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1、汽車銷售有限公司財務報銷規范及流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務報銷制度及報銷流程第一部分 總則 第一條 為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。 第二部分 借支管理規定及借支流程 第四條 借款管理規定 2、(一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差通知按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續。 (二) 其他臨時借款，如業務費、周轉金等，憑審批后的借支單按批準額度辦理借款，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 個人因特殊情況借款經總經理批準后借額度不得超過上月應付未付工資（三）預支條件：個人現金預支2000-10000元（差旅費除外），由總經理審批財務經理核準。試用期員工因工作需要確需借款和出差的，由所在部門經理代為辦理借款和訂票并代為辦理報銷事項。(四) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。 （五) 借款銷賬規定：(1) 借款銷帳時應以借款單3、或出差通知為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。 (六) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。 第五條 借款流程 (一) 借款人按規定填寫借支單（附件），注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。 (二) 借款審批流程：1、部門經理審核簽字財務經理復核總經理審批。 2、單筆借款大于10000元的，報董事長審批。3、4S店總經理累計現金借支年度內額度不超過20000元(三) 財務付款：借款憑審批后的借支單到財務部辦理領款手續。 第三部分 日常4、費用報銷制度及流程 第六條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等。（詳見成本費用的歸集） 第七條 費用報銷的一般規定 (一) 報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人簽名。 (二) 填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。(三) 按規定的審批程序報批。 部門經理審核簽字財務經理復核總經理審批。(四) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。 第八條 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據并填寫對5、應費用報銷單 須辦理申請或出入庫手續的應附批準后的申請單或出入庫單部門經理審核簽字財務部門復核總經理審批到出納處報銷。 第九條 差旅費報銷制度及流程。 （一） 費用標準: 國內差旅費標準及報銷填單注意事項崗位標準總經理、銷售經理、站長、財務經理職員交通工具省外飛機/火車火車/汽車省內飛機/火車火車/汽車住宿標準省外400元內300元內省內300元內200元內餐飲補貼標準省外40元/天40元/天省內30元/天30元/天業務招待費招待費標準范圍內按實交通費（的士費、公交車票）含在伙食補助中電話費經批準后按實其他經批準后按實注：1.乘坐飛機從長沙出發時，必須預訂折扣機票。若航空代理處不能提供折扣機票6、，由4S行政人員上網查明并在出差申請單上簽字說明；2.員工與上級一起出差，住宿按各自標準執行，如果是會議指定酒店的，必須附上會議通知。（二）費用標準的補充說明： 1. 住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。2. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。 3. 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費， 4交通方式，總經理憑廠家會議長通知可乘坐飛機，其它原因出差經上級主管領導批準后可乘坐飛機；部門經理如特殊情況乘飛機須經總經理批準后可乘飛機經濟艙、火車7、軟/硬臥、動車組、高速鐵路、輪般二等艙；部門員工經總經理批準可能乘坐火車硬臥或輪船三等艙。5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 6. 出租車費：經行政經理批準后用于工作的交通費用可以報銷，必須在費用報告中寫明“出租車費用”及金額、出發地、目的地、原由，并應取得發票作為報銷依據，報銷時憑發票與行政經理審批的報告單，因私人原因發生的出租車費用不予報銷。（三） 報銷流程 1. 出差申請：擬出差人員首先到行政部領取出差通知。2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差通知交財務部,按借款管理規定辦理借款手續，出納按規定支付所借款項。 3. 購票: 出差人員持審批過的出差8、通知，自已購票，或到行政部訂票 4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫費用報銷單，部門經理審核簽字，財務部審核簽字，總經理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。 第十條 電話費報銷制度及流程 (一) 費用標準 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規定。 2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 (二)報銷流程 1、部門經理通訊費發票于每月中旬（10日前）9、歸集，財務部根據報銷標準審核3、 財務部按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續。 4、 員工到財務部出納處簽字領款（每月25日前）。5、 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。 第十一條 市內交通費報銷制度及流程 (一) 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車，在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內因公公交車費應保存相應車票報銷。 (二) 報銷流程 1. 員工整理交通車票（含公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由行政部派車人員簽字10、確認，按規定填好費用報銷單。 2. 審批:按日常費用審批程序審批。 3. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續。 第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統一管理，集中購置,并指定專人負責。 （二）報銷流程 1購置申請: 公司行政部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規定報批。 2報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。單項價值在2000元以內和采購總額在10000元以內的辦公用品和設備，由總經理審批，超過額度的經總經理審核報董事長審批。如辦11、公桌椅、電腦審批后的報銷單及原始單據（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 3費用歸集：財務部按月根據行政部提供的各部門領用金額統計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。 第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標準 1. 招待費：為了規范招待費的支出，大額招待費應事前征得總經理的同意。招待支出單次300元以內，通過費用報銷單報銷。費用報銷單的“業務招待費”摘要欄中應詳細寫明具體時間（午餐、晚餐等）、參與人員名單、支出的必要性，還應隨附發票。單次超過300元以上的必須獲得總經理經理批準，由財務部審核2. 培訓費:為了便12、于公司根據需要統籌安排，此費用由公司行政門統一管理，各部門培訓需求應及時報送行政。行政部根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。 3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫請購單，在到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發票背面簽字)。 4.其他費用：根據實際需要據實支付。 ( 二)報銷流程： 1. 招待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。 2.培訓費由行政部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。 3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續。 4.其他費用報銷參照13、日常費用報銷制度及流程辦理。 第十四條 工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：（1）每月20日由行政部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉交財務部；（2）總經理提供職工月度獎金分配表；（3）財務部根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序審批；（5）每月10日由財務部通過銀行代發形式支付上月工資(暫時付現金)；（6）每月20之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。 （二）臨時工資支付流程同工資支付流程。 （三）社會保險及住房公積金支付流程：（1）由行政部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的14、財務處理；（2）住房公積金由行政部按工薪審批程序申請轉帳支付；社會保險金由財務部協助人力資源辦理銀行托收手續，財務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。 （四）其他福利費支出由公司行政部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門經理簽字確認財務經理進行財務復核報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續。 第五部分 專項支出財務報銷制度及流程 第十五條 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十六條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。 (一) 填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規定填寫資產15、請購單并報批。 (二) 報銷標準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。單項價值2000元以內和采購總額在10000元以內的采購同辦公費，低值易耗品采購審批標準；單項價值在2000元以上和采購總額在10000元以上的重大采購大宗辦，報行政經理和總經理簽署意見，報董事長審批后，到行政部登記， 由行政部財務部負責統一采購結算。采取非定點采購流程。(三) 結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單（經辦人在發票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規定審批程序審批；（3）財務部根據審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規定16、辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。 第十七條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 (二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。 (三) 財務報銷流程 1審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。 2簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。 3付款流程17、：（1）由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷單（填寫規范參照日常費用報銷一般規定）；（2）按審批程序審批：主管部門經理審核簽字 財務復核 總經理審批；（3）財務部根據審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。 第六部分 報銷時間的具體規定 第十八條 為了協調公司對內、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的26日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。 2借支及其他業務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第七部分 附則 第十九條 本制度解釋權歸公司財務部。 第二十條 本制度經總經理辦公會議討論通過并由董事長或其授權人簽字后生效.