫的發票聯或報銷聯不能作為報銷單據。16、發票必須蓋有收款單位發票專用章，經辦人員須在每張發票背面逐一簽字，以明確相關連帶責任。17、發票所記載的各項內容不得涂改，若記載的內容有錯誤，應由出票單位重開。八、13、核銷期限的規定1、經辦人員借用現金或申請使用支票/匯票，應在規定期限內憑發票等原始票據到財務部辦理賬務核銷手續。核銷期限參照集團相關規定。2、在規定期限內不能辦理核銷的，經辦人員應及時向財務部說明原因，經財務部同意后可適當延長，但延長時間最長不得超過10日。第二章 備用金管理制度公司為加強資金管理，提高資金的使用效率和工作效率，特制定備用金管理制度。備用金是公司財務部門除存放一定數額的庫存現金外，為便于公司內部某些部門及工作人員經常出差和日常零星開支的需要，而預支一定數額的備用款項。一、范圍：公司采購人員、營銷部、行政部門公務較多的人員及其他人員，根據工作性質需要可以申請備用金。二、原則：前債14、不清、后債不借。三、申請程序1、需備用金的工作人員應以書面形式寫出備用金申請。說明原由、金額等。2、申請書應由部門經理簽字同意，送交財務部審核，確定限額。3、財務部核定后，由總經理批準，然后到財務部辦理借支手續。4、領用備用金的人員，原則上不允許另外借款，如特殊事項需要借款由總經理審批，但是特殊借款不得超過15天，15天之內及時報銷結帳。四、備用金實行一次領用，及時報銷，至少每周報銷一次，借款人員完成業務后應在三日內到財務部辦事處索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，并經主管經理審批后，再將“報銷單”返回財務部辦事處，財務人員根據財務制度規定認真審核，審核無誤后，辦理報銷手續五、科員15、及主管借款限額1000元以內，出差外地借款限額為5000元以內，若一個月內未進行財務報銷，借款金額將在工資中予以扣回，跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，并沖銷年借款。六、備用金是為保證業務需要而設，不得公款私用，損害公司利益。七、員工離職時辦理備用金結清手續后，財務才能支付工資。八、備用金的公務人員的報銷程序按公司的報銷制度執行。第三章 財務檔案管理制度為規范會計檔案管理，確保會計檔案的及時歸檔和保存完整，特制訂本制度。一、適用范圍：適用于公司會計檔案的裝訂、歸檔、保管和銷毀的管理二、職責界定：1、財務部負責會計檔案的歸檔與保管2、 財物人員負責會計檔案的裝訂與歸檔三、工作流程1、16、會計檔案是指在財務會計業務中形成的具有查考利用價值的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反應公司各項經濟業務活動的重要史料和原始憑證。2、會計檔案的種類，具體包括：1） 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2）會計賬簿類：總帳，明細帳，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，以及其他會計賬簿。3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交、保管、銷毀清冊，會計人員工作移交清冊，各種財務審計報告，收據及發票存根聯等。3、 使用計算機17、打印套印的帳表憑證，其規格必須符合會計制度要求，其管理方法及保管期限與一般會計檔案相同。4、磁記錄會計檔案應按磁性材料的技術要求提供保管環境，其保管期限與歸檔方法和紙質會計檔案相同。四、會計檔案的保管期限1、 屬于永久保管的會計檔案包括：1） 公司各類會計決算報表及附注2） 會計檔案移交、保管、銷毀清冊3）機構裁撤、合并、分設交接清單4）會計人員工作移交清冊5）部門認為需要永久保存的其他會計檔案及資料2、屬于保管15年的會計檔案1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其附件2）總賬、明細分類賬、日記賬及其輔助賬簿3）印章及空白憑證保管、利用登記簿3、屬于保管5年的財務檔案1）月、季度財務報告（包括文18、字分析）2）銀行余額調節表和銀行對賬單3）現金及資產盤點報告五、會計檔案的整理立卷1、財務部應設專門人員具體負責會計檔案的整理立卷和移交歸檔工作。對會計憑證、賬簿、報表分別以冊為單位裝訂會計檔案盒，并對會計憑證、賬簿、報表分別進行排列編號。2、案卷封面應包括立卷部門、類別、冊數、時間、保管期限和檔號等。3、會計經辦人員對破損的憑證、賬簿、報表要進行修補，裝訂要規范、牢固、整齊，裝訂時不得壓字與掉頁，并加蓋騎縫章，若需拆封，需要公司總經理的批準方可辦理。六、會計檔案的保管1、會計檔案立卷完成后，先在財務部保管兩個月，以便查找利用。2、根據公司統一安排，財務部保管期滿后移交公司檔案管理部門統一保管19、，移交時雙方部門負責人和經手人應在移交報告上簽字或蓋章。3、移交公司檔案管理部門保管的會計檔案應按要求分類保管。七、會計檔案的調閱1、會計檔案賬冊不得外借2、公司內部人員調閱會計憑證、帳表時須經財務經理批準，檔案管理人員方可辦理。3、公安、司法、檢查機關及有關單位因特殊需要查閱會計憑證、帳表時，必須提供相關有效的證明文件，檔案管理人員在報財務經理同意后方可調閱或復印，并在賬冊查詢、復制登記簿上登記。八、會計檔案的銷毀1、保管期滿的財務檔案，可以按照以下程序銷毀：1、由行政部會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期20、限、銷毀時間等內容。2、公司總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見3、銷毀會計檔案時，應由行政部負責人和財務部經理共同監銷4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況報告公司總經理。5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第四章 費用支出報銷流程一、公司財務管理中心具體負責公司費用的支付和核算、審核工作，公司各管理中心所發生的費用統一到公司財務中心報銷。二21、費用報銷的基本流程是：經辦人申請，各中心負責人復核，公司財務負責人審核/審批，分管總經理根據核決權限審批，出納付款。三、操作細則如下：1、 出差費用請使用“差旅費報銷單”，單據上已列明的項目內容請逐項填寫，同行人、出差日期、出差天數、出差事由、車費、住宿費等項目內容逐一填列，住宿費及伙食補貼參照公司流程中規定的相應級別的標準執行粘貼票據；2、 出差費用“原則上”需在返回公司的一周內報銷完畢，差旅費報銷單上列明的各種費用票據粘貼方面，要求分別按照車費、住宿費、業務費（級別標準范圍內）等內容單獨粘貼。煙臺當地的出租車費請不要混淆在差旅費報銷的車費內，請單獨粘貼并單獨審批報銷；3、 如在出差地宴請22、客人，須提前向行政部門負責人及分管總經理報告宴請理由及標準，經同意后按標準宴請，宴請的業務費票據單獨粘貼，領導單獨批示；4、 市內報銷的出租發票后面需要寫明打車事由、日期、起始地點，正常的報銷時間是每周一次；5、 業務招待費在宴請前需要到行政部門填相應表格進行登記，報銷時將發票連同行政部門的登記表一起到財務中心審核（已有固定格式業務招待費登記表）；6、 私車公用需先到企管中心進行登記，汽油費報銷按照公司規定相應級別粘貼相應票據，正常的報銷時間為公司規定的每個月10日前；私車公用出差到煙臺市外的，需提前去行政部門報備，具體“市外”私車公用報銷額度與細則，由行政部門擬定管理辦法報公司領導同意后，交23、財務執行。票據單獨粘貼，單獨審批；7、 “費用報銷單”請用簽字筆書寫，不可涂改，且附件要寫清多少張，粘貼要整齊，不可使用訂書機，請用回形針或大頭針固定好發票即可；8、 發票抬頭請按照公司的需要填寫無誤；9、 所有報銷人員填制好各類“費用報銷單”經本部門領導審批后，先到財務中心進行票據審核（出納會計），通過后再繼續走下一步報銷流程；10、 所有報銷發票均必需蓋有“發票專用章”方為生效票據；11、 所有報銷的費用都必須按照每月的預算執行，超出部分要另行追加，原則上財務出納是每周的周一至周三審核，周四至周五報銷。每月的25日以后為預算截止日；12、 附公司報銷審批流程圖。第五章 發票開具及費用報銷要24、求一、發票抬頭即：單位名稱必須填寫全稱“煙臺朗湖置業有限公司”，日期、金額大、小寫必須填寫正確并相符，發票上清楚蓋有發票專用章，并有收款人簽字；二、能夠開發票的必須開具，并蓋有發票專用章（例如：停車費、車輛加油單據、辦公用品、車輛修理費用、物流運輸發票等），否則，不予報銷；三、普通發票開具時必須符合要求，發票左下角為開具時間要求，右則為最高金額要求，開票時間應在法定時間內，金額不能超過最高限額要求，否則，不予以報銷；四、所有經辦人員（包括業務人員），出外就餐，在可開具發票時，應先以開具會務費或住宿費內容的發票為主；五、如果是開具辦公用品內容的發票，內容少的可以在發票上列出明細，內容多的情況下，25、要求附列出明細表，并蓋有銷貨單位發票專用章，否則，不予報銷；六、增值稅發票應在右下角加蓋發票專用章（一般存在于加油單據中，增值稅普通發票）；所有罰款單一律不得報銷，如在領導同意的情況下，可用相關合法單據抵頂簽字報銷；七、出差費用使用“差旅費報銷單”，單據上已列明的項目內容逐項填寫，同行人、出差日期、出差天數、出差事由、車費、住宿費等項目內容逐一填列，住宿費及伙食補貼參照公司流程中規定的相應級別的標準執行，出差費用原則上需在返回公司的一周內報銷完畢；八、如在出差地宴請客人，須提前向行政部門負責人及總經理報告宴請理由及標準，經同意后按標準宴請，宴請的業務費票據單獨粘貼，領導單獨批示；九、市內報銷的26、出租發票后面需要寫明打車事由、日期、起始地點，正常的報銷時間是每周一次；十、所有業務招待費用報銷先到行政部門登記，然后再到財務部審核；十一、汽油費報銷按照公司規定，每個月一次，先到行政部門登記（私車公用），然后到財務中心審核。私車公用出差到煙臺市外的，需提前去行政部門報備，具體市外私車公用報銷額度與細則，由行政部門根據集團公司規定，擬定煙臺地區管理辦法報公司領導同意后，交財務部執行；十二、“費用報銷單”上簽字筆書寫，不可涂改，且附件要寫清，粘貼要整齊，不可使用訂書機，請用回形針與大頭針固定好發票即可。附發票開票資料：單位戶頭： 銀行賬號： 單位地址： 電話號碼： 稅 號： 第六章 原始憑證粘貼27、具體要求 為加強會計基礎工作管理，提高會計核算信息質量，適應會計檔案管理工作的需要，現將原始憑證粘貼要求規定如下：一、到財務部出納會計處領取費用報銷單、差旅費報銷單或原始憑證粘貼單，粘貼時在粘貼紙左邊留出兩公分裝訂線的位置。 二、票據分類。票據應分類粘貼：對于各種票據按照經濟內容進行分類，如辦公用品、電話費、資料費、差旅費、餐費等等，按照類別分別粘貼，其中差旅費應單獨填寫差旅費報銷憑單，出差過程中發生的會務費、考察費、學習資料費及餐費等業務不包含在差旅費報銷憑單內，應另粘貼費用報銷單據履行報銷手續；三、票據粘貼。將膠水涂抹在票據左側背面，從粘貼單右側開始，在單據與右側位置對齊開始，將票據從右邊28、至左呈階梯型均勻排開橫向粘貼，原始單據與粘貼單的上面必須對齊，要遵循上面、右面對齊的原則（根據單據大、小可以貼兩排），注意不要將票據集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來要整齊、歸類合理，有利于公司檔案管理及審批要求； 四、如果同類票據大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照大票在上、小票在下的順序粘貼；差旅費的票據要按照票據發生的時間順序粘貼；例如：票據長的在上、票據短的在下。票據比較多時可使用多張粘貼單；對于比粘貼單大的票據或其他附件，粘貼位置也應在票據左側留出兩公分裝訂線的位置后粘貼，超出部分可以按照粘貼單大小折疊在粘貼范圍之內。五、原始憑證粘貼單只用于粘貼原始憑證，不寫任何有關票據內容的文字及數字，粘貼完畢后，把費用報銷單左上角粘貼在最上面。六、票據按以上規定粘貼完成后，由經辦人部門負責人財務經理相關有審批報銷權限的單位領導簽字確認最后到財務出納會計處報銷（根據公司相關規定）。第六章 附則一、本制度由財務部負責解釋二、本制度自下發之日起試行xx廣場xx年8月份起生效