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1、公司經營活動財務報銷及審批規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄 第一章、總則-3第二章、個人借款管理辦法-3第三章、預付賬款管理辦法-4第四章、費用報銷管理辦法-5第五章、材料付款及其他特定事項開支審批-12第六章、附則- 13附件一、國內差旅費開支標準-14財務審批及報銷制度第一章 總則1. 為加強財務管理、規范經營活動、理順業務關系、提高工作效率，根據本公司的特點，制定本制度。2. 所有部門的經濟活動應納入預算管理，預算內的支出審批從簡，預算外的支出嚴格控制。預算內的付款由財務辦理，預算外的付款一律報2、總經理審批，對單位付款不得使用現金或現金支票結算。第二章 個人借款管理辦法3. 個人借款員工辦理個人借款時，填寫“領款憑證（差旅費借支單）”。除出差、業務備用、以及公司相關制度中規定申請個人借款外，其余情況原則上不允許個人借款。4. 個人借款限額及審批程序4.1 個人出差（不含長期駐外） 借款金額應控制在審定的出差費用預算總額以內，出差人憑經批準的“出差申請報告單”辦理借款手續。審批程序規定為：借款人申請部門負責人審核財務審核總經理審批借款4.2 個人確因承辦業務需要，可借用業務備用金，審批程序為：借款人申請部門負責人審核財務審核總經理審批借款5.還款時間要求5.1出差借款還款時間要求出差人必3、須于出差回來后7個工作日內填差旅費報銷單沖賬，報銷單據不足以抵償借款的，差額必須用現金歸還。由于情況變化，出差被取消，所借款項必須立即歸還。5.2業務備用金借款還款時間要求業務結束后，經辦人必須在7個工作日內填單報銷，報銷單據不足以抵償借款的，差額必須用現金歸還。因情況變化，原來業務取消，所借備用金必須立即歸還。 6不（遲）還款責任6.1借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款，從次月起財務部將書面通知人力資源部從其工資中逐月扣回，并每月按尚欠借款余額從應還款日開始按銀行貸款日利率計收利息。6.2如由于借款人自動離職等原因形成壞賬，審批借款的部門負責人負連帶清償責任，并規定在事實確認后15個工作日4、內清償。第三章 預付賬款管理辦法7預付款審批程序7.1因承辦某些專項業務，需要預先全部（后取得結算發票）或部分支付款項而形成預付款。屬于專項費用開支的預付款，要求必須辦理專項費用開支事前申報手續，并附送相關合約、協議。經辦人申請款項支付時，填寫“付款申請單”，連同經批準的相關合約、協議一同送交財務部門審核支付。海外運輸費預付款除外,但要求每月必須進行清理、及時核銷。 7.2材料及外協外購的物料在正常情況下不允許預付款，對確需預付款的緊急材料采購，需列出預付款供應商明細，提交部門負責人行審批流程，專項報告中需列明“何時交貨，何時付款，何時開發票核銷預付款”；批準后，連同填寫的付款申請單、報價單、5、核價單、訂購單合同一同送交財務部門審核，同時在付款申請單備注欄注明業務部門要求的付款時間。在收到發票后，辦齊手續，填制報銷單，進入審批流程。（特別注明：一收到發票需馬上進行辦理，否則發票過期失效，由經辦人承擔有關責任）。7.3原則上國內設備預付款金額不得超過合同總額的30，國外設備預付款不做具體要求，視情況而定。當國內設備付款金額超過合同金額的50%時，供應商需開全額發票；對于設備、備品備件預付款，需在付款申請單用途欄注明“預付款”，對同一事項首次預付時必須附合同原件（往后則附合同復印件）。預付款審批程序如下：經辦人申請部門負責人審核財務審批總經理審批付款對預付款遵循“誰經辦，誰跟蹤，誰負責”6、 的管理原則，經辦人應及時取得發票并到財務部門辦理核銷手續，財務部門每月對預付款核銷情況進行清理。經辦人未按時取得發票核銷預付款，經財務部門催促仍無效果的，財務部門則將該筆預付款轉為個人借款，并按“不（遲）還款責任”規定處理。 8 產生壞賬時責任處罰當預付款產生壞賬時，部門負責人（或付款經辦人）負直接責任，并按壞賬損失金額的5%-20%比例扣罰直接責任人，對審批付款的部門負責人處壞賬損失金額5%-10%罰款。第四章 費用報銷管理辦法9 費用支出采取年度預算下的月度執行預算，年中進度平衡控制考核的管理原則，其中五項費用從嚴控制。各職能部門根據審批后的預算控制部門的費用開支，對超預算費用或預算項目7、之外的支出，應事前報總經理審批，否則，財務部門不予辦理付款、報銷手續。10 五項費用五項費用指業務費、辦公費、電訊費、差旅費、汽車費。 10.1 業務費指各部門因業務需要而進行公關、接待所開支的必要費用，其內容包括招待用餐、贈送禮品和娛樂活動開支等，人力資源部進行統一平衡、匯總，然后報總經理批準。10.2 辦公費10.2.1辦公費主要指各部門辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。10.2.2辦公家具、辦公通訊器材、電器及電腦配件、易耗材料的購置，執行公司的相關規定。10.2.3各部門應指定專人負責領用和發放辦公用品。辦公用品領用時，由領用人填寫有關領用憑證交部門負責人8、審批后領取。10.2.4辦公文具費用標準。辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆（芯）、墨水、印油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便箋、信封等，按每年度每個管理人員人民幣120元（平均每月10元）核定。10.3電訊費10.3.1各部門所屬的直撥電話、傳真機應明確管理責任人，常用業務電話實行通話備案制度，嚴禁公話私用，其它業務電話一次通話半小時以上而又不能說明原因的，扣減有關責任人等額工資。10.3.2已享受事業部話費預存的人員不再報銷電話費用（以人力資源年度辦理的年度預存話費記錄為準）。10.4差旅費各部門日常業務中需要出差所發生的長途交通費、住宿費、伙食費定額補助、市內交9、通定額補助等。10.4.1出差10.4.1.1普通職員不允許乘座飛機，因特殊情況乘坐飛機的，須事先報相關部門第一負責人或公司總經理書面批準，否則不預報銷。.2差旅費用實行規定標準報銷制。長途交通費（包括往返機場與出差地或公司辦公地的汽車費）實報實銷；住宿費、伙食費、市內交通費在標準內憑住宿發票報銷，超支自理。差旅費開支標準具體規定參見附件一。11.4.1.3經部門負責人批準，員工參加國內各種會議，如會議提供食宿費用的，員工憑會議通知及收費票據報銷有關費用，不再報銷食宿費用。.4公司派出接受培訓人員的費用報銷及補助標準根據舉辦單位通知和培訓合約確定。對不包食宿的，則按照出差標準報銷食宿及培訓與住10、宿不同地點的交通費補助。.5員工出差期間發生的業務應酬費應另行張貼費用報銷單，并與差旅費同時報銷，過期不予報銷。11.5汽車費汽車費是專指部門日常業務需要而發生的汽油費等各費用。 汽車用汽油柴油，各車配有各自的油卡，由財務部門控制監督，并由行政部門設計專門表格，對車輛使用情況與數據進行登記（在登記中必須注明：每趟出車的使用部門、派車人、目的地、辦理何業務、起始里程數、結束里程數、起始時間、結束時間、司機、證明人）。12 運輸費用12.1公司省外、省內運輸費用（內銷）12.1.1公司產成品中轉運輸、省內、外的運輸公司運費單價，采取核價單及報價單的方式確定。12.1.2公司與運輸公司應簽訂運輸合同11、（客戶指定物流的也包括在內），公司總經理審批。12.1.3公司銷售部負責辦理運費結算、索賠等日常事務。12.1.4公司銷售部門安排發貨計劃，倉庫部門開具“出倉單”。然后，公司銷售部門對物流公司進行管理，由物流公司安排運輸車輛到倉庫提貨，倉庫按照“出倉單”發貨。 （保安部門必須對進出車輛進行登記）。12.1.5物流公司（另稱“運輸公司”）裝貨離廠后即對產品的完好負完全責任，因運輸造成的包裝潮濕、破損、產品損壞、數量短少由運輸公司負責賠償，產品破損（視同數量短少）、數量短少按開票結算價賠償，賠償金由財務部從結算的運費中（運輸公司運費結算、理賠清單表）扣減。運輸公司對裝車產品外包裝有破損的有權拒收，12、并要求成品倉調換。12.1.6物流公司與公司結算運費時，運輸公司必須提供“送貨單簽收回執”，公司銷售部門審核無誤后，通知運輸公司開票結算，必須有正式運輸業專用發票，公司銷售部門應制作一張運輸公司運費結算、理賠清單表與發票對應，此表須由銷售主管領導審核，公司財務審核，總經理審批付款。12.1.8運輸公司退貨運輸公司途中造成產品破損，需及時通知公司有關部門，進行協商解決。12.1.9運費結算物流公司必須在送貨后30天內提供當月所有的“送貨單簽收回執”，公司銷售部門必須在收到回單5天內報賬。財務根據“送貨單簽收回執”短少數量和包裝破損應賠償金額，在結算運費（運輸公司運費結算、理賠清單表）付款時予以扣13、減。12.2出口運輸費一般情況下出口應用船運方式，不許空運、若有緊急情況確需空運的，需總經理審批方可空運。運費結算時必須有報銷單、付款申請單及財務部門對運輸物品發貨數量的審核單方可結算，否則一律不予結算。13 其他費用 對于費用類的物料采購，原則上要求全部開具增值稅專用發票，不能開具增值稅發票的必須在合同、報價單、協議中注明。14 費用報銷審批程序14.1出差事前申請出差人員，先由部門負責人審核，再由總經理審批,報人力資源部備案。所有人員出差均實行事前申請制度。因特殊原因未能事前申請的，應于回公司后3天內補辦申請審批手續，職能部門人員超標準出差由部門負責人審批；超標準出差財務部不予借款和報銷。14、14.2費用審批、報銷流程14.2.1五項費用審批、報銷流程年度預算內審批流程：經辦人申請部門負責人審核財務審批總經理審批報銷14.2.2除五項費用外其他日常營運費用審批、報銷流程年度預算內、職能部門年度預算內審批流程：經辦人申請部門負責人審核財務審批總經理審批報銷15 報賬時間的規定報銷人應于費用支出或出差返回后及時報賬，最長期限不得超過7個工作日。預付款核銷按有關協議、合同規定執行。每遲報一天按報賬金額的0.5%扣罰，超過2個月的單據報銷財務一律不予受理。16 單據報賬責任界定16.1報賬人的責任和注意事項16.1.1報賬人對所報賬項目的真實性、準確性、及時性、單據的合法性、完整性負責。115、6.1.2按要求粘貼和填寫報賬票證，單據必須齊全，否則財務部有責任拒絕辦理并退回。16.2各部門責任人的責任16.2.1負責審查費用項目是否經過申請并得到批準，報銷金額是否控制在開支標準和預算之內。16.2.2對報賬的內容真實性、完整性，各項附件合法性、完整性負責。16.2.3各部門責任人的報賬由總經理審核。 16.3部門負責人的責任部門負責人對報賬項目的真實性、必要性負責，并對部門費用支出是否控制在預算范圍負責。16.4財務部審核人員的責任16.4.1負責審查單據的合法性、填報準確性、及時性，核對報賬內容和開支標準是否符合有關規定。16.4.2審查報賬項目審批手續的完整性。16.4.3財務部16、對預付賬款加強風險控制，每月5號前發布預付賬款風險預警表。17 取得票據與粘貼要求 17.1票據17.1.1費用報銷的票據指報銷的原始憑證，包括外來憑證和自制憑證。外來憑證主要指取得的業務單位發票、結算單及合同、協議等原始憑證；自制憑證是指費用報銷單、差旅費報銷單、出差審批表等憑證。17.1.2費用報銷的票據是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據。票據必須真實、合法、完整。17.1.2.1費用支出必須取得真實的原始憑證，即費用支出必須與經濟業務發生相符，嚴禁偽造、變造憑證；字跡模糊無法辨認的，或嚴重毀損的票證一律不予報銷。17.1.2.2費用支出取得的原始憑證，必須合規合法，必須是國家財稅17、部門監制發票或收據，費用支出收取票據時應仔細辨認真假，發現假票據應拒付或要求退款。17.1.2.3費用支出取得的原始憑證，其內容必須完整，票據內容（如發生日期、摘要、數量、單價、收款單位、經辦人等）應按要求如實填寫完整，有收款(開票)單位蓋章，大小寫金額必須一致。17.1.2.3經辦人不得授權或示意開票方（收款方）出具與實際支出金額不符的票據，不得套取回扣。17.2票據張貼要求17.2.1報賬人報銷差旅費時，填寫“差旅費報銷單”，報銷其他四項費用和專項費用時，填寫“報銷單”，支付款項給外單位時，填寫“付款申請單”。17.2.2報銷單和票據必須按要求填寫和粘貼。填寫報銷單字跡要工整、黑色碳素筆填18、寫、內容要分項和完整（報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷內容、大小寫金額等）、計算要正確，經辦人要在票據背面簽名；票據必須分類粘貼，不得混貼；粘貼的票據必須整潔、平整、規范，以左上角為準，向右、向下厚度均勻；粘貼的票據不得超出報銷單所覆蓋的范圍，超出部分需裁減或折疊整齊；票據粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別針和回旋針。17.2.3發票報賬核銷預付款或個人借款的，應在相應報銷單的備注上注明“核銷預付款”或“核銷個人借款”字樣以及核銷金額。如報賬人與借款人不一致，應特別注明“核銷借款”字樣，并由被核銷借款人確認。19 對違紀報賬人員和審批責任人處罰規定19.1報賬人營私舞弊、弄虛作假，違規違紀19、金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人處以違規報銷金額50%-100%的罰款。19.2部門負責人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，部門負責人承擔直接管理責任，對部門負責人予以違規報銷金額5%-20%的罰款。19.3部門負責人對報銷人和職能經理因違規造成的損失承擔相應管理責任，處以違規報銷金額5%-15%的罰款。19.4出納、會計等財務管理部審核人員審核不嚴，致使公司造成損失的，審核人員承擔相應稽核和會計監督責任，對審核人員處以損失金額5%-10%的罰款。20 部門費用控制的原則和考核各部門費用支出應嚴格控制在年度預算范圍內，如實際支出總額超過20、預算，按超支額的20%扣減部門工資；業務應酬費和專項費用實行單項控制，不準超支，如有超支，則全額扣減部門工資。第五章 材料付款及其他特定事項開支審批21 所有的材料付款必須編制資金計劃，費用支出必須編制預算，付款按流程辦理。材料月度付款計劃由財務部根據已到期的發票明細和供應商采購合同中簽訂的付款條件編制月度付款計劃明細，審批流程：采購經辦人部門負責人財務審核總經理審批22 計劃外材料、外購外協及設備采購等所有付款均須填寫付款申請單，申請單上除填寫必要的內容外，在備注欄詳細填寫付款發票的發票號及對應的發票金額；已有預付款的需在備注欄填寫預付款金額和付款時間，以便核銷預付款。采購經辦人申請部門負責21、人審核財務審核總經理審批付款23 所有欠款的起始日以供應商開出的發票日期為準。供應商與采購經辦人對完賬后應及時開具增值稅發票且送交我方入賬，我方根據發票、定單（協議、報價單、合同）、收料單、入庫單、送貨單單據辦理入賬手續（還未進入審核的供應商還需提供核價表、報價單等資料），對于供應商雖已開出發票，但未及時送交我方財務部門入賬或發票有問題，視同未開票，我方依有關規定進行考核。在與供應商停止業務往來關系后，業務部門要提前1個月通知財務部門停止支付供應商貨款，清算完畢后支付貨款。24其他事項開支審批24.1 外幣付款按企業付款制度執行。24.2 裝修、基建類款項支付，付款前編制資金計劃報財務部、總經22、理審批，審批后才能對外付款（需附項目審批報告、合同，進度款另需附工程進度確認表，付款超過合同金額的50%時則需開完合同全額發票，尾款另附竣工驗收報告）。經辦人申請人力資源部審核財務審核總經理審批支出24.3設備、模具、電腦、辦公管理固定資產采購（固定資產申購表、報價單、采購合同、領用單、發票、收料單）。采購經辦人申請部門負責人審核人力資源部備案財務審核總經理審核支出24.4辦公低值資產、專用備品備件、工具器具采購：低值資產申購表、報價審批表、領用單、發票、收料單。采購經辦人申請部門負責人審核財務審核總經理審核支出24.5月度工資薪金、社會保險費、福利費范疇支出（附工資薪金、社會保險費、福利費審23、批報告）人力資源部經辦人申請人力資源部部長審核財務部審核總經理審批支出24.6 租金、水電費、電話費開支經辦人申請部門負責人審核財務審核支出（九）增值稅、所得稅及其他稅費：憑國家稅務局、地方稅務局開出的相關稅收繳款書原件辦理付款；關稅及海關代征增值稅：憑海關開出的關稅、增值稅繳款書原件辦理付款，正常稅費審批流程：經辦人申請財務審核支出非正常稅費審批流程：經辦人申請財務部審核總經理審核支出第六章 附則25本制度由財務部負責制定、修改、解釋。26本制度自下發之日起執行。附件一： 國內差旅費開支標準 單位：元/人、天 出差人員類別出差地點出差標準（含住宿、伙食、市內交通）長途交通憑票報銷普通員工一類24、地區260可乘坐汽車、火車硬座或硬臥二類地區200經理級所有地區280可乘坐飛機經理級別以上所有地區350管委會成員所有地區預算內實報實銷說明：1、經理級：包含主任、經理、高級經理。2、經理級別以上：包含外聘專家。3、一類地區：北京、上海、深圳三個城市；二類地區：其它城市和地區。4、經理級（含）以下人員多人（同性）一同出差，原則上應安排二人間或三人間住宿，且每人住宿費開支標準比單人住宿標準相應降30%。5、飛機乘坐標準：事業部總裁可乘坐商務艙，其他人員限乘經濟艙。6、 出差標準包括住宿、伙食、市內交通，按標準憑票限額報銷，當日往返的出差不予補助；實習生不得報銷路費；其他費用不予報銷。7、普通職員不允許乘座飛機，因特殊情況乘坐飛機的，須事先報總經理書面批準，否則按乘機費用總額的60%報銷。經理級（含）以上人員出差可乘坐飛機。8、參加會議憑會議通知及收費票據報銷，不享出差補助。9、培訓人員費用報銷及補助標準參照舉辦單位通知和培訓合約確認。