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1、汽車銷售公司財務審批、現金及存貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄目 錄1第一章 總則2第二章 現金管理制度3第三章 銀行存款管理制度6第四章 財務審批制度6第五章 資金預算管理制度7第六章 員工借款管理制度9第七章 存貨管理制度11第八章 費用報銷制度16第九章 附則22第一章 總則第一條、 為加強公司資金的內部控制和管理，降低籌資用資成本，防范經營和財務風險，確保公司資金規范、安全、高效運作，實現公司資產和股東資金收益最大化的目標，根據國家有關財務管理法規制度和公司章程有關規定并結合公司實際情況，特2、制定本辦法。第二條、 本制度適用于公司及公司所屬單位，包括公司所屬部門、直屬機構、維修站。第二章 現金管理制度第三條、 為了加強公司現金管理，建立健全現金收付制度，嚴格執行現金結算紀律，對現金管理作如下規定。第四條、 現金使用范圍：1、 員工工資、獎金、津貼及勞保福利費用；2、 出差人員差旅費；3、 采購辦公用品、零星備件或其他零星開支；4、 業務活動的零星支出備用金；5、 確需現金支付并經總經理書面同意的其他開支。 第五條、 現金收付原則：1、 收付現金必須根據規定的合法憑證辦理；沒有按照第四章財務審批制度審批簽章的，出納不予付款。2、 因公外出或購買物品，需借用現金時，出納一律憑總經理審批3、的借款單付款。3、 出納不得擅自將公司現金借給他人或其他單位，不準謊報用途，套取現金、不準利用銀行賬戶代其他單位或個人存入或支取現金，不準將公司收入的現金以及個人名義存入銀行（總經理書面許可除外），不準保留帳外公款。4、 出納不準白條頂款，不準墊支挪用公司資金。第六條、 現金收入和支出：1、 不論何種來源收入的現金，金額超過一萬元以上的原則上應于當日送存銀行。2、 支付現金，應該從庫存現金中支付或從銀行存款提取，公司任何員工不得收入直接支付各項開支，嚴禁坐支現金。3、 公司任何員工不得以任何借口或理由截留公司的現金收入，在取得現金收入后應及時上繳財務。4、 支付現金在1-5萬元的，經辦人必須提4、前一個工作日通知財務部門；5-10萬元的，經辦人必須提前3個工作日通知財務部門；10萬元以上的，必須提前5個工作日通知財務部門；事先未通知的，財務部門有權拒絕辦理付款業務（公司緊急、重大的非日常事項例外）。第七條、 現金報銷時間規定：1、 購買物品借用現金應在購貨驗收入庫后2個工作日內報銷，出差人員所借現金必須在出差返回后5個工作日內報銷。如不按時還清借款又不向財務部書面說明原因的，財務部有權從借款人的工資中直接扣除。2、 借用備用金的部門和員工，必須在每月月末前據實報銷相關費用，逾期報銷者，財務部有權拒絕辦理，并在直接責任人的工資中扣除借出的備用金。第八條、 庫存現金的保管：1、 庫存現金限5、額原則上以滿足公司2天日常零星開支為標準，超過限額要當日送存銀行。2、 會計人員應于每月末定期清理各類借款，及時催收，發現重大問題，應及時向總經理匯報，采取措施。3、 出納辦理現金出納業務，必須做到按日清理，按月結賬，及時登記現金日記賬，結出庫存現金賬面余額，并與庫存現金實地盤點數核對相符。4、 出納人員必須每日核對庫存現金，保持賬款相符，如發生長短款問題要及時向財務負責人匯報，查明原因后按照總經理審批簽章后的書面處理意見進行處理，不得擅自將長短款項相互補抵。5、 財務負責人每月末必須定期對庫存現金情況進行清查盤點每月不定期對庫存現金進行盤點，每月不得少于壹次 。重點放在賬款是否相符、有無白條6、抵庫、有無私借公款、有無挪用公款、有無帳外資金等違法違紀行為。6、 現金保管要有安全措施，存放現金要用保險柜，保險柜鑰匙要由出納專人保管。第九條、 處罰：1、 對違反本制度照成公司損失的，視其情節嚴重，結予處罰，并保留以法律手段追究當事人責任的權利。2、 凡超出規定范圍、限額使用現金，用不符合制度的憑證沖抵庫存現金，未經批準坐支現金，私存小金庫，編造用途套取現金，公款私存，截留收入，逾期報銷的，除給有關人員處罰外，分別給予違紀金額20%的罰款。第三章 銀行存款管理制度第十條、 公司發生的一切收付款項，除第二章規定的可用現金支付外，都必須通過銀行辦理轉賬結算。第十一條、 銀行預留印鑒分別由出納和7、財務負責人分別保管。為保證資金安全，銀行業務由出納專人辦理。第十二條、 為隨時掌握銀行的收支和結存情況，合理組織貨幣資金的收入，按各開戶銀行設置“銀行存款日記賬”進行序時核算。第十三條、 出納應定期到各開戶銀行收取銀行結算憑證。對所有的銀行結算憑證，財務負責人必須進行嚴格審核，以防止和杜絕挪用、貪污等違法犯罪行為發生，并每月末核對銀行存款余額。第四章 財務審批制度第十四條、 財務預算內支出(付款審批)： 1、 公司資金支付根據財務部門制定并報經總經理簽字后的財務預算執行，原則上經簽署的財務預算在每月10-20日內下發各資金使用單位。2、 預算內資金撥付的程序：由資金使用單位或預算責任單位將相關8、文件、合同或資料，送財務部審核，按照公司審批權限審批后，辦理撥付手續。3、 預算內資金支出，由財務部根據資金的周轉情況和項目進度情況撥付，原則上按月度支付未經總經理書面同意，禁止一月多次支付同一款項。合同或法律文件規定支付時間的，按規定的時間支付。第十五條、 財務預算外支出：1、 根據公司經營業務的具體情況，發生下列情形時可辦理預算外支出，其他情況一律上報財務匯總后于下月計劃安排支付：1 各部門設備意外損壞必須購置設備或配件的； 2 發生安全事故導致需支付款項的；3 員工臨時性借款的；4 其他經總經理書面同意需預算外支出的。2、 預算外支出的審批權限：1 單筆支出金額在200元以下，由部門負責9、人及財務負責人審核簽字后支付，支付的單據由出納匯總后交由總經理簽字；全月通過本方式的支出累計不得超過2000元。2 單筆支出金額在200元以上，由部門負責人、財務負責人及總經理審批簽字后支付。3、 員工借款按照第六章規定辦理。第五章 資金預算管理制度第十六條、 公司資金預算是公司財務預算的重要組成部分。為有效地反映資金余缺及籌措使用情況，公司及其下屬單位均要編制資金預算。第十七條、 資金預算主要包括：1、 應收賬款回收預算：應收賬款應嚴格控制在銷售收入的10%-20%以內，并做到當月款項次月內回收，防止長期拖欠。2、 其他應收款回收預算：財務部門每月末分析其他應收款項形成的原因，逐項清理，發現10、問題及時上報總經理。3、 上繳稅費預算：財務部門根據當月銷售收入和商品采購取得發票情況據實計算下月上繳的稅費，如有前期暫緩上繳稅費也應一并匯總計入該項預算。4、 職工薪酬預算：財務部根據各部門經營情況和員工出勤情況按照規定的績效考核與工資計算制度預算當月職工薪酬總額和上繳的應由公司支付的職工社會統籌保險金。5、 應付賬款支付預算：財務部門根據應收款項回收預算金額和預算的收現金額扣除上繳稅費，發放職工薪酬，并提取一定比例用于公司現金周轉和項目資金儲備后的余額計算用于支付各供應商貨款總額。6、 零星費用支出預算：財務部根據最近一段時間至少6個月內，零星費用支出的月平均數計算零星費用支出預算。第十八11、條、 各相關部門要會同財務部編制資金預算，年度資金預算要求在當年1月15日以前完成，月資金預算要求次月3號前完成，資金預算編制完成后由財務負責人匯審，并在每月7號前書面上報總經理批準執行。第六章 員工借款管理制度第十九條、 為了加強員工借款管理，減少資金占用，更好的服務于公司經營活動，對員工借款作如下規定。第二十條、 員工借款范圍及審批：1、 公司員工因公出差、零星采購、工程周轉金及處理其他零星支付業務，根據需要可借用現金。2、 公司員工借支現金需要填寫“借款單”，經部門負責人批準，財務負責人審核后，報總經理簽批。現金借支5000元（含）以下由總經理審批，5000元以上由董事長審批，且需要提前12、1個工作日通知財務部。3、 臨時工、試用期員工和學徒工不能借支現金，有出差任務時，由同行人員借支現金。4、 未在公司擔任具體職務的股東，不得以股東名義在公司借支現金。在公司擔任具體職務的股東借款限額按照總經理級別執行；超過限額的借款，按照公司同期銀行貸款利率上浮2個百分點加收利息；且借款期限不得超過一個會計年度。5、 現金借款人應親自到財務部門支取現金并在現金支付憑證上簽字，除經總經理同意外不得委托他人代理借款事項。6、 財務部工作人員不得接受他人委托以委托人名義向公司借款。第二十一條、 員工借款額度：1、 員工借支現金前必須預計合理的借支額度，部門負責人應進行額度的審核，超出合理范圍的員工借13、款內，財務部門不予借支。2、 公司員工由于個人或家庭原因，由所在部門負責人或一名公司中層以上管理人員擔保，提出借款申請（注明還款計劃）并經總經理審批簽字后，可在公司借支不超過在公司任職期間超過一年的按照一年計算工資總額50% 的借款。3、 對不同級別的員工設置最高借款限額，未還借款超過限額時，財務部門有權拒絕再次向其借款。4、 員工借款額度表：員工級別借款額度總經理5000.00部門經理1000.00其他職員（不含試用期、學徒工和臨時工）1000.00第二十二條、 禁止白條抵現，對于符合規定的員工借款，財務部要及時進行賬務處理。第二十三條、 員工報銷的款項應首先用于償還借款。有工作任務需要支出14、現金時，需再次履行借款審批手續，財務部門不得直接支付現金。第二十四條、 工程周轉金借款，實行“前賬不清，后款不借”原則。報銷還款時，必須取得合法的票據，按照規定程序報銷。第二十五條、 財務部要嚴格控制員工借款，準確掌握員工現金借支、報銷和還款的情況，及時清理借支。第二十六條、 員工借款原則上次月發放工資時扣回。特殊情況的，需由借款人提出還款申請經總經理審批簽字后交由財務計劃扣款。第二十七條、 出現無法收回借款情形時，由部門負責人或擔保人承擔還款義務。由財務部工作造成無法收回借款的，由財務經辦人和財務負責人共同承擔還款義務，總經理承擔領導責任。第七章 存貨管理制度第二十八條、 本制度所述存貨包括15、但不限于商品車、裝飾材料、維修備件、維修工具、工程物資、購進尚未使用的辦公用品設備等。第二十九條、 公司所有存貨的進出均須采用電算化系統辦理出、入庫手續，并實行嚴格的審批制度。商品車出入庫手續必須由銷售經理審批。第三十條、 庫存商品車由銷售部庫管登記管理。第三十一條、 存貨采購與入庫：1、 商品車采購由公司統一安排，商品車到貨后由相應的庫房管理人辦理入庫手續。2、 非商品車存貨由總經理指定人員采購，購入后由采購員辦理入庫手續。3、 急用物料的采購，購入后應由保管驗貨并由相關人員開具出庫單后方能使用。4、 存貨入庫（包括商品車調撥入庫）時，須填寫財務部門指定格式的入庫單，一式三聯。由購買人、保管16、相關部門經理共同簽字確認。購買人以簽字后的入庫單財務聯連同合法的購買憑證交由財務部門結算；手續單據不齊，財務部門有權拒絕辦理。5、 零星辦公用品的采購，采取購入后憑合法購買憑證經審批制度規定的審批流程后予以報銷。第三十二條、 存貨日常保管：1、 庫房鑰匙和商品車鑰匙（財務1把）由庫房管理人專人保管。2、 未經庫房管理人同意，除總經理和財務負責人外任何人不得私自進入庫房，違者每次罰款100元。3、 非商品車存貨保管與保養：1 根據庫存物料的性能和特點進行合理儲存和保管，做到保質、保量、保安全。2 合理擺放：對不同的品種、規格、質量的物料都應分開，按照電腦系統的統一編號（按照“貨架號.區域號.第17、幾層+三位順序號”的方式編碼）存放，以便發貨。3 物料擺放要整齊，怕潮濕物品要上蓋下墊，注意防火、防潮、防濕，所有材料要采用“編碼+名稱”的方式標識，搞好庫區環境衛生，經常保持清潔。 4 對機械設備、配件定期進行涂油或密封處理，避免因油脂干脫造成性能受到影響。4、 商品車存貨的保管與保養由4S展廳另行規定。第三十三條、 銷售與出庫：1、 商品車的銷售出庫：1 由4S展廳提交訂車單并由財務部門開具注明有車架號碼及裝飾項目的銷售出庫單（一式三聯）后，交由裝飾部門進行領料出庫和車載裝飾。2 裝飾部門完成所需裝飾項目在銷售出庫單及結算單（一式三聯）上簽字并交由4S展廳驗收簽字后，將財務聯取出留存并于月18、末交由財務計算裝飾工資。3 銷售人員交車時，請客戶在銷售出庫單及結算單（一式三聯）上簽字確認后，存根聯交由財務部門存檔，客戶聯交由客戶。4 4S展廳的現金裝飾按照上述步驟（1）-（3）辦理。2、 維修站銷售出庫：1 由維修站前臺接待打印注明有客戶信息、服務項目及結算方式的維修服務結算單（一式三聯）。不同的維修組和不同的結算方式應分別開單，結算方式包括：結算方式說 明現金結算包括所有收取現金的銷售（含部分欠款）廠家三包向廠家索賠的維修項目（在結算單上注明三包單號）裝飾三包應由裝飾材料供應商三包的維修服務項目其他三包無三包單號的廠家技術升級等服務項目免費首保根據廠家規定享受免費首保的服務項目保險賠19、付由保險公司支付款項的項目（在結算單上注明理賠單號）內部結算XX公司下屬各部門（不含維修站）的維修服務項目XX公司應由XXXX汽車銷售服務有限公司付款的服務項目維修站領用XX公司下屬維修站的維修服務項目應收掛賬公司內部員工和經總經理批準的欠款客戶的服務項目2 庫房保管根據維修服務結算單（一式三聯）上載明物料明細進行發貨，發貨后領貨人和保管在維修服務結算單（一式三聯）上簽字，簽字后的存根聯由保管留存，客戶聯和財務聯連同維修委托書綠聯交由維修站出納準備收款。3 收銀收款后，在維修服務結算單（一式三聯）上簽字蓋章，將客戶聯及售后前臺留存聯，財務聯交財務會計進行核算管理。3、 內部領料出庫：1 公司內20、部耗用物料經部門經理及總經理審核同意后可由使用人到庫房辦理內部領料出庫。2 庫房保管根據部門經理審核同意后的用料計劃開具系統出庫單（一式三聯），由領料人和保管簽字后予以發貨。3 簽字后的出庫單（一式三聯），存根聯由保管留存，紅聯交領料人所在部門留存，財務聯月底匯總后由倉管人員上交財務核算。4 內部領料按照進貨價格計算，計入領料部門成本進行績效考核。第三十四條、 存貨清查與盤點：1、 財務部門應會同庫房管理人于每月末應對各庫房存貨進行實地清查盤點。2、 實地盤點結束后，由盤點人員在盤點表上簽字，對于賬實不符的情況，應查明原因，并編寫盤點報告向總經理匯報。3、 發生的存貨盤虧由庫房管理人按照進價賠21、償。第三十五條、 維修備件的計劃與控制：1、 由維修站會同財務部門制定常備件最低庫存預警表。2、 庫房保管根據常備件最低庫存預警表載明內容和庫存實際情況定期填制常備件采購申請表經維修站經理審批簽字后按照公司規定流程進行采購。3、 非常備件最低庫存預警表中注明備件物料等采購，由領用維修班組填制采購申請經維修站經理審批簽字后按照公司規定流程進行采購。第八章 費用報銷制度第三十六條、 業務招待費報銷規定：1、 各部門因工作需要接待客戶時，應事先電話請示總經理批準，并在業務招待費報銷前補填申請并提交總經理審批。2、 符合下列條件之一的，由部門負責人以上管理人員提出接待申請：1 公司經營業務中的重要客人22、；2 公司上級主管部門的相關負責人；3 其他經總經理認可的外部合作單位關系人員。3、 嚴格業務招待費事前審批制度，確保一次一報，一次一單。4、 業務招待費的報銷，應嚴格按照實際招待對象如實填寫費用報銷單，并附合法票據由財務審核經總經理簽字后予以報銷。5、 業務招待費的處理，按照“誰的客戶誰承擔費用”的原則計入各部門成本進行績效考核。第三十七條、 通訊費報銷規定：1、 通訊費報銷標準：按照員工在公司報備的號碼，以上月實際發生通訊費（以記載有電話號碼的通訊費發票）和下表標準中最低者報銷：員工級別通訊費報銷上限總經理實報實銷部門經理另行通知財務、行政人員另行通知銷售人員另行通知總經理指定的其他人員按23、照指定標準執行2、 享受公司通訊費報銷的人員，電話要求24小時開機，經公司發現月累計關機2次以上，對當月通訊費不予報銷。3、 員工轉崗時，通訊費在到新崗的次月按新崗報銷標準執行；員工辭職、調動離開公司時，從次月停止報銷通訊費。4、 公司報銷的通訊費按照員工所屬部門，計入各部門成本費用并計算績效考核。第三十八條、 油費報銷規定：1、 公司各部門配備的業務用車輛，公司負擔車輛的修理、保養、保險、稅費等，車輛的用油原則上采用定額報銷的辦法，報銷標準為：部門或人員油費報銷上限總經理實報實銷所有部門不得超預算4S展廳（不含車展油費）不得超預算總經理指定的其他人員按照指定標準執行2、 總經理特別指派任務的24、油費不計入上述報銷標準，除此以外超過上述標準的油費報銷于次月在車輛使用人的工資中據實扣除。3、 公司員工因辦理公司業務造成公司車輛損壞的，賠償相應損失金額的50%。公司員工因私人事務造成公司車輛損壞的，按照損失全額賠償。賠償的款項直接從當月工資中扣除，金額重大經總經理書面同意的可以按月在工資中陸續扣除。4、 因公外出辦事，原則上應乘坐公交車，經總經理同意的可以乘坐出租車，事后憑合法票據據實報銷。三十九條|、 差旅費報銷辦法1. 審批流程出差人員填寫出差申請單（兩聯），其中第一聯交人事部備案，第二聯交財務部留存并經部門經理或上級領導審批。2費用標準住宿標準如下;區域副總及以上部門經理、主管其他人25、員國內 一級城市實報300元/天200元/天二級城市實報200元/天150元/天三級城市實報100元/天80元/天縣級城市實報80元/天60元/天備注;1) 一級城市：北京、上海、廣州、深圳等直轄省市、經濟特區；二級城市：省會城市、省直轄市及沿海城市；三級城市：除一二級之外的城市。2) 沿海城市：大連、秦皇島、青島、煙臺、連云港、寧波、溫州、廈門、北海、珠海、汕頭等。3) 住房標準一般指每人每天，如果同性二人同時出差，按一個房間最高標準執行。副總及以上人員可單獨住宿。4) 平頂山下屬縣及周邊縣城出差無特殊情況需當天返回。5）出差人員無住宿發票，一律不予報銷住宿費。伙食補助費出差人員的伙食補助費26、按出差天數及地區實行定額包于補助。補助標準如下：省外 70元省內地市 40元省內縣以下 30元注：1.招待客戶用餐另計，出差時對方包食宿不享受以上規定。 2.市內出差無餐補，中午12點離開本市中午12時抵達本市。餐補按半天算，補助無需發票。3.車展餐費補助15元。交通標準：交通工具總經理部門經理部門主管其他人員飛機經濟艙火車臥鋪硬臥硬臥硬座長途汽車實報普座普座普座出租車實報提前申請提前申請提前申請注：市內交通費每人每天補助20元，補助員工乘坐出租車必須有總經理同意。有以下情況可以向總經理提出申請。1 ）出差目的地偏遠，沒有其它交通工具2）攜帶重要文件3 ）收發貨物搬運困難4）陪客人外出5）執行27、特殊或緊急任務費用控制 出發人員本著節約態度，外省出差盡量乘坐普通火車（乘坐高鐵需提前申請），虛報出差費用已經發現處以十倍罰款，并給與開除處分。 第四十條 職工活動費報銷規定：5、 各部門組織職工集體活動，應事前書面申請經總經理審批簽字后方可執行。未事先審批的，一律不予報銷。6、 各部門按照規定組織職工集體活動后，以合法票據附簽字后的申請單據實報銷。7、 經總經理簽字同意的職工活動經費計入公司福利費用，不計入各部門成本費用績效考核。第四十一條 傭金支付規定：8、 公司員工在經營業務活動中，不得私自向對方索取有損公司利益的現金、禮品回扣，一經發現就地免職，公司保留以法律手段追究相關責任人責任的權28、利。9、 公司往來單位及人員招待公司員工，被招待人必須事前到公司行政部門報備，未報備者一經發現給予當月應付工資總額50%的罰款。10、 公司需對外支付的貨幣傭金，必須先由經辦人填寫申請單（提供發票），經總經理審批簽字后由出納支付，并及時入賬。11、 公司需對外支付的非貨幣傭金，由經辦人填寫申請，經總經理審批簽字交由財務存檔。12、 公司在經營活動中支付的傭金，一律納入各部門成本費用并計算績效考核。第四十二條 其他費用報銷規定：公司根據業務情況另行書面規定。第九章 附則 第三十九條、 公司及所屬各單位的財務管理工作要嚴格按照本辦法執行，若有違反，一經發現，公司有權追究和查處相關負責部門負責人和直接責任人的違規責任。第四十條、 本辦法由總經理負責解釋。根據公司經營發展情況，財務部可提出本辦法的修訂草案，報經公司總經理批準后可修訂本辦法。第四十一條、 本辦法自發布之日起實施，如有變更事項另行通知。