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1、科技公司辦公設備使用規范化管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX科技辦公設備使用管理規定為加強公司行政管理，促進辦公設備管理制度化、規范化，特制定本規定。一、 辦公設備是指各部門在工作過程中所使用的設備，通常包括：電話、復印機、傳真機和計算機等。二、 電話使用及管理要求1. 電話使用要求(1) 各部門使用電話（市內直線）應堅持“長話短說、降耗節支”的原則，嚴格控制通話時間，做到：簡明扼要，嚴禁撥打聲訊或私人電話。(2) 長途電話限主管級以上人員掛撥，員工需撥打長途電話時，須經部門經理以上人員批準。(3) 合理2、控制通話時間。國內直撥一般不得超過8分鐘，國際直撥一般不得超過5分鐘。(4) 使用前，應對討論、商洽事情稍加構思或略作記錄。2. 電話管理要求(1) 電話的管理由辦公室（行政部）總籌負責。使用則由各部門主管負責督導與控制。(2) 各部門的電話費嚴格按預算指標限額使用，若發生超支現象，超支費用將劃入次月預算之內。(3) 各部門直線電話在(4) 嚴格遵守公司保密管理制度，在通話中禁止涉及公司秘密。若發生泄密或違犯使用管理要求者，將按公司有關規定予以處理。三、 復印機使用及管理要求1. 復印范圍(1) 上報集團管理中心的各類文件、工作及財務報表、年度工作計劃、總結、調研報告等。(2) 申報職稱、申辦3、各類證書、證件所需提供的資料、文件等。(3) 對政府部門、集團以及其他單位所下發的文件、信函。(4) 有重要保存價值的檔案、資料。(5) 公司內部所使用的各類表格、部門之間傳閱的備忘錄等。(6) 與公司業務有關的資料文件等。2. 使用程序及要求(1) 一般文件、資料復印量超過50頁，應由部門主管簽字、報辦公室（行政部）經理批準后復印。(2) 凡是帶密級的文件、資料復印（如：各類合同、協議、財務和人事報表、資料等），須由部門主管簽署意見，報副總經理批準后方可復印。(3) 對第1條(1)、(2)、(3)、(4)、(6)款所規定的內容可用空白紙張雙面復印；第1條(5)款規定的內容可利用再生紙張復印。4、3. 管理要求(1) 復印機由辦公室（行政部）統一管理，一般的維護保養由該處自己負責，發生故障則由該處聯系維修部門進行修復。(2) 嚴格遵守公司保密管理制度，在復印中違反保密制度和使用管理要求者，將按公司有關規定予以處理。四、 傳真機、E-mail使用及管理要求1. 傳真機使用及管理要求(1) 凡接收方有E-mail地址碼的所有文件或資料傳遞均不提倡使用傳真，可直接用E-mail。遇特殊情況（如機密或特急處理事情）需用傳真聯系的，須經部門主管批準后方可使用。(2) 傳真機由辦公室（行政部）負責管理，嚴格按說明書要求正確使用，定期維護保養，發生故障時應及時通知辦公室（行政部）聯系維修人員進行修復5、。2. E-mail使用及管理要求(1) E-mail收件為正式批件、合同、公函等應在空白紙張上打印；若收件為草稿或修改件等則用再生紙張打印。(2) 嚴格遵守公司保密制度，凡在傳真、E-mail收發中違犯保密制度或使用管理要求者，將按公司有關規定予以處理。五、 計算機使用及管理要求1. 計算機使用要求(1) 未經部門主管許可，計算機內不得裝載或更改軟件；不得隨意改換計算機配置及搬動計算機。(2) 當計算機處于工作狀態時，不得擺動主機，以免造成磁盤和主機板損傷；關閉計算機前，須先退出系統再關閉電視，以免造成硬盤損傷。(3) 為防止計算機病毒侵入，外來軟盤須經病毒檢查后才可使用。(4) 注意保持計6、算機及配件清潔，使其隨時處于良好工作狀態。(5) 各部門應指定專人使用計算機（為了達到一專多能的要求，也可指定幾人，但必須是經過計算機操作培訓者），其他上機人員對不懂、不熟悉的軟件勿擅自使用，如遇到問題，須向被指定的人員詢問，以免破壞保存的數據和軟件。(6) 堅持節約降耗原則，凡未定稿的文件或資料一律用再生紙打印，一般不用彩色打印，特殊情況除外。(7) 嚴禁使用娛樂軟盤或碟片。2. 計算機管理要求(1) 公司所有計算機及配件都應統一編號、登記造冊，列入固定資產帳目，此項工作由辦公室（行政部）負責；各部門使用的計算機由部門主管指定專人負責管理。(2) 各部門的計算機在使用過程中發生故障，應立即停止使用并及時報告人事行政處聯系專業人員進行維修。(3) 若故障系人為因素造成，所在部門主管應追查責任者，維修費用由責任者承擔；若不能查明，費用則由部門主管和計算機管理人員共同承擔。(4) 各部門使用的計算機必須將機內所有文件和有關數據備份在服務器的本部門文檔內，以免丟失。(5) 部門或崗位以外人員需調用文件、數據，如屬一般文件和資料，由本部門主管，調用部門主管批準后，方可調用；若屬秘密以上（包括秘密）除上述主管簽署意見外，還必須由辦公室（行政部）經理、總經理批準后，才可調用。(6) 凡違犯公司保密制度或以上管理制度造成后果及經濟損失的，將按公司有關規定予以處理。