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1、公司部門職能及財務填表說明管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司日常財務制度目標：及時準確出具財務數據和相關資料，完成核算工作。為達到這一目標規化如下：1. 建立部門報表，公司各部門應根據職能不同，上報不同數據，并建立本部門的完善報表體系。并保證數據的準確性，完整性。2. 及時上報數據，對于財務工作是匯總公司資料進行整理統計核算，但是由于財務不能直接參與一線工作，而不能獲得一手數據，就要求公司各職能部門做好數據整理上報工作。各部門根據職責不同，上報數據不同。在每月3日前上報數據，財務部予以核查3. 規范費2、用票據管理具體意見：(一) 部門職能及表格規定：編輯部：負責公司銷售和采編業務，所有與公司收支有關的數據都應上報財務形成表格數據，做統計，其上報數據有：部門月銷售統計表每月回款統計表欠款統計表、部門費用支出表、及返款申請行政部：負責公司日常事務。每月上交：費用支出表、分類費用明細表及銷售情況匯總表、費用預算表倉管部：負責公司庫房管理，應按月上交庫房變動表、退貨統計表(二) 填表說明及要求按表格說明：部門月銷售統計表 反映本部門銷售情況和退貨情況，反映數據為本月數據，需要說明的是退貨就是指本月收回的退貨，包括確認的，和未確認的。另外此表按部門和業務員統計，在主表中附帶本部門業務員本月銷售明細部門3、每月回款統計表 反映本部門本月的數據，按此表做月提成。所以要求數據必須準確，有一個客戶兩個業務員的一定要確認，否則所涉及的不清款項將暫時不予做提成，待查清后做提成，原則上由本部門查清上報。但不能晚于1個月，如果晚于一個月將在年終一起做提成欠款統計表 反映本月及累計欠款，與員工績效掛鉤，如果超出合同規定的賬期，將加滯納金，影響本人提成收入。甚至做呆賬處理。需提醒的是，此規定早已經寫在合同中，我們只是強化，并加強執行力度。部門費用支出表 反映本部門支出情況，做為公司對部門測算依據。返款申請 為日常工作的需要，此申請含正常申請和非正常申請兩部分，正常返款是公司規定的部分。超出部分一定要備案審批后上交4、財務，再申請時才予處理，如不備案直接申請，則按正常返款處理，公司對其負責。費用支出表 反映公司整體支出情況，作為考核依據。記賬憑據，要求數據準確。分類費用明細表 是費用支出表的分表，分類反映各項費用支出情況，便于公司進行費用分析。此表根據需要自行設計，主要是針對業務員提成設計。銷售情況匯總表 是匯總的公司銷售情況，也包括本月退貨情況。 此表按客戶進行統計。費用預算表 此表是針對每月的費用開支做的一個整體預算表，是公司有計劃的進行開支的一個表格。對公司進行合理的財務管控，對相關人員進行約束，減少隨機性支出，庫房變動表 此表綜合反映了庫房的收發貨物情況，可以預測和分析公司的庫存變動情況，做到優化資5、源配置。減少相關存貨的過度投入，減輕公司流動資金的壓力。退貨統計表 反映公司的退貨情況，對于退貨，我們沒有進行有效的管理分析，從而對于我公司的貨物供應管理和客戶關系造成因一定影響。另外不合理退貨也造成我公司的庫存積壓和資源浪費。所以建議退貨環節進行重新管理，對于客戶退貨進行分析。減輕公司的負面壓力。（三）、表格樣式1.部門每月銷售統計表部門月份簽字姓名銷售碼洋銷售實樣退貨碼洋退貨實樣張三李四合計附表一張三銷售及退貨統計表（時間與主表一致）可以用廣智導出，注意：附表必須簽字2.每月回款統計表部門月份簽字客戶名稱回款金額業務員收款銀行是否開票*公司張三是.*學校合計注意：客戶名稱必須為執照或教育部6、頒發的正規證書上的名字。且必須與公司銷售系統一致3.欠款統計表部門月份簽字客戶名稱本月金額累計金額最早欠款日期是否需開票*公司是.*學校合計注意：最早欠款日期指的是累計欠款的第一筆數據發生時間4.部門費用支出表部門月份費用項目電話費電費招待費物流支出樣書支出餐費辦公用品張三李四以上數據根據費用實際情況填列，如招待費、樣書、物流費、必須按人填列，其余費用可以俺不木平攤。5.返款申請部 門是否特殊返款 是 否返款比例客戶名單位名銷售明細碼洋實洋入賬金額入賬時間入賬名稱12返款金額扣除稅額實際返款金額返款賬號申請日期批準日期實際返款日期注意：以上數據按照實際填列，此表作為銷售返款的唯一憑據！如果數據7、不準、信息不全請不要上交！春、秋季返款表是匯總申請的表格、格式：戶名、電話、銀行、賬號、金額、學校、采購單位、業務員。此表是計算年度提成的依據。6.費用支出表項目部門1部門2部門3合計通信費餐費辦公費水費電費招待費房租物流費差旅費合計這里填總數注意：此表可以增加項目，但是不能改變格式順序，只能在后面添加，另外此表要反映所有的支出，包括一般性獎勵支出，也就是出的每一分錢支出都要在上面。7.分類費用匯總表項目張三李四王五。合計樣書費差旅費物流費招待費合計這里填總數注意：此表根據提成需要設置.8.銷售情況匯總表客戶名稱碼洋實洋退貨碼洋實洋合計.公司照實填列學校合計這里填總數9.費用預算表項目部門1部8、門2部門3合計通信費填列預計數據餐費辦公費水費電費招待費房租物流費差旅費合計這里填總數10庫房變動表書名種類上月存數本月進貨收回退貨發出數本月庫存高職.普通.通用合計11退貨統計表書名種類發出時間客戶名稱退貨原因退貨時間（只收到）貨運公司是否損毀是否同意退貨（業務簽字）高職.普通.通用注意：此表在收到退貨時填列，另外對于退回貨物應與業務員溝通，是否同意，若同意必須簽字，不同意說明理由，進行處理，對于退回貨物的品質進行嚴格的檢查，如實填寫。此表也將作為倉庫盤點的依據之一。若盤點不準也將有懲罰。（四） 對于費用報銷、填列的要求。費用支出審批流程1.出差申請批準返回按規定報銷2.費用單據整理主管審批9、財務審核經理審批行政支出費用財務記賬財務第一次審核是對票據的合理真實性審核，對于單據填列不規范，有權退回重新填列后報銷，3.如果需要借支：需要寫借款申請部門領導審批公司審批借款人簽字行政付款財務記賬，借款人出差回來后必須報銷后，歸還借款，財務予以核銷，差旅費的規定差旅費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發生的必要的合理費用，具體包括：在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等。1、 員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具。2、 特殊情況，經公司領導批準后，可選擇飛機。3、 違反公司規定使用交通工具，一律按火車票報銷（超出部分由個人支付）4、 市場交通工具應使用公交車、中巴等10、，如因特殊情況，可以乘出租車，但需在票據上注明起始地點和原因。5、 員工出差期間，標準內住宿費用實報實銷（但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用）。6、 員工外出期間產生的公務費，如郵電費、文件復印費、傳真費等，實報實銷。7、票據填寫部門名稱：所在部門或辦事處的名稱，報銷大小寫金額一致，大寫金額必須頂頭寫，不得留有空格，小寫金額前須加錢幣符號“￥”，大寫漢字要正確，大小寫金額均不得有涂改痕跡。8.票據問題：票據粘貼不得使用回型針、訂書釘、燕尾小夾子等，票面朝上，成階梯狀粘貼，粘貼時不要將面額數字粘住。不同種類的費用盡量分開報銷，不要用一張報銷憑單報銷報銷憑單后附的各種發票、發票上的單位11、名稱、金額大小寫及商品名稱等不得有涂改。對于報銷票據要素不全的發票或不合規的各種票據，包括收據，假發票或其它經領導批準準予報銷的憑單,報銷人必須將其與正規發票分開粘貼及填寫。注意發票的有效期，過期發票不能進行報銷。.出差明細表應注明出差人詳細的出差目的地，乘坐交通工具種類、起止地及時間，車票張數和金額。9、將憑證粘貼單、出差明細表附在費用報銷單后，寫明報銷人所在部門、時間、附件張數、報銷金額（大小寫）必須和原始發票的金額相等，金額需要分類匯總填寫，報銷費用用途，出差補助在差旅費報銷單中單獨填寫，寫明出差天數、標準、金額。報銷單用黑色中性筆填寫。10、.費用沖借款的，要在備注欄注明沖借款，寫明沖12、借款金額。補款（退款）金額。11、差旅報銷單要按所列項目填寫，要求書面整潔 字跡工整，不得出現草書，不能出現涂改、亂劃或是涂改液修改。財務票據整理、粘貼要求：一、票據整理、粘貼要求 1、分開需要粘貼的票據和不需要粘貼的票據。2、將需要粘貼和不需要粘貼的票據分別分類，同類票據（如餐費類、出租車票類等）應集中在一起。 3、粘貼票據的紙張大小：應用和支出憑單同樣大小的結實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應保持潔白），不要用報紙或比較薄的信紙粘貼，粘貼在其上的票據不能超出該紙張的范圍。 4、粘貼要求：粘貼在一張紙上的所有票據統一按上下、左右起止的順序均勻粘貼，確保粘貼后依然平整。其中，車票的粘貼如下圖。 5、粘貼在一張紙上的所有票據作為一張附件計算，并將合計金額寫在右下角。 圖 1 火車票的粘貼 圖2 車輛通行費發票的粘貼 圖3 出租車票的粘貼 圖 4 汽車車票的粘貼 圖5 汽車客票的粘貼 二、注意事項 1首先按照出差的日期和時間順序整理出來，再按票種整理。每個差旅費報銷單和所附票據要保持一致。2、不要將票據顛倒放置、粘貼。 3、不要用訂書機訂票據。 4、粘貼票據只能用適量的膠水，不能用固體膠棒粘貼。 5、 對于粘貼不規范的票據，請自行重新粘貼。 6.、其他單據也一樣要規范填寫