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1、公司費用報銷項目財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司費用報銷管理制度1、目的 為了加強公司財務管理，強化費用控制。 2、適用范圍 員工費用報銷管理。 3、職責 3.1行政部負責制度的制定； 3.2各部門負責按照制度執行。 4、內容 4.1費用報銷審批權限： 公司的費用開支均由財務部核實-授權審批人負責審核，最終批核權由董事長審批。 如遇董事長外出，又急需于支付時，可按下列情況處理： 費用在 300 元（不含300元）以下的，經副總經理審批后，財務部可予以先行報銷； 費用在 1000 元以下的，先由副總經2、理向總經理報告，再由董事長口頭（電話）或書面（短信息、傳真、E-mail）指示財務人員先行處理。 以上兩種情況，財務部出納必須待董事長回來時，再將有關單據交給補簽。 其他情況均由董事長簽批方可辦理，特殊情況請示董事長后按要求處理。具審批權限的人員，不得簽涉及自己的費用，其費用由其直屬上級負責簽批。 4.1.4所有的費用開支必須先獲享有審批權人同意，才能實施。不得“先斬后奏”。 4.1.5凡差旅費的借支應提前一天上報財務部。 4.2費用報銷流程：4.2.1當費用發生后，受款人必須在 2 天內填寫有關的報銷憑證，超出 2 天的費用不予報銷，責任自負。4.2.2.財務部必須認真、負責地審查有關的報銷3、憑證及原始單據，重點要審查其內容是否真實合理，計算是否正確無誤，手續是否完備無缺，有無違反公司規定和作弊嫌疑。如有異議時，財務部應當拒絕受理，并退回當事人重新辦理。情節嚴重的，必須立即報至其部門經理及總經理。由部門經理經財務部總經理或者授權人審核無誤的單據，最后均交由董事長簽批后方可報銷。4.2.4出納在收到報銷單據時，檢查手續是否完備，并應當盡快足額地支付有關款項給受款人。 4.2.5受款人到出納處領取款項，在收款時，應當面點清款項，并在費用報銷單上簽字確認。 4.3借款流程： 4.3.1當事人因公借款時寫清借款的理由或用途，當日借款經部門經理審核，總經理及授權人審批，須上報至董事長簽批后方4、可支付。 4.3.3借款人在辦妥相應的事項后，應及時沖賬，辦理報銷手續，盡速與出納結算清楚。 4.3.4借款人在出納處已有借款沒有還清時，出納有權拒付二次借款，如特殊情況，需向董事長說明情況后簽批。 4.3.5當借款人不及時結清借款之項目時，出納有權從薪資中抵扣。 4.4重點費用有關規定： 4.4.1工資： 4.4.1.1每月 5 日為薪金發放日， 5 日為業務提成發放日。 4.4.1.2薪資計算周期，每月1日至最后一日為一個月周期（統一按30天算），每月 20 日后入職當月不發放薪資，計入下一個月薪資內。 4.4.1.3行政部在每月 1 日前，由辦公室主任負責將上月各部門員工的“考勤情況”填5、制考勤匯總表，新入職員工底薪及新員工轉正時間及轉正工資、老員工升遷工資變動時間及金額，均由行政部匯總在考勤匯總表中，經行政副總監復核-常務副總審核-營銷副總審核后上報財務部。 4.4.1.4財務部在每月 1 日前，會計根據符合手續的考勤匯總表將所有員工的工資計算完畢編制員工工資表經出納復核無誤后，交總經理審核最后經董事長簽批。.5出納根據符合手續的員工工資表，按時發放工資，并按要求簽字確認。如員工對工資有異議需匯總在辦公室主任處統一處理，不得直接詢問財務。差旅費：.1交通工具4.4.2.1.1出差經董事長同意并簽批可乘坐飛機的，購買飛機票工作，由行政部負責訂購，盡量享受票價的優惠。 4.4.26、.1.2凡獲可乘坐飛機者，在出入機場時一律乘坐民航班車。 4.4.2.3住宿費 （根據公司實際情況再制定）4.4.3交際應酬費： 4.4.3.1一般人員不能以任何理由請客送禮，確因需請客送禮，應當掌握分寸，發生金額在 300 元以下，事先須經副總經理同意。如發生額在 300 元以上的，必須先獲總經理的批準。 4.4.3.2一次發生的交際費，必須如實填寫清楚所應酬的項目及所招待人員名單及方可報支。出差時發生的交際應酬費應在差旅費報銷中填報。 4.4.3.3每月的交際實行總量控制，并與部門當月業績掛鉤。 （績效考核待定）4.4.3.4市內交通費（1）因公事外出的車費可實報實銷； （2）交通工具均以7、公交車、專線、小巴、地鐵為主； .5出租車費一般不予報銷，但以下情況除外： 陪同客戶，接送客戶，先向副總經理申請；行政大批采購時，先向常務副總申請；提款在現金壹萬元以上的；其他特殊情況，董事長批準的。 4.5費用報銷的有關規定： 每次報銷費用，必須在事項結束起2日內，特殊情況一周內完成，過期財務部可不予報銷。 4.5.2有關費用必須按相關“費用報銷憑證”準確、如實地填寫，具體要求如下（樣板見附件二）： 4.5.2.1報銷憑證一律使用鋼筆或簽字筆填寫； 4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字書寫，字體要清楚； 4.5.2.3所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫； 4.5.2.4填報日期按填寫當日的8、日期填寫； 4.5.2.5附件張數按所附單據數量填寫； 4.5.2.6大、小寫金額必須填寫一致，不得涂改；不同事項必須分開金額填寫在“費用報銷憑證”各欄凡涉及采購，必須有行政文員作驗收并取得入庫單；4.5.3如填報未符合上述要求，財務部有權要求經辦人重新填報。 4.5.4所有費用報銷，必須憑“發票”或“收據”為原始憑證，如確實無法取得原始票據的，須以“支付證明單”代替，并必須注明未能取得票據的原因。 4.5.5如遇有票據丟失的，將視同沒有發生費用，相關的損失由票據丟失人承擔，特殊情況經申請，按領導審批意見辦理。 4.5.6所有票據必須真實，如發現作弊時，財務部將按票面金額的兩倍處罰當事人。 49、.6外勤管理辦法 （或者展業管理辦法）-根據市場部情況再修定員工因公外勤，應填寫外勤申請單，明確工作任務、出差地點、路線、時間及外勤費用預算。外勤申請單由部門負責人批準后報營銷副總審批，交由行政備案。 4.6.2外勤期間除因工作需要或其他不可抗力，需要延時可電話請批外，不得因私事或其他原因借故延長外勤時間，否則額外費用由個人承擔，并以事假處理。 4.6.3員工外勤費用獲營銷副總審批，可以報銷的應提供真實票據，不得虛報。對外勤報賬有弄虛作假者除扣回虛報金額外，并按嚴重過失予以處罰。 4.6.4外勤人員出差完畢應及時回公司報到，在行政人事部辦理銷差考勤登記，否則按曠工處理；同時應在三天內到財務辦理10、費用報銷手續。 4.6.5外勤結束后，外勤人員應就本次外勤工作任務完成情況提交外勤工作反饋表。 4.7關于公司物品的采購、入庫、領用及維修： 物品的采購4.7.1.1.1公司各部門所需辦公用品必須于提前一天去行政文員處填寫請購單，上報行政部，由行政部進行審核匯總，總金額在 300 元以下的由常務副總經理審批，由行政部一購買；總金額在 300 元以上的大批量購買或大宗購買、員工工服、電腦等金額較大的辦公設備（可補充修改），需要董事長審批，由行政部或財務部統一購買。4.7.1.1.2市場部需要購買禮品必須提前3天辦好請購手續，總金額在 500 元以下的由營銷副總經理審批，由行政部統一購買；總金額在11、 500 元以上的大批量購買或大宗購買（可補充修改），需要董事長審批，由行政部統一購買。若市場部需要自行購買禮品而在公司報銷的，亦需對禮品進行估價填制“請購單”并在請購單上注明“自行購買”，經領導審批后方可“自行購買”，并按規定進行入庫及領用登記。4.7.1.1.3行政文員每天檢查庫存，根據公司需求，及時將庫存情況向辦公室主任匯報，提醒各部門申請采購。如：禮品發放完了，沒有庫存，可以提醒采購備用。各部門在行政文員處填寫請購單時，行政文員有責任對其進行提示，對所請購物品進行第一道把關。如：提醒庫存有的禮品，先使用完，再申請等等。4.7.1.2行政部根據審批采購計劃，需要借款的填寫“借支單”-經常12、務副總審批-董事長簽批-財務部借支采購。 物品的入庫所采購的物品采購回來時必須與行政文員當面清點入庫，并根據有效單據填寫三聯入庫單，保證金額及數量正確，由雙方簽字確認，交對方財務聯，其余統一由行政文員保管。物品采購報賬時憑入庫單財務聯及有效單據。.2物品的出庫.1領用物品時告知行政文員，由其填寫出庫單，由領用人在單上簽字確認，經領導審批即可領取。行政部領用物品，常務副總經理審批；市場部領用物品，營銷副總經理審批。總金額在 500 元以上的，需要總經理審批。4.7.2辦公設備的維修，要求事先打申請報告到行政部備案，由行政部負責請批，請專人維修及購置維修所需物件，各部門無權自行處理。 5、其它 513、1本規定由行政部制訂并歸口管理； 52 如出現惡意規避制度規定的行為，公司有權進行處罰；53本規定將會根據公司實際情況隨時修訂； 54本規定自董事長簽發之日起實施。 編制： 審核： 批準：日期： 日期： 日期： 抄送：附件一：費用審批及付款流程圖 業務經辦人填寫費用報銷單，粘貼相關原始單據及發票 行政部及領導層人員報銷 直屬上級（市場部經理）審核業務真實性并簽字確認會計審核單據合法性及填報規范性、金額是否正確授權審批人 出納安排付款 （特殊：會計填報自己的或者領導的報銷時由出納復核，董事長簽批）市場部 500 元以下由營銷副總審批 行政部 300 元以下由常務副總審批 董事長簽批 300以上或500 元以上的由董事長審批附件二：人民幣大寫：壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾費用報銷單填制方法及注意事項 備 用 途 金 額 招待費（按分類填） 注 車費 領 導 審 批 合 計 ￥0.00（人民幣符號及 小數寫到分，沒分時寫“-”）金額大寫：人民幣大寫數字 原借款： 元 應退余款： 元 費 用 報 銷 單報銷部門： 年 月 日填 單據及附件共 頁 會計主管： 復核： 出納： 經手人： 領款人：