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1、煤炭地質勘查院財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務管理制度（試行）第一章 總 則第一條 為了規范單位財務行為，加強財務管理和經濟核算，促進單位經營業務的發展，提高經濟效益，根據中華人民共和國會計法、地質勘查單位財務管理制度中國煤炭地質總局統一會計制度等有關財務管理制度和規定，結合我院的特點，制定本制度。第二條 建立本制度的原則是建立健全全院內部財務管理制度，做好財務管理基礎工作，如實反映單位財務狀況，依法計算和繳納國家稅收，保證投資者權益不受侵犯；審慎經營，有效防范和化解資產損失風險。第二章 財務機構第2、三條 院設置獨立的財務機構計劃財務部。第四條 在院長領導下，院計劃財務部負責全院所有經濟實體的財務會計工作，主要職責： 1、全面負責全院日常經濟事務的管理工作。根據我院發展規劃組織并制定本部門的工作目標與責任制，并加以貫徹、落實。2、組織擬定單位各項財務管理制度，編制單位年度財務預算，并監督執行。3、負責各類財務、統計報表的編制和對外報送工作，并審查數據的真實可靠性。 4、檢查、督促單位財務部門和會計人員執行國家的財經法律、法規政策并遵守財經紀律，制止不符合財經法規、政策制度，不執行計劃和違反財經紀律的事項，規范企業的會計行為。 5、根據單位年度生產計劃和任務，結合生產經營情況，合理安排資金，3、保障生產經營活動的順利完成，并協助院領導作好全院的資金運籌及資金管理工作。 6、參與單位重大投資、重要經濟事項的可行性研究，以及重大經濟合同，協議的擬定，對企業的重大經營決策提出建議和意見，為領導提供財務方面的參考意見，當好決策參謀。 7、對會計機構的設置、人員配備提出方案，對會計人員的業務考核、任用及獎懲提出意見。 8、協調單位與銀行、稅務、工商、審計部門的關系，嚴格保守單位財務機密。 9、配合院資產實物管理部門定期或不定期進行財產物資的清查盤點工作。10、負責本部門會計資料的整理、保管和歸檔。第三章 財務管理的基礎工作第五條 原始憑證是發生的每項經營活動不可缺少的書面證明，是會計記錄的主要4、依據，加強原始憑證管理，做到制度化、規范化。第六條 根據審核無誤的原始憑證編制記帳憑證。記帳憑證的內容必須具備：填制憑證的日期、憑證編號、經濟業務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數、填制憑證人員，復核人員、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記帳憑證還應當由出納人員簽名或蓋章。第七條 健全會計核算，按照國家統一會計制度的規定和會計業務的需要設置會計帳簿。會計核算應以實際發生的經濟業務為依據，按照規定的會計處理方法進行，保證會計指標的口徑一致，相互可比和會計處理方法前后相一致。第八條 做好會計審核工作，經辦財會人員應認真審核每項業務的合法性、真實性、手續完整性和數據的準確性。編制會計憑證、報表5、時應經專人復核，重大事項應由財務負責人復核。第九條 根據不同的帳務內容采用定期對會計帳簿記錄的有關數字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單位或個人等進行相互核對，保證帳證相符、帳實相符、帳表相符。第十條 建立會計檔案，包括對會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料都應建立檔案，妥善保管。按會計檔案管理辦法的規定進行保管和銷毀。第十一條 財務部門建立和完善單位內部會計監督制度。出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作，記帳人員與經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財物保管人員的職責權限應分工明確，做到相互分離、相互監督、相互制約。第四章 財務人員第十二條 6、財會人員要認真執行會計法，堅決按財務制度辦事，并嚴守秘密。第十三條 財務人員必須認真執行崗位責任制，互相配合，如實反映和監督各項經濟活動。計帳、算帳、報帳必須做到手續完備、內容真實、數字準確、帳目清楚、日清月結、按期報帳。 第十四條 各級領導須保障財會人員依法行使職權和履行職責。 第十五條 財會人員在辦理會計事務中，堅持實事求是的原則，真實反映情況，準確核算數據，嚴格遵守財經制度和財經紀律，刻苦鉆研業務，工作精益求精。第五章 會計核算原則第十六條 執行中華人民共和國會計法、會計人員執行條例、會計準則、地質勘查單位會計制度及有關補充規定等法規。 第十七條 采用國家規定的會計制度的會計科目和會計報7、表，并按有關規定辦理會計事項。 第十八條 記帳方法采用借貸記帳法，以權責發生制為記帳基礎，以歷史成本為計價原則。以人民幣為記帳本位幣、人民幣同其它貨幣折算，按國家規定的會計制度規定辦理。 第十九條 一切會計憑證、帳簿、報表中文字記錄均用中文記載，記載書寫必須使用鋼筆，不得用鉛筆及圓珠筆書寫。 第二十條 采用的會計處理方法，前后各期必須一致，不得隨意改變。 第六章 流動資產管理第二十一條 現金的管理：嚴格執行人民銀行頒布的現金管理暫行條例，根據單位實際需要，合理核實現金的庫存限額，超出限額部分要及時送存銀行，不得自行保管或以個人名義私設帳戶，不得坐支現金，如庫存現金不足限額，可向銀行提取補足。第8、二十二條 加強對現金的監督，出納人員必須每日結出現金日記帳的帳面余額，并與庫存現金相核對，發現不符要及時查明原因。對出納人員經管的現金要進行定期或不定期的清查，以保證現金的安全和完整。嚴禁私自挪用現金，不得以借據或白條抵頂庫存現金，一切現金收付都必須有合法的原始憑證。不得設立帳外現金，以保證現金的集中保管和安全完整。 第二十三條 銀行存款的管理：認真貫徹執行國家的政策、法令，遵守銀行結算制度，接受銀行監督。加強對銀行帳戶及其他帳戶的保密工作，非因業務需要不準外泄。銀行帳戶印簽實行分管、并用制，不準由一人統一保管使用。印鑒保管人臨時出差時，由其委托他人代管。嚴禁在任何空白合同上加蓋銀行帳戶印簽。9、 第二十四條 銀行電子支付系統的管理，嚴格按照銀行電子支付程序和權限規定執行。電子證書令牌、登錄密碼和操作人員用戶口令是使用網上銀行支付系統的關鍵要素，應妥善保管，審核人員電子令牌和操作員電子令牌應按照分管并用的原則，由財務負責人、審核人和操作員分別設制密碼，不得一人統管使用。第二十五條 出納人員要隨時掌握銀行存款余額，不準簽發空頭支票,銀行帳戶只供本單位辦理業務范圍內的資金收付，不準將銀行帳戶出借給任何單位和個人辦理結算或套取現金，更不得搞非法經營活動。出納人員在每月末要做好與銀行的對帳工作，并編制銀行存款余額調節表，對未達帳項進行分析，查找原因，并報財務部門負責人，銀行存款余額調節表應由會10、計人員審核簽字確認,并報計財部主管會計復核簽字。銀行對賬單和銀行存款余額調節表要妥善保管，年底裝訂成冊和其他會計檔案一起歸檔。第二十六條 銀行賬戶往來應逐筆登記入帳，不準多筆匯總記帳，也不準以收頂支記帳。第二十七條 應收款項的管理：對應收帳款的運行狀況進行經常性分析、控制，及時發現問題，提前采取對策，避免或減少壞賬損失，加強應收賬款管理，建立應收賬款賬齡分析制度和逾期賬款催收制度。對應收帳款，財務部門每季末做一次帳齡和清收情況的分析，編制賬齡分析表并報有關領導和分管業務部門，督促業務部門積極催收，避免形成壞帳。應收款項除按單項進行減值測試外，其余應收款項還應以賬齡法對其計提減值準備，計入當期損11、益（資產減值損失）。應收款項計提壞賬準備的比例：1年以內為0%、1-2年為5%、2-3年為20%、3-4年為50%、4-5年為80%、5年以上為100% 。第二十八條 其他應收款（包括備用金）的管理：要嚴格控制個人借款，對確因工作需要借支備用金或職工個人突發事件的借支，應事先提出借款申請，填寫借款單，按規定審批程序審批后由財務部門予以借款，嚴禁任何人以任何形式從收入中坐支借款。財務人員須審核審批簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤并簽字審核后才能辦理付款手續。借用現金，必須用于現金結算范圍內的各種費用項目的支付。借款人員完成業務后應在五日內到財務部門辦理報銷手續，財務部門對報銷12、的超支款項應及時付現退還借款人，對報銷后低于借款金額款項的，應督促其退回余額以結清原借款單所借賬款。借用備用金的人員應及時報賬，對無故拖延者，財務部門發出一次催辦通知后仍不辦理者，財務部門將從下月起直接從借款人工資中扣除，直到結清備用金全款為止，不再另行通知。借支人超過預計還款時間尚未結清備用金賬戶，但有合理理由說明原因的，應由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，報有關領導審批。跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，并沖銷當年借款。第二十九條 短期投資的管理：短期投資是指一年內能夠并準備變現的投資，短期投資必須在授權范圍內進行，按現行財務制度規定記帳、核算收入成本和損益。第三十13、條 存貨的管理：存貨包括各種材料、管材、產成品、庫存商品、在產品等。未完社會地勘工作和自籌地勘工作，也視作存貨。領用或者發出的存貨，按照實際成本核算，可接受益對象一次或者分期攤入地勘工作成本。存貨(不包括未完社會地勘工作和自籌地勘工作)應定期或者不定期盤點，年度終了前計劃財務部配合安全設備部必須對存貨進行一次全面的盤點清查。對于盤盈、盤虧、毀損以及報廢的存貨，應及時查明原因，分別情況及時處理。盤盈的存貨，沖減管理費用。盤虧、毀損和報廢的存貨，扣除過失人或者保險公司賠款和殘料價值后，計入管理費用。存貨毀損中的非常損失部分，扣除保險公司賠款和殘料價值后，報經主管財政機關批準后沖減國家基金；屬于其他14、經營使用的，計入營業外支出。第七章 固定資產管理第三十一條 固定資產是指使用期限在一年以上，單位價值在2000元以上的房屋及建筑物、機器、儀器、運輸工具以及其他設備、器具、工具、用具等。第三十二條 我院固定資產由安全設備部歸口管理。財務部門負責組織固定資產核算和分析工作；主要任務是正確、全面、及時地反映固定資產增減變動和結存情況，組織財產清查，協助安全設備部搞好固定資產實物管理，保證財產的完整和固定資產的有效利用；正確地計提固定資產折舊，以保證固定資產更新改造資金的需要。安全設備部對全院固定資產全面負責，負責實物的記錄、保管和登記工作，協助財務部門制定和督促執行各項固定資產使用制度；按規定辦理15、固定資產調配、轉移和報廢清理手續；編制維修和更新改造計劃；協助組織清查盤點工作等。各使用保管部門或單位負責合理使用固定資產，做好維護保養工作，保證固定資產完整無缺。財務部門應建立固定資產明細帳，固定資產要做到有帳、有卡，帳實相符。第三十三條 嚴格控制固定資產購進、轉移、調撥、大修、清理、報廢的手續和審批制度。固定資產的購置應視經營需要，按計劃購置，不得盲目購置，部門在購入固定資產前應向院安全設備部遞交“資產購置申請報告”，按規定的程序核準后，由院安全設備部統一辦理購置手續。購建的固定資產，應及時辦理交接驗收，及時登記有關帳卡；固定資產內部轉移，要辦理手續，進行轉帳；大修、變賣、清理報廢要報經財16、務部審查批準，使用部門無權擅自處理。第三十四條 固定資產的購置和調入均按實際成本或確定的公允價值計價。第三十五條 固定資產折舊采用直線法分類計提，固定資產分類、預計經濟使用年限，預計殘值率和折舊年限如下：類 別 使用年限（年） 殘值率（%） 年折舊率（%）房屋 30 3 3.23 建筑物 15 3 6.47動力設備 10 3 9.70 辦公設備 5 3 19.40電子設備 5 3 19.40 試驗儀器 5 3 19.40修理修配設備 10 3 9.70運輸設備 8 3 12.13 鉆探注漿設備 10 3 9.70第三十六條 已經提足折舊、繼續使用的固定資產不再提取折舊，提前報廢的固定資產，不再17、補提折舊。當月增加的固定資產，當月不提折舊，當月減少的固定資產，當月照提折舊。第三十七條 固定資產有償轉讓或清理報廢由計劃財務部和安全設備部共同協商處理價格并報分管院長審批，處理資產的變價凈收入與其賬面凈值的差額，計入營業外收入或者營業外支出。第三十八條 為了保證固定資產帳實相符和安全完整，須定期或者不定期對固定資產進行盤點清查。年度終了前，必須由安全設備部進行一次全面的盤點清查。盤點中發現短缺或盈余，應及時查明原因，并編制盤盈盤虧表，報財務部審核后，經批準后進行帳務處理。盤盈的固定資產，按照原價減估計折舊的差額，計入營業外收入，盤虧及毀損的固定資產，按照原價扣除累計折舊、變價收入、過失人及保18、險公司賠款后的差額，計入營業外支出。使用期滿或技術落后需報廢的固定資產，要進行技術鑒定和經濟論證，確定無法使用的，應填制清理報廢表，報經領導批準，方能報廢清理。第八章 無形資產和其它資產管理第三十九條 無形資產指被公司長期使用而沒有實物形態的資產，包括：專利權、土地使用權、商譽等。無形資產按實際成本入帳，在受益期內或有效期內按不短于10年的期限攤銷。第四十條 遞延資產是不能全部計入當期損益，需要在以后年度內分期攤銷的各項費用，包括開辦費，租入固定資產的改良支出和攤銷期限超過一年，金額較大的修理費支出。開辦費自營業之日起，分期攤入成本。分攤期不短于5年，以經營租入的固定資產改良支出，在有效租賃期19、內分期攤銷。第九章 國家基金和負債第四十一條 國家基金是指國家以各種形式投入我院的資金。單位不得擅自自行調整國家基金。當發生下列情況，報經主管財政機關批準后，可以增加或減少國家基金：1.國家地質成果資料對外投資及其取得的收益和有償轉讓取得的凈收入，按規定轉增國家基金部分；2.由于自然災害等非常原因造成的資產凈損失；3.其他批準的事項。第四十二條 接受捐贈的財產，資產重估確認的價值或者合同、協議約定價值與原帳面凈值的差額，計入地勘發展基金。報經主管財政機關批準，地勘發展基金可以轉增國家基金。第四十三條 負債分為流動負債和長期負債。流動負債包括短期借款、應付票據、應付帳款、預收帳款、應付內部單位款20、應付工資、應交稅金、其他應付款、其他應交款、預提費用等。長期負債包括長期借款、長期應付款、住房周轉金等。第四十四條 加強對應付帳款和其他應付款的管理，及時核對余額，保證負債的真實性和準確性。凡一年以上應付而未付的款項應查找原因，對確實無法付出的應付款項報院長批準后處理第四十五條 因債權人特殊原因確實無法支付的應付款項，計入營業外收入。第四十六條 流動負債應計利息支出，計入財務費用。第四十七條 嚴格執行國家稅收政策，正確進行稅金核算，及時足額繳納各項稅費。涉及的稅費包括營業稅、資源稅、城市維護建設稅和教育費附加、工會經費、殘疾人就業保障金、企業防洪基金及企業所得稅等。第四十八條 妥善管理、保管21、各種稅務發票和稅務收據，嚴禁向外單位或個人代開稅務發票和稅務收據，未經允許財務人員不得將稅務發票和稅務收據交由其他非財務人員代開票據。第十章 地勘工作撥款及支出第四十九條 地勘工作撥款是指我院為完成國家預算內地質勘查工作任務而取得的國家預算內撥款。國家預算內撥款包括：中央財政預算撥款、地方財政預算撥款、礦產資源補償費、中央地質勘查基金等專項撥款和其他撥款。第五十條 地勘工作支出是指地勘單位為完成國家預算內地質勘查工作任務而發生的全部支出，包括地質勘查項目(以下簡稱地質項目)支出和其他經費支出。1.地質項目支出，包括以下工作項目支出：(1)地形測繪；(2)地質測量；(3)物探；(4)化探；(5)22、遙感；(6)鉆探；(7)坑探；(8)淺井；(9)槽探；(10)巖礦試驗；(11)其他地質工作；(12)工地建筑。實際工作中可根據實際工作手段需要增設或減設工作項目。2.其他經費支出，包括：(1)子弟學校經費補貼；(2)離退休人員經費；(3)富余人員經費；(4)其他。其他是指不屬于以上各項的其他支出，包括環境保護費，經批準出國考察人員費用，地勘單位成建制組成、撤銷、搬遷期間所發生的費用等。第五十一條 按國家規定，嚴格劃分國家預算內地勘工作支出與社會地勘工作和多種經營的成本、費用界限。第十一章 成本和費用第五十二條 我院在從事地質勘查、多種經營過程中所發生的各項支出，按照國家規定計入成本、費用。第23、五十三條 地質勘查成本是指我院在地質勘查生產過程中耗費的全部支出，包括從收集資料、調查論證、編寫設計、組織勘查施工、整理分析資料、編審地質報告到提交地質成果資料等全過程所發生的各項支出。地質勘查成本按每個地質項目進行成本歸集，每個地質項目按工作項目和費用項目進行計算。1.國家預算內地質項目包括工作項目成本和應分配的管理費。2.非預算內地質項目包括直接成本和間接成本。第五十四條 發生的管理費用，按國家預算內地質項目和經營項目(含非預算內地質項目)的直接成本比例分配計入國家預算內地質項目成本和當期損益；非預算內地質項目和多種經營發生的財務費用、經營費用，計入當期損益。第五十五條 管理費用是指為組織24、和管理我院地質勘查生產和經營活動而發生的各項費用。包括單位管理人員的工資、獎金、工資性質的津貼、職工福利費、交通差旅費、辦公費、房租水電費、折舊及修理費、家俱用具費及其他經費、工會經費、職工教育經費、勞動保險費、待業保險費、醫療保險費、咨詢費、審計費、訴訟費、排污費、綠化費、稅金、技術轉讓費、技術開發費、業務招待費、壞帳損失、存貨盤虧、毀損和報廢(減盤盈)損失以及其他管理費用。第五十六條 我院交通差旅費開支標準按照湖南省省直單位差旅費管理辦法（湘財行200710號）文件執行。第五十七條 工會經費按職工工資總額2計提。不再從成本費用中計提職工福利費和職工教育經費，根據國家相關規定，支付的職工福利25、費用和職工教育經費在成本費用中據實列支。第五十八條 單位為籌集資金而發生的各項費用，包括發生的利息凈支出、匯兌凈損失、金融機構手續費以及籌資發生的其他費用計入財務費用。第五十九條 合理劃分期間費用和成本的界限。期間費用主要包括管理費用、財務費用。期間費用應當直接計入當期損益，并在利潤表中分別項目列示。成本應當計入所生產的產品、提供勞務的成本。第六十條 待攤和預提費用，應遵循權責發生制和成本與收入配比的原則。待攤費用攤銷期限一般不超過12個月。預提費用當年能結清的，年終財務決算不留余額；需要保留余額的，應在財務報告中予以說明。第六十一條 加強對費用的總額控制，嚴格制定各項費用的開支標準和審批權限26、，財務人員應認真審核有關支出憑證，未經領導簽字或審批手續不全的，不予報銷，對違反有關財務制度規定的行為應及時向領導反映。 第六十二條 我院所屬獨立核算的多種經營單位的成本費用核算，比照相應行業財務制度的規定辦理。第十二章 經營收入、節余與收益及其分配第六十三條 經營收入包括社會地勘工作收入、地質成果資料轉讓收入、多種經營收入、其他業務收入等。社會地勘工作收入，是指我院承包國家預算內地勘工作以外的地勘工作所取得的收入。地質成果資料轉讓收入，是指我院有償轉讓自行勘查的地質成果資料所取得的收入。多種經營收入，是指我院所屬內部獨立核算的多種經營單位從事生產經營活動所取得的收入。包括房屋出租收入、巖礦試27、驗收入、機加工收入等其他業務收入，包括技術咨詢服務收入、材料銷售收入、固定資產出租收入、無形資產(不包括地質成果資料)轉讓收入、其他業務性收入。第六十四條 根據收入的性質，按照收入確認的原則，合理地確認和計量各項收入。院屬經營單位取得的各項收入或獲取收入的憑據應及時足額到院財務部門入帳，從源頭加強收入的管理，堅持“財務收支兩條線”，堅決杜絕坐收坐支現象，任何單位和個人不得侵吞、挪用、擠占、坐支收入，違者提請院部視情節給予相應處分。第六十五條 節余與收益總額包括國家預算內地勘工作節余、經營收益、投資凈收益、補貼收入和營業外收支凈額。第六十六條 發生的年度虧損，可以用下一年度的稅前收益彌補，下一年28、度稅前收益不足彌補的，可以在5年內延續彌補。5年內仍不足彌補的，用稅后收益彌補。第六十七條 國家預算內地勘工作撥款結算收入及其實現的節余，年度地質成果資料轉讓實現的凈收入在30萬元以下的，根據國家有關財稅制度規定免征企業所得稅。單位從事社會地勘工作、轉讓地質成果資料、以及多種經營所實現的經營收益，按照國家規定作相應調整后，依法繳納所得稅。第六十八條 地勘單位繳納所得稅后的節余與收益，按照下列順序分配：(一)彌補以前年度虧損；(二)應交上級節余與收益；(三)提取地勘發展基金，按照所得稅后節余與收益總額扣除前兩項后的余額40提取；(四)提取公益金，按照所得稅后節余與收益總額扣除前兩項后的余額30提29、取；(五)提取獎金，按照所得稅后節余與收益總額扣除前兩項后的余額30提取。第六十九條 地勘發展基金主要用于地勘科技的研制與開發，先進設備、儀器的引進，技術改造，彌補虧損等。公益金主要用于職工集體福利設施支出。第十三章 財務報告與財務分析第七十條 財務報告是反映本單位一定時期財務狀況和經營成果的總結性書面文件。財務報告分月報和年報，月報財務報表包括資產負債表、節余與收益及分配表等。年度財務報告，包括財務報表和財務情況說明書。財務報表包括資產負債表、節余與收益及其分配表、地質項目支出明細表、其他經費支出明細表等。第七十一條 以編制的地質勘查單位財務報表為基礎，按照統計的口徑和財政部部門決算報表的編30、制要求編制年度部門決算報表；根據國資委及財政部的轉換要求和轉換格式將事業報表轉換為企業報表并填報企業財務快報和企業財務報表。第七十二條 為保證財務報表的編制質量，充分發揮財務報表的作用，編制財務報表應遵循內容完整、數據真實、相關可比、編報及時的基本要求。第七十三條 財務情況說明書主要內容包括： （一）地勘工作撥款與支出、經營收入與支出、節余與收益及其分配、資金增減和周轉、稅金繳納、各項財產物資變動等情況。 （二）財務會計方法變動情況及原因；對本期或下期財務狀況變動有重大影響的事項；資產負債表制表日至報出期之間發生的對單位財務狀況有重大影響的事項；以及為正確理解財務報表需要說明的其他事項。 （三31、）財務狀況分析，財務分析是單位財務管理的重要組成部分，財務管理部門應對單位經營狀況和經營成果進行總結、評價和考核，通過財務分析促進增收節支，充分發揮資金效能，為領導或有關部門的決策提供依據。 （四）總結、考核和評價單位財務狀況及財務成果的指標，包括資產負債率、流動比率、速動比率、國家預算內地勘工作節余率、經營收入利稅率、國家基金節余收益率、總資產周轉率等。第七十四條 財務月報表和企業財務快報應于次月2日內編制完成，年度財務會計報告應于次年45日內編報完成，并接受總局財務審計處或國資委指定會計師事務所進行審計。 第七十五條 按規定的報送時間向院領導、上級主管部門及各級財稅部門報送各類財務報表。第32、十四章 會計檔案保管第七十六條 會計檔案包括會計憑證會計帳簿會計報表會計核算內部資料工資清冊財務計劃有關文書等。第七十七條 每月終了,會計報表報出后,經管人員要及時將憑證帳單、內部資料工資清冊收集齊全,審查核對,整理立卷。立卷前審查內容包括帳單表及附件是否齊全，編號有無顛倒，有關印鑒是否完整，附件粘貼是否合格等。審核無誤后，整理齊整，按月將憑證會計資料裝訂成冊；明細帳分戶按月夾好，年度終了，再將明細帳，報表匯總裝訂；編制會計檔案保管清冊，立卷歸檔，專柜保管；立卷人要對會計檔案規范化負責。 第七十八條 為方便會計檔案使用，當年會計檔案在會計年度終了以后，由財務部保管兩年；兩年期滿，由經管人編制會33、計檔案移交清冊，交院檔案室管理。 第七十九條 會計檔案管理要存放有序，查找方便，經常清理，嚴格執行安全保密制度，嚴防損壞、散失和泄密。 第八十條 建立會計檔案查閱登記簿，嚴格辦理手續。財務部本部門人查閱，由經管人同意；外部門人查閱，經財務部門負責人批準；外單位人員查閱，要有正式介紹信，并經財務負責人批準，批準后，要詳細登記調閱登記簿，以備查和考查檔案的利用效果；調閱人員一般不得把會計檔案攜帶外出，需要復制的要經有關領導同意。 第八十一條 對保管期滿的會計檔案，按規定會同院檔案部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報有關部門批準后，按規定程序和方法進行處理。對尚未了結的債權、債務和法律糾34、紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。 第八十二條 會計檔案保管期限如下表：順序號檔案名稱保管期限備注1會計憑證類：原始憑證記帳憑證銀行存款余額調節表15年5年 2會計帳簿類：總賬、明細賬、日記帳現金和銀行存款日記帳固定資產卡明細帳（卡片）15年25年15年固定資產明細帳（卡片）在固定資產報廢清理后保存5年3會計報表類：月、季度會計報表年度會計報表15年永久 4其它類：會計移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊工資清冊15年永久永久15年 第八十三條 院屬各生產經營單位會計檔案管理辦法，參照本制度執行。第十五章 會計電算化管理第八十四條 為了加強會計電算化工作，規范財務部35、門的會計電算化業務，保證會計電算化工作的質量，適應會計電算化核算與管理的需要，根據會計法和會計電算化管理辦法的有關規定，制定本制度。一、硬件管理（一）會計電算化應配備相應的計算機設備，會計電算化硬件設備是指專用于會計電算化的微機及其配套設備，包括服務器、工作站、網線、打印機、UPS電源等。會計電算化硬件設備由財務部門統一管理和使用。（二）操作人員應隨時保持設備的潔凈，并定期檢查設備的運行情況。（三）硬件發生故障時，應由專人或定點維修人員負責檢修排除，其他人員不得擅自拆修。（四）系統的開、關機應由系統管理人員或專人負責，并需嚴格遵守開、關機順序。二、軟件管理（一）選擇的財務軟件應符合財政部會計核36、算軟件基本功能規范和上級部門的要求，并且能滿足會計電算化的實際工作需要。（二）財務軟件應在軟件開發商的協助下安裝、調試，直至正常運行。（三）系統管理人員應對軟件進行正常維護，以保證系統的正常工作，其他任何人員未經允許，不得對軟件數據進行修改、刪除。（四）會計軟件運行發生錯誤，系統管理人員應立即檢查處理，如無法處理，需及時與軟件開發商聯系，弄清原因，排除故障。三、會計電算化操作管理（一）財務部工作人員必須經過培訓認可后方能上機操作，除系統管理員外其他無關人員未經允許不得上機操作。（二）財務部工作人員應按密碼和操作權限操作，操作人員對自己的上機注冊名與口令要嚴格保守秘密，不得泄露。（三）禁止在財務37、部門使用的電子計算機上安裝和使用游戲軟件，使用外來磁盤時應先進行殺毒，以保證計算機數據安全和防止感染計算機病毒。（四）操作人員離開電子計算機，如時間較短，離開前應按正常退出程序退出會計系統，至未登錄網絡狀態，如時間較長，應關閉計算機。（五）注意防火、防潮、防磁、防盜，下班時關閉所有設備和電源，保護好設備，防止設備遭到人為破壞。（六）系統管理員應定期檢查、記錄系統使用情況和故障情況，并保存必要的上機操作記錄。（七）操作人員必須嚴格履行崗位職責與操作權限，不能越權、越位操作。未經財務負責人同意，不能向他人提供各類會計數據。（八）初始實施會計電算化的核算單位，采用微機和手工帳并行的辦法同步運行6個月38、。每月末，會計核算人員必須將手工帳與微機帳進行核對，保持手工帳與微機帳一致。同步運行期間，微機帳套運行正常，手工帳與微機帳數據一致，運行期滿可脫離手工帳。四、電算化會計檔案管理（一）電算化會計檔案包括在網絡服務器和其他計算機、其他磁性介質或光盤存儲的各種數據文件，以及打印輸出的各種憑證、賬冊和報表等。（二）電算化會計檔案管理要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。（三）會計電算化的數據，必須每日進行年度帳數據備份，不定期對帳套數據進行備份（每年至少備份兩次），重要的會計數據應備份雙份。（四）對電算化會計檔案要定期進行檢查更新，定期用其他介質進行備份，電算化會計檔案要做好防39、磁、防火、防潮和防塵工作，保證會計檔案資料的安全。采用磁性介質或光盤保存的會計檔案，應定期檢查和復制，重要的會計檔案必須復制雙份。（五）會計電算化后，除會計憑證帳簿，報表等見諸文字的檔案照章入檔外，所有載有會計資料的備份磁盤要求保存一年。（六）電算化系統開發的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的三年。第十六章 會計交接制度第八十五條 財會人員力求穩定，不宜隨便調動。會計人員因工作變動或離職，必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員，沒有辦理交接手續的，不得離職，亦不得中斷會計工作。第八十六條 會計人員離職前，必須將本人所經管的會計工作，在限定期限內全部移交清楚，移交數據包括：移交人經管的會計憑證、報表、帳目、款項、公章、實物及未了事項。接替人員應認真接管移交工作，并繼續辦理移交的未了事項。第八十七條 會計人員辦理移交時，須將全部移交數據、重大財務收支等情況向接替人員詳細介紹并編制詳細的書面交接材料，移交清冊一式三份。第八十八條 會計人員辦理交接手續，必須有監交人負責監交，交接完畢，交接雙方、監交人要在移交清冊上簽名蓋章，并注明職務、日期。第八十九條 出納人員工作變動，必須編制書面移交材料，未了事項交接清楚，由交接雙方及監交人簽字蓋章。