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1、光電科技有限公司財務會計檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會計檔案管理制度主控:財務中心文件編號:XX 批準:實施日期:替換文件:文件制/修訂履歷序號版本制/修訂頁次制/修訂內容摘要制/修訂日期制/修訂者120151-13會計檔案管理制度2015.05.20管理部會計檔案管理規定1. 目的1.1. 會計檔案是公司一切經營活動在財務核算管理的最終歸集,是一個公司檔案管理的核心。會計檔案具有原始記錄性，有很強的憑證依據性，是經濟決策的重要依據，會計檔案保存是否完整直接關系到公司長遠的經濟利益能否得以保全。會計2、檔案的完整也是公司主要負責人最重要的經濟法律責任之一。1.2. 為了進一步加強會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管、預防丟失和泄密，加強公司會計檔案管理和財務監督，確保公司的合法利益，根據公司法、會計檔案管理辦法及企業財務制度管理辦法結合本公司的具體情況，特制定本管理規定。2. 適用范圍在公司內部使用、取得和保管會計檔案的部門和個人，必須遵守本制度。3.定義3.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務報告、財務分析、財務政策及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。3.2 會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料、會計電子檔案五個部分。 3.23、.1會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。 3.2.2會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬，還包括固定資產卡片、輔助記備查簿、其他會計賬簿等。3.2.3會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。 3.2.4其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經4、濟合同、財務數據統計資料、會計檔案移交、保管、銷毀清冊。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。 3.2.5會計電子檔案指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。它包括ERP財務數據中的電子憑證、電子賬簿、電子報表及其他電子會計核算資料。4. 職責4.1 財務中心各部門：負責會計檔案的整理、裝訂；4.2 管理部、資金部：負責會計檔案（紙質）的保管、借閱、銷毀；4.3 資訊部：負責會計電子檔案（ERP財務數據）的保管；4.4 財務中心：負責本制度實施過程中的監督執行。5.工作要求 5.1會計檔案管理5.1.1 會計檔5、案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用的辦法有三種。 5.1.1.1分類標準統一。將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。 5.1.1.2 檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。 5.1.1.3管理要求統一。建立財務資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 5.1.2 會計檔案的整理、裝訂及注意事項 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂要符合國家會計檔案要求，內容齊全完整。5.1.6、2.1 會計憑證整理要求：5.1.記賬憑證的大小應該一致且不能用二次紙張打印；發票邊緣打眼的部分，應撕掉，再將發票附于記賬憑證后面；粘貼、裝訂會計憑證時，應厚薄適中、外觀整齊，并重點保持左側、上側裝貼平整；5.1.總賬科負責整理所有記賬憑證、按順序排列裝入檔案柜，檢查憑證編號是否齊全；檢查附件有否漏缺，檢查記賬憑證上有關人員的簽章是否齊全。5.1. 按憑證號匯總歸集，確定裝訂成冊的憑證厚度和本數；5.1.摘除憑證內的訂書釘、回形針，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整； 5.1.2.2 裝訂憑證的要求：5.1.裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保7、持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。 5.1. 憑證外面要加封面和包角紙，封面紙和包角紙用尚好的牛皮紙印制； 5.1. 裝訂憑證厚度一般為3-4厘米，裝訂牢固，美觀大方。 5.1.2.3 會計憑證裝訂后的注意事項： 5.1.憑證封面的基本信息和憑證的包角背脊處的信息應該填寫齊全，且憑證封面及包角處字體書寫應統一整齊。5.1. 憑證按編號順序歸入檔案柜，并要在檔案柜顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。5.1.2.3.3裝訂人應在憑證封面上簽章。5.1.2.4 會計賬簿和裝訂 各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。會計賬簿的裝訂要加上封面，封面的基礎信息要填寫完整包括8、賬簿類型、年度、裝訂本數及總本數等信息。5.1.2.4.1 總分類賬：按一級科目打印。5.1.2.4.2 明細分類賬：按最明細級科目打印。5.1.2.4.3 現金、銀行存款日記賬：按最明細級科目打印5.1.2.5 會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；裝訂完后歸入檔案盒。5.1.2.6 其他會計核算資料的整理裝訂要求：5.1.2.6.1銀行對賬單、現金盤點表、匯票盤點表、科目余額表：復核會計整理銀行對賬單并核對全部齊全后，各科室會計按月核對科目余額表中各科目的準確性，復核后，提交至管理部管理會計稽核后，會計檔案管理員按月匯總歸9、檔。5.1.2.6.2發票抵扣聯：發票抵扣聯的裝訂參照憑證的裝訂整理方法。5.1.2.6.4合同：5.1.2.6.4.1產品購銷合同和技術合同：按憑證號順序整理裝訂成冊，裝訂的時候應加上封面及包角紙張，封面及包角處相應信息應填寫齊全，包括年份、月份、第幾本、共幾本、起止憑證號。5.1.2.6.4.2固定資產購銷合同和工程合同：固定資產購銷合同按照年份和合同號順序排列，整理放入文件夾或檔案盒，做好合同目錄，文件夾外面貼好年份和合同號范圍。5.1.2.6.4.3借款合同：融資租賃合同、流動資金借款合同等各種銀行貸款合同。年度統一歸檔放入檔案盒歸檔，檔案盒的封面和側面都應該寫上材料信息，方便查閱。510、.1.2.6.4.4其他合同：財產租賃合同如通用廠房租賃合同、車輛買賣合同等應分類整理，數量較少可以匯總放在檔案盒里面，檔案盒里應放置相關的目錄清單。5.1.2.6.4.5 報告類：審計報告、所得稅匯算清繳鑒證報告等。統一歸檔放入檔案盒歸檔。5.1.2.6.4.6 統計報表、納稅資料及其他報送稅務局資料：按類匯總分別別裝入檔案盒歸檔。5.1.2.6.4.7其他資料：銀行開戶及銷戶材料、企業基礎信息、增值說申報表、銷售開票明細、股東會決議、公司章程、資質變更信息登記表等材料統一歸檔放入檔案盒歸檔。5.2 會計檔案的保管及保管要求5.2.1會計檔案的保管當年會計檔案，在會計年度終了后，財務會計在將11、會計檔案移交到檔案室時，應按下列程序進行： 5.2.1.1 開列清冊，填寫交接清單； 5.2.1.2 在賬簿使用日期欄填寫移交日期； 5.2.1.3 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 5.2.2 會計檔案的保管要求5.2.2.1 會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，周圍應備有防火器材。 5.2.2.2 會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。 5.2.2.3 會計檔案室保持通風透光并有適當的空間通道和查閱的地方，以利查閱。 5.2.2.4 設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防散失和泄密； 5.3 會計電子檔案保管要求5.3.1公司的會計電子檔案（12、主要指ERP財務數據）的管理及責任部門為資訊部；5.3.2財務中心內部的會計電子檔案的責任人為各部門的經理；5.3.2.1財務中心內部的會計電子檔案指工資表、開票明細表、銷售收款明細表、資金日記賬、財務分析各類文件、財務報表、公司資質變更電子檔等；5.3.2.2會計電子檔案設置密碼加密的，密碼的知情人應包括制表人的主管或經理；5.3.2.3所有加密電子檔材料密碼均應進行紙質表格登記，每月打印上報最高財務負責人處備案；5.3.2.4電子檔的材料相關責任人每月打包存入財務中心Z盤會計檔案電子存檔備案；5.3.3會計電子檔案的備份和恢復是保證會計數據安全、準確、真實的重要措施。資訊部應對會計電子檔案13、（ERP財務數據）進行定期備份并對數據備份的介質進行妥善保管。5.4 會計檔案的借閱5.4.1會計檔案為財務部所利用，原則上不得借出，如有特殊需要須經財務負責人批準方可借閱。 5.4.2公司以外的外部人員借閱會計檔案時，經總經理或財務負責人批準后，方可辦理借閱手續；財務部以外其他部門人員借閱會計檔案經財務負責人批準后，方可辦理借閱手續。5.4.3財務內部人員借閱手續：財務內部建立借閱登記清冊，借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱情況登記清楚，方可進入檔案室借閱材料，借閱出檔案室時，應由檔案管理員核對借閱檔案與登記的情況一致；借閱人用完后應在兩個工作日內歸還并登記，檔案管理員應檢查登記及歸還情14、況是否屬實。5.4.4 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出。5.4.5 抽走憑證附件，要把復印件放于憑證后面，同時要在登記清冊上登記借閱情況。5.5 會計檔案的保管期限5.5.1 會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。 5.5.1.1凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。 5.5.1.2 定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起15、。 5.5.1.3各類會計檔案具體保管期限 會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記賬5明細賬15年6日記賬15年現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節表5年15銀行對賬單5年5.5.2會計各類檔案歸檔完整性連續性負責人會計各類檔案歸檔完整性連續性責16、任人序號類別檔案名稱責任人/歸檔負責人接收人歸入檔案室時間備注1會計憑證會計憑證總賬會計檔案管理員每月25日歸檔2會計賬簿會計賬簿（總賬/明細賬/現金/銀行日記賬）總賬會計檔案管理員每年2月28日歸檔3其他核算資料現金盤點表總賬會計檔案管理員每月第18個工作日提供，年度匯總4匯票盤點表總賬會計檔案管理員每月第18個工作日提供，年度匯總5銀行對賬單總賬會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總含保證金對賬單6月度余額表總賬會計檔案管理員按月歸檔核對科目余額7工資表信息（紙質）工資會計檔案管理員每月19日提供，年度匯總8工資表信息（電子檔）工資會計財務負責人每月19日提供9發票抵扣聯開票會計檔案管理員按月歸17、檔，年度匯總10銷售開票明細表（電子檔）開票會計檔案管理員每月5日提供設置只讀11進項發票登記表（電子檔）開票會計檔案管理員每月5日提供設置只讀12金穗卡開票明細表（紙質）開票會計檔案管理員每月5日歸檔，年度匯總13XXXXLED電子產品購銷合同開票會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總14技術服務合同開票會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總15納稅情況統計表外聯會計檔案管理員每月5日提供16納稅申報表（電子檔）外聯會計檔案管理員每月10日提供設置只讀17納稅申報表（紙質）外聯會計檔案管理員每月15日提供，年度匯總18固定資產購銷合同資產會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總19工程合同資產會計檔案管理員按月18、歸檔，年度匯總20廠房租賃合同管理費用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總21車輛買賣合同管理費用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總22其他合同管理費用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總23受控文件公司受控文件管理費用會計檔案管理員按月歸檔，年度匯總24其他核算資料1、采購開票合同及發票復印件2、 銀承開票合同3、 銀行開戶和銷戶材料4、融資租賃合同5、流動資金借款合同6、銀行授信合同等資金類合同資金部檔案管理員1-2項按月歸檔3-6項每月整理，每年2月28日歸檔251、驗資報告2、專項審計報告3、審計報告4、研發費用加計扣除報告5、所得稅匯算清繳6、鑒證報告7、會計報表8、統計報表管理部檔案管理員年19、度匯總歸檔整理每年2月28日歸檔5.6 會計檔案的銷毀5.6.1 會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案室管理人提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，經財務負責人批準，報請總經理批準后方可予以銷毀。 5.6.2銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀會計檔案時應由檔案室管理人和財務部門共同派員監銷，會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報財務負責人，一份歸入檔案備查。6. 獎懲6.1會計檔案責任人/歸檔負責人未按照時間進行歸檔交接的，記警告一次；6.2檔案管理員未妥善保管會計檔案，造成丟失、遺漏的20、，記大過一次；6.3會計檔案借閱期間若有丟失，相關責任人記大過一次；6.4檔案管理員及借閱人員，未按照制度妥善保管的會計檔案，造成公司會計檔案泄密的，記大過一次，給公司造成其他重大損害的，追究其法律責任；6.5檔案管理員按照制度及時完成檔案的登記、整理、借閱、銷毀，每季度給予小功一次；6.6檔案管理員在會計檔案管理工作中，嚴格按照制度執行，妥善保管好公司的會計檔案，未造成丟失和遺漏的，年度終了記大功兩次。6.7本管理制度至 2015年 06月 01日期執行。7.相關表單7.1 XX-01 會計檔案目錄表 7.2 XX-02 會計檔案銷毀清冊7.3 XX-03 會計檔案移交清冊7.4 XX-0421、 會計資料借閱登記冊XXXXXX光電科技有限公司會計檔案目錄表單編號：XX-01 版 本：V01 保管期限：永久檔案順序號會計期間財務資料明細憑證類別憑證總冊數(本)備注1財務檔案室2財務檔案室3財務檔案室4財務檔案室5財務檔案室6財務檔案室7財務檔案室8財務檔案室9財務檔案室10財務檔案室11財務檔案室12財務檔案室13財務檔案室14財務檔案室15財務檔案室16財務檔案室17財務檔案室XXXXXX光電科技有限公司會計檔案銷毀清冊表單編號：XX-02 版本：V01 保管期限：10年序號銷毀時間檔案編號類別起止年度憑證編號冊數應保管期限已保管期限備注123456789101112131415財務22、負責人意見簽字：檔案室管理人簽字監銷人簽字：銷毀人簽字：年 月 日年 月 日 年 月 日 年 月 日 XXXXXX光電科技有限公司會計檔案移交清冊表單編號：XX-03 版本：V01 保管期限：10年序號檔案移交時間檔案類別年/月份檔案編號檔案內容卷 數 （冊）備 注123456789101112131415檔案移交人簽字：檔案室接收人簽字：交接部門負責人監交簽字：年 月 日年 月 日年 月 日XXXXXX光電科技有限公司會計資料借閱登記冊表單編號： XX-04版本：V01保存期限：3年序號借閱時間借閱人借閱事由借閱內容（憑證期間及編號）歸還時間歸還人12345678910111213141516171819202122