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1、公司財務工作報銷制度及流程管理規范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務報銷制度及流程第一章 總 則一、為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。二、本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為借支款項及預付款管理、日常辦公費用、采購支出、銷售費用、車間費用、固定資產購置支出、稅費支出、其它費用等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。三、本制度適用公司全體員工 第二章 審批權限四、經公司董事會授權，公司有關銷售方面的支出歸銷售總經理審批，2、除此之外的支出歸常務總經理審批。以下簡稱總經理。第三章 公司報銷制度的基本原則五、公司費用開支必須遵循“先申報、審批，后支出、報銷”的原則；購物支出時必須遵循“貨比三家，性價比高優先”的原則，原則上購物人為二人，并在購物發票背面簽名。此原則為公司報銷制度的基本原則，后面不再重復。（一）對未進行申請、審批的一切費用開支不予報銷，特殊情況必須經總經理批準。（二）報銷人員所報銷的費用支出必須真實、合規，嚴禁和杜絕弄虛作假行為。（三）報銷人員必須憑真實、合規、有效的原始憑證報銷，所持票據原則上是國家稅務機關統一印制的票據。并要填寫完整、數字清楚，能取得正規票據的盡量取得正規票據。嚴禁費用支出項目與所附3、票據不符以及其他違規行為。 （四）報銷人員所報銷費用的票據必須按時間順序分類整理、粘貼并按規定和要求填寫費用報銷憑證，待審核批準后，方可報銷。 （五）費用發生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執行，并互相監督和共同承擔相關責任。（六）報銷當事人在填寫“費用報銷單”時，應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用要素填寫齊全，并簽署自己的名字， “費用報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。（七） 正常的費用報銷流程經辦人部門主管財務經理總經理 第四章 借支款項及預付款管理六、借款管理規定（一）出差借款：出差人員憑審批后的借款單，按批準4、額度進行借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續。（二）臨時借款：經總經理批準，借款后應及時報賬。（三）借款金額超過10，000元應提前一天通知財務部備款。（四）借款銷賬規定：借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還者轉為個人借款從工資扣除。（五）特殊情況處理：由經辦人提出申請，出納打電話征得總經理同意后，可先行借款，后補簽字手續。七、借支款項的借款流程及報銷流程。（一）審批流程：經辦人部門主管總經理財務經理出納付款（二）報銷流程：經辦人部門主管財務經理總經理到出納處核銷借款八、預付款管理規定： 公司業務中，如固定資產購置、車間設備安裝及維修、招商會會場押金等需要支付預付款的，由經辦人員依據約5、定的付款方式及金額填寫預付款申請單，預付的金額不得超出付款總金額。經部門主管簽字，總經理簽字，財務經理簽字，到出納處辦理預付款。 第五章 日常辦公費用九、公司的日常辦公費用主要包括：辦公用品、低值易耗品和保潔用品等、電話費、交通費及午餐補貼、招待費、差旅費、車輛使用費、食堂費用、水電費維修費等。十、辦公用品、低值易耗品和保潔用品等報銷規定 （一）一般管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司辦公室統一計劃管理，集中購置。 （二）公司辦公室每月根據需求及庫存情況編制購置預算，實際購置時填寫采購申請單報總經理審批。 （三）辦公用品、低值耗品和保潔用品等的購置由辦公室按計劃統一購買，并建立實物帳6、，詳細登記辦公用品的進、出情況。報銷辦公用品原則上必須有正式發票，并附有供貨單位加蓋公章的購貨明細。（四）報銷時填制費用報銷單，附采購申請單，需要入庫的需填制入庫單。十一、電話費報銷的一般規定 （一)公司固定電話費由辦公室按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到通訊部門查明原因，特殊情況報總經理批示處理。（二）公司個人電話費報銷。根據公司制定的電話費標準報銷。報銷人每個月初打印上個月的電話費繳費單據，如實際發生的電話費低于公司制定的報銷標準，按實際發生金額報銷。如實際發生金額高于公司制定的標準，按公司制定的標準報銷。（公司統一標準，下同）十二、交通費及午餐補貼的報銷7、規定員公因公務需要，乘坐公交車所發生的交通費，按實際發生的費用報銷。如有特殊情況，經總經理同意，可打出租車，在出租車票據后寫上經手人，姓名。如當天中午趕不回公司就餐，公司按20元/每人給予午餐補貼。報銷時填制市內辦公費用報銷單。十三、 招待費報銷規定（一） 招待費支出。根據公司制定的業務招待費報銷標準，報銷人需寫明就餐時間、主要招待的客人姓名、一共幾個人就餐，平均每個人不超過80元/人標準，超出部分公司不予報銷，由報銷人承擔，月報銷餐費總額不得超過公司規定的業務招待費標準。報銷時填制費用報銷單。（公司統一標準，下同）（二）因公司業務需要，所購買的涉及招待禮品、招待日常用品（煙、酒、茶以及其他招8、待用品），需征得總經理同意，才能報銷。十四、 差旅費報銷規定（一） 報銷范圍：是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地所發生的費用，包括城際交通費、住宿費、餐費補貼、出差地市內交通費等； （二）出差人員應在出差歸來五個工作日（以報銷原始票據日期為準）內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫差旅費報銷單，并按公司規定的標準報銷。 十五、車輛使用費報銷規定 車輛使用費是指公司車輛工作過程中發生的油料費、過橋費、停車費、維修費、檢車費、保險費及車輛肇事應由公司負擔的費用等。報銷人填制費用報銷單，及時按實際發生費用報銷。十六、 食堂費用的報銷規定（一） 食堂費用主要是指食堂購入蔬菜、肉類、糧食、油、調料等費9、用，還有水、電、煤氣、供暖費用。（水、電費用和供暖費用沒攤入食堂費用）（二） 采購流程 由廚師購買相關食材，并填制食堂購物明細表，并填寫日期、食材名稱、單價、購物人處簽字。由門衛過磅并填入數量，過磅人處簽字，菜品入庫。（三） 門衛必須在食材購買當天，將食材過磅，并簽字，寫明日期。如門衛不是在購買當天過磅、簽字，財務不予報銷。煤氣票據也需要門衛簽字。（四） 廚師在購買食材二日內到財務報銷，填制費用報銷單，并附填制完整的食堂購物明細表。（五） 報銷流程 廚師辦公室主任財務經理總經理出納付款十七、 水電費、維修費等報銷的規定（一） 水、電費是每個月都發生的費用，由辦公室負責核對表數，表數要和付款單據10、的表數一致。（二） 維修費 維修費包括人工費和材料費。維修費用在單位金額以上的，由辦公室填制維修申請單，標明預計發生的費用，經總經理同意并簽字。第六章 采購支出十八、采購管理制度（一） 詢價比價制度：公司大宗原料必須遵循比價采購制度執行，大品種的原料詢價客戶不少于3個，小品種原料及月用量低于最小送貨量的，不少于2個。（二） 定價定商：本著同等質量選擇最低價定商原則執行。（三） 公司原則上不允許打原料預付款。如有特殊情況，財務部見到北京總部的原料中心審批文件，才可付款。（四） 付款單據必須是七單齊全，付款單、結算單、發票、詢價單、入庫單、磅單、化驗單、合同。無詢價單的付款單據，財務部不付款。（五11、）按原料采購合同支付大品種原料的合理損耗。十九、原料采購流程采購合同采購訂單到貨通知單（到貨）品控部簽字（原料檢測記錄）原料過磅（磅單）品控部初檢、取樣合格（化驗單）原料入庫（入庫單）二十、原料付款流程（七單齊全加合同）采購內勤采購部負責人總經理財務經理出納付款二十一、原料運費的報銷規定采購內勤根據要單獨支出運費的，按實際發生的原料運費，填制運費支付申請單。第七章 銷售費用二十三、報銷的銷售費用主要包括：差旅費、招待費、電話費、業務員冰點內提成、業務員提成、車補、業務員獎金、月返、客戶獎勵、客戶年獎、促銷品支出、招商會年會支出、運費支出、運費補助、餐費補助、圓桌會議補貼、廣告宣傳活活動費、其它12、和銷售相關的費用等。二十四、電話費、差旅費的報銷規定同上；區域業務經理的招待費按公司規定的標準發放。二十五、業務員冰點內提成、業務員提成、招待費、差旅費、車補，應依據銷售部具體的銷售政策和費用標準，根據業務員每個月完成的銷量，每月底由銷售部主任編制當月的業務員提成、車補、招待費等明細表，經總經理審批。二十六、業務員獎金和其它的銷售費用的報銷，由銷售部提供說明具體情況的呈簽，經總經理審批。二十六、月返、促銷品支出，銷售部應依據具體的銷售政策，每月底由銷售部主任提供當月的相關明細表，經總經理審批。二十七、客戶獎勵及年獎 銷售部依據銷售政策對客戶的獎勵，經總經理審批。二十八、運費支出，對于需要公司承13、擔的產品運輸費用，由銷售部填寫運費支付申請單，經總經理審批。二十九、廣告宣傳活動費 包括廣告費、業務宣傳費、印刷費、招商會及年會費用，總費用不超過當年銷售收入的 1%。 招商會、年會支出，由銷售部做出預算，預算中列出主要會議項目和公雜費的預計費用支出，主要會議項目中需寫明宿費、餐費的單價和金額。由總經理審批，財務部按照預算金額借款。在會議結束后，對總經理審批后的票據進行報銷，對超出預算的費用進行分析。三十、運費補助、餐費補助、圓桌會議補貼等在發生時已抵銷客戶的貨款，每月底由銷售部主任做出相關的報表，經總經理簽字，報送財務部。第八章 車間費用三十一、車間費用主要包括：水電費、材料運費、裝卸費、燃14、料費、維修費、配件費、勞保用品、檢驗費、產品標簽、其它雜費等。三十二、裝卸費 公司需外雇工人進行裝卸時，按裝卸費的單價和磅單填寫裝卸費支付申請單，經車間經理審批。三十三、燃料費 主要包括煤款及柴油費（一） 煤款支付 按照煤的單價及磅單填制入庫單，需經辦人、鍋爐工簽字，車間經理審批。報銷時需車間經理簽字。（二） 柴油費支付 報銷時需車間經理簽字。三十四、維修費、配件費 費用發生金額在單位金額以上時，需填制維修費申請單，標明預計發生的費用，經總經理同意并簽字。三十五、勞保用品 車間經理根據需要購置的勞保用品明細，填寫采購申請單報總經理審批，審批后由公司指定專人購買。購買完成交付車間后，車間應建立實15、物帳，詳細登記勞保用品的進、出情況。車間經理在采購發票上簽字。三十六、檢驗費 品控部在檢驗時所需檢驗物品，報銷時需總經理簽字。三十七、產品標簽 需要印刷產品標簽時，由品控部填寫申請單，經總經理簽字，報銷時填寫費用報銷單，附申請單和入庫單；每個月底由品控部填寫產品標簽收、發、存明細表，經車間經理簽字，報送財務部。三十八、其它雜費。報銷時需車間經理簽字。第九章 固定資產支出三十九、固定資產是為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的；使用壽命超過一個會計年度的有形資產。包括：土地房屋建筑物、通用設備、專用設備機、運輸設備、計算機設備、辦公家俱及設備等。四十、固定資產支出的一般規定（一） 如需要購16、置固定資產，需填寫固定資產購置申請單，經部門經理、財務經理、總經理批準。如購入金額在 萬元之上，需公司董事會審批。（二） 經批準后，由公司安排專負責采購，填寫固定資產采購申請表，經部門經理、財務經理、總經理批準。此表中詳細寫明固定資產的名稱、規格、型號、三家供貨廠商報價。（三） 固定資產收到后，由固定資產管理部門負責驗收，驗收合理后填寫固定資產驗收清單，在驗收單中填寫固定資產的名稱、規格、型號、金額、供貨廠商。（四）報銷：報銷人憑固定資產購置申請單、固定資產采購申請表、固定資產驗收清單、固定資產的購置發票到財務報銷。 第十章 稅費支出四十一、稅費支出是指通過國稅、地稅、社保支出的稅費。通過國稅17、支出的增值稅、企業所得稅；通過地稅支出的城市建設稅、教育費附加、個人所得稅、印花稅、房產稅、土地使用稅、養老保險、失業保險、工傷保險、生育保險、殘疾人保障金；通過社保支出的醫療保險。四十二、稅費支出的一般規定（一） 依據相關票據計入應交稅費、管理費用中的社保費和稅費、銷售費用中的社保費。（二） 財務部根據總經理簽署的文件（人員變動、繳費額度變動等）對稅費支出做出相應的調整。（三） 公司的主營是豬飼料，根據稅法，產品經過檢驗合格后免征增值稅，及其附征的城市建設稅和教育費附加。（產品未檢驗合格時，月收入低于3萬也免稅）（四） 因公司租用長豐飼料的廠房，故公司免繳房產稅和土地使用稅。 第十一章 其它費用四十三、其他費用是指公司因工作需要而發生,并且上述條款不包括的費用。 四十四、其他費用的報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權限辦理報銷手續。附則本制度由公司財務部負責解釋。本制度自總經理確認后發布之日起執行。