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1、投資公司財務崗位職責與保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 總則第二章 財務崗位工作職責第三章 貨幣資金的管理第四章 對外放貸管理第五章 固定資產管理第六章 投資管理第七章 財務預算管理第八章 費用報銷管理第九章 財務分析第十章 會計檔案管理辦法第十一章 發票和收據的使用管理第十二章 財務保密制度第一章 總 則為規范公司財務管理，加強對公司財務工作的管理與監督,保證資產安全，充分發揮財務的預測、控制作用；規范公司投融資行為，提高資金運作效率，減少投資風險，保證資金運營的安全性與收益性；完善財務報2、告與分析，嚴格財務審批程序；加強會計檔案和發票、收據的管理，提高財務保密意識。現根據會計法等有關國家財經法律、法規和公司章程、合同，結合本公司的具體情況，特制定本制度。本制度經總經理審批后生效。公司必須嚴格按照本財務制度執行。第二章 財務崗位工作職責公司財務部設立出納，主管會計兩個崗位，工作職責如下：一 出納崗位工作職責負責辦理公司現金、銀行結算業務；負責保管庫存現金、銀行票據和各種有價證券；進行本部門日常后勤管理工作。具體如下1.辦理公司現金、銀行結算業務，包括：提取現金、存現業務、現金報銷業務；辦理銀行存款轉賬、簽發支票、電匯、本票等結算業務；對未經批準的或手續不全的銀行付款負相應責任2.3、 負責購買、保管及簽發支票和其他銀行票據，登記票據領用簿，定期盤點.3.負責保管庫存現金，定期盤點，做到賬款相符；根據現金收支業務，核對現金日記賬，做到日清月結；對現金短款負直接責任4.根據銀行結算業務，定期與銀行核對，做到賬實相符。5. 領取銀行業務回單及對賬單，并及時傳遞給主管會計入帳，對帳。6.辦理每月職工保險帳戶繳費業務。二 主管會計崗位工作職責負責編制公司的會計憑證，登記總賬、明細賬簿，編制公司年度、月度財務報表，預算編制和分析，進行財務分析和稅務申報和籌劃；負責公司往來款項、日常費用的核算、審核和管理；負責會計電算化管理；負責公司會計檔案的管理以及總經理交給的其他工作，具體如下：14、.每月月底向總經理提交下月預算支出表，以及上月預算執行情況分析表；每月10日之前向總經理提交上月銀行余額調節表以及其他財務報表。2.日常帳務處理，對業務活動是否經過審批，手續是否齊全以及原始憑證的真實性，合法性，合理性進行審核，審核無誤后，方可入帳。對憑證的真實性，手續齊全負責，不真實或手續不齊全的業務支出除追究當事人的責任，還要追究主管會計的責任。3.每月在規定的繳稅期限內辦理納稅申報等稅務工作，不得延誤，如因工作失誤造成稅務申報延誤產生的罰金由本人承擔。4.負責發票的購買，領用，登記，保管工作；收據的開具，登記，保管工作。5.負責會計憑證、賬簿、會計報表、稅務申報表的裝訂、保管工作；負責建5、立會計檔案的分類索引工作。6.負責對財務軟件每月備份工作。第三章 貨幣資金以及印章管理一 現金的管理1.出納必須對現金做到日清月結，隨時清點庫存現金。財務部及有關人員必須定期或不定期對庫存現金進行抽查，以保證帳實相符。2.現金庫存不得超過公司核定的庫存，限額為人民幣伍萬元，現金的開支范圍為：職工的工資、津貼、勞保費、福利費、獎金等及國家規定對個人的零星支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；結算1000元以下的零星支出等。3.嚴格執行國務院關于現金管理暫行條例的規定，不準以收抵支，不準以白條抵庫存現金。4.領取現金時，要持有符合公司資金支付審批程序的有效單據（如借款單或報銷單），財務方可支付現金。6、5.公司原則上不允許為員工墊付款項，如有特殊情況必須報總部批準。二 銀行存款的管理：1.屬于市內超過1000元以上的支出，采用轉帳支票。不準開空頭支票。2.出納購買支票后，將其號碼登記到支票領購簿。公司內部人員因借款領取支票時，要持有注明借款用途、金額和公司規定的審批人員的借款申請單，并登記支票領用薄，方可簽發支票。借款要按批準的用途使用，不得挪做他用。超過用款限額，必須事先征得原批準人和財務部同意，否則出現銀行空頭而被罰款，由借款人負全部責任。支付支票時，需要登記付款對象，支票領受人需要在支票領購簿和支票頭上簽字。3.持支票人員，一旦發現丟失，應立刻通知財務部，馬上到收款單位和銀行掛失查找，7、查找無效，需到電視臺或報社等部門聲明作廢。由此造成的損失由責任人承擔。4.銀行賬戶必須按國家規定開設和使用，銀行賬戶只供本單位經營業務收支結算使用，嚴禁出借賬戶供外單位或個人使用，嚴禁為外單位或個人代收代支、轉賬套現。5.銀行賬戶印鑒不準一人統一保管使用，印鑒保管人臨時出差時由其委托他人代管。三 其他銀行票據管理各種銀行票據都必須由公司財務部統一購買，財務部應指定專人負責。每次購入票據時間、本數、起止號等內容登記在票據登記簿上，且必須連續編號。在摘要欄內，也要寫明這些支付票據摘要，以備查考。三 印章管理公司應加強對預留銀行印鑒的管理。財務專用章原則上由主管會計保管，個人名章必須由出納保管。各印8、章保管人不得擅自將自己保管的印章交由他人保管，也不得私自接受他人保管使用的印章。各印章必須嚴格按規定的業務范圍和批準程序使用，不得亂用、錯用。印章保管人應在使用時嚴格審查，注意內容，防止漏洞。保管印章人員因出差等而需由他人暫時保管的，必須予以書面授權并進行記錄，登記在案，以備查詢；各印章平時不用時，應放在上鎖的安全地方，做到“人走章收”。第四章 對外放貸管理對外放貸要提交對外放貸申請表，格式如下：放貸單位基本情況單位名稱法定代表人主營業務財務狀況(如需要,單獨分析)風險評級放貸擔保方式放貸金額資金來源貸款期限利息率(%/月)利息收取方式本金擔保方式利息擔保方式其他擔保經辦人經總經理同意，方可簽9、定借款合同，借款必須有同等價值或以上的資產作抵押或擔保。對于到期收不回的貸款和利息損失，經辦業務人員應負相應責任。公司主管會計要對借款合同和抵押擔保合同進行審核，并且做好合同登記保管工作。對貸款和利息的收回進行監督，對于到期未收回的貸款和利息及時采取催收措施。第五章 固定資產管理固定資產是指使用期限在一年以上，單位價值在人民幣2000元以上的房屋建筑物、機器設備、運輸工具及辦公設備等。一 固定資產購置購置固定資產，填制固定資產購置申請表，格式如下：固定資產購置申請表申請部門用途資產名稱計量單位及數量資產購置說明預算金額總經理審批年 月 日 經公司總經理審批同意方可購入。購置固定資產堅持“貨比三10、家”的原則，選擇價格最優、質量最好的供應商，對于5萬元以上的項目必須采取公開招標的方式進行。二固定資產核算財務部門辦理固定資產入帳手續時，必須嚴格核對合同、發票、請購單、驗收單是否相符，必要時應索取招投標文件、上網詢價等方式進行復審。建立固定資產卡片，臺帳，及時反映固定資產的增、減變動等情況，做到帳、物一致。固定資產按照平均年限法計提折舊，殘值率為。第六章 投資管理與風險控制一 短期投資管理這里的短期投資主要指證券投資。主管會計在每月月底根據網上交易記錄或者交割單及時將短期投資買賣交易入帳，并結出投資收益。并且核對其他貨幣資金存出投資款余額與證券公司投資帳戶余額是否一致。月末向總經理提交短期股11、票投資收益情況表。短期股票投資收益情況表期間2007年 X 月股票名稱 每股買入價(包含手續費) 每股買出價(扣除手續費股數收益(+表示盈利)虧損(-表示虧損)合計 同種股票一月買賣多次，買入價按照每股平均買入價計算，賣出價按照每股平均賣出價計算。.項目投資管理與風險控制公司進行項目投資，必須事先進行可行性研究，向集團公司提交可行性分析報告，可行性分析報告必須包括以下幾方面：對公司發展戰略的影響；對公司經營的影響；主要風險和應對措施；公司的資源包括人力、物力、財力、管理能力能否滿足新的投資需要；投資成本效益分析；稅務論證；投資方式以及有關收益分配方案有關合同、（協議）草案；資金來源及投資企業的12、資產負債情況；有關合作單位的資信情況；政府的有關許可文件；項目執行人的資格及能力等。可行性研究報告經總經理研究決定同意后，方可實施項目投資。第七章 財務預算管理為加強資金控制，提高資金運用效率，有計劃地安排投資活動，對資金收入支出實行預算管理。主管會計在每月月底將下月資金預算表報總部審批，格式如下：單位:上海新泰厚投資有限公司 預算期:2007-5 金額現金銀行合計項目月初余額資金流入000 貸款利息 貸款本金收回 投資收益 內部往來流入 其他(按具體項目填列)資金流出000 辦公費用 房租 差旅費 業務費 物業管理費 車輛費用 工資 固定資產購入 放貸支出 其他(按具體項目填列)預計資金余額13、(余或缺)000主管會計 集團財務部分管副總總經理經總經理審批后，方可執行。對于當月超出預算的支出需要提交預算外報銷申請單，經總經理審批同意方可報銷。主管會計應對提報預算的各項支出金額的合理性進行審核。嚴禁沒有依據多報預算。為保證預算目標的實現，應對預算的執行情況進行及時的反饋。主管會計每月月底編制預算執行表，比較實際與預算目標的差異，并作差異分析；并提交集團公司審核。資金預算執行分析報表單位:上海新泰厚投資有限公司 預算期:2007-5 執行期:2007-5現金銀行合計現金(實際發生)銀行(實際發生)合計差異額差異說明月初余額資金流入0000000 貸款利息0 貸款本金收回0 投資收益0 內14、部往來流入0 其他0資金流出0000000 辦公費用0 房租0 差旅費 業務費 物業管理費0 車輛費用0 工資0 固定資產購入0 放貸支出 其他0預計資金余額(余或缺)0000000八章 費用報銷管理一費用報銷程序預算外報銷申請單超支情況描述 申請人： 年 月 日總經理意見費用報銷的限額按每月提報的資金預算為準，超出預算的費用作為預算外支出需要總經理同意方可報銷。經辦人在報銷費用時首先需要填寫一式兩份的費用報銷單，經主管會計審核并制單后，出納方可支付。主管會計首先要審核是否超出預算，其次要審核原始憑證的真實性，合法性以及業務活動的真實性。二借款規定借款申請單借款人借款用途借款金額預算金額超預算15、金額以前借款是否結清總經理審批(超預算總經理審批)公司人員借款實行計劃申報，業務人員應詳細填列“借款申請表”“借款申請表”一式兩份，財務留一份備存，經辦人留存一份，待報銷時結清借款時將此借款申請表交回財務核對，報帳。借款限額應該不超出所提報預算金額。如所借款項超出預算金額，需要經過總經理同意，方可借款。借款人員到財務部報銷時，必須結清剩余款項，“前不清、后不借”，有特殊情況需要總經理同意。財務人員對出差人員報銷憑證進行審核時以報銷憑證為準，同時參考借款申請表所列項目進行審核，超出借款額的報銷費用需要經過總經理同意后方可報銷外部單位、個人非公務借款一律不準借支。試用人員借支差旅費或其他臨時性公務16、借款，由部門經理負責審核并簽屬視同擔保的意見，財務簽準后借支。三差旅費報銷規定因公務出差可以預先借款，手續按照“借款規定” 辦理，差旅費報銷需要填寫差旅費報銷單，具體內容如下：差旅費報銷單年 月 日所屬部門崗位報銷簽名出差事由月日起訖地點天數住宿費城市交通市內交通餐費單據張數出差補貼金額小計天數金額會計核定 萬仟佰拾元角分￥預支金額應繳回金額應補付金額預算控制預算內/預算外（超預算金額）業務經辦（經辦人簽字）業務審核（部門經理簽字）會計審核（主管會計）有權簽署總經理意見報銷人將差旅費報銷單填寫完，連同報銷原始憑證提交給主管會計，主管會計首先審核是否在預算內資金支出，如果報銷金額超出預算，需要填17、寫“預算外報銷單”提交總經理審批。其次審核是否有預先借款以及原始憑證真實性，合法性。出差乘坐汽車、火車硬座、硬臥席據實報銷。乘坐飛機、火車軟臥席需要總經理批準，未經批準乘坐火車軟臥席只報銷票價的50%。凡當日出差當日返還，中途需自費在外就餐的，市區外每人每天補助15元，不報銷午休費用，市內出差無補助。出差期間住宿費標準及伙食補助費標準如下：因工作需要，帶公司車輛出差，司機與出差人員享受同樣住宿標準，伙食補助按業務人員執行。司機補助由出差人員報銷，必須司機簽字確認。差旅費報銷單須先經分管部門負責人審閱簽字，再交財務審核方予報銷。兩人或兩人以上集體出差，不允許合并報銷，必須單人單報，由一人借款的，18、可由一人整理合并報銷，其他人均不能有報銷行為。出差期間預訂火車票的訂票費，除五一、國慶節、元旦允許定額報銷20元外（必須有售票單位公章或財務章），其它時間一律不允許報銷。四 業務招待費預算內業務招待費，按預算執行，預算外業務招待費由經辦人填寫正式請示，注明招待客人的職別、人數，經總經理核定招待標準后，方可招待。招待費用單據必須有稅務部門監制的正式發票，數字分明，填寫清晰，無涂改，內容完備，要素齊全。個人不得將用于個人目的招待費用在公司報銷。五 其他費用其他費用報銷按預算制度執行，有下列情況者不予報銷：1.私自涂改的單據；模糊不清的單據；內容與實際不符、大小寫不一致的單據；2.簽章不符規定的單據19、；違反財經法規和結算紀律的單據。3.丟失單據無法取證者。4.違章罰款及其他因當事人過失造成的損失。5.對使用虛假單據報銷者，第一次發現處以虛報金額5倍的罰款，第二次發現直接解除勞動合同，不再留用。6.對模仿領導簽字進行報銷者，直接解除勞動合同，不再留用。對于沒有經過預算批準或總經理同意的報銷費用，主管會計和出納負直接責任。第九章財務分析主管會計每月對公司整體財務運行情況進行分析，做出書面報告。.對公司資產、負債、所有者權益情況進行具體量化分析，通過期間比較，發現問題與異常，提出合理化建議。.對預算執行情況、費用開支、資金收支計劃進行分析，甄別異常情況，提出改進建議。.分析公司收益實現情況，提出20、增收合理化建議。.對公司內控制度等執行情況進行分析總結，提出改進建議與措施。.對投資風險進行分析評估，提出警戒。第十章 會計檔案管理辦法1.會計檔案的范圍包括會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其它會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其它財務報告；其它類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；財務管理規定類：制度、辦法、規定；文書類：經濟合同、工作計劃、總結等。磁性介質會計檔案包括：磁盤、光盤、21、硬盤等。2.形成的各種會計檔案應按順序排列，依次在右上角編寫頁號，按年度立卷。歸檔的會計檔案均應保持齊全完整。并編制會計檔案保管清冊。 .公司外部各部門如稅務部門需要查閱會計檔案時，必須經集團公司財務部領導同意，方能接待查閱。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經公司總經理和財務部門經理批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，限期歸還；.會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照下表所列22、期限執行。會計檔案保管期限表順序號檔 案 名 稱保 管 期 限備 注 一、會計憑證類 1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年 其中：涉及外事和對私改造的會計憑證永久 2銀行存款余額調節表25年 二、會計賬簿類 3日記賬15年 其中：現金和銀行存款日記賬25年 4明細賬15年 5總賬15年包括日記總賬6固定資產卡片 固定資產報廢清理后保存5年7輔助賬簿15年 8涉及外事和對私改造的會計賬簿永久 三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表9主要財務指標快報3年包括文字分析10月、季度會計報表5年包括文字分析11年度會計報表（決算）永久包括文字分析 四、其他類 12會計移交清冊15年 13會計檔案23、保管清冊25年 14會計檔案銷毀清冊25年 會計檔案要銷毀時，報總經理批準后銷毀。 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十一章 發票和收據的使用管理一、發票的領購、繳銷、保管1.公司所用發票由財務部按規定統一向稅務部門購買，按稅務部門要求對發票進行管理。2.公司所用發票由財務人員保管并建立完整的發票登記簿，詳細登記各種發票購買、領用和結存情況。3.已繳銷或使用完畢的發票，按集團會計檔案管理規定進行保管。發票領用后，領用人必須妥善保管定期到財務部24、進行繳銷。若發票丟失，則由經辦人承擔造成的一切經濟損失（不僅限于稅務罰款）。二、發票的開具1.公司需要開具發票，首先由公司業務人員填寫銷售發票開具通知單（見附件3），經公司授權人員審批后，連同相應的合同原件或與原件相符的復印件，提交集團財務人員開具發票。2.已開好的發票，經業務人員復核無誤后，在發票登記簿上簽字領取發票相應聯次；財務人員依據記賬聯登記入賬。3.發票填寫規定開發票時，應按順序號全份復寫，并加蓋單位發票或財務專用章；各項目內容應填寫清晰、真實、完整，包括客戶名稱、產品名稱、規格型號、數量、單位、金額；作廢的發票應整份保存，并注明“作廢”字樣；嚴禁超范圍或攜往外市使用發票；嚴禁偽造、25、涂改、撕毀、挖補、轉借、代開、買賣、拆本和單聯填寫。 三、發票的取得1.經辦人員取得各類發票時，包括專用發票、普通發票、特殊收據，應嚴格審核其真偽、內容開具是否合規。2.重要經濟業務發生后，業務人員取得發票時，應向對方索取發票及稅務登記證復印件，以確定其是否具有發票開具的資格。若其經營范圍中不包含此業務，則其不具備開具發票的資格，需要到稅務部門代開發票。3.業務人員取得發票后應及時送交財務部門入帳，日常經營活動取得的發票，一般應在取得日后30天內提交財務入帳，上年度發票應在年終后兩個月內提交財務掛帳或付款，每年3月1日起不再報銷以前年度各類發票及票據。4.財務部門在進行帳務處理時將發現的假發票26、，退回經辦人員，由經辦人負責聯系客戶進行發票的更換。如不能更換，財務部拒絕付款，并追究相關人員的責任。企業必須憑合法的發票入賬，凡與企業成本、費用、資產有關的付出，均應索取合法發票。四 收據的管理收據由公司統一購買，由主管會計連續編號登記收據登記簿，凡是支付往來款或者放貸款時，需要向對方索要收據，收據上要蓋有對方單位財務章或者公章，如為個人要有其簽名和指印。收到往來款，要給對方單位開具收據，并登記到收據登記簿。購貨在對方未開具發票時一定要求對方開具收據，證明付款。發票和收據由主管會計管理，由于管理不當造成發票和收據丟失，毀損由其負責。第十一章 財務保密制度1、會計憑證、賬薄、報表、經營意向、決27、策資料，財務安排、關系客戶資料、財務會議記錄，公司有關財務規章制度、證件、印章，會計數據、會計資料及其會計載體（包括計算機、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字數據的軟盤、光盤及移動硬盤等），財務設備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項依有關規定或參照本制度執行。任何人不得在未經財務負責人批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。各財務人員及其負責人不得在未經公司總經理同意的情況下將其掌握的經營意向、決策資料，公司有關規章制度，證件及會計載體等出借、出租或復印、拷貝給任何人使用。.對于財務專用計算機，由財務負責人指定專門人員設置使用密碼。專人和財務負責人對該計算機的安全與操作承擔責任。.財務人員對于重要的文字數據必須及時備份，并對備份文字數據的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體妥善保管。.對于印章的使用，其專門負責人在職責范圍內按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經公司總經理簽字批準后方可使用，并進行相應登記。