集團公司財務中心工作管理制度.docx
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上傳人:職z****i
編號:1157491
2024-09-08
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1、集團公司財務中心工作管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: Xx 集團財務管理制度為加強公司財務管理,嚴肅財經紀律,規范財務行為,發揮財務在公司經濟管理工作和提高經濟效益的作用,集團公司成立財務中心,統一集團公司的財務結算、財務審計工作。根據會計法等有關法律法規政策,結合本公司實際,特制定本制度。一、公司財務中心各職能部門必須對總裁負責,接受總裁、財務中心副總裁的領導和集團公司各職能中心、分公司總經理的監督。二、集團公司內所發生的一切財務收支活動均需在集團財務中心統一結算,必須接受財務中心的監督、審計和管理。財務中2、心可以根據業務需要檢查、審計、核對所有對應公司財務活動相關的資料。三、由財務中心負責做好財務計劃、控制、核算、分析和考核工作。1、財務中心負責編制年度財務預算、財務收支計劃、信貸計劃,擬訂資金籌措和使用方案,開辟財源,有效地使用資金。2、進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核,督促本集團公司相關部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益。3、集團公司及各獨立核算分公司的財務月度、季度、年度報表分別要求在期至的3、5、10個工作日內完成和上報。所有需外報的財務報表必須經財務副總裁審核后才能報出。4、及時向總裁、財務中心副總裁提出財務管理工作中的合理化建議,當好領導的參謀。5、集團公司財務中心應3、按本制度的規定,設置和使用會計科目。在不影響會計核算要求和會計報表指標匯總,以及對外提供統一的會計報表的前提下,可以根據本企業實際管理的需要自行增設、減設或合并某些會計科目。財務中心統一規定會計科目的編號、名稱,以便于編制會計憑證,登記賬簿,查閱賬目,實行會計電算化。6、公司對外報送的會計報表的具體格式和編制說明,公司內部管理需要的會計報表,由財務中心自行制定。公司會計報表應按月或按年報送財稅機關、開戶銀行。會計報表的填列以人民幣“元”為金額單位,“元”以下填至“分”,公司向外報出的會計報表應依次編定頁數,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面應注明:公司名稱、地址、開業年報表所屬年度、月份、送出4、日期等并由公司領導和會計主管人員簽名或蓋章。四、集團公司財務中心工作管理制度1、文件資料的管理:財務部的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計文件和其他與公司財務活動相關的資料,必須真實、明確、完整,并符合有關規定要求。對不真實、不合法的原始發票與單據,會計人員可以不予受理;對不明確、不完整、不準確的原始憑證應予以退回、更正或作補充處理;對發現情況嚴重的違規違紀行為,財務人員應及時向財務副總裁、總裁作匯報,并通知集團行政與人力資源中心,要求查實處理。所有財務憑證、賬簿、報表和其他有保存價值的文件資料,均應按有關要求規范歸檔,并由財務部負責人負責保管。2、嚴格“賬款分離”、“印章分離”制度:“賬款分5、離”:集團財務中心下屬財務結算中心,統一負責集團公司各職能中心、各分公司的財務結算,財務結算中心下設會計部和出納部,按照會計部管賬,出納部管錢的要求,嚴格執行“賬款分離”的管理辦法?!坝≌路蛛x”:按照財務專用章、公司法定代表人財務印鑒章由會計部管理,出納財務印鑒章由出納部管理的辦法,實行“印章分離”管理制度,任何人、任何時候不得同時掌管全套財務印鑒。3、票據管理制度公司有價票據必須確定專人負責保管,建立收、支、存臺賬登記制度。使用有價票據人員必須嚴格遵守公司票據管理辦法,按規定使用,按時登記與上繳,做到日清月結。發票管理:發票設專人保管,不得轉借、轉讓、代開發票。填開發票時,必須按照規定的時限6、號碼順序填開,填寫時必須項目齊全、內容真實、字跡清楚,全份一次復寫,各聯內容完全一致,并加蓋單位財務印章或者發票專用章。填開發票應使用中文,也可以使用中外兩種文字。填錯發票,應書寫或蓋章“作廢”字樣,完整保存各聯備查。必須設置發票專庫,或購置專用保險柜,保存專用發票的庫柜應具備防盜、防火、防霉變、防鼠、防蟲等條件。存放專用發票的地方應該安裝鐵門、鐵窗,保險柜要固定在地板或墻壁上,并配備滅火器。發票應當妥善保管,不得丟失。發票丟失,應當于丟失當日書面報告主管稅務機關,并在報刊或電視等傳播媒介上公開聲明作廢,及時與稅務機關進行溝通。開具發票應按照稅務機關的規定存放和保管,不得擅自損毀。已經開具的7、發票存根聯和發票登記簿,應當保存五年。保存期滿,報經主管國家稅務機關查驗后銷毀。支票管理嚴格保管“現金支票”與“轉賬支票”。所有支票由出納專人保管。出納休假時為了不影響工作,支票必須交給財務結算中心經理保管。并登記好編號及移交手續。出納開具支票時必須核對好銀行余額,杜絕開“空頭支票”。作廢支票必須留存,購買新支票時交回銀行,不可隨意銷毀。轉賬支票必須附上銀行簽章的進賬單。支票頭上必須有收款人與單位的簽字。4、資金管理公司出納除在附近銀行保留一個辦理小額零星結算存款戶外(5000元以內),其他資金必須當天存入公司“一般存款戶”。杜絕“公款私存”。嚴格現金管理制度出納的現金日記賬和銀行日記賬必須按8、發生業務的實際內容,逐日逐筆認真、仔細、準確登記,不得跨日、跨月登記。沒有特殊情況,每周必須向財務副總裁呈報公司財務周報告單;每天的賬本余額必須與實際現金、存款核對相符。如不相符必須及時查找原因。嚴禁使用不符合財務會計制度規定的憑證頂替銀行存款或庫存現金;出納周轉備用金限額為5000元。特殊情況超出此標準備用現金的,應請求財財務中心副總裁的同意;凡現金存、取款達5000元以上業務的,需兩人共同辦理;嚴禁未經批準的“坐支”行為;嚴禁“白條抵庫”;嚴禁挪用公司資金或利用公司賬戶替其他單位和個人套取現金;離集團公司總部2公里距離的分公司或項目部,可根據實際支取5000-10000元的備用金(備用金采9、取轉賬方式支?。?,資金由項目部主任或分公司總經理保管,使用和審批依照本制度的相關規定。五、財務審批權限:1、集團公司財務實行預算管理,分層、分級管理相結合的財務審批制度。各職能中心、分公司年度發展規劃,由總裁辦公會(必要時可要求相關部門的專家)討論通過,總裁批準生效;工程預算:工程預算方案由總裁辦公會(必要時可要求相關部門的專家)討論通過,總裁批準生效;集團財務中心的年度預決算方案,由總裁辦公會(必要時可要求相關部門的專家)討論通過,總裁批準生效;新項目立項可行性研究報告,促銷方案由總裁辦公會(必要時可要求相關部門的專家)討論通過,總裁批準生效;各職能中心、分公司季度工作計劃由總裁辦公會(必要10、時可要求相關部門的專家)討論通過,總裁批準生效;各職能中心、分公司二級機構季度工作計劃由各職能中心副總裁、各分公司總經理審核批準生效,各職能中心、分公司二級機構季度工作計劃上報總裁并分發各職能中心;工程款結算,由工程承包人(或施工單位)帶施工合同書,工程驗收報告(單),經工程部經理審核,財務中心副總裁復核,總裁批準后到財務結算中心結算;工程項目大宗(單筆采購金額10000元以上)物質、機械設備采購:項目負責人根據工程預算和工程進度提前十天制定材料采購計劃表,經工程部負責人審核,項目部主任或分公司總經理批準,采購部根據材料采購計劃表的型號、規格、數量對三家以上供貨廠家進行巡價(必要時可以采取招標11、)并提交材料設備考察信息表,營運中心副總裁審核采購部編制的材料設備采購申請單,經總裁批準后執行采購。供應商送貨進倉庫(基建沙石除外),由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的合格數量辦理進倉手續,開具進倉單,供應商憑材料設備采購申請單,送貨單,進倉單經項目部主任或分公司總經理審核、營運中心副總裁批準、財務中心副總裁復核后方可到集團財務結算中心結算,超過預算范圍的采購需經營運中心副總裁審核,財務中心副總裁復核,總裁批準方可執行采購與結算;申請單位憑經批準的材料采購計劃表到倉庫領用物料并辦理出庫手續。工程項目日常物質(單筆采購金額9999元以下)采購:工程施工物質由工程主管部門根據工程預算編制采購申請單12、,經項目部主任或分公司總經理批準,采購部依據經批準的采購申請單進行采購作業,供應商送貨進倉庫(基建沙石除外),由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的合格數量辦理進倉手續,開具進倉單,供應商憑采購申請單,送貨單,進倉單經主管部門經理審核、分公司總經理批準,財務中心副總裁復核后,方可到集團財務結算中心結算,超過預算范圍的采購需經營運中心副總裁審核,財務中心副總裁復核,總裁批準后方可執行采購和結算。申請單位憑經批準的采購申請單到倉庫領用物料并辦理出庫手續。各職能中心、分公司日常運營生產資料采購:各職能中心、分公司日常運營生產資料采購由各部門主管編制采購采購申請單,部門經理(部長)審核,職能中心副總裁或分13、公司總經理批準后,交采購部進行采購作業,供應商開具進倉單,供應商憑采購申請單,送貨單,進倉單經主管部門經理審核、分公司總經理批準,財務中心副總裁復核后方可到集團財務結算中心結算。申請單位憑經批準的采購采購申請單到倉庫領用物料并辦理出庫手續。固定資產采購:集團公司固定資產(價值500元以上,使用年限2年以上)添置由使用單位編制采購申請單,經辦公室審查,是否可以在公司范圍內調劑,確需要購買的由辦公室報行政與人力資源中心副總裁審核,總裁批準,采購部進行采購作業,供應商送貨進倉庫,由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的合格數量辦理進倉手續,開具進倉單,供應商憑采購申請單,送貨單,進倉單經主行政與人力資源中14、心副總裁審核、財務中心副總裁復核、總裁批準后方可到集團財務結算中心結算。申請單位憑經批準的采購采購申請單到倉庫領用并辦理出庫手續。應酬費開支:正常需由公司安排的業務應酬,視應酬屬性由對口接待人(總裁助理、職能中心副總裁、分公司總經理)對口接待,由辦公室統一填寫業務應酬審批單,對口接待人簽名確認,單筆業務應酬在600元(含)以下的由各職能中心副總裁、分公司經理審核,總裁助理批準。單筆業務應酬超過600元的由各職能中心副總裁、分公司總經理提出申請,總裁助理審核,總裁批準。所由應酬由辦公室統一安排,應酬事項完畢后,由辦公室主任在業務應酬審批單上填寫好“應酬情況記錄”,并在一個工作日內交財務中心備案。15、遇情況緊急而臨時安排的業務應酬,應先向對應批準人口頭提出申請,同意后方予安排,且在一個工作日內補填業務應酬審批單;遇外出期間經口頭申請同意后而安排的應酬,應在回公司三個工作日內,補辦按財務報銷制度的規定履行報銷簽字手續后直接報銷。獨立核算的分公司,業務應酬費用不得超過總運營收入的0.5%。差旅費開支公司員工出差,須事先詳細填寫出差申請表,經職能中心副總裁、分公司總經理簽署意見,總裁助理審批,必要時報總裁批準。職能中心副總裁、分公司總經理出差由總裁批準;如有特殊原因未能及時辦理出差申請表的,返回后應在二個工作日內及時補辦有關手續,如未補辦或補辦未獲批準的,按曠工處理,所有費用自行承擔。員工出差差16、旅費由員工在返回后的三天內按財務部要求填寫差旅報銷單,正確貼上附件,經職能中心副總裁或分公司總經理審批、財務副總裁復核后到財務中心結算。臨時現金采購(僅限于距離集團總部2公里以外的分公司或項目部):臨時現金采購,生產運營急需的單筆價值在1000元以內的由使用部門填寫采購申請單,分公司總經理或項目部主任批準,采購部(急需時可由分公司安排專人采購)根據經批準的采購申請單進行采購作業,物料采購回來后進倉庫,由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的數量辦理進倉手續,開具進倉單,采購員憑采購申請單,采購發票,進倉單經部門經理審核,分公司總經理或項目部主任批準后在分公司備用金中開支,開支經財務中心副總裁審核后由17、分公司總經理到集團財務結算中心結算。申請單位憑經批準的采購申請單到倉庫領用并辦理出庫手續。辦公用品采購:集團公司各職能中心、各分公司(xx大酒店另行規定)每月25日填寫次月辦公用品申請表,經職能中心副總裁、分公司總經理審核后,交辦公室匯總,辦公室編制次月辦公用品采購計劃,報行政與人力資源中心副總裁批準后,交采購部執行采購作業,物料采購回來后進倉庫,由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的合格數量辦理進倉手續,開具進倉單,采購員憑采購申請單,采購發票,進倉單經辦公室主任審核,行政與人力資源副總裁批準,財務中心副總裁復核后在集團財務結算中心結算。申請單位憑經批準的采購申請單到倉庫領用并辦理出庫手續。維護18、修理采購:設備、物業保管、使用部門填寫維護修理物料采購申請單,由部門經理審核、職能中心副總裁或分公司總經理批準后,采購部按經批準的維護修理物料采購申請單進行采購作業,物料采購回來后進倉庫,由倉庫驗收質、量合格并按實際驗收的合格數量辦理進倉手續,開具進倉單,采購員憑維護修理物料采購申請單,采購發票,進倉單經部門經理審核,職能中心副總裁或分公司總經理批準,財務中心副總裁復核后到集團財務結算中心結算。申請單位憑經批準的維護修理物料采購申請單到倉庫領用并辦理出庫手續。臨時用工、機械租用開支(僅限項目工程施工期):項目工程施工期需要臨時用工和租用機器設備的,由施工班組長提出申請,項目部經理批準后招聘臨時19、工人或租賃機器設備,由經辦人填寫臨時用工派工單、施工機械臨時租用單,經施工現場項目經理審核,項目部主任或分公司總經理批準后小額經費在備用金中結算,大額經費到財務中心結算。車輛加油費:本地使用車輛在指定的加油站刷卡加油,公司統一結算,外出車輛加油司機憑派車單、加油專用發票,經辦公室主任審核、行政與人力資源副總裁批準后到財務中心結算。私車公用的由車主填寫車補申請單經總裁批準后到財務中心結算。股份分配、紅利分配由財務中心根據股份和紅利分配協議(合同)計算,經財務副總裁審核,總裁批準后到財務中心結算。(20)績效考核獎金、年終獎金、各項評選先進獎項,由稽核考核部計算匯總,行政與人力資源副總裁審核,財務20、副總裁復核,總裁批準后財務中心撥款,各職能中心、分公司召開會議公開發放(21)借(預)支:員工出差,差旅費等費用在500元以內的,公司原則上不予借款。出差費用較大的,根據行程編制費用預算表,到財務部領取借款單,經出差申請單批準人審批同意后方可按費用預算表借支。出差人員必須在回公司三個工作日內結算差旅費并歸還借款。采購憑采購申請單可預支3000-5000元現金作為備用金(備用金可以轉賬支付),超過部分實行轉賬支付。采購備用金每天結算一次。非日常的臨時性開支,如慶典、旅游、考察、參觀學習、工衣、組織的各種活動等,先編制活動計劃書,預計單筆開支在2000元以下的由分管副總裁或分公司總經理批準,財務副21、總裁復核,預計單筆開支在2000元以上的由總裁批準,在財務中心預支經費,開展結束后的而2個工作日內憑經分管副總裁或分公司總經理審批,財務副總裁復核的單據到財務中心結算。所有借款(備用金除外),超過1000元以上的應經過財務中心副總裁復核方可辦理,所有借款,前款未清前不得再借,因此而影響工作的由借款人負全責。(22)各種名義的降價、折扣、返點、讓利、物料變賣、處理、報廢,一律由所在部門經理填寫申請單,經直屬總經理或副總裁審核,財務中心副總裁復核,總裁批準后并由財務審計部、行政人力資源中心稽核部監督,按經批準的目錄執行。六、監督與審計:1、單據報賬的依據:采購單據:采購單據要附上經批準的采購申請單22、(一次性申請分次送貨的注明采購申請單號),供應商送貨單(采購發票),送貨單(采購發票)上要有經辦人、送貨單位和送貨人簽名,供貨單位電話號碼,進倉單,經規定的審核人、批準人簽名方可到財務結算中心結算入賬;消費應酬單據:憑業務應酬審批單、消費發票,并要有經辦人、審核人、批準人簽名方可到財務結算中心結算。大宗采購和固定資產采購要附上采購招標資料和采購合同書;所有結算單據必須是正規發票,禁止白條進賬。2、財務審計的范圍:所有到財務結算中心結算的單據是否符合規范(采購申請單、送貨單采購發票、進倉單齊全),是否經過相對應的人員審核和批準,“三單”之間品名、數量、型號、規格是否吻合。付款方式是否符合招標書、23、采購合同的要求。供應商出現交期、質量、價格、服務等與采購合同要求發生變化而導致本公司經營、交期、利潤、形象受損時,有沒有進行相應的處理。送貨單(采購發票)上是否留有供貨單位或經辦人的姓名、電話號碼,查詢是否屬實。采購物料的質量和單價是否相對應,是否符合市場價格。倉庫賬、物、卡是否相符,倉庫是否按規范進行擺放和管理,倉庫是否定期盤點。審核物料申請部門的采購量與實際使用量是否吻合。3、每月出具審計報告,審計報告一式四份,總裁、財務中心副總裁、行政與人力資源中心副總裁各一份,自存一份。重大和典型案例單獨審計,報告同上。4、第三方審計:集團公司每年度請第三方審計部門對公司財務賬目進行審計。5、現金支付24、:如單筆現金支出金額達到壹萬元或以上的,使用部門用提前向財務中心請款,財務部經理還必須在付款前請示財務副總裁,必要時由財務副總裁請示總裁后再行確定。否則財務人員不得實行財務支出行為。七、責任:1、違反財務制度,造成財務工作混亂的,給予500元以上的處罰;2、仿造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計賬簿的,給予1000元以上的處罰,情節嚴重的送司法機關處理;3、利用職務便利,非法占有或虛報冒領、騙取公司財產的,沒收全部非法所得,處以非法所得三倍以上罰款,嚴重者送司法機關處理;4、連鎖追責:倉管員驗收物料后,數量仍然有短缺的由倉管員按短缺數量全額賠償。由審核人審核出的經辦人單據錯誤、價格虛高、數25、量短缺,由經辦人全額賠償,并給予經辦人錯誤部分金額20%的處罰。由批準人審查出的審核人所審核的單據誤差、價格虛高除由經辦人全額賠償,給予經辦人錯誤部分20%的處罰外,給予審核人錯誤部分金額30%的處罰。由復核人復核或審計員審計出的批準人所批準的單據錯誤、價格虛高,由經辦人負全額賠償責任,并給予經辦人錯誤部分金額20%的處罰外,審核人、批準人負連帶責任分別給予錯誤部分金額30%的處罰。財務中心工作人員違規報賬、支出的每次給予50元以上處罰。5、泄露公司財務秘密的,給予1000元以上的罰款,造成重大損失的送司法機關處理;6發生嚴重失誤或由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的,除賠償全部損失外,給予1000元以上的罰款,造成重大損失的送司法機關處理;7違反以上2、3、5、6條的公司可以根據情節公開處理并予以辭退,并不給予任何補償。八、財務中心負責編制公司員工工資冊,經財務副總裁審核,總裁批準后發放。九、財務中心要搞好與財政、稅務、銀行等部門的關系,及時溝通、了解相關工作,向公司提供有關政策,如實反映有關情況。十、財務工作人員要針對公司財務工作中出現的問題,及時提出解決的辦法或改進建議和措施。編制:審核:批準: