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1、集團公司財務報銷標準及處罰管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團公司財務報銷管理制度一、目的為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,進一步明確報銷流程、審批權限和管理職責，同時按照勤儉節約、從緊必需的原則，特制訂本制度。二、適用范圍根據公司的實際情況，報銷分為差旅費、辦公費、業務費、交通費、通訊費、教育經費、培訓費、會議費、水電費、租房費、車輛使用費、福利費、郵寄費、認證咨詢費、審計費、廣告宣傳費、網絡服務費、檢測檢定費、零星工程維修費、安全環保排污費、知識產權費、TPS專家費用、運費、參展費等。適用集團2、公司總部及各下屬公司。三、職責（一）企業管理處職責1、負責管理制度的制定、修訂、解釋、監督執行。（二）財務處職責1、 負責審核報銷憑證的合理性、合法性，報銷內容是否符合公司有關制度要求。2、 審查報銷項目審批手續的完整性。3、 有權將經審核不符合本制度規定的報銷單退還給報銷經辦人。（三）子公司總經理職責1、 具有本制度所規定的或其他授權費用的審批權限。2、 兼顧業務需要和成本控制原則，控制和審批本部門/項目內所發生費用報銷的合理性。（四）各子公司中層正職或費用審核人職責1、 負責審查費用項目是否經過申請并得到批準，報銷金額是否控制在標準之內。2、 對報銷的內容真實性、完整性、必要性，各項附件是3、否合法性、完整性負責。（五）報銷經辦人的職責1、 報銷經辦人對所報銷項目的真實性、準確性、及時性、單據的合法性、完整性負責。2、 如實填寫報銷單，并按照財務處的要求提供真實、合法的報銷或支付憑證。3、 按照本制度所規定的報銷流程，完成申請報銷審批手續。四、規定要求（一）報銷的審批權限、流程1、 子公司總經理在董事長授權范圍內行使最終審批權，各部所有貨幣資金支付的審批權限原則上由子公司總經理或相當于子公司總經理職權的統一審批。未經公司企業管理處備案的事項不允許子公司總經理二次授權。2、 子公司總經理外出時緊急情況下可以指定授權人（電話授權），報財務備案，由公司財務負責人進行復核，對不符合公司財務4、制度的單據，財務有權拒絕辦理，子公司總經理回來后要立即補辦批準手續。3、 審批人應當根據貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。4、 貨幣資金支付的批準方式為書面方式。5、 財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附附件是否合法合規等，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。6、 財務處出納收到報銷單后應檢查部門負責人、子公司總經理、財務審核人簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷。7、 財務處對于不符合審批手續、報賬時列入其他項目而隱瞞實際金額或超支報銷等不符合制度或不合理的報銷單出納有權拒絕報銷或5、付款。費用報銷原則上要求在費用發生后10天內辦理報銷，最遲不能超過30天（當年通訊費不能超過次年元月份）。（二）借款1、 員工借款須確有公務需要，寫明借款事由，填寫借款單，借款一般不超過1萬元/次（出國借款不超過5萬元/次），經所在部門中層正職審核，子公司總經理批準后到財務借款，超過1萬元的必須提前1天通知財務備款。2、 試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續3、 辦公人員借用公款，在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。4、 借款人員完結事務，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，則在報銷后10個工作日內還清借款。5、 所6、有借款期限不能超過3個月，如仍未歸還，借款人書面說明情況，所在事業部、職能部門子公司總經理批準后可延期，最長不超過6個月（包括延期時間）。6、 個人非公原因一律不得向公司借支。（三）業務招待費用的報銷1、 業務招待費報銷必須填寫業務招待費報銷單。2、 業務活動前必須獲得職能部門子公司總經理/事業部子公司總經理的批準，事業部業務處室代表公司去招待的還必須經過公司職能部門的同意。3、 各部門只能報銷與本部門職責、業務有關的業務招待費。其它非公招待客人一律由個人承擔。（四）差旅費的報銷1、 出差補貼（1）享受范圍：工作人員因工作需要在省內外出差、出差到固定工作地、長期駐辦事處等享受出差補貼。（2）出7、差補貼標準序號補貼類別補貼標準備注1公司工作人員短期出差。50元/天按實際出差天數（12點之前出發及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算）計算。2工作人員長期出差到外地。560元11天出差天數按實際天數不足11天的，按實際出差天數補貼。無補貼已享有當地有關單位的工資性收入、各類津貼補助的，則無補貼費。3外地研討、培訓、外地開會（除展銷會、業務洽談會外）等。無補貼費已在培訓費、會務費中含住宿費、餐費。未包含餐費的按組織單位安排的統一就餐點就餐據實報銷，未統一安排的按限額50元/天報銷。備注：供方審核、開會交流等由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予給予補貼及不報銷相關費用。2、交通費報8、銷（市外）交通工具的確定及標準：出差分 “長途”和 “短途”兩種，即當天能往返的為“短途”，當天不能往返的為“長途”。（1）副總/子公司總經理人員飛機地面交通輪船副總（或子公司總經理）及以上經濟倉高鐵或動車二等座、短途硬座、長途軟臥、硬臥、汽車二等艙位副總/子公司總經理以上人員出差視情況選擇飛機或者其他交通工具。（2）副子公司總經理及以下人員（選擇以下交通工具，如確因工作需要經過子公司總經理批準可乘坐飛機）人員地面交通輪船備注副子公司總經理/總經理助理/高級職稱高鐵或動車二等座、短途硬座、長途軟臥、硬臥、汽車二等艙位乘坐火車，從晚7時至次日晨7時之間，乘坐火車6小時或以上，或連續乘車時間超過19、0小時的，可購硬臥票。中層正職/中級職稱高鐵或動車二等座、短途硬座、長途硬臥、汽車二等艙位其他人員高鐵或動車二等座、短途硬座、長途硬臥、汽車三等艙位（1） 副子公司總經理出差經過子公司總經理批準后可選擇飛機或地面交通工具，10小時內到達的優先選擇地面交通工具，超過12小時的可選擇飛機。（2） 其他人員乘坐飛機、軟臥必須由子公司總經理根據出差事情的輕重緩急、各類費用的經濟性事前批準方可乘坐飛機、軟臥。高鐵或動車一般選擇二等座，其他原因經子公司總經理批準可購買一等座。（3） 為鼓勵一個人出差辦事的原則,2人（含)以下人員出差按最高職務人員選擇交通工具，3人（含）以上按規定選擇交通工具。副總以及相當10、職務的人員出差，因工作需要，隨行一人可以按照副總標準選擇交通工具。（4） 未經事前批準的只能按一般交通工具的費用報銷，超支部分費用由本人承擔。（5） 打折機票費用低于可報銷范圍火車票價的,費用全報。3、住宿費報銷標準地區副總/子公司總經理副子公司總經理/總經理助理/高級職稱正職/中級職稱中層副職銷售采購人員/其他人員1人出差其他1人出差其他1人出差其他1人出差其他特殊地區據實報銷280200250200180180180180一般地區220180200180160160160160備注：特殊地區指深圳、珠海、海口、廣州、上海、北京。（1） 為鼓勵盡量1人或2人出差辦事的原則,2人（含)以下人員11、出差按最高職務人員選擇住宿，3人（含）以上按規定住宿。副總以及相當職務的人員出差，因工作需要，隨行一人可以按照副總標準住宿。（2） 到客戶處售后服務原則上不超過2個人，售后服務必須填寫經過管理者代表批準的售后服務單，否則差旅費不予報銷（原則上按標準，如特殊情況副子公司總經理及以上超出經過子公司總經理及管理者代表批準）。（3） 出差人員參加外單位統一組織的會議、培訓、研討等，按外單位統一安排住宿、就餐，不享受出差補貼（附子公司總經理在組織單位文件上簽字“同意哪些人參加”等字樣，培訓按公司培訓程序申請）。（4） 財務處有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店直接查詢，如有虛假行為公司將處罰。（5）12、 有關處室相關人員陪同客戶赴外地出差，憑有關發票（出差人應注明客戶）報銷住宿費。（五）通訊費報銷1.話費報銷人員范圍：集團公司領導、各事業部正、副子公司總經理、各事業部中層正職（含主持工作副職）、經總經理批準同意的銷售公司業務員、特殊工程或項目籌建階段的有關人員、經總經理批準同意的其他人員。2.話費報銷標準序號人員類別報銷標準費用承擔1高管實報實銷公司承擔2中層正職（含主持工作副職）200元/月公司承擔3銷售部門人員根據銷售承包方案進行結算4事業部采購及動力人員150元/月公司承擔，計入事業部成本。5總經理特批人員批準金額為準公司承擔6其他人員200元/月部門結余承擔7家庭電話報銷費用標準總經13、理特批為準公司承擔備注：報銷憑證不含充值發票。（六）交通費的報銷（市內）1 交通費定義：因業務需要發生的公交、地鐵、出租車費用（不含上下班費用）。序號人員、工作類別交通報銷范圍1高管在公司無車輛安排的情況下可乘坐出租車（不含上下班）。2中層正職（含主持工作副職）應乘坐公交車，若需乘坐出租車應事先征得子公司總經理同意。3銷售部門人員應乘坐公交車，若需乘坐出租車應事先征得部門領導同意。4其他人員應乘坐公交車。5部門公交月票各有關處室對外的工作聯系必須乘坐公交車，各處室可按實際需要申請批準購買（限量）使用公交月票卡，嚴禁公交月票卡在星期天及其它時間個人私用，一經發現，取消該公交月票卡的費用報銷。6在14、市區內工作一般要求乘坐公交車出行，嚴格控制“打的”出行。除非得到子公司總經理同意，一般不準直接打的。7職能處室晚上加班因公交車已無班車及未趕上公司班車而需“打的”回家的，超過晚上9點下班者,經處室部門領導批準,準予報銷回家的一次“打的”車費。8招待、接送客戶需經處室部門領導批準同意，準予報銷招待客戶的“打的”費用。9特殊原因或確需臨時“打的”。經子公司總經理批準，準予報銷一趟“打的”車費。備注：1、打的費報銷坐飛機到達某機場,要求坐機場大巴離開機場到達離目的地較近區,再改乘坐其它交通，往返途中的確有需要打的的,往返只準報銷單次打的費用,金額不得超過30元/次。除以上情況外，原則上不準“打的”出15、行。因工作需要到外地出差，一般可乘坐公交車到機場、車站和乘坐公交車從機場、車站回家，確因需要也準予報銷一個來回的“打的”車費。2、對于按上述規定準許報銷的有關“打的”車費，在報銷時須寫明（說明）有關“打的”的事項、原因、時間、地點等報銷因素，報銷憑證單獨填制,經財務處審核經批準給予報銷。否則財務處有權不準予報銷。（七）私車公用的報銷因客戶來訪等因素需要用車，原則上必須使用公司小車。如因公司車輛緊張導致不能滿足用車需求，一般情況下打車或乘坐公交車，不提倡使用私家車。如確需使用私家車的，填寫私家車公用申請審批表（附件），經過批準后才能使用，并自行承擔各類風險。經過批準的私車公用，報銷油費、過路過橋16、費，其余與車輛有關的費用不予以報銷。（八）教育經費及培訓費的報銷1、教育經費及培訓費用由企業管理處統一進行預算、統一管理、統一安排。2、培訓費用發生前使用部門填寫培訓申請表，申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經企業管理處批準后方可參加培訓，屬于強制取證的培訓事業部子公司總經理批準即可。3、公司鼓勵員工參加學歷提升教育，按公司規定報銷提升學歷教育費用，參加教育前填寫職工繼續教育申請（備案）表，繼續教育結束后填寫職工繼續教育學費報銷申請表，報銷單據后附職工繼續教育申請（備案）表、職工繼續教育學費報銷申請表。具體按培訓有關規定。（九）會議費的報銷各部門因工作需要參加各種會議報銷費用的，必須附有子17、公司總經理簽批的會議通知或會議邀請函，代表公司前往參加會議的，還必須有公司企業管理處的簽批意見。（十）各類領付款及無據支出的報銷一般情況下，報銷均需憑有效發票，無發票時按是否有制度（或多年慣例）及無制度、臨時發生分為2種情況：1、 有制度規定或多年慣例比較明確的填寫領付款憑證，經過業務部門子公司總經理批準報銷。如內訓補貼、集團報或質量快訊稿費、生育津貼、獨生子女費、新區宿舍水電費等。2、 無制度規定、臨時產生的填寫無據支出報銷單，經過集團總經理批準報銷。貨運裝卸費、接待客人時產生的無據支出、各類贊助/資助費、評審費或鑒定費、困難職工行政資助、臨時立項項目費用或突發事件處理費用等。（十一）未涉及18、的其它事項發生的費用，根據實際情況，由集團公司企業管理處、財務處酌情處理。（十二）對原始憑證的要求1、 各種發票、收據必須符合中華人民共和國發票管理辦法和實施細則的規定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋單，并根據具體要求附明細清單。2、 凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。3、 購買實物的原始憑證，必須有手續完備的驗收證明。需入庫的物資，必須填寫出入庫單，由實物保管人員按計劃或合同驗收后，在驗收單上填寫實收數額并簽章。不需入庫的物資，除經辦人在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收，并在憑證上簽章。4、 屬于19、現金發放性質的原始憑證，原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的，由代領人簽名；由一人代領多人的，須逐個簽章，不得通欄劃大括號簽一個章。5、 凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不符者，應予退回或重新補正。五、處罰規定1、 公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，對于違反公司財務制度的規定而批準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處，具體處理按在職員工違反勤勉義務、忠實義務的處罰規定。2、 報銷超過規定報銷日期的，報集團總經理批準后才能報銷。3、 各類費用的支出應嚴格控制費用預算總額，不得無故超支，超支納入考核。4、 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違20、規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額5-20%的罰款。5、 部門主管在資料不全（按照財務要求補充的證明、表格除外）、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對部門主管予以違規報銷金額10-50%的罰款。6、 財務審核人員要嚴格執行本規定，出納付款時嚴格核實報銷經辦人身份，有疑問時不得付款，并及時通知所在部門負責人，如違規對財務相關人員按在職員工違反勤勉義務、忠實義務的處罰規定處理。7、 若借款人未能償還借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦人、各級審批人應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發工資中扣還。8、 因業務需要先付款后獲得發票的，各部門按財務要求及時督促對方單位開具發票并交財務入賬，當年支付發票最晚不能超過3個月（或按財務處要求），超過3個月的按200500元/次罰款。五、本制度解釋權歸企業管理處。