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1、股份公司銷售門店財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、資金管理制度 1、現金管理 1.1、現金科目設兩個子目-貨款戶和費用戶，具體核算見第二章。 1.2、出納應保證庫存現金的日清日結，月末應編制銀行存款余額調整表，以保證銀行日記賬賬實相符。貨款現金必須送存銀行，不準坐支。 1.3、庫存現金定額核定為5000元，如有多余費用現金應該及時送存銀行，保證現金安全。 1.4、會計應定期、不定期對庫存現金進行監盤，每月至少監盤三次，編制“庫存現金盤點表”；審核出納編制的“銀行余額調整表”，對未達事項進行落實。 2、2、銀行存款管理 2.1、門店資金實行收支兩條線的原則。各門店必須開設收支兩個銀行賬戶，即貨款戶和費用戶；賬戶資料交股份公司財務部備案。貨款賬戶只收不支，所有貨款回籠到該賬戶；費用賬戶用于門店的各項費用、稅金等支出結算。 2.2、新開賬戶。門店不得隨意開設銀行賬戶，若因業務需要而必須開設新的銀行賬戶，需報告股份公司財務部同意。銀行賬戶要及時進行清理，對于用途不大的銀行賬戶要及時消戶，并報股份公司財務部備案。 2.3、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶，門店的貨款賬戶余額達到2萬元時，或貨款停留達一周以上，必須即時匯入股份公司總部指定賬戶，每月25號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。 23、.4、費用賬戶。門店的費用開支等所需資金由股份公司財務部根據月度預算下撥至各分公司的支出賬戶，具體辦法詳見費用管理制度。 3、借支制度。公司人員借支應該根據需要核定額度，填寫借支單，由財務經理和門店經理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時需附經審批后的出差申報單。 4、關于嚴禁非授權人員向經銷商（客戶）收（借）取“錢、物”的規定為防范風險，防止經濟糾紛，現就關于禁止分公司員工到經銷商（客戶）處借款、借貨事宜規定如下： 1、股份公司嚴厲禁止門店任何人員到公司的任何經銷商（客戶）處借款、借貨；禁止業務人員為任何經銷商（客戶）帶款、帶貨。 2、門店財務經理要負責給與分公司有往來關系4、的每一個經銷商法人發一份書面函件（一式二份并蓋公司財務章，由分公司總經理簽發，經銷商法人簽章確認后，分公司財務部回收一份存檔備查，經銷商自留一份），明確股份公司嚴禁業務員到經銷商（客戶）處借款、借貨及其他任何經手錢、物的事情。 二、往來賬管理制度 1、應收賬款的管理 為了進一步規范銷售，減少經營風險，保證公司的財產安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對門店應收賬款的管理作出如下的規定： 1.1公司的產品銷售規定是：“現款現貨、款到發貨”的原則，所以原則上門店月末不允許有應收貨款余額。 1.2各門店原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應先向股份公司財務部提出書面報告，報告中必須要說明出現應收賬款單位的資5、信狀況（包括其經營資格、資信狀況及經營能力等）并有分公司總經理、財務經理簽署意見，報告經股份公司財務部、銷售總監、總經理審批，且該應收賬款的期限不能超過一個月。對應收賬款超過一個月的單位，分公司必須及時書面報告股份公司財務部并采取措施，并指定專人負責解決。 1.3有應收賬款的分公司財務經理每月應編報“應收賬款賬齡分析明細表”對分公司的對外應收賬款作詳細的分析，不得只報余額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商對賬，并獲得經銷假商簽字、蓋章的確認書。 1.4門店不得以“應收賬款”來調節銷售額，任何虛增虛減“應收賬款”發生額、人為提高或降低銷售業績的做法，均屬做假賬的違規行為，一經查出將按違反財經紀律6、從嚴處理分公司總經理和財務經理，分公司必須要加強對應收賬款的管理，堅決杜絕呆、壞賬的發生，特別是分公司財務經理，絕不能做假賬，否則，股份公司將追究當事人的經濟責任，直至免職。 2、內部往來管理 內部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費用等經濟業務往來的結算，各門店之間不能有任何往來掛賬。 2.1、本科目按單位設置明細科目: 當收到大連分公司開具的稅票時,按稅票上的價款借記“庫存商品”，按稅票上的稅額借記“應交稅金-應交增值稅（進項稅額）”，按稅票總額貸記“內部往來”。當分公司把貨款劃回股份公司總部時，借記“內部往來”，貸記“銀行存款貨款戶”。股份公司撥付給各門店費用時，分公司借記“銀行存款費用7、戶”，貸記本科目。 2.2、為了保證股份公司與大連分公司、各門店的往來賬項清楚準確，有據可查，所有往來賬項均需使用有編號的一式三聯的轉賬通知單，轉賬通知單由經濟業務發生的單位填寫，并送交雙方同時入賬。內部往來業務必須每月核對，根據總公司的對賬單編制一式兩份的內部往來調節表，雙方各執一份存檔備查，調節項目只允許是時間差的調節，并要及時查明原因給予調整。 三、固定資產及低值易耗品管理制度 1、會計政策：固定資產的入賬原則及折舊政策詳見會計政策部分；低值易耗品的會計政策詳見會計政策部分。 2、管理部門：門店的固定資產由分公司財務部統一管理。固定資產取得后，即由財務部門依其類別及會計科目予以分類編號并8、貼粘標簽；低值易耗品由倉庫保管。 3、移交：對于固定資產應按所列使用部門詳細列清冊辦理移交。低值易耗品的領用按照庫存商品出庫程序審批后領用。 5、盤點：門店固定資產應由財務部門會同使用部門每年盤點一次。另外應該于每季度就固定資產的項目中根據登記卡冊，每一類別至少抽點十項，盤點后應填造“盤點表“一式三份注明盈虧原因，一份自存，一份報分公司總經理，一份送股份公司總部財務部門。財務部門對于盤盈或盤虧除應專門說明原因報股份公司總部財務部，根據盤盈盤虧原因做出相應處理。 6、購置審批程序及相關手續：門店無權購置任何固定資產，若需購置，必須向股份公司財務部在月度預算中列出預算，并專項報告，經股份公司總經理9、和相關權力部門批準后購置。低值易耗品在月度預算中申請，在物料消耗中列支。 7、保險：根據固定資產的使用要求辦理財產保險。 8、費用承擔：固定資產折舊及其他使用費由分公司承擔。 四、發票管理制度 為加強各銷售公司購、銷貨發票的管理，制訂本制度。 1、對外銷售開具發票的規定 1.1、各門店根據稅法等有關規定，由分公司財務經理或會計專人辦理發票的領購、開具和保管業務。 1.2、發票上的客戶名稱，要依據客戶在稅務部門注冊登記單位全稱為準，不得寫錯別字，不得寫單位簡稱；客戶為自然人的，要如實填寫姓名。 1.3、已開具的發票，須有經辦人按發票全部聯次一次性簽字，經辦人是客戶的，還需注明客戶的身份證號碼，然10、后由業務員簽字確認，或附該客戶的單位介紹信，隨同發票記賬聯交財務部門辦理入賬或歸檔管理。 1.4、發票由業務員親自送達的，須向對方索取簽收證明，并有收到人簽字和單位蓋章，該證明要及時送交公司財務部門，附發票記賬聯后入賬。 1.5、所有對外出具的發票，均得經辦人在發票登記簿上簽字登記。 1.6、凡是已實現銷售，客戶未索取發票的，必須開具普通發票附于記賬憑證后，并計提銷項稅，客戶聯單獨由會計保管，并在發票登記簿登記。 1.7、對于賒銷的，除經特殊審批外，欠款未收回前，不能將發票出具給客戶。 2、對外開具增值稅發票的規定 對外開具增值稅發票除嚴格按照以上規定執行外，還要遵守以下規定： 2.1、增值稅11、專用發票的開具對象僅限于具有一般納稅人資格的公司，對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專用發票。 2.2、需要開具增值稅專用發票的單位，須提供該單位的稅務登記證副本復印件，并在復印件上加蓋單位公章，同時提供在稅務機關備案的單位電話號碼，開戶銀行名稱和銀行賬號。 2.3、公司具體經辦業務員依據財務開具的收款收據，或對方的收貨單據，或收回的普通發票等，按稅務登記證上的單位名稱，編制開票申請單（開票申請單附后），要做到字跡清楚，項目齊全，計算準確；由對方的具體經辦人員來辦的，應由來人簽字并填寫其身份證號碼，公司業務人員簽字確認后，送公司經理審批，然后由財務經理審批，審核無誤后的開票申請單才12、能開票，開票申請單和發票記賬聯一同作為記賬憑證附件。 2.4、開出的增值稅專用發票一定要具體經辦人員全部聯次一次性簽字，不得遺漏。 2.5、開票申請單要附增值稅專用發票記賬聯入賬。 2.6、對于增值稅發票上的記載事項有變動的，客戶要及時提供變更證明，以利業務結算；變更證明要即及時作附件入賬或歸檔管理。 2.7、退貨發票的處理：對于批準的退貨，將已開具給客戶的蘭字銷售發票聯及抵扣聯（購貨方未作賬務處理或原未交給客戶的發票聯及抵扣聯）或購貨方主管稅務機關出具的銷售退回及折讓證明單（購貨方已作賬務處理），粘附在紅字發票存根聯后，作為開具紅字發票的依據，并按照退回單據開具相應的紅字發票（附紅字記賬聯外13、，其他聯次均不得撕下），編制通用記賬憑證，并在紅字發票存根聯注明原蘭字發票及紅字發票的記賬聯存放地點。 3、接受發票的管理規定 3.1、接受發票要嚴格按照國家關于違反發票管理的處罰的條款進行審核。 3.2、接受的發票要依實際交易的金額為準，票面要整潔，項目填寫齊全，字跡清楚，蓋章清晰，手續齊備，計算準確，并與所附的其他資料相符。 3.3、交易合同或協議的單位名稱要與關于該單位的往來款項的單位名稱，及提供發票的單位名稱相一致；如果名稱等記載事項發生變更，對方一定要提供變更證明，并加蓋單位公章，作附件入賬或存檔備查。 3.4、對于接受的增值稅專用發票除參照以上規定審核外，應先到稅務機關及時辦理認證14、手續，然后再辦理業務結算手續； 3.5、接受發票要根據業務的性質和實際情況索取具有抵扣作用的發票，以降低成本、費用；對無法提供具有抵扣作用的發票或無資格提供該類發票的單位，可以讓其提供無抵扣作用的發票，但要以扣除稅額后的金額結算。 3.6、業務人員取得符合抵扣條件的增值稅發票后，應及時辦理實物入庫、票據入賬手續，不得拖延，暫時無法完成貨物品質鑒定的，可先辦理入庫、入賬手續，但須通知財務部門暫不作為付款依據。 3.7、運輸行業專用發票。列支裝卸運輸費必須取得“運輸行業專用發票”，“運輸行業專用發票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運輸單位開具的貨票，以及從事貨物運輸的各類運輸單位開具的套印全國統一15、發票監制章的貨票。貨物代理業的發票和定額發票不予抵扣。合規的運輸發票，按照結算金額的7%的抵扣率計算進項稅額（或根據稅務局要求進行調整），隨同運費支付的裝卸費、保險費等雜費不得計算扣除進項稅額。 3.8、無法按規定取得合法發票的，應向當地稅務局要求代開發票，并征詢當地稅局抵扣應當具備的條件，全項詳細填寫。 4、違反公司發票管理規定的處罰 對于已開具的發票未按規定程序操作的，將對經銷公司有關直接責任人處以100-200元的罰款；違反規定觸犯刑法的，后果自負；違反規定接受或開具發票造成公司少抵或多繳稅款的，或者因接受或開具發票造成往來結算損失的，直接責任人要負賠償責任。五、存貨管理制度 1、分公司16、要貨申請 1.1分公司的庫存管理應堅持“庫存合理、加快周轉”的原則，盡可能降低庫存風險。 1.2分公司在要貨時須根據銷售計劃，結合實際需求，合理安排訂貨次數及數量，在合理庫存內保證銷售的需要。 1.3根據上述要求，分公司計劃員要填好要貨申請表，要貨申請表經分公司財務經理審核、分公司總經理審批，并通過傳真給大連分公司銷售部，經銷售部和財務部審核無誤后，辦理發貨程序。 2、存貨入庫流程。首先由申請人填寫入庫申請單，入庫單至少有下列內容： 產品品種貨位號數量（）單價金額（元）備注 申請人持填寫好的入庫單，填寫好由檢驗員（或庫管員）檢驗后簽字，并由庫管員核實入庫數量登記。入庫單至少一式四份，第一聯、存17、根，第二聯、庫房留存，第三聯、財務核算，第四聯、申請人留存。入庫時要求嚴把質量關，做好各項記錄，以備查用。財務部門根據入庫單財務核算聯和其他相關單據入賬。 3、存貨出庫流程。存貨出庫的方式主要有3種：客戶自提、委托發貨和公司送貨。第一種：客戶自提。是客戶自己派人或派車來公司的庫房來提貨；第二種：委托發貨；第三種：公司派自己的貨車，給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式，都要填寫出庫單。出庫單（或銷售單）至少有下列內容：發貨單位、發貨時間、出庫品種、出庫數量、金額、出庫方式選擇、結算方式、提貨人簽字、成品庫主管簽字。如下表： 發貨單位：出庫日期 產品品種產品數量金額備注 出庫方式選擇1、客戶自提2、18、委托發貨3、公司送貨 運費結算方式1、公司代墊運費2、貨到付款 出庫單（或銷售單）也是一式四份：第一聯，存根；第二聯，成品庫留存；第三聯，財務核算；第四聯，提單，提貨人留存。提貨的車到達倉庫后，出示出庫單據在庫房人員協調下，按指定的貨位、品種、數量搬運貨物裝到車上。保管人員做好出庫質量管理，嚴防破損，做好數量記錄，核實品種、數量和提單。 4、存貨盤點。分公司財務部每月底要協同庫管員對庫存商品進行一次盤點，對于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因，上報股份公司財務部進行相應處理。 六、門店財務人員管理制度 1、下屬各門店的財務人員在人事關系上屬于股份公司總部，任何部門無權聘用和解聘財務人員。下屬各門店財19、務負責人由股份公司總部財務審計部經理提名，報股份公司總經理批準后聘任或解聘。 2、下屬各門店核定財務人員的工資福利等相關待遇由股份公司總部財務審計部統一管理和發放；財務人員為門店辦公或出差等而發生的費用由各門店承擔；財務人員的培訓及其他相關費用由股份公司總部承擔。 3、下屬各門店的財務人員必須嚴格執行股份公司的各項財務管理制度，在業務上接受股份公司總部財務審計部的指導；總部財務審計部對其財務活動進行定期審計和不定期專項核查，對于違反財務制度和財經紀律的，公司總部將對其作出相應處理，對于違返國家法律的，將移送司法機關處理。 4、下屬各門店的財務人員必須協助所在公司領導搞好經營管理，及時提供真實、20、有效的財務信息，積極為分公司領導的經營決策出謀劃策。 5、下屬各門店財務負責人定期向總部財務審計部述職，在日常財務管理工作中要不斷創新，提高公司財務管理水平，鼓勵多提合理化建議。 6、股份公司總部將定期對財務人員進行考核，以此作為年終獎金和工資標準的考評依據。 七、崗位職責 分公司財務崗位責任制是一種管理制度，現關于分公司每個財務工作人員的職責、任務、權限、完成任務的標準作出明確的規定，根據分公司財務人員履行崗位職責的優劣作為對財務人員的晉升、獎懲依據。 1、分公司財務經理的崗位職責 1.1在股份公司財務部的領導下,嚴格遵守財經紀律與股份公司的各項規章制度,要隨時檢查各項制度在分公司的執行情況21、,發現違反財經紀律的行為給予制止,并及時書面報告股份公司財務部. 1.2審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規范的要求,是否符合國家的稅務、會計法規及股份公司的有關規定，對不合理、不合法、不合規的原始憑證拒絕受理，并且退回經辦人，堅持“收支兩條線”的原則。 1.3審核上報股份公司的財務資料,確保上報資料的真實性、規范性和準確性。編制分公司經營費用的預算，并就經營費用預算的執行差異進行分析，然后報分公司總經理及股份公司財務部。 1.4復核記賬憑證、登記總賬、核對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析報告，按股份公司的要求審核分公司的會計報表，并在限期內寄回股份公司財務部。 1.5嚴格審核分公司物22、料收發憑證，堅持“現款現貨、款到發貨”的原則，對分公司的實物（包括庫存商品、物料、固定資產等）與貨幣資金進行定期或不定期的盤點，并核對賬實是否相符。 1.6在堅持股份公司的各項規章制度的前提下，積極地配合門店總理推動分公司銷售業務的提升，做好分公司總經理的參謀。 1.7做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內、外的財產安全與完整。 1.8妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，協調好與當地稅務部門的關系。 1.9按股份公司的規定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。 1.10協調好分公司的財務崗位工作，并組織好分公司財務每月的工23、作小結會,總結分公司財務工作中存在的問題和不足，并書面上報股份公司財務部。根據財務內控制度，安排好分公司節假、雙休日財務人員的值班，堅持服務與監督并重的原則。 1.11按時完成股份公司財務部交付的其他臨時性工作，同時以身作則組織與帶好分公司財務隊伍，將分公司財務工作做好。 2、分公司會計的崗位職責 2.1按照國家會計法規制度和股份公司的有關規章制度，編制記賬憑證、登記會計明細賬（不包括現金日記賬與銀行日記賬）和結賬、對賬，做到賬務處理手續完備、數字準確、賬目清楚，對不合法的原始憑證應拒絕編制記賬憑證并及時報告分公司財務經理。 2.2登記好有關備查賬簿；定期和不定期對賬，使賬賬、賬實相符。 2.24、3與庫管員共同驗收分公司物料入庫，并填制入庫憑證。 2.4根據有關資料編制會計報表的附表。 2.5月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發憑證并歸檔（財務資料歸檔管理）。 2.6負責稅務申報及稅控系統的維護。 2.7按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。 3、分公司出納的崗位職責 3.1嚴格、認真執行國務院關于現金管理的制度。 3.2嚴格執行庫存現金的限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現金，堅持貨款現金與費用現金分管的原則。必須是堅持“收支兩條線”的原則。 3.3嚴格執行支票管理制度，使用支票必須經分公司總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業務25、的依據，必須根據會計（財務經理）編制的，并經審核無誤的憑證。 3.4建立、建全現金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業務前，必須堅持復核每一筆收付款憑證所反映的經濟內容和金額，對不完整、不合法的憑證應拒絕付款，并及時向分公司財務經理或股份公司財務審計部反映。 3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制“銀行存款余額調節表”，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達賬款要及時查詢，并督促有關人員及時處理。 3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現金時，應由分公司財務經理配備人員同行，采取相應的安全措施，同時保險柜密碼嚴格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。 26、3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務經理指派他人代管，而且交接手續雙方必須清楚。 3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責任，支票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。 3.9加強有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設立備查賬，保護有價證券安全、完整不受損（要轉回股份公司的必須及時辦理手續轉回）。 3.10出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務的賬簿登記工作。 3.11按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。 注：門27、店未設會計崗位的，由財務經理兼任會計工作崗位。 八、會計檔案管理制度 1、為加強會計檔案管理，特制定本管理辦法。 2、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。 3、會計檔案的保存。 財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷登記。 會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。 會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出28、銷毀意見，經部門經理審查，股份公司財務部批準，并報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由股份公司財務審計部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。 4、會計檔案的借用。 財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。 公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。 外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由29、。 會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。 5、由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。 6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。 7、會計檔案保管期限 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 (一)會計憑證類: (1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年 (2)、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年 (二)會計帳簿類： (1)、日記帳15年 其中：現金和銀行存款日記帳25年 (2)、明細帳、總帳、輔助帳15年 (3)、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年 (三)會計報表類： (1)、主要財務指標報表（包括文字分析）3年 (2)、月、季度會計報表（包括文字分析）5年 (3)、年度會計報表（包括文字分析）永久 (四)其他類： (1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 (2)、財務成本計劃3年 (3)、主要財務會計文件、合同、協議永久 九、附則 1、本制度從 年開始執行。 2、本制度解釋權屬股份公司財務審計部。