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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度建材公司財務部會計檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會計檔案管理制度第一章 會計工作交接第一條 會計人員工作調動或者離職，必須將本人所經管的會計工作在調離或者離職前全部交給接管人員。沒有辦清交接手續的，不得調動或離職。公司撤銷時，必須留有必要的會計人員，會同有關人員辦理清理工作，編制移交決算。未移交前，會計人員不得離職。第二條 會計人員臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者代理的，財務部門負責人、會計主管人員或者公司負責人必須指定有關人員接替或者代理，并辦理交接手續。臨時2、離職或者因病不能工作的會計人員恢復工作的，應當與接替或者代理人員辦理交接手續。 移交人員因病或者其他特殊原因不能親自辦理移交的，經公司負責人批準，可由移交人員委托他人代辦移交，但委托人對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關資料的合法性、真實性承擔法律責任。第三條 會計人員辦理移交手續前，必須及時做好以下工作：（一） 已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的，應當填制完畢；（二） 尚未登記的賬目，應當登記完畢，并在最后一筆余額后加簽經辦人員名字；（三） 整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；（四） 編制移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現金有價證券、支票3、簿、發票、文件、其他會計資料和物品等內容；包括會計軟件密碼、數據有關資料、實物等。第四條 會計人員辦理交接手續，必須有監交人負責監交。（一） 一般會計人員交接，由公司財務部門負責人、會計主管人員負責監交。（二） 財務部門負責人、會計主管人員交接，由公司負責人監交，必要時可由股東派人會同監交。（三） 移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收； 現金、有價證券要根據會計賬簿有關記錄進行點交。庫存現金、有價證券必須與會計賬簿保持一致。不一致時，移交人員必須限期查清。1、 會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，并在移交清冊中注明，由移4、交人員負責。2、 銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對，如不一致，應當在查明情況后，編制銀行存款余額調節表調節相符；各種財產物資和債權債務的明細賬戶余額要與總賬有關賬戶余額核對相符；必要時，要抽查個別賬戶的余額，與實物核對相符，或者與往來公司、個人核對清楚；3、 移交人員經管的票據、印章和其他實物等，必須交接清楚；移交人員從事會計電算化工作的，要對有關電子數據在實際操作狀態下進行交接；第一條 財務部門負責人、會計主管人員移交時，還必須將全部財務會計工作、重大財務收支和會計人員的情況等，向接替人員詳細介紹。對需要移交的遺留問題，應當寫出書面材料。第二條 交接完畢后，交接雙方和監交人員要在移交清冊上5、簽名或者蓋章。并應在移交清冊上注明：公司名稱、交接日期、交接雙方和監交人員的職務和姓名、移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。移交清冊一般應當填制一式三份，交接雙方各執一份，存檔一份。第三條 移交人員對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關資料的合法性、真實性承擔法律責任。第四條 接替人員應當認真接管移交的工作，并繼續辦理移交的未了事項。接替人員應當繼續使用移交的會計賬簿，不得自行另立新賬，以保持會計記錄的連續性。移交后，如發現原經管的會計業務有違反財務制度和財經紀律等問題，應立即向監交負責人匯報處理。第二章 會計檔案管理第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業6、材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要資料和證據。具體包括：（一） 會計憑證類。原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（二） 會計賬簿類。總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（三） 財務報告類。月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。 其他類。銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，還包括財務證照等。會計電算化系統過程中發生的全部技術資料等電子數據視同會計檔案。第一條 各部門形成的會計檔案 ，應由會計機構按照歸檔要求，及時整理立卷，裝訂整齊、美觀、成冊，7、年末編制會計檔案保管清冊。出納員不得兼管會計檔案。移交本公司檔案管理員保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當由財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第十一條 公司保管的會計檔案不得借出。如有特殊需要，由使用部門填寫財務會計檔案資料借用申請表，經本公司負責人和財務部門負責人批準，可以提供查閱或者復印，并辦理登記手續。查閱或者復印會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上肖涂畫、拆封和抽換。出借的各類財務會計檔案資料復印件，須注有“使用公司及用途”字樣和加蓋“再復印無效”的印章。借用的會計檔案必須嚴格保管，按規定使用，嚴禁轉借、出租、轉讓、改變用途等。第十二條 會計檔案8、的保管。（一） 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案保管期限（最低保管期限）具體規定如下： 1、會計憑證（原始憑證、記賬憑證） 30年 2、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、輔助賬） 30年 固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管） 5年 3、財務報告 月度、季度和半年度財務報告 10年 年度財務報告 永久4、 其他會計檔案 銀行存款余額調節表 10年銀行對賬單 10年納稅申報表 10年會計檔案移交清冊 30年會計檔案保管清冊 永久 會計檔案銷毀清冊 永久會計檔案鑒定意見書 永久（二）保管期滿的會計檔案9、，除有特殊規定的情形外，可按照以下程序銷毀：1、由本公司檔案管理員會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2、公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3、銷毀會計檔案時，應由檔案管理員和財務部共同派員監銷。4、監銷人在銷毀會計檔案前，應按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名，并將監銷情況報告本公司負責人。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計10、檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第三章 財務信息化管理第十三條 財務部門是財務信息系統建設的主要承擔者，在各部門的配合下組織實施工作。第十四條 建立財務信息化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責范圍，財務信息化會計崗位和工作職責一般可劃分為系統主管、信息錄入、審核記賬、系統維護等。(一) 系統主管。全面負責本公司財務信息化工作，制定電算化發展規劃、總體方案及操作人員的權限控制，協調系統內各類人員之間的工作關系。(二) 信息錄入。編制記賬憑證，并負責記賬憑證和原始憑證等會計數據的輸入工作，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計數據處理工作。(三) 審核記賬。負責對輸入計11、算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件，登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。 系統維護。負責軟硬件的維護。負責保證計算機硬件的正常運行；負責保證會計核算軟件各項功能的正常運行；熟悉會計核算軟件運行的特點及薄弱點，熟練掌握會計核算軟件維護技能，做好臨時性維護和技能性維護任務，確保會計核算軟件發揮原有功能。(一) 數據分析。負責對計算機的會計數據進行分析，提供有關分析資料，供領 導決策參考。會計崗位和電算化崗位可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，錄入員和審核員必須分設。第十五條 系統主管必須按軟件系統提供的專門功能，明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權12、限。上機操作人員對操作密碼要嚴格管理，并定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件。第十六條 公司按照統一部署推廣和應用新的財務軟件，對使用中發現的問題，及時向上級人員或軟件供應商反饋；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證會計數據的連續和安全。要建立健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性。第十七條 對財務數據要進行定期和不定期備份，并定期將機內備份數據存儲到機外的物理存儲介質上，確保會計數據和會計軟件的安全完整。第十八條 結賬后，對計算機內的數據記錄不得直接修改，只能運用補充登記的借賬訂正方法實現留有痕跡的修改，一切修改操作必須在界面操作菜單下進行，嚴禁擅自打開數據庫強行修改，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除。第十九條 采用計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦法執行。在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總賬可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”代替當期總賬。以計算機打印出來的書面形式應與存儲的內容（計算機存儲的數據）完全一致。以上制度，從公布簽署之日起生效。- 6 -