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1、分公司財務對接管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為明確費用開支審批手續，提高工作效率。嚴格控制費用開支，規范公司財務管理?，F針對各分公司財務對接事宜進行如下規定：一、 分公司財務數據及資料對接1、 每日17:00各分公司財務人員報送當日合同明細表電子表格,至總公司財務2、 每周一各分公司財務人員報送上周費用明細表,至總公司財務。3、 每月5日由分公司財務人員將上月報銷費用單據及發票快遞至總公司財務部。注：全部報送資料及報銷單據均按總公司統一格式標準二、 費用預算及資金申請1、 費用預算及資金申請1) 每月5日2、由分公司總經理依總公司規定上報本月費用預算及上月費用明細2) 由總公司總經理對分公司費用預算進行審核3) 總公司財務部根據總經理對分公司費用預算的審核意見安排資金款項是否發放4) 正常月度范圍內超預算資金申請應提前2日5) 超預算資金申請需提交截止申請日時當月預算使用明細情況、追加預算申請注：分公司預算明細需與上月費用明細一并上報，若無上月費用明細則不進入款項審批 2、 資金支付1) 總公司財務部對分公司審批通過的資金根據金額安排發放時間及發放方式2) 對審批通過資金發放時間為2-3日內進行支付，并通知分公司財務予以確認。3) 分公司財務收到資金后，需打印收款明細，并計入費用明細表內。三、 費3、用審批及報銷流程1、 報銷審批權限1) 總公司審批200元以下：財務主管200-1000元：項目總監1000-5000：副總經理5000元以上：總經理2) 分公司審批1000元以下：分公司總經理1000元以上：執行總公司項目審批流程審批事項審批金額審批權限審批人審批流程支付方式日常報銷費用1000元以下分公司分公司總經理分公司審批流程分公司支付1000-5000元總公司總公司項目總監總公司審批流程總公司支付5000元以上總公司總公司總經理總公司審批流程總公司支付集散中心報銷零星運費1000元以下分公司分公司總經理分公司審批流程分公司支付零星耗材費報銷1000元以下分公司分公司總經理分公司審批流4、程分公司支付月結運費報銷總公司總公司項目總監總公司審批流程總公司支付月結耗材費報銷總公司總公司項目總監總公司審批流程總公司支付2、 分公司報銷范圍集散中心：零星運費、零星耗材費、集散中心日常費用（1000元以下）其他部門：辦公用品、電話費、QQ會員充值、生活用品、交通費、餐費（公司聚餐餐費、加班餐補）、業務招待費、名片、房租費用、物業費、社保費、寬帶費、水電費、組裝機、生日禮金、招聘費、裝修費、維修費、代理記賬費3、 費用報銷流程1) 分公司費用報銷流程i) 報銷人填寫報銷單，并黏貼單據，并交至分公司總經理審核ii) 分公司財務人員對報銷單發票、項目進行具體審核iii) 分公司財務人員進行報銷5、，并計入電子表格iv) 總公司財務人員根據報銷單進行復查進行賬務處理2) 總公司費用報銷流程i) 報銷人填寫報銷單，并黏貼單據，并交至分公司總經理審核ii) 分公司財務人員對報銷單發票、項目進行具體審核iii) 分公司財務人員將費用單據掃描或拍照傳遞至總部項目總監審核iv) 經總公司項目總監、總公司總經理審批后，傳遞至財務審核報銷v) 總公司財務人員審核無誤后，總公司財務依照分公司提供的打款信息進行支付費用vi) 總公司財務人員根據報銷單進行進行賬務處理四、 關于財務資料-報銷相關注意事項1、單據審核規定1) 發票審核a) 發票抬頭需為公司全稱，切勿添字、少字、錯字，若發現需及時與開票單位進行6、溝通重開發票，抬頭為個人一律視為收據。b) 收到發票，需檢查金額，開票單位，發票專用章是否齊全，若開票單位與發票專用章單位名稱不一致，即為假發票c) 部分省份有手工發票，需檢查開票金額與發票最大限額，防止對方單位以低額發票開具高額費用（例如如下發票，只能開具999.99元）2) 收據審核a) 收據需加蓋財務章，公司公章等證明公司身份的印章b) 收據項目是用正楷填寫，方便財務可以直觀查驗c) 收據合計金額項目應為實際付款金額，若非實際金額，需在收據上手寫“實付XX元”3) 報銷單審核a) 差旅費報銷單據審核i. 出差費用需有出差費用申請單，無出差申請的出差一律不予報銷。ii. 差旅費報銷需寫明細7、差旅路線，并按差旅路線進行性黏貼，切勿將黏貼次序顛倒，否則不予報銷iii. 渠道部出差標準地區住宿費用標準餐補費用標準一線城市、經濟特區12060二線城市、省會城市8040三線城市5030iv. 住宿費報銷按照出差期間在外地住宿天數為準時必須提供住宿發票和收據，超出住宿標準部分由員工自行承擔。v. 出差人員去目的地必須在早上7點前出發，否則無當天補助，出差人員回出發地時12點前到出發地的無當天補助，返回公司當日無住宿補助，夜間乘車無住宿不予補助a) 集散中心運費報銷需提供運費按日匯總表，包括日期、快遞（物流）名稱、快遞金額b) 工資、提成預支分公司不可提供工資、提成預支，如需預支工資、提成，需8、聯系總公司財務部，并在分公司填寫借款單，隨同當月費用一并發回總公司。c) 日常費用單據辦公用品：發票，附購買物品明細（無發票必須有收據，不可無單據報銷）購買家具、設備：機打發票、購買物品明細、電話費、QQ會員充值：電話號碼、QQ號碼及使用人員、部門、續費時間生活用品：明細采購物品，數量、金額，合計支付金額汽車費用：加油票（當日發票，加油卡充值不予報銷）、保養費用、洗車費及保險（公司名下汽車報銷，非公司名下汽車不可報銷，保養及保險明細項目及發票），停車費（停車發票需標明日期并按時間順序黏貼），公交車費：標明乘坐時間，乘坐人姓名，部門，多張連號發票不予報銷招待費：招待人員、時間、業務員、部門，機打9、發票公司聚餐：聚餐人員、部門、時間、機打發票名片：業務員姓名、數量、金額房租費用：押金收據、房租費用發票、租房合同、租房所屬日期物業費：物業費發票、物業合同、續費所屬日期社保費：繳納人員清單，包括費用日期、單位承擔明細金額、個人承擔明細金額寬帶費：續費使用時間、寬帶號碼、使用部門水電費：需有發票、所屬時間、使用部門組裝機：需有發票或收據、配件單據、數量生日禮金：姓名、所屬部門、金額招聘費：所屬部門、金額、續費所屬日期裝修費、維修費：裝修物品（維修物品）明細、單價、金額代理記賬：勞務費時間、發票d) 費用報銷單與所附憑證金額需一致，不可出現缺少，否則不予報銷2、費用明細電子表格填寫規定1) 日期10、需填寫現金支出、收入日期2) 每行只可填寫收入、支出中一種，不可有收有支3) 費用部門需填寫XX部，不可填寫XX分公司4) 報銷、申請人需填寫真實報銷人，不可空著不填5) 備注需填寫報銷內容，要求能多細致就多細致，并且填寫是現金支出、轉賬支出、收入寶支出支出方式等6) 本月小計為自動計算行，若超過填寫內容需插入行，需保證本月小計內函數為當月收入或支出總金額7) 每日需核對電子表格中當月期初金額+當月小計收入-當月小計支出=當前余額，若不一致應及時查找原因。8) 費用明細電子表格需按月填寫，不可多月使用一個工作表2、費用報銷單填寫規定1) 費用報銷單樣式：2) 費用報銷單：日期、費用項目、報銷人11、金額（包括大寫）、負責人簽字、付款人（出納）簽字，均需要填寫3) 費用項目需明細填寫，不可過于籠統。4) 費用報銷單不可當借條使用5) 若預支費用款后進行報銷，需填寫借款數，應退金額，應補金額3、費用單據黏貼規定1) 黏貼單大小210*170mm，210mm即為A4紙寬度，也可購買黏貼單成品。2) 黏貼順序由上至下為：報銷單，原始收據黏貼單，原始發票黏貼單3) 發票或原始單據從右到左，先小張后大張粘貼。粘貼時不可使用雙面膠。 粘貼的票據與粘貼單上下、左右對齊，不可超過貼貼單上下及左右邊界，每張票據約錯開1厘米左右的距離，票據呈魚鱗狀分布。 每張粘貼單粘貼票據10-15張左右（餐費和車費可適當12、增加到15-20張），粘貼發票或原始單據總的要求是分類粘貼，粘貼單整齊、平整、均勻。4) 當遇到發票面積較大，超過粘貼單上下限或左右限，則以可見發票內容明細的情況下以粘貼單的上下右邊為基準，超出部分，請將超出粘貼單的部分折疊好。5) 在憑證裝訂時需在報銷單最左側1cm處，所以黏貼時盡量保證左側1cm無重要數據，如單位名稱，金額等數據。6) 錯誤粘貼范例第一張過于集中和密集，單據前后厚度不一。第二張單據相疊并超出粘貼單的范圍。這些憑證裝訂成冊歸檔時因粘貼面很小很容易掉出憑證，而且厚度不一給裝訂憑證時造成不便。 五、財務資料-合同及收款相關注意事項1. 合同內容填寫合同需使用正楷填寫，不可有錯填、13、亂填、空填等現象，期限需明確，合同需加蓋對方單位合同章或公章，如無章，需有法人簽字，并加蓋手印，如出現多張紙為一份合同，需加蓋騎縫章。每份合同附帶開票信息，需如實填寫，財務以開票信息進行后續開票。2. 合同收款1) 客戶廣告費、店鋪費等費用，需公對公打入與合同一致的總公司對公賬號，若客戶無法公對公戶打入，需提前進行標記，并通知總部財務索要其他收款賬戶，不得使用業務員賬戶作為收款賬戶。2) 客戶用現金支付商城貨款、廣告費、店鋪費等一切收入需當日打入總公司財務賬號，不得用于費用支出，做到收支兩條線。3. 合同交回時間1)當月簽訂合同需次月5日之前快遞回總公司，qd256合同交于運營部，wo256項目合同交于財務，不可因款項未結為由延緩交付2)每日17:00各分公司財務人員報送當日wo256合同明細表電子表格,至總公司財務當月簽訂合同需次月5日之前快遞回總公司，不可因款項未結為由延緩交付