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1、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 單位財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門未移交公司檔案室的會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案歸檔、使用行為，制定本制度。第二章會(huì)計(jì)檔案的分類第二條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料以及其他與財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)有關(guān)的各種資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，分類如下：1會(huì)計(jì)憑證。（1）現(xiàn)金憑證。（2）銀行存款憑證。（3）轉(zhuǎn)賬憑證。（4）材料領(lǐng)用單等單獨(dú)裝訂的憑證附件。2會(huì)計(jì)賬簿。（1）總賬、明細(xì)賬：包括日記賬及2、各種明細(xì)分類賬。（2）備查賬：包括應(yīng)收應(yīng)付票據(jù)備查賬以及銀行結(jié)算單據(jù)傳遞登記簿等各種備查賬、登記簿。3報(bào)表。（1）會(huì)計(jì)報(bào)表：包括快報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。（2）成本報(bào)表。（3）基建報(bào)表。（4）預(yù)算報(bào)表。（5）納稅申報(bào)表：包括各種稅費(fèi)及出口退稅的納稅申報(bào)表。（6）各子公司會(huì)計(jì)報(bào)表。4發(fā)票。（1）發(fā)票存根：包括專用發(fā)票、普通發(fā)票、稅務(wù)收據(jù)等已開具發(fā)票的存根。（2）抵扣聯(lián)。5合同。（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流動(dòng)資金借款、銀行承兌匯票等各種銀行貸款合同、抵押合同。（2）技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢、服務(wù)等合同。（3）購銷合同及加工、勞務(wù)合同。（4）運(yùn)輸合同。（5）財(cái)產(chǎn)租賃合同。（63、）其他合同。6計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)盤。（1）計(jì)算機(jī)安裝盤、說明書。（2）應(yīng)用軟件：包括“用友”財(cái)務(wù)軟件、預(yù)算軟件、決算軟件、企業(yè)基礎(chǔ)信息填報(bào)軟件、出口退稅填報(bào)軟件等各種應(yīng)用軟件。（3）數(shù)據(jù)備份：會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財(cái)務(wù)預(yù)算決算數(shù)據(jù)備份、企業(yè)基礎(chǔ)材料數(shù)據(jù)備份等各種計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份。7其他資料。（1）工資表。（2）應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)對(duì)賬資料。（3）銀行存款對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表。（4）企業(yè)基礎(chǔ)材料。（5）產(chǎn)權(quán)登記、變動(dòng)、年檢資料。（6）會(huì)計(jì)工作移交表。第三章會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂第三條“計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)盤”類中的計(jì)算機(jī)安裝盤、說明書，以及各種應(yīng)用軟件由財(cái)務(wù)部門系統(tǒng)管理人員保管。第四條會(huì)計(jì)報(bào)表、年度成本報(bào)表、預(yù)算報(bào)4、表除按保管期限交公司檔案室歸檔保管外，財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦的各崗位會(huì)計(jì)人員還應(yīng)留存一份。第五條以下資料各經(jīng)辦人可以留存，并應(yīng)報(bào)送會(huì)計(jì)主管留存保管。1上報(bào)集團(tuán)公司、三線辦等外單位及上級(jí)單位的各種材料。2各種債權(quán)債務(wù)訴訟糾紛的復(fù)印件。3各項(xiàng)資產(chǎn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，包括財(cái)稅部門、集團(tuán)公司以及公司的各項(xiàng)資產(chǎn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。4除貸款、抵押合同之外的各種與銀行貸款有關(guān)的資料，以及銀行貸款停計(jì)息掛賬優(yōu)惠政策等各種貸款資料。5涉稅文件，包括企業(yè)稅收優(yōu)惠政策、出口退稅政策等各種文件資料以及納稅檢查的各種資料。6各子公司除會(huì)計(jì)報(bào)表外的各種資料。7審計(jì)資料，包括集團(tuán)公司對(duì)工廠審計(jì)、內(nèi)部審計(jì)、工程審計(jì)以及其他專項(xiàng)審計(jì)材料。第六條每年5、形成的財(cái)務(wù)資料應(yīng)及時(shí)匯集、整理，財(cái)務(wù)部門應(yīng)分門別類立卷裝訂成冊。第七條原始憑證大于記賬憑證，應(yīng)將原始憑證逐張折齊于記賬憑證，防止原始憑證破碎損壞。第八條根據(jù)記賬憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應(yīng)寫明憑證的起迄號(hào)、裝訂日期，并由會(huì)計(jì)主管蓋章。第九條裝訂成冊、總賬、銀行和現(xiàn)金日記賬都應(yīng)有編號(hào)，在年度終了后，必須檢查有無缺頁或漏頁、錯(cuò)號(hào)和重復(fù)號(hào)。第十條在年終了后，活頁賬必須另行裝訂，裝訂前由記賬人員認(rèn)真檢查有無缺頁，然后編號(hào)，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。第四章會(huì)計(jì)檔案的移交第十一條當(dāng)年財(cái)務(wù)檔案在年度終了后，暫時(shí)由財(cái)務(wù)部門保管一年，至第二年第一月，由財(cái)務(wù)部門按歸檔要求，立卷成冊6、，編制清冊后移交檔案室。第十二條財(cái)務(wù)部門與檔案室交接檔案時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)，做到賬物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。第十三條財(cái)務(wù)部門必須按時(shí)將應(yīng)歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕。第十四條檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，會(huì)同原經(jīng)辦人共同拆封，以分清責(zé)任。第十五條尚未履行完畢的合同，仍由經(jīng)辦會(huì)計(jì)人員保管，待履行完畢后交檔案管理人員保管。第五章會(huì)計(jì)檔案的查閱第十六條查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，查閱完畢，查閱人應(yīng)按原歸檔位置放置。第十七條凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，應(yīng)7、做好登記，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技術(shù)資料必須經(jīng)總經(jīng)理同意方可查閱。第十八條本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦好手續(xù)，當(dāng)天歸還，如超過兩天以上者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后才能借出，但須如期歸還。第十九條向外單位（包括公司其他部門）提供時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。第二十條經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，可以向外單位提供原始憑證復(fù)制件，并應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。借出的檔案不得擅自復(fù)制、涂改、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理。第二十一條凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件，一律不外借。第六章附則第二十二條本制度由財(cái)務(wù)部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。第二十三條本制度自公布之日起