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1、乳業公司貸款、費用控制及報銷財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、財務基本知識原始憑證的基本內容原始憑證可分為自制原始憑證和外來原始憑證，自制原始憑證是企業按一定規范自已編制如：工資發放單、材料領用單、產品如庫單等；外來原始憑證有發票、收款收據等。原始憑證要求：1原始憑證的真實性、合法性。(票據符合稅法要求、記錄的經濟活動真實、合法)2原始憑證的準確性、完整性。(填寫規范、大小寫一致、有時間、付款單位、有收款蓋章)發票發票，也叫商事憑證，是在商品交易，提供勞務服務和從事其他經濟業務活動過程中，由收款方填開2、給付款方，憑以付款書面證明，是最普通，最大量的商事憑證，是會計人員用以記帳進會會計核算，計算應納稅款的原始憑證，也是財政、稅收、審計等部門進行財務稅收檢查的重要依據。目前我們經常接觸到的用于商品勞務交易的有普通發票和增值稅發票，按開具方法不同分為手工票和電腦票，增值稅發票按限額還可已分為萬元版、十萬元版、百萬元版。地方稅務有運費發票，有鐵路、公路、船運發票。發票的基本內容包括：發票的名稱，發票區別代碼，聯次及用途，客戶名稱，開戶銀行及帳號，商品名稱或經營項目，計量單位，數量、單位、大小寫金額，開票人，開票日期，開票單位(個人)名稱(章)等。增值稅專用發票還應包括：購貨人地址，購貨人稅務登記號，3、增值稅稅率、稅額，供貨方名稱，地址及其稅務登記證號。增值稅專用發票由國務院稅務主管部門指定的企業印制。其他特殊格式要求或使用量大需定印發票的工商企業，經主管稅務機關同意方可定印。除國家稅務總局或者省級稅務機關依各自的職責批準外，發票均應套印全國統一發票監制章。二、 經營費管理規定：1各客戶經理經營費應嚴格按公司有關規定掌握使用(每個市場控制在銷售額萬分之五以內)，銷售公司財務每月按市場片區統計銷售費用的支出情況并上報總經理，凡發現未按有關規定審批越規使用的，財務一律不予報銷，否則將按報銷金額的一倍和兩倍分別扣罰財務人員和報銷人。2銷售員一律不得擅自向外單位借款；如確屬急用的，必須請經銷售公司總4、經理批準后，由公司以傳真形式通知經銷單位方可借，否則本公司不予承認，向外單位借款的銷售員在返杭后10天內必須辦好還款手續，無故逾期不辦者，不予報銷。銷售員向經銷單位借樣品用于公關、促銷活動的，必須報經省級經理同意和銷售公司總經理批準，并在返杭后7天內憑經銷單位證明和經省級經理及銷售公司總經理審批簽字的借樣原始證明辦理沖抵手續，無故逾期不辦者不予沖抵。貨款管理1各經銷單位必須按公司開具的發票上的銷貨單位名稱匯回貨款；如需發其它單位的名義匯款的，必須出具該單位加蓋公章的證明材料，否則財務不予銷帳，仍作應收款掛帳處理。2客戶經理每月必須對各經銷單位的貨款往來帳進行一次清理并核對，如發現經銷單位帳目不5、清，及時與公司聯系，以便迅速糾正，并將核對結果及經銷商的簽字寄回公司。3未經批準，銷售員不得擅自以現金形式帶回貨款。4因目前所用增值稅發票屬有價證券，且國家已實行全國電腦聯網管理，故銷售員在交接過程及攜帶途中必須嚴加保管，遺失一張增值稅發票，不論票面金額大小，根據國家有關規定，將扣罰當事人2500元并上交國庫。5匯票原則上必須到公司確認后才予以報站。若市聲斷貨確需憑證傳真件報站的，必須經客戶經理查驗無誤后簽字傳回公司報站，并立即將匯票寄出。如因客戶經理把關不嚴造成貨款流失，其損失由客戶經理承擔。若在規定期限內(一周內)，公司沒有收到匯票，在三個月內將禁止該客戶經理分管地區的經銷商進行傳真件報站6、，并對客戶經理進行處罰。三月后視實際情況而定，如因此造成的損失由該客戶經理承擔。6檢驗匯票標準，收款單位：XXXX乳業有限公司銷售公司。帳號： 。開戶行：XX銀行XX支行。大小寫金額填寫是否一致，日期是否填寫完整，票面是否有涂改，出票銀行操作員個人私章是否蓋全，印數是否完整，匯票有效為二、三兩聯缺一不可，匯票專用章必須完整清晰。促銷活動審批細則各市場根據當地市場實際銷售的需要，在公司規定的額度范圍內可自行制定促銷方案，促銷方案包括活動目的、實施地點、實施時間、實施細則、費用預算、效果預測等，如涉及配置促銷用品的還需填寫促銷用品申請表，促銷方案需經廣告部核價、銷售公司審核并報請宗總批準同意后方可7、執行。地區經理制定的促銷方案，省級經理應在一個工作日內簽署意見并報廣告部核價、銷售公司審核。地區經理如在5個工作日內未得到明確的審批意見，可直接向宗總申報。促銷活動的具體監控辦法銷售公司負責對促銷活動的監控，采用“市場業務員公司”和“公司市場”的雙向檢查，借此考查促銷活動效果和促銷用品的實際投放。具體辦法以如下：1各市場在促銷活動過程中嚴格按照公司的要求，并拍攝活動執行情況作為憑證。詳細做好促銷用品分發使用記錄，并于活動結束5天內將活動情況總結，促銷用品實際投放數量、明細和結余數量按統一格式報銷售公司，以便公司檢查、備案。促銷用品一經上報，公司將予以登記，市場予以封存，由公司統一調配。2公司根8、據各市場上報的相關材料定期進行抽查，以考察上報材料的真實性，如出現與事實不符等情況將視情節輕重，扣罰責任人及主管5%-50%的年終獎。促銷活動的報銷原則1、公司統一制定的促銷方案銷售公司應根據方案精神在各市場具體操作中提出要求并制定統一的報銷表格，辦理報銷手續時除按要求填寫報銷表格外還需附上相關的證明、清單、銷售公司財務對上報材料的真實性予以審核，未按要求執行的市場公司將不予以報銷活動費用，并扣罰當事人及主管的年終獎的5%-20%。如確實系實際銷售的需要對原定方案進行變通或調整，必須提前報請公司同意。2促銷活動涉及經銷單位發生的費用或產品，報銷時必須認真填好“費用客戶清單”、附經銷單位出具的有9、效“收據”、“產品出庫憑證”，所有報銷單據均需經辦人、分管地區經理、省級主管簽字確認后公司才視同有效，予以審核報銷。3所有促銷活動的批件均需提前交銷售公司辦公室備案，報銷期限最遲不超過活動結束20天以內，否則公司將考慮不予報銷并對責任人予以扣罰。銷售人員費用報銷1各內務助理、銷售主管必須協助分公司財務做好費用報銷工作，嚴格按公司規定負責審核票據所涉及的活動的真實、索取票據的合法、規范、費用是否超標，各主管、助理對審核管轄人員費用發生的真實性負責。2對請客送禮費用必須注明被請、收受方單位名稱，人數，原因。3各辦事處購買低耗品必須先打報告，不得先斬后奏，如經發現公司將嚴肅處理。4辦事處購買辦公用品10、集中購買，發票后附有清單。5自備車購買汽油、汽車修理應盡量索取增值稅發票，以利降低費用，汽車修理必須附有修理清冊。過橋、過路費背面必須注明事由。6檢驗費報銷必須附有檢測報告。7客戶經理跨區域差旅費報銷，必須注明事由、時間、主管確認。8各項費用審批應嚴格按公司2002年差旅費報銷計劃執行，費用額度確實不能滿足實際需求，或有特殊費用發生，需事先打報告審批，財務嚴格按批件審核。9涉及駕駛證年審、年檢費用一律自理。2、 關于經銷商無合法票據的業務處理方法各級銷售人員、各經銷商：根據國家稅務部門最新規定，企業支付的與經營活動有關的資金應提供證明其真實性的合法憑證(即：發票)，因此各經銷商必須提供合法的財11、稅發票才能向我公司收取保證金利息及代墊費用等各種款項。這類發票由財稅局監制，發票上印有當地財稅部門的監制章。如果各經銷商目前尚沒有發票(普通發票、零售發票)，請立即憑營業執照副本到當地財稅部門購買。若各經銷商確實無法向公司提供正規的財稅部門監制的發票而要求收取保證金利息等非代墊款項，將會造成公司重復繳稅，因此公司按如下業務處理方法執行：對保證金利息，差價補貼支付等經營性收入款項1能提供財稅發票的在發票上寫明款項內容，金額，(按發票填寫要求規范填寫：雙面復寫、付款單位、時間、大小寫金額一致、不得涂改、加蓋收款單位公章等等)公司將予以抵貨款處理。2如果客戶不能提供合法憑證而要求兌付經營性收入款項的12、：A客戶向公司收取如上款項時提供蓋有客戶公章的同意把上訴款項換算成產品的證明及要貨清單，我公司將根據要貨清單，直接將金額抵產品作為配送并隨貴司發貨兌現。配送產品的價格是現行開票價，不享受任何配送政策。B或者按照財稅部門規定予以代扣稅后抵貨款，即按公司目前實際稅率扣除企業所得稅。2002年按13.2%，2003年按26.4%扣除。3、 銷售公司費用控制、報銷及工資發放事項的規定(一)費用控制1銷售公司把2002年差旅費、經營費、辦公費、汽車使用費用等額定總額分解下達到各省，各省把費用總額分解落實到各地區。2各項費用進行年底考核，超出各級額定費用總額，扣省級經理、區域經理超出部分的10%資金。3若13、銷售業績比年初計劃增長比例超過費用的增長比例，可不予扣罰。(二)費用報銷1費用審批銷售人員所有的出差費用、經營費、辦公費、汽車使用費用等報銷，由各經辦人根據實際發生的費用票據認真分類匯總后，經區域經理審核簽字、省級經理簽字后，到相關分公司財務審核報銷。特區經理、省級經理發生的各項費用經本人簽字、授權分公司總經理簽字，分公司財務審核報銷，銷售公司總經理抽查。2分公司報銷每月30日前銷售公司把銷售人員具體名單及分管區域可報銷的費用范圍提供給分公司，分公司財務按照名單及銷售公司銷售人員出差費用報銷的規定對各項費用報銷進行認真審核。分公司對銷售人員票據真實情況進行抽查，如有弄虛作假，一經發現，即對當事14、人作警告處分，并不予報銷此次費用：再次違反，分公司報銷售公司對當事人雙倍扣罰，取消當月資金，并不予以開除，并追究區域經理、省級經理責任；若集團公司抽查發現有虛報現象，追究分公司財務責任。要求各省每月1-5日到所屬分廠將上月的差旅費進行報銷，原則上不能代報銷。3月終結算分公司財務每月20日前對上月工資資金發放情況分別進行分類匯總，經分公司總經理簽字后，工資按清單、資金開具代墊銷售費用收據并附清單報銷售公司，經銷售公司財務審核，銷售公司總經理簽字后，予以結算。4、 銷售公司銷售人員出差費用報銷的規定為加強銷售公司銷售人員出差各項費用控制，現制定銷售公司差旅費、經營費、辦公費、汽車使用費等費用標準及15、報銷規定如下：(一)差旅費差旅費主要包括津貼、租房費、交通費及郵電、通訊、傳真復印費等組成，各項差旅費標準規定如下：1津貼：津貼是指對銷售人員出差在外予以的住宿費及住勤補貼。銷售人員住辦事處(或租用房)住勤補貼20元/天，凡在居住當地工作的銷售人員沒有住勤補貼，每月給予15元的自行車補貼。各級銷售人員離開住所地，在本所管區域內出差，予以發放津貼(包括住宿費、住勤補貼)，標準如下：省級經理出差120元/天；區域經理出差80元/天；客戶經理出差地級市以上50元/天，縣級、鄉鎮40元/天，若出差時住出差地辦事處房子，仍按住勤補貼20元/天報銷。若到在所管區域外出差不予報銷，特殊情況單獨審批。2租房費16、：租房費包括租房費、水電費、衛生費、房間內低值易耗品等各項費用總和。居住地不在當地的客戶經理原則上需要在工作地租房，銷售人員租房必須按照公司統一的租房格式簽署協議，由省級經理簽署意見后，傳真回銷售公司同意后執行，超標準的由銷售公司審批同意后執行。原則上一個銷售人員所租房以一室一末為準且租房費在500元/月以下，兩個銷售人員所租房以控制在二室一廳之內。離開出租房地每月不得超過12天，特殊情況單獨審批。3交通費：交通費是指由于工作需要乘坐交通工具(飛機/輪船、汽車等)發生的各項交通費用，但不包括出租車費用。特區經理、省級經理每年可以報銷來回6趟飛機票，杭籍銷售人員每年可以報銷來回1趟飛機票，各級銷17、售員回杭一年一般不超出6次，特殊情況單獨審批；軟臥、軟坐按硬臥、硬座標準報銷。各級銷售人員在住所地可以報銷每月不高于50元的月票費用。各級銷售員報銷的各類車、船、飛機票不得超出其分管的銷售區域，若公司要求銷售人員參加會議等特殊情況不在以上范圍之內。4郵電、通訊、傳真復印費：主要包括辦事處話費、手機費、傳呼費、郵寄費、小額復印費、傳真費等費用。銷售公司額定下達各省郵電、通訊、傳真復印費總額，由省級經理分解到各地區，具體人員的使用標準由各省自行制定。(二)經營費各省按照不含稅銷售額的萬分之四點五。要求各省級經理根據市場實際情況將經營口費切塊到各片區，基本按照省級經理萬分之二，區域經理萬分之一點五，18、客戶經理萬分之一。對請客送禮費用必須注明原因，出租車發票一律記錄經營費。回杭銷售員的出租車發票必須經銷售公司總經理審批后報銷。(三)辦公費辦公費包括購買辦公用品、傳真打印紙、色帶、墨盒等費用。銷售公司額定下達各省辦公費總額，由省級經理分解到各地區，原則上按照客戶經理以上人員每人每月不超過20元。辦公用品由各辦事處統一購買，省級經理審核，由內務助理按月向財務報銷。(四)汽車使用費用汽車使用費用指公司購買車輛使用過程中所發生的汽油費、過橋過路費、停車費、小額修理、年檢費費用，洗車費、罰款不予報銷。公司配備的轎車必須在所管區域內使用，超出范圍的一切費用不予報銷。一輛車的費用必須由專人報銷，報銷時必須19、注明報銷車輛車牌號碼。汽車核定耗油量，市區每100公里為10公升，郊外長途每100公里為8公升；公司將依據以上標準對各市場車輛耗油量進行考核，報銷時必須注明汽車起止里程數及耗油量。汽車過橋過路費必須注明行程的起點及終點，比如杭州一紹興(2張)、紹興一杭州(2張)。每月修理費、添置物品、年檢費等費用超出800元必須經銷售公司總經理批準。汽車維修必須到指定廠家維修，汽車修理費報銷，必須附有修理原因或說明，因駕駛不當造成修車的，由當事人承擔相應費用。(五)其他規定：1 以上沒有包括的任何費用或購買物品，2 如零星促銷費、檢驗費、打假費、會議費等必須有銷售公司總經理批準后予以報銷，3 檢驗費報銷必須附20、有檢測報告。4 各級銷售人員的差旅費每天按住宿費和伙食、津貼、交通費分項核實報銷，5 住宿標6 準核報必須憑注明日期、旅店電話號碼的住宿發票，7 按公司的有關規定報銷。無住宿費發票或不8 注明起始日期、私自添加、涂改的一律不9 予住宿費報銷。10 報銷差旅費必須詳細列出各段行程的出發地、中轉地、目的地、交通工具，11 所附票據的時間必須與行程相符，12 必須使用注明起始點的正規發票。若無注明起始點發票則必須提供電話號碼，13 以便核查。14 銷售人員回杭的住宿由公司統一安排未經允許住旅店的一律不15 予報銷。16 所有票據必須完整無缺。如短缺、涂改、無日期、無公章或私自剪發票均作廢票處理。1721、 銷售人員報銷時必須采用銷售人員費用審核表，18 并且必須注明地區代碼。根據費用的類別進行認真填寫，19 如為其他類費用，20 應在括號內填寫費用類別，21 單據分類粘貼。22 促銷活動所產生的復23 印費等必須在促銷活動報銷中報銷，24 平常一律不25 得報銷。26 所有報銷費用必須當月清理報銷。27 各項費用各市場可以適當進行調整后制定各市場的差旅標28 準。5、 有關報銷資料交接手續的規定為了杜絕各類報銷資料在交接過程遺失，也為了能夠保證各個環節在規定的時間內將資料處理完畢，銷售公司特制定報銷資料的交接規定，請銷售公司全體員工嚴格遵守：1報銷資料的類別主要有促銷類的報銷資料、經銷商疑難問22、題處理、鐵路短少、質量報損等需要公司審批報銷的材料。2各市場寄資料的時間各市場必須保證當月發生并完畢的報銷資料務必在當月26日寄出(即1月26日至2月25日間發生完結需要報銷的資料務必在2月26日寄出)延后寄出的公司將處罰責任客戶經理。各市場寄資料時務必將資料整理清楚，并分類隔開，有多份資料的請羅列清單。3銷售公司內部報銷流程銷售公司內部保證在次月10日前將符合公司要求的報銷等處理完結予以沖帳，并且通知經銷商。(不符合要求的內勤及時反饋，各市場接通知后須督促客戶當天傳真有效憑證并將憑證于當天寄出)銷售公司內部在收到資料開始填制報銷資料交接單粘貼在報銷資料上(樣式見附件)，簽署收到日期并簽名，以后每道程序的受件人均簽名署日期，公司基本上每道環節給予2天的處理時間，確保10月前予以沖帳完畢。4各市場上交的報銷資料如果在規定期限內沒有沖帳，請及時反饋給內勤科長或辦公室。