企業員工行為行政及財務流程管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1157206
2024-09-08
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1、企業員工行為、行政及財務流程管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 員工行為準則1、 本公司員工除本職日常業務外,未經公司法人代表授權或批準,不能從事下列活動:(1) 以公司名義考察、談判、簽約;(2) 以公司名義提供擔保、證明;(3) 以公司名義對新聞媒介發表意見、消息;(4) 代表公司出席公眾活動。2、 未經允許,公司員工不得在外兼任工作。3、 公司員工不得利用公司資源做與公司無關的事。4、 公司員工在經營管理活動中,不準索取或以變相方式收受業務關聯單位的利益和幫助,否則將構成商業受賄。只有在對方饋贈的禮物價值2、或其他方式幫助較小,接受后不會影響正確處理與對方的業務關系,而拒絕會被視為失禮的情況下,可以在公開的場合下接受,由公司決定其歸屬。5、 公司員工對外業務聯系活動中,遇業務關聯單位按規定合法地給回扣、傭金的,一律上繳公司作為營業外收入或沖減成本,個人侵吞的屬違法,可追究法律責任。6、 公司員工在與業務關聯單位的聯系過程中,對超出正常業務聯系所需要的交際活動,應謝絕參加。包括:(1) 未經公司同意的宴請及娛樂活動;(2) 設有彩頭的牌局或其他具有賭博性質的活動;(3) 邀請方的目的明顯是為了從我方取得不適當利益的活動。7、 公司員工有責任保守公司的經營機密,務必妥善保管所持有的涉密文件。8、 公司3、員工未經批準,不準將公司的資金、車輛、設備、房產、原材料、產品等擅自贈與、轉讓、出租、出借、抵押給其他公司、單位或者個人。9、 公司員工對因工作需要配發給個人使用的計算機、辦公用品、交通工具、通訊設備等,不準違反使用規定,作不適當之用途。10、公司員工在不能清楚判斷自己的行為是否違反本準則時,可按以下方法處理:(1) 以該行為能否毫無保留地在公司公開談論為簡便的判斷標準;(2) 向公司董事長或總經理提出咨詢;10、 公司要求所有員工有良好的工作習慣,如工作日記、計劃書、會議紀要等。11、 盡忠職守,服從管理,不得有陽奉陰違、敷衍、搬弄是非、推諉行為。12、 未得實情,不得私下惡意議論公司人事及4、各項決策。13、 任何員工不得損壞他人和公司的形象,不得與員工、客戶和合作伙伴發生吵鬧、打架等有損公司形象的事件。14、 參加代表公司的集會活動,不得私自行動,隨心所欲,必須聽從公司的統一安排,維護公司的集體形象和團結精神。行政管理制度一、辦公室管理制度1、公司辦公區域入戶大門鑰匙由公司統一人員管理,其他人未經許可,不得自行使用鑰匙或其他方式開門,否則將受到公司處理,其行為有損公司利益者,造成一切后果由其本人負責。 2、公司辦公室對公司不易隱匿物品(如計算機、打印機、復印機、辦公桌椅、文件柜、會議桌椅等)的安全負責,不負責公司員工日常使用的易隱匿物品(如辦公文具、文件、員工私人物品)等的安全。5、請公司員工對日常使用的易隱匿物品自行妥善保管,如出現遺失由員工本人自行賠償。3、為使公司員工能擁有一個整潔、舒適的辦公環境,公司員工應遵守如下規定:(1)、每位員工的辦公桌應經常整理,保持整潔;(2)、愛護公共區域的環境衛生,不得亂丟紙屑、果皮等;(3)、工作結束后,將桌椅放整齊,不得將紙張、資料等留在桌上。二、考勤制度1、作息時間:公司實行朝九晚五的每周五天工作制。上午:9:0012:00下午: 1:305:002、公司實行由總經理直接領導安排工作的行政制度,早晨上班不直接來辦公室,要外出辦事、開會或請假者,須前一天向總經理報告,并在考勤管理員處同時報備。3、必須嚴格執行簽到制。未簽到者按遲6、到或早退處理;遲到或早退一次罰款十元,全月累計結算;遲到或早退半小時以上(含半小時)者作曠工處理;無故曠工半天開始扣日薪,無故曠工3日可給予除名。4、病假:需出具病假條。病假3天以內,由總經理審批,3天以上由董事長審批;病假7天以上扣發當月基本工資30%;7天至15天扣發當月基本工資50%;超過15天扣發當月基本工資60%;因病住院是否停薪由總經理酌情審定。5、事假:必須提前一天請假。事假需出具事假條。事假1天以上(含1天)需總經理簽字批準,考勤人員備案。6、全勤工資:本公司設立全勤工資項,作為對全體員工全勤到崗的考核和獎勵。1)病假3天以上扣發當月全勤工資。2)因物殊原因總經理同意后,當月事7、假半天不扣工資。事假1-2天扣除全勤工資,事假3天以上除扣去全勤工資外,從第3天起開始扣除日薪。3)無故曠工扣除全勤工資外,半天扣除當日薪金,無故曠工1天扣除3天日薪金,無故曠工3天以上可作除名處理。7、因參加社會活動請假,需經總經理批準給予公假,薪金照發。8、加班及調休:由于本公司業務的特殊性,員工如遇節假日出差在外地、或在本城加班工作2日以上的,可以向總經理申請調休,公司不考慮補發加班工資。三、會議制度1、公司月度工作例會每月2831日之間進行,由公司總經理組織,各項目負責人參加。檢查上月工作計劃進程,制定下月工作目標及各項工作落實。形成會議紀要備檔,并報董事長審察。2、公司全員會議涉及公8、司行政、人事、財務、業務等綜合事項,由公司臨時組織進行。形成會議紀要備檔,并報董事長審察。3、項目分析會由項目負責人申請,總經理隨時組織召開。項目負責人必須做充分的準備和匯報,列出所掌握的原始資料進行匯總分析。4、項目確定實施會議由總經理向董事會申請,由董事長安排董事會成員及邀請監事參加,所有項目負責人參加,確定項目是否實施及制定實施方案。形成會議紀要備檔,并由總經理向董事會出具報告,申請項目實施批復。5、年度工作會議分半年度工作會議和全年度工作會議,由總經理組織,公司全體股東、董事會全體成員、監事、公司全體工作人參加。由總經理做半年或全年工作匯報,由董事會對經營團隊進行目標考核。形成會議紀要9、備檔。6、會議注意事項(1)會前通知時間、地點、會議議題,不能出席者必須請假,并在會議紀要上記錄;(2)會議參會人員須做到會前有準備,主題發言人必須要有充分的準備;(3)形成會議記錄備查,其中1、3、5、6項會議由公司指定記錄人員,會議記錄經高層管理人員簽字,歸公司綜合部作檔案管理;(4)會議形成的決定,進入工作計劃、業務考核、崗位職責、制度管理、流程管理等范疇,予以有效執行;(5)會議期間不允許有與公司無關的非重大事件電話通話或長時間通話;(6)會議紀律嚴格參照考勤制度執行。(7)會議人員應增強保密意識,確保會議文件、決定只能在允許及權限范圍內告知。(8)根據會議需要,要求上報或傳達的會議信10、息,須及時上傳下達。(9)會議期間,以不干擾會議進程為原則,手機等通信工具須關閉或消除鈴聲;任何因私或因公電話,接聽須得到會議管理人員的許可方可離場接聽。財務管理制度第一章 總則第一條 為了規范公司的財務行為,加強財務管理,根據中華人民共和國會計法和會計基礎工作規范的有關規定,結合公司的實際情況,特制定本制度。第二條 公司財務部及會計人員必須嚴格執行中華人民共和國會計法,根據企業會計準則和企業企業財務通則,組織本單位會計核算及財務管理工作。第三條 財務人員調動工作或者離職,必須按會計法的規定與接交人員辦清交接手續。具體包括:(1)將所有經濟業務的憑證全部入帳,并結算出所有科目的余額;(2)對移11、交時未盡的事項和應說明的問題予以書面交代和解釋;(3)中華人民共和國會計法和會計基礎工作規范規定的其他事項。第四條 公司各經營管理部門以及相關人員必須加強財務意識,嚴格執行本公司制定的財務管理制度并自覺地接受董事會的監督。第五條 公司會計年度自公歷1月1日起至本年12月31日止。每月的月末為月結算日期,各部門或個人不得提前或延期辦理結算,若遇特殊情況由公司財務部統一安排。第二章 會計核算第六條 財務部組織公司的會計核算時,本制度未涉及的部分參照財政部頒發的企業會計準則執行。第七條 實收資本以工商行政管理局核準的實收資本登記入賬。第八條 固定資產是指使用期限超過1年的房屋建筑物機器設備運輸工具以12、及其他與經營有關的設備器具工具等。不屬于經營性的主要設備、工具,單位價值在2000元以上,并且使用年限超過2年的也應視為固定資產。第九條 固定資產折舊采用直線法計算,并按各類固定資產的原值和估計的使用年限及殘值率(5%)確定其折舊率。當月增加的固定資產,下月計提折舊;當月減少的固定資產,下月起不再提折舊。第十條 其他經營性項目的成本,包括各經營項目的直接工資直接成本費用。第十一條 工資總額包括:基本工資績效工資、津補貼浮動工資、加班工資獎金、職務(崗位)津貼等,福利費的開支控制在每月按工資總額的14%內。每月由綜合部負責編制工資發放表,轉交財務部核對,由總經理簽字審批后,財務部才能發放工資。第13、三章 有價證券的管理第十二條 公司的有價票券是指:國庫券,債券,稅務發票和收款收據。第十三條 有價票券按規定應連續編號,指定專人保管。第十四條 在實際工作中出現發票和收據開廢時應將作廢的部分全部保留(不能缺少其中任何一聯),并注明作廢字樣。第四章 貨幣資金的管理第十五條 公司的貨幣資金是指:現金和各種存款。第十六條 庫存現金原則上以滿足公司一周日常零星開支為標準。不論何種來源收入的現金,超過¥5000元的,原則上應于當日送存開戶銀行。第十七條 在金額超過5000元以上的各種業務費用,盡量使用銀行轉賬結算。在特殊情況下規定應轉賬結算,而不得不用現金結算的,經申請公司總經理同意,并簽字認可后方可辦14、理。第十八條 財務人員在支付外單位款項時,無論轉帳或現金支付必須先核對發票或其他合法票據再付款。金額超過3000元以上的,在核對發票或其他合法票據的同時還必須配備相關合同,在兩項配齊并相符的情況下,方可予以支付,否則有權拒付。第五章 借款管理辦法第十九條 借款范圍:差旅費借款、公事借款、零星購物借款、業務備用金、其他臨時性借款。第二十條 借款程序和標準1、對因公出差需借支差旅費時,應填寫借款單,注明預借金額、借款事由等,經總經理簽批后到財務部領款,財務部以借款單為借款依據報銷差旅費;原則上返回公司3天內報銷差旅費,余款在報銷時歸還財務部。2、對業務備用金和零星購物借款以預算為前提,最高限額為115、0000元,借款人按照相同程序申領定額借款或備用金,由財務總監、總經理簽批后,財務部才能借出借款。總經理批準的單筆借款最高限額在10000元。3、由于業務需要,超過10000元以上的借款,必須由董事長或董事長授權的人員批準(包括總經理本人的所有借款額)。第二十一條 純屬個人借款行為,公司一般不予借給,特殊情況經公司總經理批準可借給;個人借款額一般不超過其1個月工資額,最長不超過3個月還款。第二十二條 對領用備用金的部門、個人,定期報銷,余款未結,不予再借。第二十三條 借款人應嚴格按照借款用途使用借款,不得挪作它用;否則,應按情節輕重追究責任。第六章 支票領取和管理第二十四條 支票由出納或總經理16、指定專人保管,凡領取支票,須填制“付款審批單”,支票按批準金額封頭,加蓋印章、填寫日期、用途,經總經理簽字批準后方可領用。出納憑經辦人填寫、各級領導審簽后的“付款審批單”填寫支票進行支付。第二十五條 日常備用金提取,必須經財務負責人(或會計)在支票存根上簽字后,出納方可到銀行辦理取款業務。第二十六條 所簽發支票應填寫日期、金額(限額)、用途,不準簽發空白支票。第二十七條 公司公章、財務章、法人章分專人分開妥善保管。第二十八條 在支票有效期內未使用的支票或因情況變化未使用的支票應及時退還財務部,對未及時歸還者,財務部應及時督促,并不予簽發新的支票。第二十九條 持票人應對支票妥善保管,如丟失、被盜17、等,將由個人承擔經濟責任。第三十條 作廢的支票要及時注明“作廢”,并妥善保管,統一注銷。第七章 各種款項支付的管理第三十一條 經營性款項:日常經營性開支款項,其金額在1萬元以內的(包括1萬元),由財務總監、總經理核準簽字后即可支付或報銷,財務可以入帳。其金額在1萬元以上的開支,由總經理向董事長請示,由董事長同意后方可支付,其財務憑證由董事長或董事長授權的人員簽字后方可入帳。非日常經營性開支款項:其金額在2-10萬元以內的開支,由總經理向董事長請示,由董事長同意后方可支付,其財務憑證由董事長或董事長授權的人員簽字后方可入帳。金額超過10-50萬元以內,由董事長同意后方可支付,其財務憑證由董事長或18、董事長授權的人員簽字后方可入帳。金額超過50萬元以上,必須報董事會通過,方可以支付,其財務憑證由董事長或董事長授權的人員簽字后方可入帳。大額業務轉帳:業務轉帳必須要配備齊項目合同,由各級領導審批后方可轉帳。其金額在2-50萬元以內的轉帳,由總經理向董事長請示,由董事長同意后,總經理、董事長或董事長授權的人員簽字后方可轉帳。金額超過50萬元,董事長或董事長授權的人員簽字后方可轉帳。第三十二條 一切費用開支必須履行嚴格的審批手續。對每一筆開支費用應取得稅務部門的正規票據;報帳時必須由經辦人填寫報銷憑證并簽字、部門負責人核準簽字、會計審核票據、總經理核準簽字等程序。1萬元以內的帳目報銷簽字流程為:經19、辦人填寫支款憑證-經辦人簽字-部門負責人核準簽字-財務負責人(會計)審核-總經理核準簽字-財務報銷入帳。超過1萬元的帳目報銷簽字流程為:經辦人填寫支款憑證-經辦人簽字-部門負責人核準簽字-財務負責人(會計)審核-總經理核準簽字-董事長或董事長授權的人員簽字核準-財務報銷入帳。第三十三條 業務招待費要嚴格按標準控制使用,確因工作需要招待有關人員的,須請示總經理,在允許的標準內執行,并嚴格報銷審批程序。第八章 內部控制制度內部控制制度是公司內部各職能部門、各有關工作人員之間,在處理經濟業務過程中相互聯系,相互制約的一種管理制度。第三十四條 貨幣資金業務內部控制制度的基本要求:1、實行錢賬分管,出納20、員不得負責收入、費用、往來款明細賬的記錄;現金日記賬由出納員負責登記;預留銀行的印鑒、尤盾、密碼由兩人分別管理,互相制約。2、各種收付款業務均應集中于出納辦理。任何部門和個人不得擅自出具收款憑證和付款憑證。3、現金收入和支出必須立即記賬,應定期或不定期檢查現金記賬情況并進行賬實核對。4、銀行存款收付業務必須每月與對賬單核對,并由出納編制或會計審核銀行調節表。5、庫存現金除日常周轉需用外都應及時解交銀行,庫存現金必須存保險柜。6、發票和收據由出納保管,領用空白發票和收據必須進行登記,使用時必須按編號順序使用。7、支票簽發必須由主管財務領導簽字,方可領用,并登記支票簽發薄。8、所有付款業務只有經過21、審核批準后方可支付。第三十五條 貨幣資金收入業務的內部控制公司所有的貨幣資金收入均由財務部出納員收取,并開具相應的收據和發票(收據和發票應由交款人簽字),及時送存銀行進賬,然后將進賬單交給會計記賬。第三十六條 貨幣資金支出業務的內部控制建立嚴密完善的結算憑證管理制度,妥善保管各種憑證,尤其是現金支票和轉賬支票;嚴把各種憑證的使用關,出納員開具支票時,財務主管應當審查批準,而不能讓其獨自辦理;對已用和未用憑證應當由非保管人員定期檢查,嚴格限制簽發空白支票;隨時與開戶銀行對賬等。第三十七條 財務檔案管理1、凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他由保存價值的資料,均應歸檔。2、會計22、報表應分月、季、年報、按時歸檔,由總經理指定專人保管,并分類填制目錄。3、會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經總經理批準。本制度從董事會審議通過后試行一年。費用管理(報銷)辦法為進一步加強資金控制,規范各項費用開支及報銷程序,明確費用管理的各項規定,根據本公司制定的財務管理制度精神,特制定本辦法。一、差旅費(一)基本要求:1、員工因公出差借取差旅費須經部門領導,公司領導審批后,憑簽批后的借條到財務借支差旅費。2、出差返回公司后5個工作日(一周)內,填寫好差旅費報銷單,報送部門領導審查,由財務初審無誤,轉報總經理簽批后,到財務結清借款。對無正當理由超過規定期限未能報銷,結清借款23、的,按超過天數收取資金占用費(日息萬分之三),計算方法:占用金額占用天數日息,從次月工資中扣款直到扣回本息為止。(二)報銷標準:1、員工出差分“長途”和“短途”兩種,即能當天返回的為“短途”,將在外地住宿,時間在一天以上的為“長途”。2、出差地點分為一類區,二類地區兩種,即:一類區:除二類區的地區。二類區:直轄市;省會城市;經濟特區;計劃單列市;3、出差住宿費報銷標準:(元/人/天)職務一類區二類區總經理360420副總經理300360一般員工2202804、出差交通費報銷標準(1) 公司總經理助理級以上領導可乘坐飛機,部門經理及員工乘坐飛機需報總經理批準。公司總經理助理級以上領導在出差所在城24、市發生的交通費實報實銷。(2) 員工出差兩地車船費實報實銷,在出差城市原則上不得隨意乘坐出租車,如有特殊情況需要乘坐時,報銷時寫出詳細說明報告,需報常務副總批準后,方可報銷。(三)出差補助標準1、短途出差視同出勤,不享受出差誤餐補助。2、公司不報銷餐費,誤餐補助標準如下:(元/人/天)職務一類區二類區副總經理及以上人員80120部門經理6080一般職員30503、綜合部司機出差,短途視同出勤,不享受出差補助。將在外地住宿,按長途進行以上一般職員標準的誤餐補助外,另加30元/天的勞務補貼。(注:在公司已領薪酬的員工到貴陽、公司的礦山、成都的,不算出差)二、手機通訊費1、總經理(副總經理)通訊費每25、月按繳費發票金額填寫費用報銷單,由財務初審無誤,報送總經理簽批后,再到財務實報實銷,但總額應控制在400元以內,副總經理控制在300元內,超過部分自理。2、其余職員按100元限額報銷(由四川派駐貴州的其他職員每月按150元限額報銷),實行定額報銷制,每月初將定額發票交到財務,由財務初審無誤,集中填寫費用報銷單,并按規定程序審核報銷。三、車輛費 1、公司所屬車輛由行政部統一管理,統一安排,所發生費用實行實報實銷原則。具體細則見車輛管理辦法。2、對于公車公用,所發生的油費、維修費、保養費、保險費、路橋費、洗車費、停車費等,憑票予以報銷。3、公司原則上不發生私車公用的行為。確因業務需要發生私車公用行26、為出差的,離開本市以外的油費、路橋費、停車費等予以報銷。 4、經董事會批準的長期私車公用行為,其發生的車輛費用按以下標準實行限額內憑票報銷:職務每月總金額工資發放票據報銷總經理26002600副總經理22002200(注:部門經理和一班員工,原則上不報銷車輛費用,私車公用的沒有車輛費用限額報銷標準)四、業務招待費1、報銷額度(1)總經理(常務副總)此項費用實報實銷,但超過2000元的招待費用支出,應在發生前報董事長許可或事前與董事長授權的人員溝通。(2)副總經理此項費用單次在1000元以內的實報實銷,但超過1000元的,應當事前報告總經理及董事長授權的人員同意后方可發生。(3)部門經理、一般職27、員需發生的業務招待費,必須事前報告上級領導同意后方可開支。2、報銷程序招待費支出后3天以內,經辦人按照招待發票金額填寫的費用報銷單,報送部門領導簽閱,由財務初審無誤,并按規定程序審核報銷。五、其他費用員工日常開支的其他費用(包括:打印復印費,購零星辦公用品,購資料等),由經辦人按發票金額,填寫費用報銷單,報送部門領導簽閱,由財務初審無誤,并按規定程序審核報銷。六、關于票據1、發票應當注明單位名稱、時間、品名、規格、數量、金額等事項。2、金額大小寫數字要一致,交易要真實。3、必須按稅法等相關規定要求填寫,并加蓋有出票方的財務專用章或發票專用章。4、假票據或不符合財務稅收規定的票據,財務部門一律不予報銷!本制度由公司財務部門負責解釋。本制度從董事會批準之日起執行。