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1、新能源科技公司財務檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、 目的為規范公司財務檔案管理工作，明確財務部工作職責、工作流程，防范相關風險，加強公司財務檔案管理和監督，確保公司的合法利益，確保公司財務檔案的完整性和真實性，為使用者提供正確的財務信息。根據中華人民共和國會計法、中華人民共和國檔案法等有關法律和行政法規,特制訂本制度。2、 相關文件本制度與文件控制程序（見本制度附件）共同規范會計檔案保管、借閱、銷毀全流程的工作，使用人務必同時熟讀附件文件中對檔案管理的實施要求。3、 適用范圍XX市XX新能源科技股份2、有限公司財務部以及相關業務部門。4、 制度內容4.1 財務檔案保存財務檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映公司經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。4.1.2下列會計資料應當進行歸檔：（1） 會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證；（2） 會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；（3） 財務會計報告,包括月度、半年度、年度財務會計報告；（4） 其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清單、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、及其他具有保存價3、值的會計資料。4.1.3當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,由財務部保管。4.1.4財務部會計按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制文件清單，財務經理復核文件清單。4.1.5財務經理監督財務檔案日常保管工作。會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。 4.2財務檔案借閱4.2.1為保證公司和財務信息的安全，防范機密信息泄露的風險，查閱財務檔案必須嚴格執行以下申請審批手續。4.2.2除公司副總經理級別以上人員查閱本公司財務檔案外，非財務人員查閱檔案須填寫文件借閱登記表，文件借閱登記表列明查閱資料名稱、查閱用途、查閱期限等。4.2.3需4、查閱人和申請部門負責人簽字，財務總監審批簽字后才可查閱。4.2.4如需要外借財務檔案，申請人需填寫文件借閱登記表，列明具體外借檔案的內容、外借時間、外借人等，經外借部門負責人、財務總監審批簽字后，方可外借財務檔案。4.2.5財務檔案外借時間不能超過7天，逾期未還者將根據公司制度追究責任。4.2.6為保證財務檔案的完整性，原則上公司只向外提供財務檔案復印件，如需復印財務檔案，申請人需填寫文件借閱登記表，列明具體復印檔案的內容、復印人等，經申請部門負責人、財務總監審批簽字后，方可復印財務檔案。4.2.7借閱檔案時，借閱人要注意愛護檔案材料。嚴禁污染、損壞、拆散、涂改、圈畫、加批、折疊、抽換檔案材料5、。4.2.8檔案保管人應將文件借閱登記表歸檔妥善保存。 4.3財務檔案銷毀管理4.3.1檔案保管人將文件（紀錄）銷毀申請單提交財務總監審核，并上報董事長審批。銷毀財務檔案時，應當由董事長派員監銷。監銷人在銷毀財務檔案前，應當按照財務檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的財務檔案；銷毀后，應當在財務檔案銷毀清冊上簽名確認，并將監銷情況報告董事長。由財務部將文件檔案銷毀清冊歸檔保存。4.3.5保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在文件檔案銷毀清冊和文件檔案保管清冊中列明。 4.4附則 4.4.1本制度未盡事宜參照國家法律法規以及本公司相關規定執行。 4.4.2本制度由財務部負責制定和解釋。 4.4.3本制度由董事長審批后，自發布之日起生效。 5、相關記錄附件1：文件控制程序（B2）