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1、檢測公司財務借支及審批報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 財務管理制度1. 管理原則為盡快使公司會計基礎工作達到檢測有限公司財務部的規范化要求，嚴格財務紀律和控制各項經費的開支，規范經費報銷程序，本著節儉適度的原則管好錢、用好錢、少花錢、多辦事。現結合公司具體情況，特制定本制度。2.管理程序(1)公司財務報銷實行“一條線”審批報銷制度，任何口頭批準的用款批示都視為無效，緊急情況可電話或短信請示報備，事后補簽手續方可進行報銷。(2)在使用經費前需填寫“用款申請單”，并注明經辦人和用途，交總經理審批后財務2、人員方可支付。(3)財務人員必須嚴格實行記帳制度，準確及時記錄各項收入及開支情況并定期向總經理匯報財務狀況。(4)財務人員辦理銀行轉賬或網銀轉賬業務時，必須嚴格執行財務章與法人章，經辦人與授權人獨立保管、獨立辦理的原則，超過特大金額，必須經總經理授權，方可辦理業務。3.現金使用規定為了明確公司各部門資金使用權限和支付職責，特制定該現金使用規定。(1)財會人員應嚴格執行現金管理制度。財務負責人應不定期地檢查庫存現金及制度執行情況。(2)現金結算僅限于同城（即本市）業務和差旅費開支。到異地（即非本市）或大額采購的原則上應通過銀行匯款等結算方式。如確遇特殊情況須報經公司領導批準。(3)日常報銷、借款3、所需現金超過5000元的，必須于前一天向財務部申請預約。(4)建立電腦管理的現金帳目，逐筆登記現金收付項目，帳款要日清月結、帳款相符。收費人員發現帳款長短應當即登記，長款上交，短款由個人賠償。(5)凡因采購、出差借用公款或因工作失職丟失現金的，由個人如數賠償。4.轉帳支票的領用需要使用轉賬支票的情況下，經辦人需填制“用款申請單”，由部門負責人審核，總經理簽批確認后，附相關的付款證明材料，到財務部申領支票；財務部根據審批后的材料，發出支票。借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。財務人員必須將支票內容填寫齊全，不得簽發空白支票或空頭支票。請款申請單日期： 年 月 日付款方式：付款金額： 元4、（大 寫）：用款部門：用 途：申 請 人：部門簽批：收款單位全稱：財務簽批：賬 號：總經理簽批：開戶銀行：5.借支管理規定及借支流程(1)出差借款：按第二部分差旅管理及差旅費開支標準具體執行。 (2) 其他臨時借款，如業務費、辦公費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (3)借款銷賬規定： 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷。如有余款須及時交回財務部，若超出申請單范圍使用的，須經總經理批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；借款原則上應在3個工作日內辦理銷帳手續，逾期未辦理財務人員有權拒絕銷帳；如遇特殊情況（發票未能及時開具、無行業發票等）逾期辦理的，須出具書5、面說明經總經理同意后，待取得相應發票后及時銷帳，否則財務人員不予銷帳。(4)借款后未辦理相應事項，須及時將借款歸還財務部，逾期未還借支者經總經理簽批后轉為個人借款從工資中扣回。(5) 為加強資金管理，及時收回借款，財務部應嚴格堅持“前帳不清，后帳不借”的原則。6.審批與報銷制度(1)物品采購費用該物品指辦公用品、圖書、低值易耗品等。辦公用品原則上實行“使用適宜、因需申請”，對易耗性的辦公用品，用完后實行以舊換新、再次領用，對非易耗品物品，在使用人辦理離職手續時，一律要求交回原物。審批權限：日常辦公用品500元以下由主管副總審批，其它物品（包括禮品）須經總經理批準。禮品的采購申報嚴格按照業務費招6、待報批程序執行。除禮品之外的物品，采購之前各部門均應按月于每月20日前提交部門物品申購單，由行政部匯總備案，在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。同時行政部應配合采購人員做好詢價工作。關于物品采購，行政部事先編制采購計劃，由財務審核后報主管副總審批（大宗物資需報總經理辦公會討論核實批準）。物品采購后，行政部辦理入庫手續，進行驗收、登記、入庫。特殊情況， 物品由使用部門購買的，可在入庫同時一并辦理入、出庫手續。行政部在每月底按部門領用情況進行統計報財務部備案。財務部門負責在月末對物品進行稽核。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。嚴格按照“經手、驗收、審批”等程序進行財務報銷7、手續。經辦人到財務部辦理報銷手續，必須出具真實完整、合理合法的原始憑證， 并在發票或其他單據背面簽名、說明用途及使用部門。開支內容不能籠統填寫如“辦公用品”、“雜支”等。若項目多，必須附明細表。設備、材料等固定資產，實行誰使用、誰保管、誰負責維護保養的原則，把各個設備的責任落實到每一個使用人。行政部門在設備、材料入庫時應對財產進行編號、登記，由財務部門負責督促，于每年末進行清查，對已不能使用的設備，由使用部門提出，并填寫固定資產報廢申請，經有關部門鑒定、核實后，經財務部確認是否符合報廢規定提出處理意見后，報總經理審批；然后由行政部門作變價處理，變價收入交財務入賬。凡辦理借款預支手續，款項已經支8、付給供應單位，而發票尚未收到的，如預付貨款、定金等預付事項，經辦人有責任及時向有關供貨單位索取發票等原始憑證，財務人員不負責代替經辦人催收發票。 (2)維修(裝修)工程：由經手人申請，提出維修(裝修)建議、方案，經行政部詢價后報主管副總審核，總經理批準。維修(裝修)工程結束后，必須辦理質量驗收，驗收合格后，方可辦理報銷手續。(3)軟件及固定資產購置費用 填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規定提出采購申請。 報銷標準：以相關的合同協議及批準生效的購置申請具體執行。 結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單（經辦人在發票背面簽字并附出入9、庫單）；（2）按資金支出規定審批程序審批；（3）財務部根據審批后的報銷單以支票、轉賬等形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。 (4)差旅費：因公出差，出差人如需向財務部借款，須經部門負責人審核主管副總審批，并將借款申請單交財務部出納處，出納根據出差人的出差行程安排，大概核算借款金額是否合理后，報總經理審批后辦理借款。出差人員須在返回公司一周內到財務部辦理結帳手續，如乘坐飛機的，將飛機票一周內交給行政部以便報銷，否則機票費用自負。出差人員的住宿、交通、誤餐補助標準嚴格按公司規定執行。無特殊原因的超標準支出，由出差人員自理。財務會計審核后，報總經理審10、批。逾期不歸還者，財務部應從下月起從出差人員工資中扣除，同時將根據不同情況追究有關人員責任。(5)其它報銷：確因工作需要，其它必須開支的項目，事先必須向部門負責人報告，經總經理審批后，嚴格按照財務制度報銷。本市發生的業務交通費：市內車費即時報銷(公事)，原則上不得乘出租車。特殊情況須事前申報，事后審批方可報銷。報銷程序：將原始單據粘貼好后，經辦人簽字，部門負責人核實、主管副總簽字確認，交于財務部核實、簽字確認，再上報總經理簽字確認后，到財務部報銷，核賬。(7) 電話費報銷制度及流程 固定電話費：公司的固定電話，并由公司統一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話，固定電話費由行政部指定專人按日11、常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報副總經理批示處理辦法。(8) 當月所有報銷應在在該月的26日之前，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。說明：公司所有的報銷，審批都實行“一條線”的程序，即報銷人-部門負責人-財務部-主管副總-總經理。總經理外出不在公司期間應電話或微信請示。6.原始憑證的基本要求(1)要求原始憑證（既購買物品/樣品或提供服務時取得的發票等）合法，內容完整、真實、清晰。蓋有單位發票專用章、填制單位名稱、日期、用途、金額（大小寫相符、清楚）的稅務發票，經濟業務內容涉及實物的原始憑證還應填寫實物名稱、規格、計量12、單位、數量、單價、合計金額，要求金額計算必須正確。一次購物品種較多發票填寫不下的，要由售貨單位填制清單并加蓋財務專用章或收費專用章。從超市購買的物品可依據購物小票作為清單。(2)差旅費中的住宿費收據，內容必須填寫齊全，如單位名稱、個人姓名、住宿天數、標準等。超標準的住宿費、出差申請里面沒有提到人員、超過出差申請天數的一律不予報銷。對外出參加會議/培訓的差旅費，報銷時必須附有會議通知，據實報銷。(3)從外單位取得的發票或收據，必須有稅務部門或財政部門的監制印章及填制單位的財務章； (4)原始憑證記載的內容均不得涂改。發票蓋章和簽章必須有效、清晰。年內取得的發票應在本年內報銷，最長不能超過半年。遇13、有特殊情況時第四季度取得的發票可延遲到次年的第一季度報銷。(5)各種票據是財務報銷的憑據，下列票據財務部不予報銷：審批手續不全的票據。內容填寫不全、字體無法辨認或有明顯涂改跡象的票據。無公章、無私人簽章（字）的白條收據。購物無用途、資產無驗收、經辦人無簽字的票據。日期、數量、單價、金額不符的票據。出現連號或假的票據。7.原始憑證分類、整理(1)經辦人員在簽字、報銷前：要事先將原始憑證按照列支科目進行分類，如業務費、設備購置費、差旅費。分類后的原始憑證分別附粘貼單， 填寫“報銷單”，并按報銷單的要求將內容填寫齊全。特別注意其中的粘貼附件張數和金額不得涂改，切勿用訂書機裝訂，否則，不予報銷，應退回14、重新辦理一切手續！(2)票據粘貼的規定。各類報銷單據的粘貼必須整潔，上下錯開，貼放平整。大小不得超過 “報銷單”。8.財務安全保衛制度(1)財會人員的保險柜鑰匙不得存放在辦公室內，下班時應關好辦公室門窗。無關人員不得隨便進入收費場所，發現錢款差錯或丟失時，財會人員應立即報告。(2)財務人員到銀行存、取超過萬元的現金款項，應事先要求公司派車或派人護送。二、差旅管理及差旅費開支標準本標準規定了員工因公出差差旅費開支的內容、開支標準、對象以及審批權限和報銷手續。本標準適用于公司各部門的所有員工。1.出差界定出差指員工因公務離開工作所在地(公司所在地)前往外地開展短期業務，長期外派不屬出差范圍。長期外15、派人員或長期駐外人員有工作需要回總部公干的，可視為出差。2.手續辦理員工出差須首先自行填寫“出差申請表”，詳細說明出差事由、計劃、日程安排、同行人數等事項，由部門負責人審核后交行政部備案副總經理審核后報請總經理批示后方可出差，批示后的“出差申請表”由本人留存，出差回司后備用，同時由行政部備案并抄送財務部，出差人員憑批復后的“出差申請單”至財務部預支差旅費。部門負責人對出差要求及行程安排應進行嚴格審核。員工出差一周以上需提前三天申請，其余需提前一天申請，同時務必將出差事項、計劃及日程安排以傳真方式通知所去單位。如出差在外因工作要求須臨時增加出差天數或者增加人數則須以電話向部門負責人申請，事后補辦16、相關手續。出差人回來之后須填寫“出差小結與信息反饋表”，寫清同行人員、日期、事項等出差成果 （且必須與出差申請相吻合），另需上交相關名片等客戶資料到行政部備案，備齊所有票據及出差小結上交給財務部審核、總經理批示后方可報銷相關差旅費用。出差申請表申請日期： 年 月 日申報部門姓 名出差日期 月 日 至 月 日 共 天出差地點隨行人員出差行程計劃事 由 月 日至 月 日 共 天 月 日至 月 日 共 天 月 日至 月 日 共 天交通工具安排飛 機 火 車 汽 車 其 他 申請費用大寫：元（￥ ）部門審核財務部副總總經理總經理行政部審核費用大寫：元（￥ ）工作完成說明說明：1、此申請表作為出差申請、17、借款、核銷必備憑證。 2、如出差途中變更行程計劃需及時匯報。 3、出差申請表須在接到申請后 48 小時內批復。 4、此表一式兩份，在出差申請得到批準后，請將一聯表單交至行政部以作考勤依據， 一聯待出差返回后填寫工作完成說明并交至行政部。3.票務及酒店預定及報銷原則員工出差的機票、車票、入住酒店需由行政部審核符合何種級別標準后統一負責預訂，且在出差申請表上注明，如出差人個人自行預定車票（火車票、船票）、入住酒店的（可參考行政部提供的各地賓館酒店優惠信息），超標部分自行負擔；行政部預定引起超標的，無特殊理由，超標部分由行政部經辦人自行承擔，特殊情況可予以簽字證明，總經理審核同意后予以報銷。4.差旅18、費用的組成及界定4.1組成差旅費的項目包括：市內交通費、城間交通費、住宿費、出差補貼。4.2差旅費按省會城市、直轄市地區和其它地區進行區分。省會城市、直轄市地區地區見附表，其他城市屬其它地區。5.市內交通費、出差及異地發生的市內交通費報銷規定5.1員工在市內辦公事，原則上應乘坐公共交通，參照公司車輛（轎車）使用和管理辦法中的相關規定。符合可乘坐出租車情況的，須能出具合理發票，并事先經上級主管領導同意；5.2員工每次出差往返，若乘坐飛機出行的，則單程限報總額15元以內（含機場大巴費），往返限報總額30元以內（含機場大巴費）；若乘坐火車、汽車等交通工具出行的，則單程限報10元以內，往返限報20元以19、內。超出部分自理。5.3 員工報銷市內交通費時，應在發票上注明日期、時間、起始終點地和事由，經上級主管審核簽字后，財務方可報銷。5. 4 員工在異地發生的市內交通費（1）出差期間,原則上應乘坐公交車輛,按次按實報銷。（2）確實因特殊原因(如與客戶同行的或有重物或時間緊迫需提高工作效率的情況下)，可乘坐出租車，報銷標準按最高不超過20元/人.天執行（出差期間，可平均計算），憑出差當地當天有效發票報銷。報銷時需注明具體原因，經批準后予以報銷。5.6 若公司派車出差，不允許報銷任何市內交通費。6. 城間交通費標準和報銷規定員工出差的城間交通費報銷標準 享受級別人員類別描述火車飛機汽車一級公司副總及以20、上級別軟席普通艙位按實報銷二級公司副總及以下級別硬席普通艙位按實報銷三級其余人員硬席-按實報銷61公司副總以上人員，可乘坐飛機或火車軟席；三級部門經理以上職務人員出差可單程乘坐飛機；其他員工出差，原則上均應乘坐火車或汽車，特殊情況需乘坐飛機的按以下標準：a、與副總以上人員同行且必須乘坐飛機；b、有緊急公務；c、路途遙遠乘坐火車或其他交通工具須20小時以上 ；d 、飛機費用折價后與火車票價接近（票價差價在100元以內的）的，由總經理審核簽字同意后方可使用飛機作為交通工具。未達乘坐飛機標準又未經總經理批準乘坐飛機的，按出差直線車、船費報銷，多開支的部分由個人自理。6.2乘坐火車，從晚八時至次日晨七21、時，在車上過夜6小時以上的，或連續乘車時間超過12小時的，可購硬席臥鋪票，其他情況應乘坐硬席座位。6.3乘坐火車符合硬（軟）臥標準而選擇乘坐硬座的，照顧到旅途的辛苦，公司將按該個人乘坐的同車同次硬臥標準與實際乘坐的硬座票價之間的差價的100%返補貼給個人。6.4員工出差所需預定各類交通工具的車票（指飛機票、火車票、旅游旺季汽車票）由行政部統一辦理，飛機票預定至少需提前1天通知行政部。 由于個人原因延誤造成的退票和換票，損失均由個人全額承擔；非個人原因造成的公司全額承擔。7.住宿費標準和報銷規定職 務省會城市、直轄市地區限額標準其它地區住宿限額標準公司副總經理及以上級別200元/日150元/日部22、門經理、項目經理及以上級別150元/日130元/日其它100元/日60元/日7.1 出差住宿費在規定的限額標準內憑據報銷，住宿期間不平均計算。實際住宿費超過規定的限額部分自理，不予報銷；低于標準住宿的，按節約額的50計發給個人。7.2如遇特殊情況超標準的（超標限定在20幅度內），事先須向主管領導及行政部負責人申請，報銷時，附詳細情況說明，并由主管領導及行政部負責人簽字確認，經總經理簽批后方可憑據報銷。超標準當日不享受差旅補貼。7.3出差人員如自行解決住宿，則按相應標準的100計發給個人。7.4同性別雙數人員同時出差時，無特殊情況，應在同一間住宿，（副）總經理除外。若級別相同，則按單間價格的1123、0核定標準（不計算出差人員住宿標準的累計額）；若級別不同，則住宿標準按高級別職位核定。節約獎勵或超支不報銷金額，兩人平均分配。7.5在外住機構的出差人員，住宿費一律不得報銷，由公司外派機構組統一安排住宿。7.6參加公司或外部單位組織的派外培訓、學習和會議時，如組織單位不提供住宿，標準如同出差；如組織單位提供住宿，而標準超標確實需要的，憑相關證明材料和行政工作人員意見確認后，憑發票按實報銷。7.7公司行政部將按公司情況簽訂各地的協議賓館，員工出差前應事先詢問行政協議情況；員工在某異地連續出差時間超過兩周及以上的，由公司行政部負責在當地進行賓館住宿詢價（原則上應提供至少兩家及以上賓館詢價信息）并反24、饋員工協議價格，員工應選擇在指定的協議賓館內安排住宿，公司按照協議價格給予報銷住宿費。員工若不選擇在以上指定協議賓館住宿的，公司也僅按協議價格給予報銷住宿費，超出部分一律自理。8.出差補貼開支辦法職 務省會城市、直轄市地區地區出差補貼標準（早/中/晚/其他補助）其它地區出差補貼標準（早/中/晚/其他補助）公司副總及以上級別80元/日(15/40/25)60元/日（10/30/20）部門經理及以上級別70元/日(10/35/25)50元/日（10/25/15）其它60元/日40元/日8.1出差補貼包含誤餐補貼、通訊漫游補貼和出差期間的工作補貼。領取補貼后，此次出差的報銷費用中不得報銷任何形式的食25、品、飲料、餐費（業務招待除外）等費用；不再享受出差期間公司的誤餐補貼，加班費和加班補貼和省外通話漫游補貼。8.2出差期間發生業務招待費的，所參與人員相應扣除補貼中的當次餐貼部分。8.3出差期間經批準同意返家省親、辦私事的，不享受當日出差補貼。8.4會議、培訓和學習性質出差的，出差補貼正常發放。8.5出差補貼按實際出差天數計算，依出發和到達時間為準。出差全天的以一天計，按全額享受補貼；不足一天的，以中午12點為界，12點以前離開(或分公司所在地)、12點以后回來(或分公司所在地)，津貼按一天計算，反之為半天。8.6夜間（晚上8點至次日晨7點）乘坐長途汽車、輪船（統艙）超過6小時的，每人每夜加發一26、天出差補貼；超過4小時，不足6小時的，按半天發給出差補貼。8.7如有外住機構業務人員協助業務需同行的情況下，公司不承擔該崗位性質人員的出差補貼費。8.8為鼓勵出差人員乘坐火車，不乘坐飛機，以節約開支，并鑒于在途期間伙食費用較高等原因，在途期間，連續乘車超過8小時（含8小時）的，可憑車票每滿8小時，加發一天出差補貼費。8.9公司外派至駐外機構工作的人員，享受駐外補貼，標準為省會城市、直轄市地區每人每天35元，其它地區每人每天25元，以工作日計，不再另發誤餐補貼。9.報銷時效期員工出差返回，須填寫“出差小結及信息反饋表”，向部門負責人、總經理匯報具體工作結果、市場分析及建議等，在規定時間（出差結束27、一周內）向財務部辦理報銷手續，同時將預支的款項結清，逾期不報帳的，經財務部提醒本人，仍不及時辦理報銷手續者，財務部有權通知行政工作人員在該員工工資中直接扣除借款本金。財務部需嚴格審核相關手續，審核出差小結與出差申請羅列的人數、天數、招待理由等相關事項是否相吻合，是否有總經理批示等。10.雷區10.1不論何種情況，未有書面出差申請和出差小結的，或有出差申請與出差小結所羅列事項不吻合者，或有總經理未批準的費用項目的、未將出差期間相關名片上交行政部備案的情況，其差旅費一律不予以報銷；10.2發現有連號發票、假發票等弄虛作假行為的，公司一律不予報銷，并有權以虛假發票所涉數額的1-5倍進行處罰，情節嚴重28、的，視為嚴重違反公司制度，并有權作相應處理；10.3出現弄虛作假欺騙公司的行為，情節嚴重的，公司將視為嚴重違反公司制度，公司有權單方面即時解除勞動合同，并不給予任何經濟補償；同時有權追究相應的經濟賠償；10.4出現發票遺失的情況，原則上不準予采取以其他發票充抵報銷。三、加班補貼制度1.員工加班須填寫加班申請條，經部門負責人確認，報行政部核準，并將加班申請條交行政部備查。法定節假日加班的需填寫申請由部門主管審核，副總經理核準方可進行。2.雙休日和晚上加班者，公司提供加餐補貼，標準：每人每次10元（晚上和雙休日白天均記一次）。3加班時間根據考勤系統確定的打卡時間及完整加班申請(經各級領導簽字審核)29、為準。若涉及出差的，旅途在途時間不計入加班時間。4.晚上加班過23：00無公交車回家或通宵工作翌日回家者，可憑發票憑證（最多不超出2天）、部門負責人簽字、副總經理批準后交辦公室核對，交財務部報銷車費。5車費報銷金額不超過20元/次。四、業務招待本著節約、杜絕浪費的原則，盡可能地用最少的錢辦事，對業務招待費實行先申請后招待的原則。首先由申請人填寫業務申請申請單，應寫明招待原因、招待內容、理由、人數和招待次數、額定標準等（具體規定見業務招待額度標準表）；其次，申請人將填寫好的申請單交于部門負責人，部門負責人簽批后報總經理審批；再次，審批完成后，通知行政部門辦理訂餐等具體事宜。未經申請批復的應酬則自30、理。若出差在外或緊急情況無法提前申請，但確有招待必要的，也應先向總經理電話或短信請示，批準后依照額度標準方可進行，事后應及時補辦相關手續，方可報銷。行政部門將會在招待結束后，索取餐單明細，供財務部參考。業務招待（餐飲、娛樂等）額度標準表 標準規格額 度被招待人級別一般40元/人一般客戶中級60元/人主要客戶高級100元/人重點客戶填寫申報流程：申請人填寫報部門負責人簽批部門負責人報副總經理審批 總經理批準后通知行政部門辦理訂餐等事宜-申請人拿批復和有效發票交財務審核。特殊情況，出差在外確有招待必要的，由部門負責人電話或短信請示總經理同意后按額度進行，申請人招待完成后須按以上程序補辦手續后，方可報銷。業務招待申請單申請部門申請人申請日期年 月 日具體事由招待規格中級高級一般招待城市（地點）招待次數被請人員所在單位申請部門負責人意見簽字： 日期：副總經理：總經理： 日期：備注