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1、公司財務部門辦公文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務部文件管理制度文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件，為加強公司文書檔案的科學化、規范化、制度化管理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務，進一步完善文書檔案管理工作，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法以及相關國家標準、檔案行業標準等，結合公司實際情況，制定本制度。一、文書檔案歸檔范圍及保管期限（1）工作的指示、通知、批復、規定、辦法等文件材2、料，保存30年（2）財務管理工作的正式發文文件，包括規定、制度、辦法、通知以及其他正式發，永久保存（3）各部門各項工作的內部請示報，永久保存（4）公司合同，保管期限從合同到期失效之日起計算（5）其它公司內部常用文，保存10 年（6）其他外來文件，重要的保存30 年，一般的保存10 年二、文書檔案文件的立卷要求1、立卷應按應按照內容、名稱、作者、時間，分門別類地進行整理歸檔。作好登記檔案歸檔登記表（附表1）2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件搜集齊全，保持文件、材料的完整性。3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4、對于多3、余、重復、過時和無保存價值的文件，要定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。5、單件裝訂方法（1）、單份文件用回形針或長尾夾夾在一起。文件上的長尾夾應用無字的紙條包起來，防止銹斑染上原件。凡是無法用回形針或長尾夾夾住的比較厚的文件，可以不做任何裝訂，但是存放時必須符合以下條件：不被拆散，必須保證文件的整體性；不會和其他文件混同。（2）、單份文件頁號編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數字）。編寫書刊等成冊文件材料的頁數時，可利用原有頁號，再加上封面、目錄、附頁等有內容的頁數，頁號不再重新編寫。6、文件的件號，即卷內文件的順序號。件號的編寫與每份檔4、案文件第一頁右上角空白處用鉛筆按順序編寫文件號。文件編號格式：SDSHF-A1-001公司代號：SDSHF文件類別：A1：合同、協議A2：公司章程、驗資報告、賬號、授權書、許可證、資產移交等B1：令、決定、議案B2：公告、通告、通報B3：請示、批復B4：報告、意見B5：通知、函B6：會議紀要文件號碼：阿拉伯數字，如：001，002，003，004等7、 文書檔案的分類方法，實行年度機構(問題)分類法。8、 各類表單采用手寫或打印。手寫的要用毛筆或鋼筆填寫，鋼筆采用碳素或藍黑墨水，字跡要工整、美觀。三、文書檔案借閱管理規定1、公司員工根據工作需要可以向財務部申請借閱檔案文件。2、借閱人在借閱檔案5、時，必須辦理借閱登記手續，配合檔案人員做好登記工作，填寫文書檔案借閱登記表（附表2）。3、檔案借閱范圍主要根據文件的責任者和主送、抄送范圍而定。（1）無密級文件的查閱范圍：一般員工因工作需要可以查閱。（2）密級文件的查閱范圍：公司領導、以及經批準的可以查閱的人員。4、申請方式借閱人可采用書面形式或電子郵件形式向檔案人員提出申請,填寫檔案借閱申請表（附表3）。5、檔案借閱程序（1）一般文件：由利用人提出申請，借閱人需要調閱利用紙質文件的，必須填寫檔案借閱申請表（附表3），并經部門領導核準。（2）密級文件：由利用人提出申請，部門領導核準后報辦公室審批。借閱有密級的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、6、復印、拍照，如有特殊需要，需經辦公室分管領導批準。6、一次借閱文件數量不得超過10 份，借閱時間不超過5個工作日，特殊情況除外。7、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信并由本單位相關部門人員陪同，并填寫檔案借閱申請表。8、檔案借閱者應對借閱的檔案負責，并妥善保管，不得轉借、勾劃、涂改、污損、折疊、摳除、折卷、撕頁、調換文件，要保證案卷的完整與安全。如發生丟失、損壞、缺頁等情況，當事人應立即向檔案管理員和公司總經理報告，查清責任，按嚴重程度作出處理，對隱瞞不報者，應嚴肅處理。9、檔案借閱后應盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國及調離之前必須將檔案歸還。10、借7、閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。11、借閱者應嚴格遵守以上規定，若有違反者，應追究責任。四、文書檔案的保密工作1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密五、文書檔案的銷毀工作1、檔案管理人員對所管的已經到保管期限的文書檔案，本著全面的、歷史的、發展的觀點進行鑒定，提出銷毀意見。2、鑒定檔案必須在財務部經理及有關業務人員組共同進行鑒定。對確無保存價值的檔案進行登記造冊，審批簽字后方可銷毀。3、銷毀檔案時，應編制文書檔案銷毀清單，要有兩人以上負責監銷，點清數量，防止檔案移失和泄密。監銷人要在銷毀清單上鑒定簽字存檔。4、檔案室要將銷毀清單裝訂成冊，視為永久材料妥善保管。