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1、公司銷售財務票據、應收帳款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總則為了加強公司銷售產品的實物管理，加速應收貨款的回收，提高資金周轉效率，確保公司資產的安全完整，特制訂本制度。2 銷售業務員收款處理程序2.1 銷售業務員從客戶收取的貨款，必須以最快速度交給公司銷售部門，從客戶收取的現金貨款，要就近選擇銀行或郵局匯入公司，不得以任何理由截留、挪用、坐支。2.2 每一個銷售業務員要序時逐筆填報收款日報表。日報表內容：銷售業務員姓名、收款日期、客戶名稱、收款金額、收款方式（現金、支票、匯票、銀行承兌匯票）、證明人簽2、字（對方客戶或銷售點其他銷售人員）、收款交給公司日期、以何種方式交給公司（直接交款、銀行匯出、郵局匯出、由何人轉交）等。從銀行、郵局匯出的回執要序時貼在收款月報表上作附件，以便查證。“銷售業務員收款日報表”見附表（一）。2.3 對于從客戶處取得現金、銀行匯票的日期與交（寄）回公司之間有較長間隔時間的（特別是現金收入），銷售業務員要陳述原因，并由其他銷售人員或銷售點負責人證明，否則作為不正當挪用資金處理。2.4 收款報表統計時間為當月26日至次月25止，于每季度30日前交（寄）回（以郵戳為準）公司銷售部門財務科。（由銷售業務員填報經銷售點負責人審核簽字后）。2.5銷售部門財務科要采取對帳、發函求3、證等方式與客戶取得聯系，證實銷售業務員收款金額、日期與本人所述無誤。每月抽查筆數的比例不得低于10%，公司財務部門對銷售部門財務科此項工作負有監督檢查職責，并據此作為對銷售部門財務科核算員業績考評內容。2.6 各銷售點、辦事處對收到的銷售貨款及發生的支出要嚴格執行收支兩條線的規定。各項收入應及時交公司入帳，各類支出按公司規定的審批權限辦理手續，不得以任何理由截留、挪用，以收抵支。一經發現，經辦人員和銷售點負責人承擔全部責任（具體辦法由銷售部門制訂）。2.7 公司審計部門應將檢查上述收款規定的執行情況，作為審計工作的重要內容予以反映。3 票據管理3.1 銷售業務員從客戶手中收取的財務票據指：支票4、匯票、銀行承兌匯票。為保證票據的真實可靠，并能夠及時入帳，必須注意以下幾個方面： 支票簽發日期必須大寫，付款期限為10天。 匯票收款人名稱書寫正確無誤。 銀行承兌匯票簽發日期、單位名稱、帳號等不得更改。票面必須蓋有出票人的印章、承兌銀行的匯票專用章及經辦人蓋章。銀行承兌匯票的付款期限最長不得超過6個月。另外，農業銀行的匯票專用章應為鋼印，并且票據要加編密押密碼。四川省農業銀行簽發的銀行承兌匯票只限四川省內通用。 以背書轉讓的票據，背書應當連續，背書欄不敷背書的，可以使用統一格式的粘連單，粘附于票據的粘接處。粘連單上的第一記載人應當在票據和粘連單的粘接處蓋章。 票據出票人在票面記載“不得轉讓”5、字樣的，票據不得轉讓，因此，公司在收到第一收款人轉讓的蓋有“不得轉讓”字樣的票據或者“限在其他省內背書轉讓”的票據，我公司不應受理。3.2 發票、運單、三包索賠單的傳遞。 凡有我公司常駐人員的客戶單位，其發票、運單由銷售部門財務科、業務科直接寄給我公司常駐人員，我公司常駐人員收到發票、運單后，登記后請對方有關人員簽收，簽收依據請我公司常駐人員妥善保管，待年未、或離任時交銷售部門財務科保管。其所發生的三包、質量索賠單由我公司常駐人員統一簽收，并交給銷售部門技術服務科，由技術服務科落實專人登記備查帳。 凡無我公司常駐人員的客戶單位，由辦事處、分公司負責人通知，由銷售部門財務科、業務科將發票、運單指6、定寄給我公司銷售人員或直接寄給客戶，登記后請對方有關人員簽收依據請我公司常駐人員妥善保管，待年末、或離任時交銷售部門財務科保管。其所發生的三包、質量索賠單由我公司辦事處、分公司統一簽收，并交給銷售部門技術服務科，或通知業務單位寄給銷售部技術服務科，由技術服務科落實專人登記備查帳。 發票、運單、三包索賠單備查帳要素：發票、運單、三包索賠單號碼、時間、金額、簽收人。簽收人因常駐在外，可以補簽，該帳本年底要落實清理，由銷售部門財務領導簽注核實意見。4 應收帳款管理4.1 客戶信用等級管理。各銷售點對授權范圍內的應收帳款要建立“客戶信用等級”管理制度，具體要求： 每一個銷售業務員在收款的同時，要隨時了7、解客戶的經營狀況及信用變化，并根據所了解的客戶情況，提出對客戶應采取的收帳政策，要求每季度一次，對所負責的客戶填報“客戶信用分析表”，內容：客戶名稱、經營狀況（從好到差依此列入A、B、C、D四類）、建議收帳政策（正常發貨、控制發貨、款到發貨、折價收款、折價比例）等。“客戶信用分析表”見附表（二）。 銷售點負責人要對各業務員作出的“客戶信用分析”作出匯總，認真研究并提出主觀意見。于每季5日前將上一季度銷售點作出的“客戶信用匯總表”和銷售業務員作的“客戶信用匯總表”返回公司銷售部門財務科。“客戶信用匯總表”見附表（三）。 銷售部門對銷售業務員及銷售點負責人所進行的客戶信用分析及措施建議要定期研究，8、并作出書面明確答復，以便銷售業務員采取相應的收款政策。 銷售部門財務科應對上述信息以客戶為單位建立微機檔案管理。 財務部門對此項客戶信用檔案跟蹤管理工作負有監督檢查職責，并據此作為對銷售部門財務科核算員業績考評內容。 銷售業務員要在公司銷售部門的授權范圍內進行應收款的賒銷，超過規定賒銷的最高限額造成公司損失的，由銷售業務員賠償損失。 銷售點負責人和銷售部門責任人員同樣要對應收帳款的風險管理高度重視，由于判斷失誤、工作不細致造成公司損失的，按責任大小賠償。4.2 應收帳款定期確認工作。 應收帳款要定期與客戶對帳，取得客戶的認可。應收帳款的對帳職能屬于銷售部門財務科，根據工作需要，可以建議財務部門9、組織力量協助對帳。. 對帳可以采取以下方式：.1 發函。將截止某一時點上我公司應收帳款余額通過郵局寄至對方，請對方蓋章（財務章或公章）確認，郵戳日期作為原始依據，由銷售部門財務科專人妥善保管。.2 將對帳單交于銷售業務員，請客戶確認。.3 邀請客戶來公司對帳。（根據需要，經過批準可以承諾差旅費由我公司承擔）.4 財務人員定期上門對帳。通過以上方式，對每一個客戶欠款余額均應取得書面確認證明。 下列情況必須及時組織人員上門對帳：.1 從客戶最后一筆收款業務起，2年內未取得客戶的確認證明。.2 通過郵局寄出的對帳單已由郵局退回，客戶未收到。.3 雙方帳面余額有較大出入。 對帳單內容：截止某一時點我公10、司帳面余額、客戶帳面余額、雙方差額，未達帳原因（逐筆陳述），對未達帳因素調整后我公司余額、客戶余額、雙方對帳人員簽名、對帳日期、雙方蓋章（財務章或公章）。如果經未達帳調整后，雙方余額仍有較大出入的，則表明本次對帳工作未結束，仍要繼續查找原因，直至對平或差額較小為止。“對帳單”見附表（四）。 每次對帳結束，對帳人員要提供書面報告，向銷售部門領導報告需要協調處理的問題，同時向財務部門報告需要作調帳處理的會計事項，使銷售環節和財務環節問題處理完畢。 銷售部門財務科對對帳單及確認結果的原始依據要建立檔案妥善保管，同時，將歷次對帳情況、差額情況、事后處理情況都列入客戶檔案進行微機管理。 通過各種方式取得11、客戶的書面對帳證明是銷售部門財務科核算員的重要工作。對由于工作失誤，在2年之內未對帳而超過法律時效給公司造成經濟損失的，銷售部門財務人員要作出賠償。財務部門對銷售部門財務科對帳工作負有指導、監督職責，由于工作不力，造成的失誤，由財務部門責任人負連帶責任。4.3 呆帳管理。 列入呆帳管理的標準：.1 二年以上無往來。.2 客戶經營狀況不好，已產生財務危機。 列入呆帳的客戶要重點加強管理，責任到人，措施到位，銷售部要對列入呆帳的資產提出年度內資產管理與獎懲考核措施，待公司領導批準后實施。 銷售部門應落實專人，每季度對呆滯資產的清理情況進行分析研究相應的措施并作出書面報告。 各銷售業務員除了一個季度12、一次對客戶狀況作出書面分析報告外，對可能出現的收款風險要及時報告，書面填寫“有風險應收帳款報告書”，詳細陳述客戶情況，并附有關資料。否則，此類應收帳款因未及時掌握情況、未采取措施而成為呆帳或死帳時，銷售業務員要承擔賠償責任。4.4 壞帳管理。 壞帳確認的條件：.1 由于債務單位破產、撤銷或債務人死亡，依照法律清償后確實無法收回的應收帳款。.2 債務人逾期未履行清償義務，超過三年仍不能收回的應收帳款。.3 債務人發生長期性財務困難，毫無轉機，事實上無能力清償債務的。 壞帳核銷由銷售部門提出書面報告，內容：單位名稱、欠款金額、最后一筆業務發生的時間、壞帳形成的原因、對帳情況及對帳人員、對方態度、歷13、次催討情況及經辦人和責任人、經辦人失誤應承擔的經濟責任。“壞帳核銷審批表”見附表（五）。 書面報告由銷售部門負責人簽字后交財務審核，單筆金額在20萬元以下的，由分管銷售和財務的副總經理會簽后核銷，20萬元以上的由總經理批準核銷。 對于核銷后的應收帳款公司仍保留債權，因此銷售部財務科要指定專人建立輔助臺帳，對于核銷后仍收回的應收款項，作增加公司利潤處理，同時，對催回該款項的銷售業務員另行獎勵。4.5 貼息轉車損失審批及管理。 在應收帳款回籠中所發生的轉車業務、貼息業務，如果要公司承擔損失的，經辦人必須事前請示報告，事后審核批準后方能給予報帳。 貼息損失核定年度總額指標后，由銷售部門嚴格控制。 在14、控制指標內的貼息損失，事先經銷售部門負責人同意，銷售業務員方可操作。 貼息損失事后作財務核銷應收帳款處理時，應逐筆經公司分管銷售領導審批，財務方能核銷相應帳務。 下列情況的貼息損失要事先經分管銷售和財務的副總經理同意（有爭議時，由總經理決定），銷售業務員方可操作：.1 客戶首次提出貼息要求的。.2 同一客戶貼息比例大于以往比例的。.3 大額的貼息轉帳回籠（轉帳1000萬元以上的）。.4 本條事項作財務核銷應收帳款時，應同時經分管銷售和財務的領導審批。 對于貼息業務，銷售部門要指定專人登帳，月底編制匯總報表交財務部門審查核對。報表內容如下：日期、從何單位轉進貼息、核銷應收帳款金額、承擔貼息金額、15、貼息比例、收進的現金或其他票據形式、經辦人、銷售部門負責人意見、財務審核意見、公司領導意見。“貼息審批表”見附表（六）。 對于轉車業務中需要核銷的費用和損失，并入貼息指標一并控制、考核。核銷的事前、事后審批手續視同貼息損失處理。 轉車業務銷售部門同樣要指定專人建立臺帳，月底編制匯總報表交財務部門審查核對。報表內容如下：從何單位轉進實物、實物名稱及數量、單價及總額、轉給何單位、損失的費用、經辦人、銷售部門負責人意見、財務審核意見、公司領導意見。“轉車損失審批表”見附表（七）。4.6 退貨實物管理及財務處理 由于客戶經營狀況不好或質量等原因我公司同意收回的退貨產品（主機廠改型等正常的返修除外），單16、獨設立“退貨產品庫”管理與核算，其性質屬于公司一級倉庫。 該庫產品的產權屬于我公司，管理職能及費用支出由銷售部門歸口。實物退回公司時，由銷售部門負責清點實物，提供實物明細清單(包括缺件清單)，質量部門負責清單確認及費用分解。 該庫要建立“庫房收發存臺帳”，當產品退貨收回公司時，全數辦理入庫手續，入庫的原始依據為經過質量部門確認后開出的退貨入庫單，庫房臺帳作收入處理。發出時：.1 有用的產品由銷售部門辦理移庫手續，從該庫移至商品庫，庫存臺帳作發出處理。.2 需要修理的產品，由該庫發至分廠、部門修理時，庫存臺帳作發出處理。修理完工實物經檢驗后直接入商品庫，費用統一向銷售部門結算。 .3 無用的產品17、，由銷售部門打報告，經質量部門、產品開發部門、財務部門會簽，由公司領導批準后，銷售部門作庫存臺帳發出處理。財務部門據此減少客戶應收帳款。退貨損失申請報告要列示如下內容：退回單位、退貨產品型號及規格、數量及金額、實物損失的數量金額及原因。.4 為了減少我公司銷帳中的稅金損失，要求銷售部門及時與客戶聯系，請客戶所屬地國稅局開具“索取折讓及退貨證明單”后，由我公司開具紅沖發票。由于客觀因素無法收到對方稅務機關的證明，或又無法收到客戶開給我公司的增值稅發票，公司需要承擔稅金損失的，由銷售部門提供書面報告和有關資料，銷售部門負責人簽字后交財務審核，經分管銷售和財務的副總經理批準后作抵消應收帳款處理。“退18、貨損失審批表”見附表（八）。5 三包索賠、質量罰款及實物傳遞。為了理順公司與各主機廠的往來賬戶，規范公司的三包費用支出程序，特對應付主機廠三包索賠與質量罰款的財務處理作如下規定:5.1 銷售部門技術服務科收到質量罰款或三包索賠單后及時審核，發現不屬于我公司承擔的費用及時與主機廠協調。5.2 銷售部門服務科對費用審核確認后，并將各類單據交銷售部門財務科，銷售部門財務科根據各類單據減少主機廠應收款，增加公司三包費用支出。5.3 主機廠換下油泵由銷售部門技術服務科負責收回，存放地點為銷售部三包庫。三包庫管理人員應對收到的舊泵實物及時登記臺帳收入。5.4 主機廠換下的舊泵可以返修人商品庫的，返修后由三19、包庫管理人員開具紅字三包領用單，交公司商品庫，三包庫登記發出，減少庫存數量。同時，公司財務部沖減三包費用。5.5 對無法返修的各類舊泵由銷售部負責出售，出售之前需在舊泵上敲上“處理品”的鋼印。5.6 舊泵出售價格由財務部門審核。5.7 出售舊泵后的價款及時交公司財務部門，以沖減三包費用，銷售部三包庫管理人員應登記臺賬，減少庫存數量。6 關于應收帳款對帳差額財務處理的規定6.1 對方單位已收到貨物，但未收到發票。這類情況有兩種，一種是發票給我公司銷售人員丟失，另一種是發票給對方采購或財務人員丟失。針對此類情況，要求銷售業務員在發票傳遞過程中做好記錄，并要求對方簽收。若對方未簽收，則銷售業務員應承20、擔相應責任并給予經濟處罰；若對方已簽收后丟失，則應及時與對方聯系。然后，由銷售部門提出補開發票的申請，經銷售部門領導和財務部門領導批準后方可補開發票。補開的銷售發票財務只作稅金入帳，借記“管理費用”、貸記“應交稅金”。6.2 對方單位已收到發票，由于質量或運輸等原因，入帳時部分拒付。這種情況我公司銷售人員應及時與對方單位聯系，將原發票退回我公司，并提供退貨或短缺品種清單，以便銷售部門重新開具發票、辦理退貨、辦理保險等業務。6.3 對方單位已收到發票，但末收到貨物。銷售業務員應及時了解情況，究竟是我公司未及時發貨，還是貨物在運輸途中出現丟失。若末及時發貨，應通知公司發貨；若途中丟失，應及時與保險21、公司聯系，并辦理理賠手續。6.4 歷年來雙方單位期初余額差。對帳人員應與對方單位聯系，原則上各自承擔50，若通過努力對方單位同意承擔一半的，對對帳人員按一定比例獎勵。凡由我公司承擔的差額由銷售部提出申請，并由銷售部門領導和財務部門領導簽字同意后，作財務處理，入帳時，借記“壞帳準備”，貸記“應收帳款”。6.5 三包索賠、質量扣款。主機廠一經發現三包或質量問題，就開出三包索賠或質量扣款清單，并且直接扣減我公司應付帳款”。我公司銷售部門收到這類清單時，應及時與質量部門聯系，由質量部門簽字確認，并由銷售部門領導簽字后財務處理。入帳時，借記“銷售費用”，貸記“應收帳款”。7 返修泵（零件）實物管理及財務22、處理7.1 由于質量等原因，應客戶要求而需要退回公司修理的產品，定義為“返修泵”。在退回公司之前，首先由銷售業務員確認屬于我公司產品，方能退回。7.2 對退回的返修泵單獨設“返修泵庫”管理與核算。該庫產品的產權屬客戶。7.3 該庫屬于內部輔助倉庫性質，但視同公司一級倉庫管理。其管理職能及返修費用支出屬銷售部門。7.4 返修泵退回公司時，由銷售部門負責清點實物，提供實物清單(包括缺件清單)，質量部門負責確認。7.5 該庫要建立庫房收發存臺帳，返修泵退回公司后，庫房臺帳全數作收入處理，收入的原始依據為：經質量部門確認后開出的“返修泵入庫單”，發至各分廠、部門返修時，庫房作“委外發出”處理，返修結束23、后返回該庫，庫房作“委外收回”處理，退回客戶時，庫房作發出處理。期末庫存為：a. 已入庫未返修的產品。b. 已修好尚未退回客戶的產品。倉庫臺帳格式見附表（九）。7.6 返修泵由銷售部門開具工作令，并委托修理部門修理。7.7 維修部門發生的返修料費，由修理部門開具領料單，經銷售部門分管領導審核方可領料，費用由銷售部門承擔；修理部門發生的返修工費，由修理部門開票向銷售部結算。各分廠發生的返修料費，由分廠開具領料單，費用由銷售部門承擔；各分廠發生的工費，月末由分廠成本轉出向銷售部門結算。7.8 分廠返修泵更換下來的零件，應移交給銷售部門，其資產由銷售部門管理。7.9 財務部門建立“返修費用”帳戶單獨24、核算。由質量部門確認的應由用戶承擔的費用，由銷售部門向用戶結算，財務部門作紅沖返修費用帳務處理。8 改制泵實物管理及財務處理。8.1 應客戶要求而進行改型的產品，稱“改制泵”。在退回公司之前，首先由銷售業務員確認屬于我公司產品，同時由銷售部門與公司技術中心聯系后確認可以改制的產品，方能退回。8.2 對退回的改制泵單獨設立“改制庫”管理與核算。該庫產品的產權屬于客戶。8.3 該庫屬于內部輔助倉庫性質，但視同公司一級倉庫管理，其管理職能由銷售部門歸口。8.4 該庫要建立庫房收發存臺帳，改制泵退回公司后，庫房臺帳全數作收入處理，收入的原始依據為：經質量部門、產品開發部門確認后開出的“改制泵入庫單”，25、發至各分廠、部門改制時，庫房作“委外發出”處理，改制結束后返回該庫，庫房作“委外收回”處理，退回客戶時，庫房作發出處理。期末庫存為：a. 已入庫未改制的產品。b. 已改制好尚未退回客戶的產品。倉庫臺帳格式可視同附表（九）。8.5 各分廠發生的改制費用由分廠歸集后月末轉出由公司產成品成本負擔。各分廠憑改制工時向勞動工資部門結算獎金。8.6 改制泵換下來的零件，可用的由分廠辦理退庫手續，不可用的由分廠移交給銷售部門處理。8.7 需要公司或客戶承擔的改制費用，由產品開發、質量部門、財務部門會簽。其中，應有客戶承擔的費用由財務部門制定價格，銷售開票結算并向客戶收取。9 三包產品實物管理及財務處理9.126、 因產品三包維修所領用的商品、零件，經銷售部負責人簽字同意后，由銷售部門從商品庫、零件庫辦理領用手續。9.2 當月用于三包維修而領用的各種商品、零件要有專人保管與登帳。月末填制“三包產品領用報表”，內容如下：領用日期、從何庫領用、產品（零件）型號規格、數量、經辦人、產品（零件）發往何處、用途、實物接收人，報表連同原始領料單經銷售部門負責人簽字后，送財務部門一份，作“三包費用”帳戶處理。“三包產品領用月報表”見附表（十）。9.3 三包產品（零件）出廠后，各銷售接收點要登記臺帳，逐步登記收發存情況，月末要編制“三包產品收發存報表”，內容如下：本銷售點期初庫存、收貨日期、收貨實物型號規格、數量、修理27、所用產品（零件）型號規格、數量、用途去向、實物領用人簽字、更換下產品（零件）的去向、超出正常三包范圍而更換的產品（零件）型號規格、數量、收取的費用、本銷售點期末結存、數量、名稱。該報表每月編制一次，由銷售點實物保管人、銷售點負責人簽字后，連同經客戶確認的“三包產品用戶反饋單”一并傳回銷售部。“三包產品收發存月報表”見附表（十一），“三包產品用戶反饋單”見附表（十二）。9.4 銷售部門經辦人員及簽字負責人對各銷售點報出的“三包產品收發存報表”要認真審核，審核內容： 銷售部門本部報表的“發出數” 和銷售點報表的“收入數”是否符合，不符的要及時查明原因。 銷售點的“發出數”是否都有經客戶確認的“修理28、反饋單”作原始依據。 對“三包產品用戶反饋單”的信息要抽查核實，并做好抽查記錄，定期報告銷售部門負責人。9.5 公司在審計銷售部門工作時，要將銷售點三包產品庫實物管理工作、應向客戶收取的費用是否已收回、是否已入公司財務帳等，作為審計工作的內容以于審查。對于審計中查明的問題，公司將追究有關人員的責任。9.6 銷售部門和各銷售點對領用的三包產品（零件）要妥善保管，由于保管不善引起的丟失等損失，應由保管人員承擔賠償責任。10 費用核算科目公司財務部門對本公司應承擔的退貨損失、返修損失、三包損失統一設置一級會計科目“三包費用”核算，下設二級明細科目：“退貨損失”、“返修損失”、“三包損失”核算。11 其它11.1 銷售部門應對本規定相應的條款制定具體的考核辦法。11.2 全資、控股子公司可參照本規定制度相應的管理制度，經批準后實施。12 附表按銷售部門會同財務部門確定的格式統一印制。（表樣存銷售部門財務）