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1、公司辦事處財務及職責工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦事處財務管理制度目 錄一、 .辦事處備用金及費用支出相關規(guī)定及流程二、 辦事處物流控管三、 辦事處倉庫現(xiàn)場管理、單據管理四、 .辦事處客戶數據管理五、 辦事處增值稅發(fā)票開具管理規(guī)定六、 .辦事處數據管理崗位職責及操作細則一、 辦事處備用金管理及費用支出相關規(guī)定及流程、 備用金管理：用于辦事處日常開支，如差旅費、話費、快遞費、水電費等，其他費用按預算專門申請，專款專用。要求如下1、 每月1號，將當月費用預算清單傳到公司，經營銷、財務負責人批準后兩天給予2、安排。2、備用金額度1萬元，各項支出均應有相應合法票據。3、備用金不允許挪用和個人借支，特殊情況單獨審批。 4、非預算范圍內的緊急支出，需要事先提出申請，經總公司營銷、財務負責人批準并增加預算，單獨支付。5、專項費用的開支，經辦事處申請，公司營銷、財務負責人同意后可由總公司直接銀行匯給對方。6、所有費用必須根據相關報銷制度進行審核后方可報銷及記帳，在申請下次備用金或專項費用時,報銷單據及辦事處備用金收付存明細表傳給公司及審核，以便公司對辦事處財務其統(tǒng)籌。、 費用支出的相關規(guī)定及流程：1、采購業(yè)務因市場銷售需要而發(fā)生 的采購業(yè)務的（月費用預算清單中未涉及），必須寫明采購事由報總公司營銷、財務批準3、并備案后方可采購。2、修理費用，除自然損耗發(fā)生的修理費除外，其他發(fā)生的修理費用相關責任人必須承擔50% 。3、促銷費用：發(fā)生前需要就促銷活動提交總公司營銷、財務詳細的活動預算。4、辦事處出租車費用：每年9月至次年元月份每月允許辦事處總經理報銷800元/月、其他月份限額400元/月。5、 市內公交：要求購辦公交IC卡，憑購卡發(fā)票報銷。不適用IC卡線路憑票報銷。6、 運費的核銷：長途運費報銷時要求運費單上注明收貨箱數、數量、隨貨單號；市內運費報銷時，要求出庫單上注明運費單號、金額、目的地，如發(fā)生短途運輸費用則短途金額在運輸單上注明。7、 招待標準：參照公司費用報銷制度及預先申請，如有超出，須向公司4、營銷負責人、辦事處總經理同意后方可支出。8、 公關費用：發(fā)生需要提前向公司總經理申請，在得到書面批復后，方可發(fā)生9、 商場付現(xiàn)費用：要求辦事處提出申請，由公司匯入辦事處帳號，特殊情況或付費較小可向總公司申請，批準后由辦事處在備用金中列支。商場費用要有費用發(fā)票或收據，收據必須加蓋商場財務專用章。商場如出具辦公用品等與付款名目不相符的發(fā)票，發(fā)票上必須注明用途。10、導購工資管理：A、必須到人力資源部辦理相關手續(xù)；B、要求辦理公司指定的銀行卡，由公司統(tǒng)一發(fā)放（商超有特殊規(guī)定的除外）。C、辦事處明要提供明確的、經公司同意的基本工資、提成比例、提成基數、加班工資的計算方法給財務。D、臨時促銷人員的工資發(fā)5、放以臨時促銷活動申請審批后作為工資發(fā)入的依據，并同時提供臨時促銷人員的工資簽收單。11、商場裝修費用支出：應有相應的合同，公司根據裝修合同和驗收單進行支付。12、費用單據處理與傳遞辦事處參照費用報銷規(guī)定，按公司要求進行費用的分類、歸集、粘貼。要求如下：1、合法發(fā)票、收據類票據分開2、車費、住宿費填報差旅費報銷單，除此之外的單據填報付款憑證。3、票據要求連續(xù)編號、記帳。4、票據由各業(yè)務員自己按公司要求整理、粘貼，會計審核，辦事處經理簽字確認方可報銷。5、報銷金額達到備用金金額50%時，及時寄回公司分管辦事處會計主管處。13辦事處總經理及區(qū)域經理出差費用： 出差除車費外， 區(qū)域經理出差每天按1006、元，辦事處總經理出差每天按160元二、辦事處物流控管： 貨物流轉要做到：嚴格、準確、安全、迅捷，每一個關鍵環(huán)節(jié)必須無一遺漏，貨物進出倉庫必須憑有效的單據，做到“貨到有單，貨走單隨”。要求如下： 、 產品管理 1、 訂貨規(guī)定： 根據市場需求向公司申請發(fā)貨，發(fā)貨單經營銷負責人簽字確認后送倉庫進行配貨。訂貨單傳真件留存財務應收款會計。2、 收貨規(guī)定：辦事處收到公司貨物后，要根據隨貨單在一天內驗收入庫，并向公司電話或書面確認收貨數量。根據雙方確認的數據開具入庫單并據此入帳。3、 銷售發(fā)貨、退貨、調貨規(guī)定： 自營商場發(fā)貨，貨到商場，必須由收貨人簽收，或索取對方收貨憑證，雙方確認無誤后方可入帳。 下線發(fā)貨7、：執(zhí)行款到發(fā)貨原則，不允許賒銷。發(fā)貨時附隨貨聯(lián)，貨到后要客戶后12小時內進行確認（業(yè)務主管負責催要）。 商場、下線客戶退貨：退貨時要求客戶附清單，公司在收貨后12小時清點完成，并及時就退貨數量與客戶確認，以實際收貨數為入帳依據。 調貨：客戶要求調換貨前必須經過公司營銷部同意，調換時必須按要求開具退貨單、發(fā)貨單。、外購樣品、辦公用品、促銷品管理：辦公用品：按公司批準限額進行集中統(tǒng)一購買，歸倉庫保管，入庫時開據入庫單，登記辦公用品臺帳，領用時填寫領用單，需要以舊換新的要舊換新（如：筆、手套、剪刀等）。促銷用品：按公司批準的申請單進行購買，先入庫，后領用。活動完畢未用完促銷品退回倉庫，同時就促銷進行8、分析，核實促銷用品發(fā)放的合理性。樣 品：與公司營銷部溝通后進行樣品采購，寄回公司并按規(guī)定辦理入庫手續(xù)后,憑相關正式發(fā)票在備用金中報銷。三、 辦事處倉庫現(xiàn)場管理、單據管理： (一):倉庫管理要求如下：1 保持倉庫的清潔衛(wèi)生，對庫存貨物進行妥善保管，保證物料堆放整齊， 不混雜、分組織、尺碼、顏色擺放，要求貨物數量標識向外，便于核查，同時要求放置計量貨物的收發(fā)卡。2 發(fā)貨時，要按次序發(fā)貨，不允許在箱體打洞，或不開箱從中抽拿。同時要保證發(fā)貨時貨物包裝的完好，不允許人為導致包裝破損。3 要求客戶提前下單，以便倉庫可以及時有序配貨。4 倉庫使用的出入庫單必須由總公司統(tǒng)一訂制。5 倉庫要按公司規(guī)定登記臺帳，9、編制報表，根據貨物的收發(fā)情況及時開具出入庫單，并做到當日事當日畢，第二天10點前完成前日報表的編制與報送。6 對出入庫產品進行數量、質量的核查。每月進行一次月底盤存工作，核查帳實是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時向辦事處經理及公司進行書面匯報，查明原因后方可繼續(xù)運行。7倉庫做好防火、防盜管理，并由辦事處經理做好貨物保險工作。(二):出庫單據管理要求如下：1、送貨上門的業(yè)務： 倉庫出庫時要開據五聯(lián)出庫單，由倉庫員、發(fā)貨員對貨物數量簽字確認后，一聯(lián)倉庫留存，二聯(lián)隨貨（一聯(lián)給客戶，一聯(lián)由客戶簽字后帶回記帳備查），二聯(lián)寄回公司（一聯(lián)財務記帳，一聯(lián)營銷記帳）。2、貨運發(fā)貨的業(yè)務：A、商超要求取得客戶回單B、下線客戶10、收到貨后12小時內給予確認，將隨貨單簽字確認回傳辦事處（業(yè)務主管負責催要），做為記帳依據。（三）：其他要求：辦事處票據填開、建帳的具體要求見“倉管員操作細則”相關內容。四、 客戶數據管理 進銷存情況管理：每月辦事處要取得商超、下線的進銷存數據上報公司。 公司制作統(tǒng)一的終端銷售清單登記表：由終端導購按銷售實時填寫，辦事處在每周六前要取得所有商超一周銷售日報和小票，并上報公司，在周末時把小票寄回公司，公司按小票和終端銷售清單登記表進行數據統(tǒng)計和導購提成計算。 商超建立導購交接班盤存制度：同時每月按帳期對商超庫存進行盤點。出現(xiàn)盤虧情況時，由責任人承擔損失，如無法落實責任人，由導購與業(yè)務經理承擔損失。11、 團購貨物：要事先通知公司團購數量金額，現(xiàn)款現(xiàn)貨。價格按公司 規(guī)定團價格發(fā)貨。 要求建立客戶檔案：將代理商所在的省市、企業(yè)名稱、辦公地址、傳真電話、法人代表身份證明等相關信息，直營商場的名稱、聯(lián)系人、職務、電話等整理成冊一式兩份，留公司一份存檔。 促銷數據管理：促銷方案經過公司同意后，由倉庫按促銷申請批復準備貨物，并做好出庫手續(xù)。促銷時，由會計出納進行巡查，并對貨品價格和銷售數量進行監(jiān)督。促銷結束后，由出納會計對銷售結果進行統(tǒng)計，由倉庫做好剩余產品入庫手續(xù)。五. 辦事處發(fā)票管理及規(guī)范流程(一) : 增值稅發(fā)票開具管理：公司辦事處現(xiàn)不具備法人資格，發(fā)票需要總公司開出，在發(fā)生業(yè)務需要開具增票時，辦12、事處要求提供開票單位的稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、開戶許可證、法人或代理人身份證、經銷合同。(二): 增值稅發(fā)票開具：要求提供對方客戶對帳單，以便公司審核后開票。不允許虛開、代開。(三): 發(fā)票的管理：a: 辦事處收到發(fā)票在送商超及客戶前，要進行登記，以便核查。 因為發(fā)票認證期限為90天,所以辦事處收到發(fā)票后要在第一時間送入商超，不能耽誤結帳期，如因發(fā)票錯開,要在當月回寄公司,不可跨月。如商場收票后，發(fā)現(xiàn)有問題無法認證，退票時辦事處要取得商超開具的拒收證明并加蓋公章。因延時送票導致拒收或耽誤結帳，由辦事處經理承擔相應責任。b: 辦事處送票時必須要求商超出具收票證明（財務統(tǒng)一制定收票證明表格），以確認票據收妥c: 辦事處會計要對商超對帳情況負責，確認對帳單正確后，保證回款金額與收到帳扣票據金額之和等于開票數據。