公司財務管理規章制度及流程.doc
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上傳人:職z****i
編號:1157435
2024-09-08
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1、公司財務管理規章制度及流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 財務制度 一、 采購制度及流程:(一)辦公用品使用及采購:1、 工作人員在辦公期間要貫徹勤儉節約的優良作風,嚴禁鋪張浪費;2、 每月最后一周前半周,各部門主管向客服(或行政)部門申報下月辦公用品用量(原則上其他時間不申報辦公用品);3、 每月最后一周后半周,客服(或行政)部門根據庫存量列出購買清單,填制借款單及采購申請單,購買時應在保證質量和功能的前提下選擇價錢適宜的辦公用品;4、 購買辦公用品報銷時需填寫費用報銷單。同時附上發票、購物清單及原采購申請單,粘2、貼在報銷單據粘帖單,沖銷原借款單。 5、 各部門人員每月初第一周之內到客服(或行政)部門領取辦公用品(原則上其他時間不辦理辦公用品領取);6、 中心工作人員需妥善保管領用的辦公用品,不允許私拿辦公用品。(二) 食品使用及采購: 1、 幼兒食品與員工食品嚴格分開,幼兒接待不拿員工食品,員工更不允許食用幼兒食品,違者一次罰款20-50元;2、 客戶接待原則上飲用咖啡,茶,不拿幼兒和員工食品;3、 活動用食品單獨存放,員工在活動結束后經中心主任批準可以食用;4、 市場部兼職飲用水可在中心領取,市場專員也可根據實際情況在現場購買后回中心報銷,但需提供購物小票及發票。5、 每月最后一周,財務與客服(或行3、政)部門根據本月食品用量申請食品,并填制借款單及采購申請單,經批準后于月底前添置食品。6、 購買時應注意食品質量和生產日期,并選擇價錢適宜的食品;過期或質量有問題的食品一經發現,對經辦人處以罰款(罰款金額為購買食品價格的三倍)。以此造成的事故或引起的訴訟應承擔事故全部責任。7、 購買食品后報銷時需填寫費用報銷單。同時附上發票、購物清單及原采購申請單,粘貼在報銷單據粘帖單,沖銷原借款單。(三) 低值易耗品采購:1、 定義:單價在RMB1,000元以下,不便于進行固定資產實物管理的物品,比如:兒童桌椅、地墊、兒童玩具、電腦配件、電話機等;2、 各部門主管匯總本部門采購申請,填寫借款單及采購申請單,4、并附上采購合同;3、 詢價制度:客服(或行政)部門收到已批準的采購申請單,詢價(至少兩家供應商比價)后實施采購;4、 驗收制度:客服(或行政)部門負責驗收物品并填寫入庫登記表;5、 領用制度:申請部門主管領用物品并在出庫登記表上簽字;6、 報銷制度:客服(或行政)部門參照報銷制度及流程進行報銷,需填寫費用報銷單,同時附上發票、購物清單及原采購申請單粘貼在報銷單據粘帖單,沖銷原借款單。(四) 固定資產采購:1、 定義:使用期限超過1年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具等,可進行固定資產實物管理的物品,比如:房屋、汽車、辦公桌椅、電腦、投影儀、教具、白板、DVD機、空調、數碼相機、電暖氣等;2、5、 各部門主管匯總本部門采購申請,填寫借款單及采購申請單,并附上采購合同。固定資產采購不允許員工自己支付后報銷;預算外的采購支出必須由總經理批準后,方可執行。3、 詢價制度:客服(或行政)部門收到已批準的采購申請單,詢價(至少兩家供應商比價)后簽訂采購合同;4、 驗收制度:客服(或行政)部門負責驗收固定資產并填寫入庫登記表,財務登記固定資產實物臺賬并貼標簽;5、 報銷制度:客服(或行政)部門報銷時,需填寫費用報銷單,同時附上發票、購物清單及原采購申請單,粘貼在報銷單據粘帖單,沖銷原借款單。6、 領用制度:申請部門主管領用本部門所需固定資產并在出庫登記表上“領用人”處簽字,參照物品管理制度管理固定6、資產。三、借款制度(一) 申請時間:借款金額RMB1,000元以下(含)提前一個工作日提交借款申請單給財務;借款金額RMB1,000元以上提前兩個工作日提交借款申請單給財務。(二) 審批權限:借款金額RMB1,000元以下(含)須部門主管及中心主任審批;借款金額RMB1,000元以上須部門主管、中心主任及投資人審批。(三) 申請內容及流程:1、 備用金借款(1) 市場部門可以申請RMB500備用金用于日常市場活動經費,其它部門不能申請備用金;(2) 市場部門需指定一名員工負責借支、保管、歸還備用金;該員工離職時,需向財務辦理還款手續,市場部需重新指定其它員工借支備用金;(3) 申請備用金的員工7、需填寫借款單,按照上述借款審批權限獲得批準,在規定的申請時間內提交給財務;(4) 財務支付備用金;(5) 備用金于每年年度終了時需歸還結清,下一年度如果需要可以再次申請;(6) 用備用金支付的各項費用,應按照報銷制度及流程及時報銷以補足備用金。2、 采購借款:(1) 預算內已審批的采購借款發生時直接由中心主任簽字,預算外的采購借款必須由總經理批準后,方可執行。(2) 申請人需填寫借款單并附上已批準的采購申請單,相關采購合同,按照上述借款審批權限獲得批準,在規定的申請時間內提交給財務;(3) 財務支付備用金;3、 日常費用借款:(1) 申請人需填寫借款申請單(需要事先批準的費用,如招待費,需附上8、已批準的證明),按照上述借款審批權限獲得批準,在規定的申請時間內提交給財務;(2) 財務支付備用金;4、 其它借款:需總經理特別批準。(四) 還款時間及其它規定1、 借款人應在借款費用事項發生之后一個星期內按照報銷制度和程序提交報銷歸還借款;2、 上月借款無故不歸還,中心有權利在本月工資中扣除;3、 借款申請人與收款人及還款人應為同一人;4、 所有借款均遵循前帳不清后帳不借的原則。四、報銷及費用支付制度:(一)報銷及費用支付要求:1、 報銷人購買物品或者支出費用時,必須要求對方提供其真實物品或真實費用支出的合法有效的發票,對于提供虛假發票或無發票的支出不予報銷;無稅務部門或財政部門印章的收款收9、據、白條一概不予報銷2、 報銷人提供的發票要具備以下內容,不符合其中任何一項均不能報銷,要及時返回原單位重新開具;如以后月份審計人員認為此票據不能報銷的,報銷人有將此發票重新開具的義務:(1) 發票抬頭名稱必須是公司名稱,不允許有任何涂改。抬頭是“個人”的發票不允許報銷。(2) 當月申請付款的業務,請及時開具發票。一般情況發票日期不得跨月。(3) 大小寫金額必須一致,不能涂改; (4) 開具的金額大于實際發生的金額,以實際發生的金額入賬;(5) 開具的發票必須加蓋收款單位的發票專用章。(6) 每年2月份開始不允許報銷日期為上一年度的發票。3、 費用報銷人與領款人應為同一人。報銷費用應當按照費用10、性質歸類匯總,分別填列在單據上,并在發票上注明具體用途。4、 支付給外單位人員的勞務費,應取得收款人的真實姓名及合法的身份證號,應由外單位人員簽字收款;5、 中心應減少直接支付現金,超過RMB1,000元的采購必須支付支票或匯款;6、 采購物品的報銷或是支付除發票、合同外必須附上采購申請單;7、 有借款的報銷需先還清借款,余額報銷給申請人。8、 申請單中所填寫“用途”必須與所附發票一致。(一) 費用支出標準1、 交通費(1) 中心員工因本人未完成工作而加班,如沒有加班審批許可,屬于個人行為,公司不予報銷;(2) 中心員工加班超過22:30之后,經中心主任批準后打車回家的車費可以報銷;(3) 中11、心員工外出辦事,到總部開會,只報銷公交車費。如果攜帶大型物品,經中心主任批準后可以報銷打車費;(4) 隨客戶取款繳費,因攜帶現金,經中心主任批準后可以報銷打車費;(5) 遇到惡劣天氣必須外出辦事,經中心主任批準后可以報銷打車費;以上報銷公交車費后必須有發票及外出車費明細單。2、招待費中心發生業務招待費,無論金額多少要提前向中心主任申請,經審批后方可實施3、電費中心為商業用電,電費計量高出居民用電幾倍,用電無節制既造成中心資源浪費,也造成社會資源浪費,希望中心各員工人人樹立節約的意識,遇“長明燈”“長明電”應及時關閉,努力打造“節約型”團隊!(1) 各辦公室及教室無人時要做到人走燈滅;(2) 各12、辦公室及教室空調有人時需調制常溫溫度,無人時需及時關閉;(3) 各教室的各個插座接線板在上完課以后,出于對幼兒安全的考慮,必須及時關閉;各辦公室在下班后將插座接線板關閉;(4) 教室(包括DEMO教室)由于教學老師使用較多,燈、空調、插座接線板的關閉全部由教學部負責,教學部主管按照教室的使用情況進行教室劃分,并將劃分情況告知財務備查;顧問部使用教室也要協助教室及時關閉;(5) 各辦公室燈、空調、插座接線板的關閉由各部門主管負責;(6) 每天工作結束后由前臺負責再次檢查;(7) 以上用電使用制度,如有違反會根據情節嚴重給予處罰。五、工資制度(一) 工資核算及發放流程1、 每月由客服部、市場部、顧13、問部把考勤表、銷售提成表交由財務;2、 由財務計算工資、提成以及社保、個稅等;3、 財務把工資表交由中心主任審核;4、 審核完畢后,由財務發放。六、差旅費報銷制度:一、報銷標準:費用項目各中心全體員工交通火車住宿快捷酒店房價標準(如家、7天、漢庭、速8、錦江之星、格林豪泰、百時.或參照以上快捷酒店價格標準)市內交通費及餐費按發票據實報銷(不能超出100元/天的標準)商務宴請須經中心主任審批禮品須經中心主任審批注意事項:1. 出差人員應合理節省開支,住宿時可以同住的,必須同住。2. 住宿天數不得超過出差天數減一。3. 交通及餐費需提供相應發票。4. 出差期間發生因私費用不予報銷。二、 個人因工作14、原因發生的交通費用員工外出辦事應采用公共交通工具,乘車時保留公交和地鐵車票,據實報銷。如遇到以下情況,經部門主管批準可以乘坐出租車,乘車人須保留出租車票,據實報銷,報銷時需在單據上注明用車時間及事由(必須與報銷票據相符)。1、 員工外出辦事,攜帶大型物品,經主管領導批準可以乘坐出租車。2、 員工外出辦事,攜帶大量現金或貴重物品,經主管領導批準可以乘坐出租車。3、 員工外出辦事,時間緊急,經主管領導批準可以乘坐出租車。4、 員工外出辦事,陪同重要客戶或人員,經主管領導批準可以乘坐出租車。5、 遇到惡劣天氣外出辦事,經主管領導批準可以乘坐出租車。6、 其他特殊情況外出辦事,經主管領導批準可以乘坐出15、租車。七、實物管理制度(一)固定資產管理制度1、負責部門:客服部、財務部;所有固定資產由客服部進行實物管理,中心財務人員負責核算與監查。客服部與財務部每半年盤點一次并編制盤點報告提交中心主任及投資人;2、購置的固定資產,一律登記固定資產臺帳,建立固定資產登記卡;3、購入的資產應及時粘貼標簽。每臺資產標簽上應列明:部門、使用人、使用時間。如有任何事項的變更要依次粘貼新的標簽,以保證固定資產使用的連續性,明確責任;4、財務應執行嚴格的領用登記制度,注明領用原因、時間。固定資產調換前應填制資產轉移單并及時通知財務,以便做到信息的及時更新。如未通知財務,在盤點固定資產時,發現資產的毀損,由最近一次簽字16、人員負責承擔相應的損失;5、員工因工作需要領取的固定資產,應合理使用,妥善保管。若因沒有妥善保管而丟失或損壞的,責任人要按固定資產凈值進行賠償。(固定資產本月購置還未提折舊的,要按固定資產購置價賠償);6、固定資產報廢報損:對于已到使用年限或雖未到使用年限但因丟失、毀損等原因需要報廢、報損的固定資產,應由使用部門詳細填列報廢、報損固定資產的有關情況及原因,有過失人還應列明過失人責任,行政部應確認有無保險賠償情況,經所在部門負責人簽署意見后上報做進一步處理。(二) 倉庫管理制度1、 負責部門:客服、財務人員2、 保管人員對外購的物品應做好物品驗收入庫、出庫工作,按照發票或送貨明細填寫入庫單,領用17、時填寫出庫登記表;做好出、入庫登記;3、 保管人員對所保管的物品應按照類別分批堆放,以便月底盤查,單位價值較大還應做好相應的安全措施;4、 保管人員要保持倉庫整潔干燥,使物品無積壓,不浪費,不重復,物廉價美,勤儉節約;5、 保管人員每月對倉庫庫存物品實地盤點,編制物品盤存報告。(三) 辦公用品及食品由客服人員保管。(四) 總部采購的物品等由財務人員專門保管及登記備案。(五) 物品保管部門及物品使用人,對物品丟失損壞負全部責任,應照價賠償。九、簽章使用及管理制度1、各種簽章由專人保管一概不予外借,紙質文件如需加蓋章,必須到財務室填寫申請,由總經理批準;2、外出辦事需要單位營業執照,稅務登記證等復18、印件,申請程序同公章申請程序;3、外出辦事需要攜帶公章,必須到財務室填寫申請,由總經理批準后可以辦理,并需于借用當日歸還(公章外借不過夜);4、員工暫時保管公章期間,只能針對申請事項使用公章,其他人員需要加蓋公章,必須經總總經理批準方能辦理。十、報表提交制度:1、客服主管:員工每月考勤表,每周客源表、每月物品收支結存匯總表2、顧問部主管:每月第一周提供下月銷售計劃表3、教學部主管:每月初第一周提供本部門教室上課記錄表。十一、日常財務流程填寫需要注意的問題:1、所有申請單一律使用黑色簽字筆,不得使用藍色圓珠筆或其他顏色的筆填制。2、有關公司支出,包括采購辦公用品、低值易耗品、固定資產、工資、申請19、單上所有簽字處必須有經手人、領款人、財務人員及相關主管簽字。如中心主任外出,請提前告知同意后方可辦理,并及時補簽。3、所有中國籍的員工必須簽中文名字。4、申請單中“用途”、“金額”、“簽名”處不允許涂改,涂改后一律重新填制(不得使用涂改液)。5、票據粘貼必須使用膠棒,另附在申請單后(粘貼在申請單左上角)。申請單中必須注明原始單據的張數。兩張以上原始單據請使用報銷單據粘帖單,由右至左依次粘帖,不得超過“裝訂線”。6、以上日常辦公、采購支出請先附發票去申請辦理付款手續。若發票未到,請先填寫借款單。等收到發票后,由經辦人轉交財務人員,并填寫支出單沖銷原借款單。7、若涉及房租、裝修及金額較大等日常辦公20、支出時,請先附合同,由中心財務人員、中心主任及投資人審核簽字后方可辦理付款手續。8、個人報銷日常辦公用品、食品、教學用具等,申請單后必須附發票及物品清單。無清單一律不予報銷。9、對于采購固定資產、食品、低值易耗品(包括總部采購桌椅等)入庫時,需填寫入庫登記表。出庫時,請填寫出庫登記表。10、員工報銷本市交通費,請參照交通費制度。11員工出差時填寫借款單及出差申請單; 報銷時填寫差旅費報銷單,詳見差旅費報銷制度。12、收取定金、學費時,由顧問填寫會員申請表,再轉交財務人員辦理收款業務。13、學費、定金退款時,由顧問填寫退款申請單、支出單,并收回原收據、會員申請表、發票等相關文件及憑證,審核簽字后方可辦理退款(定金退款只需填寫 支出單 )。所有部門簽字必須齊全,否則不予退款。14、學費、定金退款時,按照前期客戶交款的方式(現金或刷卡)來辦理退款。十二、相關報表報送時間:周報:每周周日晚上;月報:每月10日前報送上月月報;權益金繳納:每月15日前上繳上月權益金。