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1、集團公司應付賬款財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團公司應付賬款管理制度(機密)1. 總則l 1.1 為規范公司的應付賬款管理,保證應付賬款的安全,特制定本辦法。?l 1.2 應付賬款風險控制實行從“源頭控制、過程監控、責任到位”的原則,業?務發起人為風險控制的第一責任人。l ?l 1.3 本制度適用于“深圳XXXX集團有限公司”和“深圳市XXXX有限公?司”,以及在深圳總部注冊和進行賬務處理的XX集團下屬全資、控股二?級公司(以下統稱“公司”)。?l 1.4 其他二級公司結合自身情況,參照本制度編制相2、應的“應付賬款管理制?度”。?2. 應付賬款核算l 2.1 應付賬款定義?應付帳款是指企業因購買材料、商品和接受勞務供應等業務活動,應支付給供貨單位的賬款,它是由于取得商品或接受勞務與支付價款,在時間上不一致而產生的債務。?l 2.2 應付賬款確認與計量?l 2.2.1 應付賬款入賬時間的確定,應以所購買物資的所有權轉移或接受勞務已發?生為標志。在實際商品購銷活動中,可以區別以下兩種情況分別進行處理: a. 在物資和發票賬單同時到達的情況下,物資驗收入庫后,按發票賬單登?記入賬。?b. 在物資已驗收入庫,但發票尚未收到,應當在月末按照所購物資和應付?債務估計入賬,待下月初再作相反的會計分錄予以3、沖回。l ?l 2.2.2 應付賬款一般按應付金額入賬,而不按到期應付金額的現值入賬。在實際?商品購銷活動中,需注意以下兩種情況:?a. 如果購入的資產在形成一筆應付賬款時是帶有現金折扣的,應付賬款入?賬金額按發票上記載的應付金額的總值(即不扣除折扣)確定,現金折l 扣實際獲得時,沖減財務費用。b. 由于債權單位撤銷或其他原因而無法支付的應付賬款,直接轉入營業外收入。2.3 應付賬款的核算范圍因購買材料、物資和接受勞務供應等業務活動產生的應付款項,需在“應付賬款”中核算;凡不是因購買材料、物資和接受勞務供應等業務活動產生的應付款項,不應在“應付賬款”中核算,可視實際賬務管理情況,在其他業務中的4、“其他應付款”或“其他應收款”中核算。為簡化會計核算, 將“預付賬款”并入“應付賬款”中核算,“應付賬款”如果在借方有余額則表示“預付賬款”。3. 應付賬款業務管理3.1 主要部門職責3.1.1 貿易中心a. 負責簽訂采購合同,確保每一筆貿易的準確性、真實性和完整性,并全程跟進、達成其“貨款、貨物、貨權單據、發票”等合同事項,按“合同的約定、相關法律法規條款及內部相關管理約定”辦理。?b. 建立健全貿易風險控制體系,將貿易風險控制在公司可控范圍之內,減少貿易業務的資金占用成本。?c. 申請采購合同對應的貨款、點價保證金或合同內其他保證金款項的支付, 建立采購合同項下相關應付款項的管理帳務,為貨5、款或保證金的安全性負責。?d. 每月定期與供應商、財務中心核對“貨款、貨物、貨權單據、發票”等合同事項,確保三方“賬實相符、賬賬相符”。?e. 建立健全相關貿易檔案管理及臺帳管理制度,及時對采購合同進行備案, 確保采購合同涉及的全部信息有據可查,保證帳務的有序性、完整性和規范性。每月定期處理業務臺帳上的未達事項(合同涉及的,但又未完成的事項),直至其按照“合同約定、相關法律法規條款及內部相關管理約定”辦理結束為止。?3.1.2 財務中心?a. 審核、支付采購合同貨款及對應的保證金,同步建立或完善業務臺帳信息。b. 及時反饋付款信息,及時將付款業務進行賬務處理。?c. 審核、簽收、保管采購合同對6、應的發票,及時對進項稅票進行認證抵扣, ?同步進行賬務處理及完善業務臺帳的發票信息。d. ?e. 建立健全相關貿易檔案管理及臺帳管理制度,及時對每一筆采購合同進?行備案,確保每一筆采購合同涉及的全部信息有據可查,保證帳務的有序性、完整性和規范性。每月定期處理業務臺帳上的未達事項(合同涉及的,但又未完成的事項),直至其按照“合同約定、相關法律法規條款及內部相關管理約定”辦理結束為止。?f. “監控、反饋、控制”貿易主要風險,將貿易風險控制在公司可控范圍之內,每月定期與供應商、貿易中心核對“貨款、貨物、物權單據、發票”等合同事項,確保三方“賬實相符、賬賬相符”,同步與供應商之間形成書面的應付賬款確7、認函。?g. 定期對“應付賬款”進行賬齡分析,異常信息做到“及時反饋、跟蹤處理”。?3.2 管理要求l 3.2.1 采購合同?貿易部與供應商簽訂采購合同后,及時將采購合同在財務中心“應付崗位人員”處備案一份,貿易中心和財務中心及時完善采購合同歸檔及業務臺帳錄入工作。?l 3.2.2 貨款、點價保證金或合同內其他保證金的支付a. 在款項到期時,貿易部依據“采購合同及其他有力證據”確定付款具體?金額,填寫付款申請表走審批流程。b. ?c. 財務中心出納在見到審核完畢的付款申請表后,視資金情況及時付款。?付款完畢后,將付款信息及時反饋至相關人員。d. ?l 3.2.3 賬務處理?出納及時將付款單據傳8、至會計人員處,會計人員及時進行賬務處理。l ?l 3.2.4 發貨通知、反饋及物權單據?a. 在滿足采購合同的發貨條件后,貿易中心準時通知發貨單位按合同約定發貨。?3/4 b. 發貨單位在完成發貨作業后,貿易中心需追蹤其及時將發貨的物權單據原件(特殊情況下不能取得原件時,可用復印件代替)快遞(或掃描發郵件,或傳真)至貿易中心操作人員。在發貨完成后,貿易中心需及時將物權單據收集齊全,并將其原件(特殊情況下不能取得原件時,可用復印件代替)交于財務中心應付崗位人員處。3.2.5 發票管理a. 在履行完畢采購合同相關事項后,貿易中心及時從供應商處取得貨物發?票,并及時將發票交于財務中心。b. 貨物發票9、經財務中心審核通過并簽收后,財務中心擔負發票保管責任; ?若有未通過審核的發票,財務中心將發票及時退回貿易中心,貿易中心d. ?及時將發票退回供貨單位,并重新取得發票。e. ?f. 稅務人員及時將審核通過的貨物發票完成認證、抵扣工作。?l 3.2.6 應付賬款對賬每個月結束后(特殊情況在對應交易完成后),財務中心應付崗位人員需與貿易中心操作人員、供應商財務人員(或供應商銷售人員)進行應付賬款對賬工作。經核對無誤的應付賬款信息,需與供應商之間形成書面的應付賬款確認函,以便明確購、銷雙方間的債務與債權關系。?l 3.2.7 合同未盡事項處理對于未及時履行的“付款、發貨、貨權單據移交、發票”等主要合同事項, 貿易中心和財務中心需每月定期按“業務臺帳”體現的未達事項進行跟進處理,直至其按照“合同約定、相關法律法規條款及內部相關管理約定”辦理結束為止。同時,財務中心“應付崗位人員”需每月定期反饋、跟蹤處理“逾期未達事項”,直至辦理結束為止。?4. 附則?4.1 本制度由集團財務中心擬定,報集團常務副總裁及董事會批準后執行。4.2 制度生效之日起,原應收及往來款項管理細則V1.0 作廢。