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1、 集團公司財務報銷及借款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總則3第二章 費用報銷憑證的規范3第四條、報銷單填寫32.可使用的收據：購農產品及廢舊品收入時可用收據入帳。45.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。47.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。49.當月費用當月報銷。4第五條、 貼票方法和要求4第六條、 報銷手續及簽批齊全51.嚴格按照財務部門簽發的審批制度執行53.對于有購買數量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數量。66.按規定順序簽字6 第三章 內部控制及一般流程73.若有要說明2、的事項在備注一欄填寫。9第十六條、部門主管審核后統一交由各公司經理審核批準。9第十七條、交由財務部會計審核并簽字。9第二十一條、費用報銷的一般操作流程11第二十二條、費用審簽的額度和權限11第二十二條、 借款管理規定11第二十三條、 借款流程12第五章 日常費用報銷規定及流程12第二十五條、 費用報銷的一般規定134.報銷5000元以上需提前一天通知財務部門以便備款。13第二十七條、 差旅費報銷費用標準及流程。13第二十八條、 電話費報銷費用標準及流程153、 審批:按日常費用審批程序審批。16第二十九條、 交通費管理規定及流程162.市內因公公交車費應保存相應車票報銷。16第三十條、 辦公費3、招待煙酒、低值易耗品等管理規定及流程17第三十一條、 車輛費用報銷制度及流程17第三十二條、 食堂費用報銷制度及流程172.報銷流程按照費用報銷流程執行。18第三十三條、 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程181.業務招待費標準詳見公司業務招待費標準及管理制度執行。182.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。18第六章 工薪福利及相關費用支出制度及流程18第三十五條、 工薪福利支付流程192.每月18日由財務部門通過銀行代發形式或現金支付工資；19第七章 專項支出財務報銷制度及流程19詳見集團公司物資采購專項管理制度20第八章 報銷時間的具體規定20第一章 總則第一條、為了加4、強集團公司財務管理，規范各子（分）公司財務報銷行為,合理控制費用支出，提高資金使用效益，根據國家有關法律、法規和各項財政政策，結合集團公司的具體情況特制定本制度。 第二條、本制度根據相關的財經制度及集團公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條、本制度適用集團公司及各子（分）公司。 第二章 費用報銷憑證的規范第四條、報銷單填寫1.費用報銷單需填寫完整：包括部門、日期、內容、大小寫金額、合計數.附件張數、報銷人及審批人員的簽字；注：金額處不能留有空格，金額要完整到元、角、分,在財務有借款的需注明5、。2.金額大寫要準確：零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億。報銷原始憑證的要求1. 當事人應充分取得費用的相關單據，如：合同或協議、合法的票據等，合法（被稅務機關認可）的票據，原則上必須是發票才能報銷。2.可使用的收據：購農產品及廢舊品收入時可用收據入帳。3.車費：所有的車票上都必須注明出發地和目的地，以及乘坐日期。4.打車時，燃油費附加的票據也應該有，即凡是報的數額都必須有發票，同時金額有小數位數的，需注明實際支付的金額。5.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。6.其他票據也應同時注明費用的用途及時間，如招待費需注明招待的日期及招待的人數。7.摘要欄必須清晰的寫明6、費用的原因及用途。 8.外出公差的需附有外出公差申請單或通知單，公差申請單上需有公司及部門領導審批。9.當月費用當月報銷。第五條、 貼票方法和要求1.原始發票單據及附件應按照報銷的經費項目進行分類整理，如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等等，應按照類別分別粘貼，把相同經費項目的原始憑證粘貼在一起。2.粘貼票據的范圍大小：應在費用報銷單據大小范圍內進行粘貼。對于原始發票單據及附件較多的憑證，應用和費用報銷單據同樣大小的結實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應保持潔白）先進行粘貼，然后再將該白紙的左上角粘貼在費用報銷單據的后面。（粘貼在其上的票據不能超出該紙張的范圍）。3.粘貼要求：原始發票單據及附件7、必須由上而下、自左至右、均勻排列粘貼。將膠水涂抹在原始發票單據及附件的左上角，從裝訂線（粘貼單左側2公分位置）開始粘貼，將票據向右邊均勻排開橫向粘貼，注意不要將票據集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來不整齊的現象；粘貼的原始發票單據及附件必須在費用報銷憑證的大小范圍之內，個別規格參差不齊的原始憑證，可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始憑證內容的完整性。對于粘貼比費用報銷單據大的原始發票單據及附件，粘貼位置也應在票據左上角，單據上邊和左邊與費用報銷單對齊，超出部分可以按照報銷單大小折疊在粘貼范圍之內。4.如果同類票據大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。5.注8、意事項：（1）原始發票單據及附件的粘貼必須整齊，不要將票據顛倒放置、粘貼。（2）不要用訂書機訂原始發票單據及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發票單據及附件別在費用報銷單據后面。（3）對于粘貼不規范的費用報銷單據，請自行重新粘貼。第六條、 報銷手續及簽批齊全1.嚴格按照財務部門簽發的審批制度執行2.對于要求有證明人的采購單據，應有證明人進行簽字；共同對報銷的真實性負責。3.對于有購買數量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數量。4.對于差旅費報銷單，因公司有費用級別規定，不同級別的職員有不同的報銷標準，所以在不提供其他證明更高級別的情況下，按職員的職務來評級，如職員除職務外另有更高級別的技能等級，9、必須由部門領導注明級別或提供高級別證明。5.凡購買的物品及低值易耗品，報銷時都必須附物品申購單及入庫單。第七條、報銷憑證的簽字要求： 1.按規定應該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。2.簽字人簽署姓名后，還應當簽署簽字的日期。3.領導簽字應當明確表明是否同意報銷。4.為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應簽在左上方。5.有多張憑證都需要簽字時，經辦人、證明人、部門負責人要一張一張分別的簽，不能用復寫紙同時簽。6.按規定順序簽字（1）經辦人簽字（2）部門負責人簽字（4）分公司財務會計審核簽字（3）分公司總經理簽字（5）集團公司財務10、總監審簽（6）集團公司行政副總經理簽字（7）集團公司總經理及董事長簽字7.員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。 第三章 內部控制及一般流程第八條、費用發生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執行，并互相監督和共同承擔相關責任。第九條、費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門主管負責本部門人員費用報銷的實質性、合理性的一級審查；由辦分公司經理對報銷單據的計劃性進行二級審查，由財務部門對報銷票據的合法性進行三級審查；最后由集團公司財務總監總經理進行審核通過，經集團公司行政副總審簽、標準外需集團公司總經理或董事長審批后11、才能報銷。 第十條、原則上公司一切事項報銷的單據均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規定為準，具體操作由各公司財務部門負責把控落實，以可操作性為前提。公司員工任何不符合報銷規定的單據財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予簽字。各級簽字人在不能確定的情況下不能隨意簽字，第十一條、單據整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據的后面，并在附件中寫明所附單據的張數。單據數量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據分別不清晰，粘帖不規范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權12、予以拒絕受理。第十二條、報銷或單據傳遞時效要求：財務部門根據財務作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據或費用必須在發生結束后按照正常規定的流程操作。原則上當月發生當月取得并當月報銷，業務人員有及時催收票據的義務。 第十三條、當事人在填寫“費用資金支取報銷單”時，應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發生原因、發生金額、發生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名。“費用資金支取報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第十四條、 經辦人根據報銷單據的內容，整理分類粘貼好13、原始單據，填寫“費用資金支取報銷單”。具體步驟及注意事項：1沒有特殊原因必須在票據取得后三天內將審批單送達部門經理審核。2經辦人要按照要求填寫“費用資金支取報銷單”，所填寫為日期、報銷部門、用途、金額、合計、金額大寫、報銷人等。3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。第十五條、當事人應將填寫完整、附件齊全的“費用資金支取報銷單”和已經審批過的“用款申請單”一起送交本部門主管進行審核，簽字批準。具體步驟及注意事項：1.部門主管應重點對費用發生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查。2.部門主管審查無異議后，應在“費用資金支出報銷單”部門負責人一欄簽署審批意見并簽署部門經理的名字。3.若14、有要說明的事項在備注一欄填寫。4.部門主管有督促經辦人報銷的義務。第十六條、部門主管審核后統一交由各公司經理審核批準。具體步驟及注意事項：1.各部門主管確認費用是否該報，對不可報部分需要注明超標部分金額和實報金額；2.各部門主管審查無異議后，應在“費用資金支取報銷單”主管部門一欄簽署審批意見并簽署本人的名字。第十七條、交由財務部會計審核并簽字。具體步驟及注意事項：1.財務部審核員應重點對“費用資金支出報銷單”后所附的原始發票和單據進行合法性審查，對費用金額的計算進行復核稽查。2. 財務部審核員需仔細審核經辦人填寫格式是否符合規定，審核是否符合有關文件規定。3.仔細審核經辦人金額填寫和計算是否正15、確。4.審核有無經辦人和其直線經理的簽名。5.對不符合上述要求的費用報銷審批單退回經辦人本人。6.財務部審核員審查無異議后，應在“費用資金支取報銷單”財務部門一欄簽署審批意見并簽署本人的名字。 第十八條、各公司財務部復核后將報銷票據送本公司經理進行的審查和簽字。具體步驟及注意事項：1.分公司經理接到“費用資金支取報銷單”后，需要先關注有部門主管以及財務部門的審核簽字，從“費用資金支取報銷單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。2. 分公司經理審查無異議后，在“費用資金支取報銷單”經理一欄簽署審批意見并簽名。第十九條、當事人取得審批齊全的“費用資金支取報銷16、單”以及“借款單”后，應在3天之內送交集團公司財務總監審核后，經集團公司行政副總審批、超出標準的支出須經集團公司總經理和董事長審批。方能在分公司財務報銷第二十條、費用報銷的其他規定：公司費用報銷必須真實合法，嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由分公司經理和集團公司財務總監的共同認可，同時做到財務操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務風險。第二十一條、費用報銷的一般操作流程費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用資金支出審批單）-報銷人部門負責人確認簽字-分公司經理審核（確認是否真實）-分公司財務部審核17、（單據、數據等方面要求）-集團公司財務總監總最終審核（側重真實、合理性等方面負全責）-集團公司行政副審批-集團公司總經理或董事長審批-各分公司出納復核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務的報銷均需要遵照上述流程操作，否則各公司財務部門有權拒絕付款。第二十二條、費用審簽的額度和權限集團公司各分（支）公司正常資金支付及費用在10萬元以內（含10萬元），審批最終由集團公司行政副總簽批財務就可辦理支付流程;10萬元以上的資金支付及費用須經集團公司總經理決定后,財務方能辦理支付流程;特殊采購及專項支出按其申報流程并經集團公司董事長審批同意后方能辦理第四章 借款管理規定第二十二條18、 借款管理規定 1.出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款。 2.其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 3.各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。4.借款銷賬規定：自借支起一個月內。 5.借款未還者原則上不得再次借款，逾期三個月未還借支者，從工資中扣回。 第二十三條、 借款流程 1.借款人按規定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。 2.審批流程：主管部門經理審核簽字財務部門復核經理審批 集團公司財務總監同意集團公司行政副總審批3.財務付款：借款憑審批后的借款單到19、所在公司財務部門辦理領款手續。 第五章 日常費用報銷規定及流程第二十四條、 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第二十五條、 費用報銷的一般規定 1.報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人、證明人（簽收人）簽名。 2.填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。 3. 審批流程：主管部門經理審核簽字財務部門復核經理審批 集團公司財務總監同意集團公20、司行政副總審批4.報銷5000元以上需提前一天通知財務部門以便備款。 第二十七條、 差旅費報銷費用標準及流程。費用標準：詳見差旅費報銷標準及相關規定；（一） 費用標準: 職 務 交通工具 住宿標準 伙食補貼一般員工 火車硬臥 120元/天 30元/天部門主管 火車硬臥 150元/天 30元/天 分公司經理飛機普艙 200元/天 40元/天 經理及以上 飛機 實報實銷 實報實銷 （二）費用標準的補充說明： 1. 住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。 2. 實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返京時間為準，自然出差天數計算。321、. 伙食補貼標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。 4. 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時相應取消伙食補貼。 5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 （三） 報銷流程 1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由分公司經理批準。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務部,按借款管理規定辦理借款手續，出納按規定支付所借款項。 3. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差22、旅費用標準填寫差旅費報銷單，要注明出差時間、事由、目的地、人數、用途和原始單據張數，并附原始單據和發票，按日常費用審批程序辦理報銷手續，特殊情況報銷時間最長不能超過30天，超期財務中心有權無條件拒絕辦理.第二十八條、 電話費報銷費用標準及流程 (一) 費用標準 1. 移動通訊費：員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見集團公司相關管理制度規定及相關文件。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司綜合辦統一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 (二)報銷流程 1.公司綜合辦指定專人每月初（10日前）將本月員23、工手機費執行標準（含特批執行標準）進行分類填報。2、.固定電話費由綜合辦指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報集團公司行政副總經理批準處理辦法。 3、 審批:按日常費用審批程序審批。第二十九條、 交通費管理規定及流程 (一) 管理規定：1.員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車，在沒有車的情況下經辦公室車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;回來后，由辦公室車輛管理人員在出租車票上簽字確認并說明理由。2.市內因公公交車費應保存相應車票報銷。 (二) 報銷流程 1. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由24、辦公室派車人員簽字確認，按規定填好交通費報銷單。 2. 審批:按日常費用審批程序審批。 3. 員工持審批后的報銷單到財務部門辦理報銷手續。 第三十條、 辦公費、招待煙酒、低值易耗品等管理規定及流程 （一）管理規定:1.為了合理控制費用支出,此類費用由集團公司綜合辦統一管理，集中購置,并指定專人負責。2.各分公司經理在每月28日前填制公司下個月的物品申領計劃，交至集團公司綜合辦，由其統一購買。3.購買物品原則上由集團公司綜合辦購買，專業用品經征同意方能自行購買，須到綜合辦辦理登記手續。4.物品單價在100元以上（含100元），須經部門主管簽字，未經核準而擅自購買者不予報銷。5.所有物品必須由綜合25、辦管理人員驗收或登記后，報銷執行費用報銷流程。 第三十一條、 車輛費用報銷制度及流程 1.嚴格按照公司車輛管理制度執行。各部門主管要按照規定控制好本部門費用，超標自負。2.集團公司綜合辦管理的加油卡只對公司車輛加油，按照標準嚴格控制、專人負責。3.各部門報銷車輛費用時，必須附機打加油發票、過橋費等票據，報銷流程按費用報銷流程執行。第三十二條、 食堂費用報銷制度及流程1.食堂費用單據必須由食堂管理人員、復稱人員或食堂師傅驗收簽字生效。2.報銷流程按照費用報銷流程執行。第三十三條、 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）招待費的管理規定1.業務招待費標準詳見公司業務招待費標準及管理制度26、執行。2.招待費用開支由綜合辦按制度嚴格控制，事先沒有在綜合辦備案、備案不符、超過招待費控制額度的，需集團公司副總簽字方能報銷。3.在綜合辦備案時，要告知業務單位人數、招待地點、陪同人員，綜合辦有權對備案的業務招待進行核實，超標一律自負。4.大額招待費支出應事前征得行政副經理的同意。5.招待費報銷嚴格按照逐級審批制度，執行費用報銷流程。6.在報銷前必須取得綜合辦出具的招招待費通知單。 7.其他費用：根據實際需要據實支付，本人簽字。 (二)報銷流程： 1.招待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。 2.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第六章 工薪福利及相關費用支出27、制度及流程第三十四條、 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。第三十五條、 工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：1.每月15日集團公司人力資源部提供已審批的上月職工工資分配表，交于集團公司財務部； 2.每月18日由財務部門通過銀行代發形式或現金支付工資； （二）臨時工資支付流程同工資支付流程。 （三）社會保險支付流程：1.每月10前由人力資源部將由已核準的職工社會保險金明細表交財務部門進行相關的財務處理。2.社會保險金的增減由人力資源部按相關政策進行申報、核實、辦理，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。 （四）其他福利費支出流程由28、公司綜合辦部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門主管簽字確認財務總監進行財務復核報集團副總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部門辦理報銷手續。 第七章 專項支出財務報銷制度及流程第三十六條、 專項支出主要為新襄棉固定資產購置及改良支出、材料采購及其他專項費用等。 詳見集團公司物資采購專項管理制度第三十七條、新廠工程及相關資金支付須經集團公司董事長審批后才能辦理財務支付流程。 第八章 報銷時間的具體規定 第三十八條 為了協調集團公司對內、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1財務報銷：集團公司各分（支）財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。 2借支及其他業務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。 3、特殊情況，另行處理。 第九部分 附則 第三十九條 本制度解釋權歸集團公司財務部。 第四十條 本制度經總經理辦公會議討論通過并由董事長生效