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1、集團企業財務會計檔案及資金管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務管理制度第一節 會計檔案管理制度1.目的為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規定，及公司檔案管理職能化的要求，制定本辦法。2.適用范圍本制度適用于沃得世業及下屬各子公司。3.定義會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。4.職責4.1會計檔案銷毀的審批權屬于集團總裁或其授權人；4.2會計檔案銷毀的審核權及會計檔案調出公司借閱的批準權2、屬于計劃財務部總監；4.3會計檔案銷毀的復核權及會計檔案公司內部借閱的批準權屬于各子公司財務經理；4.4檔案管理員負責會計檔案的日常管理。5.內容5.1各級財務機構均應有專人負責保存會計檔案，并建立會計檔案保管清冊，定期將財務部門歸檔的會計資料，按順序立卷登記。5.2會計檔案包括：會計憑證（原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證）；會計賬簿（總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，各類臺賬、其他會計賬簿）；會計報告（月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告）；其他（銀行存款余額調節表，銀行對賬單，客戶對賬單、業務員對賬單、資產盤點表、其他應當保存的會3、計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊）；相關會計檔案（審計報告、驗資報告、財務會計制度、經營管理和投資者權益有關的其他重要文件、合同、章程、重要會議決議等）。各類電子介質存儲記錄（用友賬務光盤、電子臺賬光盤、其他重要數據光盤等）5.3出納人員不得兼管會計檔案。5.4各機構每年形成的會計檔案，應當由檔案管理員按照歸檔要求，分類、分期分別整理歸檔、立卷，編制會計檔案保管清冊。各級財務人員應主動配合檔案管理員將自己形成的會計檔案整理、移交歸檔。5.5各級機構保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，在本公司內部借閱的，應經財務部門負責人批準，借閱需要帶出公司外部的必須經集4、團財務總監批準。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。會計檔案查閱、復制應當填制訂本式會計檔案查閱登記表（附件1），并按期歸還注銷登記。5.6會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，本保管期限為最低保管期限。5.7保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設項目，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。5.8其他5、保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：由各級財務機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。經檔案管理機構負責人、計劃財務部總監審核（各經營子公司還需報計劃財務部審批），集團總裁審批并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案管理機構和計劃財務部共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告集團總裁。5.9所有采用電子計算機進行會計核算的會計檔案，均應保存打印出的紙質會計檔案。6、5.10各經營子公司向計劃財務部移交會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的分支機構，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。5.11各級機構因撤銷、解散或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由集團總裁決定會計檔案處置或移交有關檔案館代管。5.12會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證7、類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會計帳簿類4總帳15年包括日記總帳5明細帳15年6日記帳15年現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片固定資產投資清理后保管5年8輔助帳簿（各類臺賬）15年三財務報告類9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節表5年15銀行對帳單5年16客戶對賬單、業務員對賬單、資產盤點表5年17各類光盤永久五相關會計檔案15年5.13移交會計檔案明細序號檔案名稱移交時間段備注1記賬憑證每月移交每月按賬套分類保管2會計賬簿次年元月8、份3流向單原件隔月入檔（每月20號入檔）會計人員保留當月原件4申請特殊費用簽呈費用主辦每季度移交一次需列目錄并裝訂成冊5集團合并報表每月8號電子版及紙質版6用友賬務光盤軟件主辦每月移交一次附明細(未來) 第二節 資金管理規定1.目的為保障資金使用安全，加強資金預算管理，規范外部資金借貸及內部資金調撥管理，提高資金使用效率，特制訂本制度2.適用范圍本制度適用于集團,各子公司參照執行。3.定義本制度規定所稱資金管理包括：資金預算管理，融資管理，內部資金借支管理等內容。4.職責4.1出納負責資金保管及辦理各項資金收、付業務。4.2資金管理部經理負責付款審核、組織資金預算及融資、理財業務的日常管理工作9、。4.3計劃財務部總監負責資金調度及資金預算審核、融資及理財業務的審批及授權范圍內的資金審批。4.4總裁負責資金預算審批及超出被授權人權限的資金審批。5.內容5.1資金預算管理5.1.1預算管理的組織機構包括：總裁，計劃財務部，其他各部門和各業務單元負責人。1）總裁是資金預算管理的決策者，負責依據集團的發展戰略，結合經營環境、經營計劃等因素審議、批準集團年度資金預算，并授權計劃財務部下達正式資金預算。2）計劃財務部組織擬訂集團資金預算的審核、匯總各部門資金預算，上報總裁簽批后下達正式預算；對預算運行狀況實施執行控制。3）各職能部門及各子公司為本單位預算制定及執行部門。5.1.2預算編制的原則110、）統一原則：經營計劃和預算統一編制，預算必須以經營目標和經營計劃為依據。 2）細化原則：年度預算要細化到各階段，各月度，各階段/月預算和等于年預算/階段預算。5.1.3資金收支預算編制的內容資金收支預算是反映預算期內收入、成本、費用及其構成要素的資金收支計劃，基于收付實現制編制。是集團計劃財務部資金籌措及安排的基本依據。5.1.4資金收支預算編報時間要求每月20日，集團各部門、各下屬考核單位財務部根據批準的年度/階段預算編制下月度預算遞交計劃財務部審核。報經總裁審批后下發執行。5.1.5預算項目管理：規范預算項目管理，不同預算項目之間不得相互充抵。5.1.6預算執行控制預算內支出由各級領導權限11、內審批，不允許年度預算外支出，在不突破年度預算的前提下，各階段、月度預算外支出由總裁/執行總裁審批，否則財務部不予列支。職能部門預算節余可以跨月使用，不能跨年使用，年底清零。5.2資金日常管理每日終了，出納應盤點庫存現金，杜絕白條抵庫，做到日清月結，賬實相符。5.2.2現金、銀行存款、零用金、票據、有價證券、等項目，由財務部門隨時或定期派員抽查盤點.5.2.3現金及票據的盤點，應于盤點當日上班未進行收支前或當日下午結賬后辦理。每月必須進行盤點。盤點人依實際盤點數詳實填列現金(票據)盤點表經雙方簽認后報財務負責人，將“現金（票據）盤點表”裝訂在每月憑證后。財務印鑒章為兩枚，分別為“公司財務專用章12、”和“公司法人章”。財務印鑒章必須由兩人分別負責保管使用，“財務專用章”由財務負責人或授權人負責保管使用，“公司法人章”由行政部負責保管使用。第三節 借支管理規定1.目的規范個人借款業務，保證資金安全。2.原則本制度所指借款是指公司員工為保證各項業務開展而發生的各項借款，嚴禁公款私借。3.適用范圍適用于沃得世業有限公司。4.管理4.1董事長、總裁、副總裁負責所分管部門且超出被授權人審批權限以外的借款審批，以及各類特殊專項費用借支的審批。4.2經總裁授權的人員負責在授權范圍內、且超出各部門總監權限的借款審批，以及權限以外的各部門借款的審核。4.3各部門總監（或主持日常工作的副總監）負責對本部門在13、權限范圍內的借款審批，以及權限以外的借款審核。4.4計劃財務部核算經理負責履行借支的財務審核，以及借款的清理工作。4.5費用會計負責審核借款的審批手續完整性以相關的賬務處理。4.6各部門經理負責本部門員工借支的真實性審核。4.7借款人負責提供完整的審批材料。5.內容5.1借支分為日常費用借支和特殊崗位備用金借支，分別遵循不同的程序辦理。5.2日常費用借支指因工作需要而需臨時向公司借支款項。借款事項完畢后七個工作日內，借款人應至計劃財務部報銷平賬。否則，將在工資中扣回。所有的借支人員如前款未清，則后款不借。5.3對特殊崗位，可辦理備用金。包括：采購員、行政人員、外聯人員等。所有備用金一律由總裁批14、準后交至計劃財務部備案。備用金借出后，報銷時不予沖減，年底清理沖零。但離開該崗位后需在七個工作日內歸還。5.4所有借支一律填寫統一格式的借款單及附相應單據，流程完成后交至計劃財務部制單付款。 6.流程圖:借支人部門經理財務核算經理部門總監總裁授權人開始借支審批單審核費用會計審核審核審核審批編制憑證是是是是是否否否否否結束審批董事長總裁執行總裁借支附件否是第四節 費用報銷管理規定1.目的為了規范公司費用開支，加強成本控制，減少不必要的日常費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。2. 原則2.1遵循量入為出，根據收益水平和盈利能力控制和安排各項費用開支。遵循厲行節約，堅持勤儉辦事，嚴格控制各項費用開15、支。2.2本制度所稱費用是指日常費用開支。日常費用開支是指公司因日常經營管理需要而發生的辦公費、市內交通費、業務招待費、行政雜項費用、會議費、郵電費、培訓費、小車費、廣告費、運輸費,招聘費等。2.3日常費用開支以外的其它費用，公司另有明確規定的，從其規定，公司未作明確規定的，按特殊費用執行。2.4單項費用核銷、借款的審批權限：部門總監（或主持日常工作的副總監）5000元，經總裁授權的人員10000元。超出審批權限的自動轉入上一級領導審批，直至董事長為止。若在審批權限范圍內，審批意見與公司制度相悖，財務部有權拒絕執行，并上報上級領導裁定。3.適用范圍3.1本制度適用于沃得世業有限公司各職能部門、16、各子公司。4.管理責任4.1董事長、總裁、副總裁（以下均稱為分管領導）負責所分管部門且超出被授權人審批權限以外的各項費用審批，以及各類特殊專項費用的審批。4.2經總裁授權的人員負責在授權范圍內、且超出各部門總監權限的各項費用審批，以及權限以外的各部門費用的審核。4.3各部門總監（或主持日常工作的副總監）負責在權限范圍內對本部門的各項費用審批，以及權限以外的費用審核。4.4計劃財務部核算經理負責履行各項費用財務審核。4.5費用會計負責審核費用核銷手續完整性、票據的合規性、完整性，以相關的賬務處理。4.6各部門經理負責本部門所有費用核銷的真實性審核。4.7報銷人負責提供完整的審批材料。5.內容5.17、1 辦公費：辦公費是日常工作消耗的辦公用文具、紙張、色帶、墨盒、復印機及傳真機用紙、飲用水、刻章、辦證、執照年檢等費用. 辦公用品由行政部統一購置，凡行政部統一采購并為各部門備用的辦公用品等，行政部應控制辦公用品的實際庫存。行政部要建立健全辦公用品收發、領用制度。5.2 市內交通費：市內交通費是指公司員工因公在市內辦事所發生的交通費。員工在市內公干時原則上不準乘坐出租車，確實需發生出租車費用，報銷時，需向部門總監報告，由行政部相關人員簽字確認,經計劃財務部審核后交分管領導批準給予報銷。市內交通費報銷需在票據后分別注明地點、日期、事由，所報銷的車票必須與所填內容相符，核對不符的單據計劃財務部不予18、報銷。市內交通費車票如出現連號，報銷人應注明情況，否則，計劃財務部按單趟實際發生數給予審核報銷。5.3 業務招待費：業務招待費指因業務需要而發生的餐費、禮品費等。業務招待費應本著必要、合理、節約的原則從嚴掌握，按公司費用審批程序進行開支。業務招待費的發生不得拆分逐次報銷,否則不予報銷,并視情況給予處罰。公司指定簽單點發生業務招待費的應由公司指定簽單人簽單，其他人簽單一律不予報銷。外聯部門如有特殊情況需填寫業務招待費審批單（見附表）。5.4 行政雜項費用：行政雜項費用包括水電費、租賃費、衛生費等各項費用。公司各項行政雜項費由公司行政部統一辦理，其他部門如有特殊情況需自行發生的需經分領導批準方可報19、銷。5.5 印刷費：印刷費是公司印制各種交易單據、會計憑證、文件、合同等的費用。各部門因業務需要需自行印刷的，可提出申請，并編制費用預算，經分管領導批準后交行政部辦理。5.6 修理費：修理費是公司對房屋、辦公室、宿舍、日常辦公設備等進行日常維護所發生的各項費用。各部門有修理需求時，應事先提出申請，填寫維修申請單，提交行政部，由行政部統一管理各項修繕工作。5.7 會議費：會議費是指公司因業務需要召開會議所發生的場地租用費，資料費，與會人員的差旅費，食宿費、勞務費等各項費用。會議主辦部門應事先編制會議預算，報計劃財務部備案，經分管領導批準。預算經批準后，會議主辦單位在預算內借款（含交通費、車輛租借20、費、住宿費、餐費、公雜費及其他費用）。5.8 郵電費：郵電費是因工作需要而發生的電話費（含固話及移動電話）、電話初裝費、傳真費、線路租用、郵寄費。5.9 培訓費：培訓費是指公司為提高員工素質、新員工的就業培訓或開展業務等需要支出的與培訓有關的費用。部門應預先編制詳細的培訓計劃預算，經部門總監核實報分管領導審批后，方可舉辦或參加。員工經批準參加外地單位舉辦的培訓活動發生的培訓費據實報銷，其中住宿費按照培訓通知執行，交通費與補助依照出差標準執行。5.10 廣告費：廣告費是指公司在電視、電臺、報刊雜志等做廣告宣傳或制作宣傳品的費用。各部門廣告費支出應先編制預算，經分管領導批準后方可實施。5.11 小21、車費：參照公司有關車輛管理規定執行。5.12 圖書費：圖書費由各部門預訂后由行政部統一編制公司報刊訂購預算，經分管領導批準后開支。所有書籍均需辦理入庫手續后方可報銷。5.13 運輸費：運輸費是指公司為購買商品或發出商品時由公司負責的運輸費、搬運費等。運輸費由本公司承擔的運輸費據實報銷，按購銷合同規定由對方單位或個人承擔的運輸費不予在本公司報銷。5.14 團隊建設費（月月化）：團隊建設費是指為加強部門凝聚力、戰斗力而專設的一項部門活動費用；團隊建設費是以部門為單位，按人頭每人每月40元的標準據實由集團報銷。5.15 企業文化費：企業文化費是指企業印刷內部報刊，員工投稿的稿酬，公司內制作宣傳標牌、22、照相膠卷、錄像帶、錄音帶等為宣傳企業形象而發生的費用（不包含廣告費）。5.16 招聘費：招聘費是指為招聘人才而舉辦的招聘會，在網絡或報刊上刊登廣告等費用。5.17 訴訟費：訴訟費是指公司起訴,應訴而發生的各項費用。5.18 注冊審計費：注冊審計費是指公司聘請會計師事務所,律師事務所,資產評估事務所等社會中介機構進行驗資,資產評估,會計報表審計,經濟鑒證等支付的費用及為公司產品申請保護等發生的費用。6.流程:費用報銷流程報銷人部門經理財務核算經理部門總監總裁授權人開始費用報銷單審核費用會計審核審核審核審批編制憑證是是是是是否否否否否結束審批總裁報銷附件否是 第五節 差旅費管理規定1.目的為保證出23、差人員工作與生活需要，貫徹勤儉節約、艱苦奮斗的精神，特制定本制度。2. 原則本制度所指“差旅費”包括員工因公離開公司所在城市，外出公干所發生的長途交通費、住宿費，以及在外地城市發生的市內交通費、伙食補貼等。3適用范圍3.1本制度適用于沃得世業有限公司各職能部門,各子公司參照執行。4.管理責任4.1董事長、總裁、副總裁（以下均稱為分管領導）負責所分管部門且超出被授權人審批權限以外的差旅費用審批。4.2經總裁授權的總裁助理負責在授權范圍內、且超出各部門總監權限的差旅費用審批，以及權限以外的各部門差旅費用的審核。4.3各部門總監（或主持日常工作的副總監）負責在權限范圍內對本部門的差旅費用審批，以及權24、限以外的差旅費用審核。4.4計劃財務部核算經理負責履行差旅費用財務審核。4.5費用會計負責審核差旅費用核銷手續完整性、票據的合規性、完整性，以相關的賬務處理。4.6各部門經理負責本部門所有差旅費用核銷的真實性審核。4.7報銷人負責提供完整的審批材料。5.核心條文5.1出差人員在報銷差旅費前需提交出差報告并填寫出差審批單，經直接上級批準后報人力資源部備案。出差人員如乘坐公司車輛出差，應在出差審批單中注明5.2各部門總監對出差人員要進行控制管理，做到定任務、定時間、定人數、定地點。5.3出差人陪客人出差，如在出差過程中發生未事先列入審批單中的特殊費用，需事先經部門總監同意。回公司后再補寫書面說明，25、經部門總監批示后附于報銷單后，作為計劃財務部審核費用的依據之一。5.4出差人員報銷差旅費須附由上級領導簽署意見的出差報告或完整出差審批單作為報銷差旅費的原始憑據。出差人員應按照規定整齊粘貼報銷單據，正確計算費用和補貼金額，如實填寫差旅費報銷單上的內容項目。 5.5差旅費報銷標準規定:出差人員交通費、住宿費及各項補貼實行限額控制的辦法，開支標準見出差人員差旅費標準，出差人員職務以公司正式文件為準，如對出差人員職務判別有疑問時，由人力資源部認定。因工作需要，不同級別人員一同出差時，可隨同行人員中最高級別乘相應的交通工具，享受相應的住宿標準，住宿費按職位高的標準核銷，但交通費，住宿費及補助標準不能疊26、加。報銷的市內交通費必須在發票的反面注明往返地點,同時說明理由5.6往返交通工具標準:國外出差需經公司總裁批準。國內出差，原則上乘坐火車，從晚八時至次日晨七時之間，在連續乘車時間超過六小時的，可購硬臥或軟坐票。如可享受硬臥標準的乘坐硬座，經核實可將其差價部分的50%作為節約獎勵。出差單程在800公里以上且無夕發朝至的火車、汽車的，或因公務緊急的情況，相關人員可乘坐飛機。出差人員應該走直徑，不得繞道；無故繞道的，其交通費按直線標準報銷，繞道時間按曠工處理。部門經理級以上工作人員乘出差之便，經批準回家探親或辦事，回家時間不超過1天的，可報銷相應路費（出租車費除外），但須經人力資源部審核登記，視同一27、次探親，且不享受其他補貼。5.7住宿費標準:住宿費必須憑住宿正式發票，在規定標準范圍內以實際住宿天數計算按實報銷，超標部分不予報銷。5.8出差補貼標準:出差人員按規定的出差天數計算補貼，出差天數為：出差返程日期減去啟程日期+1天。自帶交通工具的出差人員不再享受市內交通費補貼。出差人員在出差期間發生交際應酬餐費，按比例扣除當天的伙食補助，早、中、晚三餐的伙食補助分配比例為2：4：4。出差人員到鄰近地區出差時，當天可往返的應盡量不要住宿，伙食及交通費按出差一天的標準補助，嚴禁無故逗留，否則一經查實，扣除已發補助，并處以相同金額的罰款。5.9派往外部合作單位支持工作人員(指工作時間超過15天)差旅費28、報銷標準:派往合作單位支持工作的人員，市內交通費按規定標準的50%憑票據按實報銷。派往合作單位支持工作或參加各種培訓班的人員，由合作單位統一安排食宿的，一律不再報銷食宿費用及補貼。對到外地參加會議和各種培訓的人員，若會議費中未包含食宿費的，按相應出差標準報銷。出差人員到達目的地后，因工作需要發生的酒店內傳真費，需在發票上注明傳真內容與事由，經部門總監簽字確認后按發票報銷，其他酒店內費用一律不予報銷。510報銷特別規定: 出差人員可預支一定金額的差旅費，計劃財務部憑出差審批單辦理借款。出差回來后應在七個工作日內報銷差旅費，結清借款。逾期不報者，將直接從工資中扣除所借款項。出差人員虛報差旅費一經查29、實，對其本人及相關責任人處虛報金額三倍的罰款，情節嚴重的給予開除處理。5.11報銷時無法提供相應發票的按相應標準的50%給予補助5.12公司對外派長駐人員提供房屋租賃補貼，具體見下表。職位標準（一般地區/特殊地區）部門副經理/區域經理700/1000項目/主管600/800業務經理/助理600/800注：、外派長駐是指：公司在項目所在地租有住房，為遠離項目所在地的業務人員提供居住房屋，其費用報銷按標準核算報銷。、特殊地區指：北京，上海，深圳，東莞，廣州，珠海，海南，福州，廈門6.報銷流程報銷人部門經理財務核算經理部門總監總裁授權人開始差旅報銷單審核費用會計審核審核審核審批編制憑證是是是是是否否30、否否否結束審批董事長總裁執行總裁報銷附件否是員工出差審批單部門（中心）：姓 名職 務出差地點及路線交通工具出差事由預計費用預計時間自 年 月 日 時至 年 月 日止（共計 天）實際時間自 年 月 日 時至 年 月 日止（共計 天）工作計劃工作完成情況直接上級人事行政總監分管副總總 裁出差人員差旅費標準職務往返交通工具國內出差補助/電話漫游費住宿伙食補助市內交通費火車飛機輪船其他交通工具（地區）（天）（天）董事長軟臥普通頭等艙據實報銷70400據實報銷據實報銷總裁軟臥普通頭等艙70400據實報銷80副總部門總監軟臥普通二等艙70A4006080BC32060D部門經理硬臥800公里以上且無夕發朝至的火車、汽車等交通工具的情況下，或公務緊急，可乘坐飛機二等艙60A2804070BC22050D部門副經理/區域經理硬臥二等艙60A22060B180C15040D100項目主管/主管硬臥800公里以上且公務緊急，經上級領導批示后可乘坐飛機三等艙50A20050B180C15040D80業務經理/助理硬臥三等艙50A50BC40D普通員工硬臥三等艙40A18040B150C10030注:A類：北京、上海、廣州、深圳、海口、大連、青島、蘇州、杭州；B類：重慶、寧波、溫州、廈門、無錫、天津、珠海、各省會城市；C類：地縣級市；D類：縣城