農業科技有限公司分公司財務管理制度21頁.docx
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上傳人:職z****i
編號:1156633
2024-09-08
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1、農業科技有限公司分公司財務管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、管理機構分公司設財務,人員編制2人,其中會計1名,出納1名。會計和出納職責分開,互不兼任。分公司財務職責執行公司財務制度,根據分公司實際情況,在公司財務制度框架內建立分公司財務實施細則并組織實施;進行會計核算,編制財務報表,反映分公司財務狀況;財務異常情況預警報告;分公司費用報銷和付款的審核;分公司資金收、付、保管工作,根據公司要求進行資金調度,執行收支兩條線資金管理要求;分公司應收款、應付款的賬目登記、往來核對和款項跟催;分公司所屬門店的財務檢2、查、內控監督及業務指導與培訓;指導及協助分公司行政人員做好分公司資產管理工作;申報納稅、發票管理,配合好當地政府稅務、統計方面的工作;處理與當地金融機構日常工作聯絡事宜;歸屬于分公司使用的各類銀行帳戶之管理與維護;分公司與稅務、銀行有關的證照辦理和年檢管理;分公司對外經濟合同的財務審核;分公司財務分析,提供合理化經營管理建議;參與制訂并執行分公司年度預算;分公司其他財務工作。會計與出納的分工出納職責:負責收款(限公司授權部分)、按指令付款、分公司資金、有價證券及銀行物件的保管;登記資金日記帳;兼管發票開具、空白發票領購、保管、領用登記、收回、繳銷;配合會計對門店進行日常財務管理;負責管理與維護3、屬于分公司的各類銀行帳戶;上級交辦的其他事務。會計職責:負責公司財務制度的執行,落實內部控制;建立會計帳簿,進行會計核算,提交財務報告;負責對門店日常財務管理;負責稅收申報及稅務日常對接,財稅證照管理與維護;各類報銷與付款的審核,往來帳登記與核對,款項跟催;分公司經濟合同及協議的會審,財務分析與財務異常報告;執行內部經營責任考核(含計算考核指標),參與制訂經營目標初稿;上級交辦的其他事務。分公司財務的管理機制分公司財務業務上歸總部財務部管理,向總部財務部負責。分公司財務人員行政上歸分公司經理管理,從屬于分公司這一主體,按分公司日常行政、人事、辦公各項管理規定運轉。分公司財務人員的評測、任命、晉4、升、辭退、崗位輪換、薪資調整由總部財務經理主導向上級提報,分公司經理有建議權。二、資金管理銀行帳戶以下情況可以開設銀行帳戶:總部財務部通知要求開立;分公司財務申請,經總部批準之后可以開立。注:分公司財務或其他人員不得擅自開立分公司銀行帳戶;已經開設的銀行帳戶,須按以上要求梳理,不合規帳戶須注銷。銀行帳戶信息登記分公司銀行帳戶開立、注銷、變更,出納均須在銀行帳戶登記表(附件一)上作登記;銀行帳戶登記表每月末以電子檔形式發送分公司會計和總部財務部出納,總部出納匯總全公司銀行帳戶登記表后,如有任何信息變更,須將匯總后的銀行帳戶登記表發送給公司董事長、總經理、集團財務總監、財務部經理;帳戶發生變更(含5、新增、變更和銷戶)后,出納應及時通知內部相關部門、人員及外部有關單位。資金安全出納保管銀行帳戶,包括開戶資料、存折、銀行卡、賬戶密碼、電子密鑰等;現金、現金等價物、資金相關的憑證、物件,出納應將其收納于保險箱(柜)內,并妥善保管好保險箱(柜)鑰匙和密碼;銀行帳戶優先采用網上銀行方式操作;銀行帳戶查詢權限,應告知總部財務部指定崗位人員;網銀付款操作要實行權限分開,由出納負責錄入付款信息并復核,會計負責再次復核并審批。除帳戶查詢密碼外,出納不得將自己保管的任何密碼告知他人。不能設置過于簡單的密碼,也不能以生日、電話號碼等易于破解的信息作為密碼,且不得在醒目的地方記錄密碼,并應適當頻率更換新密碼。如6、因休假交接的原因暫時將密碼告知他人,應于復崗交接后及時更改密碼。以上方面,若因出納自身原因造成了損失,則后果自負。收支兩條線資金管理要求公司對分公司資金,實行嚴格的收支兩條線管理;分公司各類資金收入,不得用于分公司任何類型的支出,必須全部上繳公司總部;目前,分公司營業收款禁止以現金方式收款,且營業收款路徑設置為客戶直接支付到總部的相關帳戶(請另行參閱相關通知);以下情況,分公司必須將收入的資金轉回總部:任何時候,分公司收入的資金累積達2萬元以上時;每周五下午4時,分公司收入的資金累積不低于2000元時;公司總部要求時。注:如果網銀操作允許,總部有權隨時將分公司帳戶上的資金劃撥回總部;但劃撥成功7、后,應第一時間通知分公司出納。分公司備用金公司為每一分公司分別核定備用金額度(初始額度見附件二)。此備用金額度由財務部每季度根據實行情況進行評估,如須調整,由財務部提報董事長審批后執行;分公司備用金保管人為出納,備用金由總部撥款至分公司指定的備用金專用銀行帳戶(用于現金付款所需),或由總部撥款至分公司基本帳戶(用于對公轉帳所需)。出納除正常提取現金外,不得將備用金轉存至其他帳戶;分公司備用金用于分公司日常各項經營支出,包括日常費用、稅金、對外付款及員工備用金等;分公司員工統一向分公司申請借款,如分公司員工早期有向總部財務部借款,請于文件下發時即行向原借款單位交回清零,并由總部財務部跟進;若備用8、金不足時,分公司應向總部申請撥款,不得用收入項下資金直接支付(坐支);分公司備用金申請撥款的辦法: 每月1-3日,或備用金余額低于預計2日內日常所需時,由分公司出納填列付款申請單,收款人為本分公司,列明事項、收款帳戶及金額,附上月起至當日的銀行日記帳及現金日記帳(電子檔),經分公司會計及經理簽名后,發送給總部財務部走請款流程。注:從2013年5月份開始,請根據公司要求逐步采用OA方式向總部發送付款申請單,具體OA實施要求以總部通知為準。申請金額計算:申請金額備用金額度備用金余額辦理流程:分公司出納填列付款申請單,附上有關日記帳;分公司會計復核;分公司經理審核;總部財務部經理復核;總經理審批;董9、事長批準;總部財務部撥款。分公司出納若離職或調崗,應對分公司備用金移交給新任出納,總部財務部經理負責監交。資金日記帳出納應按照所保管的資金、有價證券、其他現金等價物,分別設立日記帳?,F金:每一幣種分別設立現金日記帳。一級科目為“現金”,二級科目為幣種。銀行存款:每一帳戶(含對私帳戶)分別設立銀行存款日記帳。一級科目為“銀行存款”,二級科目為開戶銀行和帳號。有價證券:每一類有價證券分別設立日記帳,如銀行承兌匯票日記帳。一級科目為“有價證券”,二級科目為具體券種?,F金等價物:每一類現金等價物分別設立日記帳。資金日記帳以統一格式的EXCEL表格登記(格式見附件三)。資金日記帳應逐筆、即時登記。每日下10、班前,當日所有資金進出項目應登記完成。資金盤點出納自盤出納應勤于自行盤點,至少每日一次自行盤點,做到“日清”。自行盤點時,須完全登記好資金日記帳,結出余額,與資金實際盤存進行核對。出納自盤如果發現差異,應查找原因,訂正錯誤,直到帳實相符。無法查明原因的短款,出納應承擔責任,自行補足。若出現較大金額差異,原因不明或存在異常的,出納須第一時間向上級提報。不上報的,由出納自行承擔責任。月度例行盤點每月結束后2個工作日內,由分公司會計、出納共同進行月度資金盤點。盤點結束后,盤點人員填寫月度資金盤點表(附件四),雙方簽字,出納存檔。盤點結束后,分公司會計將月度資金盤點表電子檔上報總部財務部會計主管,會計11、主管在1個工作日內完成復核、匯總,并將匯總表報送財務部經理、總經理、集團財務總監、董事長。盤點若發現較大金額差異,原因不明或存在異常的,應按以上同樣的匯報路徑逐級上報,不得隱瞞、拖延。不定期抽盤以下人員有權對分公司出納保管的資金,隨時進行抽查、盤點,其他人員無權對分公司資金進行抽盤:總部財務部經理、集團財務總監、董事長及其授權人??偛繉徲嬋藛T。總部組織的分公司財務檢查組成員。總部組織的分公司綜合檢查組成員。不定期抽盤可對分公司全部資金進行盤點,也可對部分類型資金進行抽查。不定期抽盤后,盤點人員填寫資金盤點表(格式同附件四),經盤點人員和被盤點出納共同簽名,原件由抽盤人員帶回述職,出納可保存復印12、件。付款指令出納對外付款,必須根據經批準有效的付款指令執行。以下幾種對外付款,因情況特殊,無須每筆對應付款指令:銀行按標準扣收的匯款或收款手續費、工本費,按合同扣收的貸款利息(若有)。稅務機關在帳戶上自動扣收的稅款。水力、電力、通訊服務機構按事先合同約定自動扣收的水費、電費、電話費等(若有約定)。付款指令的三種形式:費用報銷單:用于員工辦理公務產生了付款后,向財務部門報支現金。付款通知單:用于各部門履行審批手續后通知財務部門對外付款,或分公司請求總部對其撥款。個人借款單:用于內部員工向公司財務部借支辦事備用金或其他款項。付款指令的審批流程及要求,詳本管理規章第三節“付款審批流程及權限”規定。出13、納需嚴格按付款指令執行付款;若有自作主張,不執行或不完全執行付款指令,私自付款或付款后手續不全的情況,按公司獎懲規章追究責任,嚴歷懲罰。三、付款審批流程及權限為了提升辦事效率,總部下放部分日常付款批準權限至分公司。分公司經理付款批準權限付款類型權限:分公司經理有權批準的付款類型限于日常費用開支和員工備用金借款兩項。其他如資產購置、薪資社保、車輛維修保養支出、客戶退款、稅金等,批準權限屬總部。付款金額權限:分公司經理可批準合計報銷金額小于20000元費用報銷單。分公司經理批準的費用報銷單內,單項事務、單筆費用金額不可達到或超過2000元;否則批準權仍屬總部。分公司經理可批準金額不超過2000元的14、備用金借款單。分公司人員不得為了規避總部審批,人為將單筆費用或借款拆分為多筆費用或借款;如有發現,按公司相關規定處罰。付款審批流程不須經過總部審批的情況:經辦人填寫費用報銷單、借款單,粘貼好原始票據附后。經辦人所在部門負責人審核分公司會計復核分公司經理批準分公司出納付款須經總部審批的情況:經辦人填寫費用報銷單、付款通知單、借款單,粘貼好原始票據附后。經辦人所在部門負責人審核分公司車務主管復審(僅車輛相關費用)分公司會計復核分公司經理審批分公司會計通過OA系統內專用模塊錄入報銷內容,向總部提報審批單??偛繕I務分管部門負責人、財務經理、總經理、董事長依序在OA系統對該付款申請進行批復。分公司出納根15、據OA系統中已批準生效的付款指令付款。注:分公司書面單據無須郵寄到總部,自行留存。但總部審批人員要求查看時,須配合以掃描、拍照或傳真等方式向對方呈現。四、收款管理分公司暫無營業收款權,所有營業收款以非現金方式直接收入于總部帳戶。每筆營業收款,分公司經辦門店店員須即時、準確、完整地在公司ERP營業管理系統相關單據(租車單、結算單或收款單)內錄入。錄入的要素至少有:收款金額收款方式收款的構成項目,分項金額。除營業收款外,其他各類收款可由分公司出納直接收款。收據管理要求:分公司出納收到外部單位或內部員工交來現金,或各門店營業人員經辦營業收款時,須當場開出收據,開單人、收款人須在收據上簽名,客戶聯應當16、場交付到客人手中。分公司銀行帳戶收到外部單位或內部員工匯入的款項,屬于押金、收回借款、外部退款的,可以根據對方要求開出收據,如對方未要求時不開具收據。收據必須使用總部財務部印制有我司抬頭的統一收據,不得自行購置使用。收據必須按收據號碼為序使用,不得跳號開具。收據開錯不得涂改,而應作廢后重開。作廢時,應將全部聯次完整保存,一并作廢。收據各聯應一次性開具,同一份收據的每一聯次開具內容要完全相同。用完的收據,其存根由分公司出納統一向總部財務部上繳核銷。分公司出納可于空白收據不夠使用之前,向總部財務部領用空白收據。但最多只允許分公司出納儲備三本空白收據。分公司出納統一領用空白收據后,負責分發給所屬門店17、使用。總部收據保管人對收據入庫、領用、繳銷,應作好登記及跟蹤管理;分公司出納對分公司范圍內收據入庫、領用、繳銷,應作好登記及跟蹤管理。兩級收據管理人員若發現問題,均應及時上報。若發現出納或門店人員以侵占公司資金為目的,故意不開具或少開具收據、或以其他方式弄虛作假的,按公司相關規定從重處罰,情節觸犯法律的,并按法律程序處理。分公司收到的任何款項,均按本管理規章第二節第款“關于收支兩條線”的要求匯回總部,不得用于分公司任何支出。五、營業退款定義:本管理規章所指“營業退款”,是指我司營業過程中向客戶收取的押金、保證金、代辦事項預收款等款項,當滿足我司業務政策所預訂的條件時,我司將全部或部分預收款退還18、給客戶的業務行為。營業退款基本流程:營業退款須執行提報、審核、退款、核銷四個基本流程。營業退款的提報營業退款由該門店經辦人提報,門店店長審核。提報形式:OA系統發起付款通知單。營業退款的審核分公司會計審核:a.退款事項是否符合公司業務政策;b.退款對應的原收款是否已經確實收妥;c.本次退款金額計算是否正確,尤其是有多次退款情況時,本次退款金額不得大于應退款余額。分公司經理審核:a.退款事項是否符合公司業務政策;b.退款條件是否已經完全滿足;c.該項退款是否存在其他未結事項或或有事項。總部財務部門審核:a.本次退款金額計算是否正確,尤其是有多次退款情況時,本次退款金額不得大于應退款余額;b.前述19、各流程是否已規范完成??偛控攧詹客丝睢.斠陨蠈徍肆鞒倘客瓿蓵r,按付款通知單指令執行退款。退款核銷總部出納完成退款時,第一時間通知退款提報人;退款提報人在營業系統內錄入退款信息;總部財務部跟蹤該退款事項在信息系統內是否已完成信息錄入,應退款余額是否顯示正常。六、內部會計核算分公司實行獨立核算,每一分公司設立獨立的會計核算帳套,核算分公司收入、成本、費用,記載分公司各項資產、負債,反映分公司財務狀況與經營成果。分公司為我公司內部非法人經營機構,所有經營資源均源于總部,最終經營成果亦歸屬總部。每個會計年度終了,分公司應將當年經營成果劃繳總部。分公司會計負責建立分公司會計核算帳套,實施會計核算。會計20、核算體系中,一級會計科目、主要會計科目之明細科目、會計科目輔助核算規則、會計報表格式,按本管理規章第六節第款規定的統一標準執行。本管理規章未明確統一標準的部分,分公司會計可根據分公司實際業務特點采用適當的方法,但仍需與總部財務部溝通,并接受總部財務部指導。分公司使用總部統一配備的財務軟件建立自己的帳套,遠程接入運用,帳套數據存放于公司服務器。會計科目設置標準:科目類型科目編碼科目名稱明細科目設置規則輔助核算核算內容備注資產1001現金按幣種設置資產1002銀行存款按銀行帳戶設置資產1009其他貨幣資金按其他貨幣資金類別設置資產1101短期投資資產1102短期投資跌價準備資產1111應收票據資產21、1121應收股利資產1122應收利息資產1131應收賬款按應收款類別設置客戶核算性質為我司應收的款項,不論是預收還是應收,均在本科目核算。不使用“預收帳款”科目資產1133其他應收款其中,內部員工借款要求單獨設置“員工借款”二級科目“員工借款”二級科目實行員工核算資產1141壞賬準備資產1161應收補貼款資產1211原材料資產1221包裝物資產1231低值易耗品資產1243庫存商品資產1301待攤費用按待攤費用項目設置,同時要求會計建立明細臺帳資產1401長期股權投資資產1402長期債權投資資產1421長期投資減值準備科目類型科目編碼科目名稱明細科目設置規則輔助核算核算內容備注資產1502固定22、資產按固定資產類別設置,同時要求會計建立明細臺帳資產1503累計折舊不設置明細科目,但要求會計在資產臺帳中體現明細折舊金額資產1505固定資產減值準備資產1601工程物資資產1603在建工程按在建項目設置資產1605在建工程減值準備資產1701固定資產清理資產1801無形資產按無形資產項目設置資產1805無形資產減值準備資產1911待處理財產損溢負債2101短期借款按每項短期借款設置負債2111應付票據負債2121應付賬款按應付款類別設置供應商核算性質為我司應付的款項,不論應付還是預付,均在本科目核算。不使用“預付帳款”科目負債2122應付職工薪酬負債2181其他應付款負債2191預提費用負債23、2301長期借款負債2311應付債券負債2321長期應付款權益3101實收資本按股東設置權益3111資本公積權益3121盈余公積權益3131本年利潤權益3141利潤分配損益5101主營業務收入按公司營業類別設置部門核算損益5102其他業務收入按其他業務項目設置損益5201投資收益損益5203補貼收入損益5301營業外收入按營業外收入項目設置損益5401主營業務成本按公司營業類別設置二級科目,按業務成本項目設置三級科目部門核算科目類型科目編碼科目名稱明細科目設置規則輔助核算核算內容備注損益5502管理費用按管理費用項目設置部門核算損益5503財務費用按財務費用項目設置損益5601營業外支出按營業24、外支出項目設置損益5801以前年度損益調整內部會計報表月度會計報表“月度”指每年第1至11月。月度會計報表包括資產負債表、利潤表、科目余額明細表、部門盈虧平衡表及本管理規章第六節第款規定的所有臺帳。公司領導要求報送其他表格或總部財務部要求添加其他表格時,以公司財務部通知為準。月度會計報表編制人為分公司會計月度會計報表報送時間為次月10日前;如受法定節假日放假影響需要延后時,應以總部財務部通知為準。月度會計報表報送對象:總部財務部經理、集團財務總監、董事長。年度會計報表“年度”指每年第12月。年度會計報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表、科目余額明細表、部門盈虧平衡表,以及本管理規章第六節第款25、規定的所有臺帳。公司領導要求報送其他表格或總部財務部要求添加其他表格時,以公司財務部通知為準。年度會計報表編制人為分公司會計年度會計報表報送時間為次年2月15日前,如受法定節假日放假影響需要調整時,應以總部財務部通知為準。年度會計報表報送對象:總部財務經理、集團財務總監、董事長。匯總會計報表總部財務部經理在每期會計報表收集完整后(時間見上述規定),負責在3個工作日之內完成復核、確定及匯總。匯總會計報表報送對象:總部財務經理、總經理、集團財務總監、集團總經理、董事長。會計報表格式上述各會計報表格式,由財務部統一制訂下發執行。分公司不得隨意更改報表格式。分公司若確有更改會計報表格式的需要,須預先上26、報總部財務部。經財務部審核同意后,由財務部將修改后的報表格式下發給所有分公司及總部執行。七、分公司財務檢查總部對分公司實施定期或不定期財務檢查,分公司須配合檢查,接受總部監督和指導。定期財務檢查定期財務檢查暫由公司財務部組織實施;若公司設置了審計機構,則由審計機構組織實施。定期財務檢查組成員構成:從總部財務部財務經理、主辦會計、往來會計、出納、(審計部審計經理、審計員)、集團財務總監中抽調人員組成,每次不少于2人,不多于4人,由職務最高者帶隊。定期財務檢查的時間規定:每個分公司每兩個月期間必須進行一次定期財務檢查,不固定實施日期。時間盡可能避開申報納稅、月度結帳、出財務報表的時間。根據定期財務27、檢查的特點,定期檢查前半個工作日內,檢查組將通知被檢查單位,以便提前安排好相關財務工作,避免過多沖突。定期財務檢查的檢查內容,至少包含:收支兩條線資金管理要求落實情況付款規范性收款規范性費用報銷合規性資金盤點內部帳務審計外部帳務核查空白票據使用情況核查門店帳務、表單的稽核情況復核ERP系統是否規范錄入檢查收據與收款的核對,收據存根聯檢查用友財務帳套運行情況了解稅務情況了解與非財務人員交流,了解他們對財務工作或財務人員的看法或建議了解財務人員的工作建議針對薄弱環節的現場培訓或指導定期財務檢查報告定期財務檢查結束后,小組成員依各自分工如實記錄檢查情況,并提出必要評價,報給組長;組長匯總成員報告內容28、,形成完整報告;檢查結束3個工作日內,提交財務檢查報告給有關領導,抄關必要人員。后續改進根據財務檢查發現的問題,通知被檢查單位限期整改,逐項落實。不定期財務檢查根據公司財務總監、總經理、董事長指令,公司財務部組織不定期財務檢查。不定期檢查不通知被檢查單位;若小組成員私自告知被檢查單位,一經發現,按公司獎懲規章處罰。不定期財務檢查工作機制同本管理規章第八節第款“定期財務檢查”;若指令人有特殊指示,則從其指示。八、本管理規章自發文之日開始施行,如有未盡事宜則適時修訂。本管理規章由集團財務部解釋。附件一:銀行帳戶登記表銀行帳戶登記表序號帳戶類型開戶銀行戶名帳號開戶時間用途變更記錄變更日期變更事項1234567891011121314151617181920填報單位:制表人:日期:附件二:分公司備用金額度表分公司備用金額度1、*分公司2、*分公司3、*分公司4、*分公司5、合計附件三:出納日記帳格式出納日記帳單位:出納:一級科目:二級科目:日期憑證編號摘要借方貸方余額附件四:資金盤點表資金盤點表盤點單位: 盤點時間: 年 月 日 時類別銀行帳號帳面結存實盤金額差異金額說明出納: 盤點人: