股份有限公司財務審批資金現金管理制度45頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1157758
2024-09-08
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1、股份有限公司財務審批資金、現金管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 財務管理制度第一節財務審批制度1、基本規定xx系統的每一項財務支出,均須按本制度的規定,完成財務支 出審批后方可支付。2、 預算的審批股份公司需定期編制年度預算(以月度為單位),由股份公司匯 總并上報集團財務部總經理審核,董事會批準。3、股份公司的支出審批第二節資金管理制度1、基本規定1.1為加強貨幣資金的內部控制和管理,保證貨幣資金的安全, 根據中華人民共和國會計法和集團公司相關財務制度,制定本辦 法;1.2本辦法所稱貨幣資金是指現金、銀行存款2、和其他貨幣資金;1.3本辦法適用于股份公司;1.4公司財務部應當明確貨幣資金業務的崗位職責、權限,遵守 不相容崗位相互分離的原則。出納人員不得兼任會計、稽核,會計檔 案保管,以及非現金、銀行存款賬目的記賬工作。任何情況下,都不 得由一人辦理貨幣資金業務的全過程。2、支付程序2.1支付申請。公司有關部門或個人用款時,應當提前提交資金 支付申請,注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容,并附有 效的單據(如發票、貨運單、入庫單、驗收單、其他單據等)及上級 批準的預算、資金申請、出差審批單、招待費審批單、其他相關證明 等;3. 2支付審批。審批人根據其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符3、合規定的貨幣資金支付申請,審批人應當拒絕批準;2.3支付復核。復核人應當對審批后的貨幣資金支付申請進行復 核,復核貨幣資金支付申請的審批范圍、權限、程序是否正確,手續 及相關單證是否齊備,金額計算是否準確,支付方式、支付單位是否 妥當等,復核無誤后,交由出納人員辦理支付手續;2. 4辦理支付。出納人員應當對復核過的支付申請再次復核,確 認無誤后,按規定辦理貨幣資金支付手續,及時登記現金和銀行存款 日記賬,對不符合公司規定的,有權拒絕付款;2.5出納人員需要從銀行提取現金時,應事先獲得財務負責人的 簽批(在現金支票存根聯簽字)。3、現金管理3.1公司應當嚴格控制現金借款和現金報銷;3. 2公司應4、當加強現金庫存限額的管理,超過庫存限額的現金應 及時存入銀行,如遇特殊情況,需超過規定的庫存現金限額,該公司 財務部必須上報原因并獲得股份公司財務部批準后方可超過限額;3. 3現金開支范圍:現金結算的上限為一千元,公司可以在下列范圍內使用現金:職工工資、津貼;市內交通費;購買零星辦公用品;各種勞保、福利費用;零星材料費用;出差人員必須隨身攜帶的差旅費;小額業務招待費用;4. 3. 8國家規定的對個人的其他支出及其他零星費用。超出現金支出范圍的不得使用現金。3.4現金安全管理:公司設保險柜保存現金,庫存現金的日常收支和保管由出 納負責;2. 4. 2出納庫存現金限額為1萬元。出納必須嚴格執行核定5、的庫 存現金限額,每日的現金余額不得超過核定的庫存限額,超過部分應 及時解交銀行;各公司取得的貨幣資金收入必須及時入賬,現金收入應于 當天(最遲應于下個工作日上午)存入銀行,不準挪用現金,不準私 自使用公款,不準用白條抵庫,不準坐支現金,嚴禁私設“小金庫”, 嚴禁設賬外賬,嚴禁收款不入賬;3.4. 4出納現金須做到日清月結,序時記錄現金日記帳,出納每 天須自己盤點現金一次,將現金余額上報股份公司出納主管。每月結 帳前財務經理監盤一次,財務經理應在現金盤點表上簽字確認,并傳 真給股份公司出納主管,財務經理每月至少還隨機抽盤兩次,并在現 金盤點表上簽字確認;每個收款點必須配備安全的現金保管用具,相6、關人員應當 做好票據與現金的記錄與核對工作;3. 4.6提取或存放現金應專人辦理,辦理大額現金提存時必須兩 人同行,并派專車接送。3.5備用金對頻繁使用現金的部門或崗位可借支一定備用金,如收銀,備用 金納入庫存現金管理。經辦人在使用備用金時,如屬于預算內款項的 支出,按正常的報銷流程報銷;如屬于預算外款項的,應補辦申請, 財務人員根據批準后的申請進行報銷。出納應隨時對備用金的保管及 使用情況進行檢查,并提出相關意見。當備用金保管人員發生崗位(或 工作)調動時,須交回備用金后,才能辦理調動手續,接替其工作的 人員應重新申請備用金。4、銀行帳戶管理4. 1銀行帳戶管理實行“收支兩條線”銀行賬戶管理7、,各地公司分別設立收入賬戶 和支出賬戶,不得混用。4公司開立賬戶時,必須經4股份公司財務部批準后,方可開立 賬戶,不得擅自開立賬戶。對于臨時性、長期不用的賬戶應及時清理、 撤銷,撤銷賬戶必須經萬千百貨股份公司財務部批準后,方可撤銷。 嚴禁出借、出租賬戶給外單位或個人使用,嚴禁為外單位或個人代收 代支、轉賬套現。4. 2銀行賬戶印鑒必須分開保管。財務專用章及法人代表個人名 章應分設專人保管,嚴禁由一人全部保管(原則上財務專用章由財務 負責人保管)。印鑒保管人出差時委托他人代管,但不得由一人同管。3. 3銀行存款管理出納根據經濟業務的發生時間序時登記銀行存款日記帳(分賬 戶),隨時掌握銀行存款余額8、情況,并每天填寫銀行存款日報表,上 報財務部負責人和股份公司出納主管;結算金額在1000元以上的支出業務必須通過銀行存款帳戶轉賬, 由經辦人按照支付審批流程完成所有審批手續并附相關單據后,出納 開具轉賬支票,對審批手續或所附相關單據不完整的,出納不予辦理。 出納收到支票后,須及時送存開戶銀行,不得壓票或延期辦理,更不 允許錯過支票有效期;公司財務部應當指定專人(會計)定期核對銀行賬戶金額,會計 每月編制銀行存款余額調節表(如有未達帳項,須查明原因,并及時 跟蹤到帳情況)經財務負責人簽字后,報股份公司財務部出納主管。5、監督檢查股份公司財務部建立對貨幣資金業務的監督檢查制度,明確監督 檢查機構和9、人員的職責權限,定期和不定期地進行現場檢查。對監督 檢查過程中發現的薄弱環節,須立即采取措施,控制風險;xx系統所有人員調離公司、離職時,財務部必須檢查公司是否 給該員工辦理了信用卡,如辦理了,調離公司的,將信用卡年費轉入 調入公司;離職的,書面通知離職人員和銀行,公司不再承擔該信用 卡的所有風險和年費。第三節票據管理制度1、銀行票據管理11銀行票據由出納統一購買、保管和使用,包括現金支票、轉 賬支票、銀行本票、銀行匯票、銀行結算憑證等;12出納購買銀行票據須經財務部負責人批準,銀行票據存放在 保險柜中,建立銀行票據登記薄,記錄銀行票據的領、用、存情況; 每月要對銀行票據進行一次清點,財務部負10、責人負責審核,確保銀行 票據安全、合理使用;1. 3出納開具銀行票據的流程為:根據集團要求,公司財務部不得用網上銀行支付各種款項。14不準簽發空頭支票、遠期支票;嚴禁出租、出借支票;15從銀行領用的空白票據必須指定專人保管,應堅持票印分管 的原則,空白票據和財務專用章不得由一人保管;1.6各業務部門應填寫“轉賬請款單”,完成財務支出審批程序 后,由財務部簽發支票;17出納必須按支票號碼在“支票領用登記簿”上順序編號,并 寫明開票日期、收款單位名稱、款項用途、金額或規定的款項限額; 支票領用人必須在支票存根及“支票領用登記簿”上簽字;18作廢支票不準撕毀或丟失,注銷后與存根一起附在下一張支 票的11、記賬憑證后保存,同時將作廢支票右上角的支票號剪切后粘貼于 “支票領用登記簿”相應支票號欄。2、發票管理2.1本制度所稱發票是指增值稅專用發票、銷售普通發票、服務 業發票,稅務局監制的收據及其他收款收據;2. 2發票由公司財務部指定專人管理;3. 3發票的購買及領用2.3. 1發票購買由財務部專人持發票領購簿,按稅務機關核定的發票種類、 數量進行購買。發票購回后交財務發票管理人員,在發票登記薄上登記,增值稅 發票須及時讀入稅控機中。發票的領用各使用部門到財務部發票管理人員處領取發票,將已使用的發票 存根聯交回,經驗明無誤后,在發票登記薄上核銷,發票管理人員再 發給新的發票,領用人在發票登記簿上簽12、字。各使用部門領用的發票只能自用,不得相互借用。2. 4增值稅發票的開具4. 4.1由財務部人員根據實際交易開具增值稅發票(須收回銷售 小票第一聯(給客戶聯)并粘貼在增值稅發票存根聯后面);在取得稅務機關出具的進貨退出及索取折讓證明單或 對方尚未認證的原增值稅發票后,財務部人員方可開具增值稅紅字發 票。2. 4. 3以下行為不得開具增值稅發票:1. 購進的商品用于本公司員工福利、內部使用;2. 向個人消費者銷售應稅商品;3. 向小規模納稅人銷售應稅商品;4. 向一般納稅人銷售自用的應稅商品,原則上不得開具增值稅 發票,如對方要求,在取得對方一般納稅人資格證明的復印件(蓋鮮 章)后方可開具。2.13、 5普通銷售發票的開具由客服中心人員根據實際交易開具普通銷售發票(須收回銷售小 票第一聯(給客戶聯)并粘貼在普通銷售發票存根聯后面);不得虛 開,不得開具與實際交易不符的發票,必須按發票號碼順序填開;填 寫時要項目齊全、內容真實、字跡清楚,同一張發票的所有聯次必須 一次復寫,且各聯次內容必須一致。2. 6服務業發票的開具2. 6. 1由財務部人員開具服務業發票;財務部在收取供應商增值稅發票同時為供應商開具所扣貨 款相應的服務業發票;5. 6. 3開具服務業發票的內容須與對帳單扣款項目一致,所開單 位名稱須與供應商增值稅發票上的單位名稱一致,填寫時要項目齊全、 內容真實、字跡清楚,同一張發票的所14、有聯次必須一次復寫,且各聯 次內容必須一致。2.7收據的管理視同發票管理。3、供應商發票的收取6. 1供應商的結算發票由財務部負責收取,商品部協助;7. 2財務部須認真核對發票的名稱、稅號、注冊地址是否與供應 商資料一致,發票印章是否清晰,發票印章是否有蓋重,發票密碼區 是否出格,發票金額是否與對帳單金額一致;3. 3財務部收取發票后在供應商對帳單上加蓋“已收發票”章。 財務部收到稅票后審核發票是否準確、有效,并及時進行網上認證, 未通過認證的,及時通知供應商,避免無法換票給供應商帶來損失與 不必要的麻煩;3.4當月需要結款的發票收取截止日為當月15 0,之后收到的 發票到下月進行付款。結算手15、續齊全,因其他原因需要對供應商進行 扣款或延遲付款時,由商品部確認后財務才能執行。4、其他規定各部門使用完并交財務部核銷的票據由票據管理人按順序裝訂 成冊,填寫清單,以備稅務機關檢查。5、發票稽核財務部發票管理人員有權不定期對發票的使用情況進行稽核,對 違規操作的,報告財務部及相關部門負責人。第四節會計報表管理制度1、會計報告編制1財務會計報告應包括會計報表、會計報表附注和財務管理報 表等。12會計報表包括:1資產負債表;利潤表;現金流量表;所有者權益變動表;其他報表。8. 3會計報表附注應包括下列內容:9. 1主要會計政策;1. 3. 2關聯方的關系及交易說明;重大資產的轉讓及其出售情況;重16、大投資和融資活動;會計報表中重要項目的說明;1. 3. 6有助于理解和分析會計報表的其他說明。14財務管理報表1.4. 1月度資金收支表月度資金收支計劃月度銷售情況表14. 4月度納稅及返還情況統計表15預算管理報表15.1預算差異分析報告2、會計報告報送2. 1月份財務會計報告僅須報送會計報表和財務管理報表;季度、 半年度和年度財務會計報告須包括會計報表、會計報表附注。10. 2財務會計報告的報送時間和要求每月5日,公司財務部負責人(含財務副總)將上一月的財務報 表,報送到股份公司財務部。股份公司財務部編制合并報表,經股份 公司分管財務副總經理審批后,于當月10日報送集團財務部、分管 百貨副17、總裁,并抄送相關人員。第五節會計檔案管理制度1、會計檔案的分類會計檔案指記錄公司經營情況的所有資料,包括但不限于會計憑 證、帳本、報表、協議、合同、對帳單、商品入庫單、出庫單、退貨 單等原始單據。2、會計檔案管理權限會計檔案必須按照業務的先后順序分類分月及時裝訂成冊,協議、 合同、報表等重要資料由財務部負責人保管,會計憑證、帳本等由財 務主管保管,與廠商銷售及成本有關的銷售(退貨)憑證、銷售日報 表等原始單據由結算會計保管,且裝訂成冊。檔案管理必須安全,避 免水浸、雨淋、蟲咬、丟失等現象。3、會計檔案的調閱會計擋案屬公司機密文件,一般情況下不得帶出財務部,如有特 殊情況需總經理和財務部負責人共18、同批準后方可帶出,使用完畢必須 當日歸還,并做好借用記錄。非財務人員因工作需要調閱會計檔案, 須財務部負責人批準,并做好調閱記錄。4、會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀必須符合財務制度規定的年限(規定附后),各 公司財務部提出申請,匯報需銷毀的檔案內容、冊數、年限等,經股 份公司分管財務副總經理、總經理審批,集團財務部批準后方可進行。 銷毀時必須裝箱,財務、行政和現場管理員三方人員在場共同監督銷 毀。5、保管年限規定5.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管年限都 是15年;11. 2會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬(除現金日記賬和銀行 存款日記賬)、輔助賬簿的保管年限都是15年;現金日記19、賬、銀行存 款日記賬的保管年限是25年;固定資產卡片是在固定資產報廢清理 后保管5年;(長期保存)5. 3財務報告類:月季度財務報告(包括文字分析),保管年限 是3年;年度財務報告(決算)(包括財務分析)屬于永久性保管;5M其他類:會計移交清冊的保管年限是15年;會計檔案保管 清冊、會計檔案銷毀清冊永久性保管;銀行余額調節表、銀行對賬單 的保管年限是5年。第六節會計稽核管理制度1、總則12. 1為加強對會計核算工作的檢查和監督,保證各公司會計核算 的合法性、真實性和準確性,正確反映經營成果,根據國家會計法、 財政部會計基礎規范有關規定,結合本公司實際情況,制定本制 度;1. 2會計稽核工作由各20、地百貨公司財務部負責人組織,指定專人 施實;13會計稽核工作包括對庫存現金及銀行存款、有價證券、原始 憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表、各項財務收支、財務檔案、 合同簽定等的稽核。2、會計稽核工作的主要內容2.1原始憑證的稽核2. 1. 1原始憑證是否合法;原始憑證所反映的經濟業務是否真實、合法、合理;填制日期、憑證填制單位名稱、填制人員的簽章、經辦人 員的簽章等原始憑證的內容是否完備;2. 1. 4從外單位取得的原始憑證是否蓋有填制單位的公章(或財 務專用、發票專用章);從個人取得的原始憑證是否有填制人員的簽 名或蓋章;自制原始憑證是否有經辦單位領導人或其指定人員的簽名、 蓋章;數量、單價21、和大小寫金額是否相符;報銷手續是否完整,是否在審批權限以內。2. 2記賬憑證的審核填制日期、所附原始憑證張數以及填制憑證人員、稽核人 員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員的簽字等內容是否完 整;摘要是否完整、準確;2. 2. 3憑證編號是否連續;2. 2.4會計科目的運用是否妥當;13. 2. 5填列的金額是否與原始憑證相符。2. 3會計賬簿的稽核2. 3. 1會計賬簿的登記是否做到數字準確、摘要清楚、登記及時、 字跡工整;賬證、賬賬、賬表、賬實的金額是否相符;2. 3. 3記賬差錯的更正是否正確。2. 4會計報表的稽核會計報表的編制是否做到數字真實、計算準確、項目齊全、 內容完整、說明22、清楚,會計報表各項目之間、各會計報表之間的勾稽關系是否正確。2. 5庫存現金及銀行存款盤點的庫存現金是否與現金日記賬、財務賬的現金科目余 額相符;現金是否按規定保管;庫存限額是否符合規定;庫存現金是否有以白條、單據抵充現象;2. 5. 3支票簽發金額與銀行存款日記賬是否相符,空白未使用支 票是否齊全,作廢支票是否按照規定處理,是否建立并使用“支票登 記薄”;2.5. 4銀行存款余額調節表是否按時編制、正確,未達款項是否 及時清理。2. 6有價證券2. 6. 1購入及出售手續是否完備;盤點的有價證券的種類、面值及號碼是否與賬簿、臺賬記 載相符;是否定期盤點、抽查庫存有價證券。2. 7各項財務收支23、收款程序是否符合公司制度的規定,各項收入是否已全部 入賬;付款支出與物品領用,是否在預算范圍內或經核準的范圍 內,是否有浪費或與業務無關的開支,各項費用的列支是否按照規定 辦理;2. 7.3各項收支單據是否齊全、審批手續是否完整。2. 8財務檔案2. 8. 1財務檔案是否按規定裝訂;財務檔案是否完整、分類保管;& 3財務檔案是否有詳細的清單目錄;財務檔案借用、調閱是否符合檔案管理規定。3、會計稽核工作要求1稽核人員應嚴格執行會計工作規范和公司財務管理制度;14. 2各公司應每半年形成稽核報告,并報上一級財務部審核;3.3稽核人員對因工作疏忽、錯誤產生的差錯應及時要求經辦人 員予以糾正,并視情節24、向有關領導匯報;3.4稽核人員對違反集團有關規定和國家法規的舞弊行為,應當 立即制止和糾正,并立即向相關領導報告。第七節財務人員工作交接管理制度1、交接的前提條件L1財務人員工作調動或離職,必須將本人負責的財務工作全部 移交給接替人員。沒有辦清交接手續的,不得調動或者離職;1.2接替人員應當認真接管移交工作,并繼續辦理移交的未了事 項。2、交接的準備工作2. 1財務人員辦理移交手續前,必須及時做好以下工作:已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的,應當填制完畢;尚未登記的帳目,應當登記完畢;整理應該移交的各項資料,對未了事項寫出書面材料;編制移交清冊,列明應當移交的會計憑證、會計帳簿、會 計報表、25、印章、現金、有價證券、支票簿、發票、文件、其他會計資 料和物品等內容;移交人員還應當在移交清冊中列明財務系統軟件密 碼、財務軟件數據磁盤(磁帶等)及有關資料、實物電子文件、數據 磁盤等內容。3、監交財務人員辦理交接手續時,必須有監交人負責監交。一般財務人 員交接,由務部負責人負責監交;財務部負責人交接,由股份公司財 務副總經理負責監交,特殊情況下必須由審計部門進行離任審計,然 后進行交接。4、交接內容4.1移交人員在辦理移交時,要按交接清單逐項移交;接替人員 要逐項核對點收;現金、有價證券要根據會計帳簿有關記錄進行點交。庫存 現金、有價證券必須與會計帳簿記錄保持一致。不一致時,移交人員 必須限26、期查清;會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整 無缺。如有短缺,必須查清原因,并在移交清冊中注明,由移交人員 負責;15. 1.3銀行存款帳戶余額要與銀行對帳單核對,如不一致,應當 編制銀行存款余額調節表調節相符,各種財產物資和債權債務的明細 帳戶余額要與總帳有關帳戶余額核對相符;必要時,要抽查個別帳戶 的余額,與實物核對相符,或者與往來單位、個人核對清楚;移交人員經管的票據、印章和其他實物等,必須交接清楚; 移交人員用財務系統工作的,要對有關電子數據在實際操作狀態下進 行交接。2財務部負責人移交時,還必須將全部財務會計工作、重大財 務收支和財務人員的情況等,向接替人員詳細介紹。對27、需要移交的遺 留問題,應當寫出書面材料;4. 3交接完畢后,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名,并 應在交接清單上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監交人員的 職務、姓名,交接清單頁數以及需要說明的問題和意見等;交接清單一般應當填制一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。 4.4接替人員應當繼續使用移交的會計帳簿,不得自行另立新帳,以保持會計記錄的連續性。5、交接的法律責任5.1財務人員臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者代理的, 股份公司財務副總經理、各公司財務部負責人必須指定有關人員接替 或者代理,并辦理交接手續;臨時離職或者因病不能工作的財務人員恢復工作的,應當與接替 或者代理人員辦28、理交接手續;移交人員因病或者其他特殊原因不能親自辦理移交的,經財務上 級領導批準,可由移交人員委托他人代辦移交,但委托人應當承擔本 規范第5. 2條規定的責任。5. 2移交人員對所移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他 有關資料的合法性、真實性承擔法律責任。第八節實物管理制度1、基本規定本規定主要針對固定資產、低值易耗品、促銷品、罰沒抵債商品 的管理。1.1固定資產111使用期限在一年以上的房屋及建筑物、機器、機械、運輸 設備以及其他與生產經營有關的設備、器具、工具等;1. 1. 2不屬于生產經營主要設備的物品,單位價值在2000元以 上,或者使用期限超過二年的;1. 2低值易耗品1. 2. 1低值易耗品是指在一定價格范圍內(單件價值低于2000 元),一次使用不改變其形態、性能,可重復使用不適合計入固定資 產的物品;