醫藥有限公司財務檔案管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1156653
2024-09-08
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1、醫藥有限公司財務檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、目的:為了加強公司財務檔案的科學管理,建立、健全會計檔案的管理制度,完善財務檔案管理工作,使其規范化、系統化,特制定本制度。二、適用范圍本制度用于財務部檔案的管理。三、檔案管理職責財務部負責檔案的整理、編號、調閱、借閱等,對財務會計檔案的安全、完整、保密負責,對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。四、財務檔案定義會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料,它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。五、會計檔案范圍包含會計憑證、2、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。(一)會計憑證 會計憑證是記錄經濟業務,明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。(二)會計賬簿會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成,以會計憑證為依據,全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。(三)會計報表 會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件,有主要財務反映指標快報,月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量3、表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。(四) 其他會計核算資料其他會計核算資料屬于經濟業務范疇,與會計核算、會計監督緊密相關的,由財務部門負責辦理的有關數據資料,納稅申報表。如:會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案查閱復印登記表等。六、會計檔案的裝訂和保管會計檔案的裝訂:會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。(一)會計憑證裝訂前的準備工作:(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成4、同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整,嚴禁使用金屬制品裝訂;(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,出庫單、入庫單、其他出入庫單據、工資表是否隨附齊全;(二)會計憑證裝訂時的要求:(1)裝訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。(2)憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;(3)裝訂憑證厚度一般為2-3厘米,裝訂牢固,美觀大方。(三)會計憑證裝訂后的注意事項:(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、起止日期、冊數(總冊數)。(2)在封面上編好卷號,會計憑證裝訂成5、冊后,裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱。 (四)會計檔案的保管要求。(1)會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有防火器材。(2)會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。(3)會計檔案室內應經常保持清潔衛生,以防蟲蛀、防鼠咬。(4)會計檔案室保持通風透光,并有適當的空間、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;(5)設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密;(6) 會計電算化檔案保管要注意防盜等安全措施。(五)檔案保管期限(1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 6、(2)銀行存款余額調節表和銀行對賬單 5年 (3)日記賬15年。其中:現金和銀行存款日記賬 25年 (4)明細賬、總賬、輔助賬 15年(5)固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管 5年 (6)主要財務指標報表(包括文字分析) 3年 (7)月、季度會計報表(包括文字分析) 5年 (8)年度會計報表(包括文字分析) 永久 (9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 (10)主要財務會計文件、合同、協議 永久 七、財務信息化檔案(1)財務信息化會計檔案的涵義:財務信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的 會計數據;會計數據是指科目體系、各類編碼、各種應用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計7、報表(包括報表格式和計算公式)等數據;(2)財務信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經本單位財務負責人的批準,重要數據必須經總經理批準。重要數據是指對公司具有重大影響的數據。(3)對財務信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。(4)采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。八、會計檔案的借閱(一)會計檔案為本單位所利用,原則上不得借出,有特殊需要須經單位領導、財務負責人員批準。(二)外部借閱會計檔案時,應持有單位正式介紹信,經財務負責人或總經理批準后,方可辦理借閱手續;單位內部人員借8、閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。(三)本單位人員需要檔案資料,在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。(四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。九、會計檔案的銷毀(1)會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經公司領導審查,報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。(2)會計檔案保管期滿,但其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結清債權債務時為止9、;建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。(3)銷毀檔案前,應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;由財務部和行政部共同派員監銷,會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負責,同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報本單位領導,一份歸入檔案備查。十、附則(1)本制度有財務部負責制定,由公司財務部負責解釋和修訂;(2)本制度自頒布之日起執行。(3)附樣表:會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案查閱復印登記表、財務檔案標簽。(4)檔案號:年度+箱號(文件柜號)+檔案簡稱(會計憑證即PZ、會計賬簿即ZB、會計報表即BB以、其他會計核算10、資料即QT)。流程涉及部門及人員職責各部門會 計 檔 案 保 管 清 冊檔案號檔 案 名 稱起 止 日 期存檔數量保 管 期 限入檔職員備 注會 計 檔 案 移 交 清 冊 表移交單位名稱:序 號會計檔案名稱檔案號冊數起止年度檔案號應保管期限已保管期限備注交接日期: 接收人: 移交人: 監交人:會 計 檔 案 銷 毀 清 冊 單位名稱:序號類 別題 名起 止 年 月 日目錄號檔案號原期限已保管期限頁數備注 財務負責人簽字: 檔案負責人簽字: 年 月 日會 計 檔 案 銷 毀 清 冊 審 批 表銷毀單位蓋章: 年 月 日銷毀會計檔案總計(本)會計憑(本)起止年度會計帳薄(本)起止年度財務報(本)11、起止年度其它核算材料(本)起止年度備注銷 毀 原 因主管領導意見:簽字: 年 月 日檔案部門意見:簽字: 年 月 日財務部門意見:簽字: 年 月 日監銷人:簽字: 年 月 日財 政 部 門 意 見審核人意見: 簽字: 年 月 日科長意見:簽字: 年 月 日主管局長意見:簽字: 年 月 日 備注:本表一式兩份 一份銷毀單位檔案室保存 一份財政局留存會計檔案查閱復印登記表檔案號查閱或復制人姓名查閱(檔案)內容憑證號附單據數(張)財務負責人簽字查閱歸還是否復印日期簽字日期簽字財務檔案標簽裝箱內容記賬憑證所屬年度2016年全年總箱數所屬月份(期間)6月入箱總數量檔案號2016-10-PZ裝箱人日期2016-10-11