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1、電器集團企業財務系統貨款結算管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總裁審批管理研究室審核撰寫人1. 目的：為了規范公司的貨款結算工作，加強總部對各分部結算工作的統一管理，為結算人員順利開展工作提供依據，特制定本規定。2. 范圍：2.1適用范圍：本規定適用XX電器總部財務中心、采銷中心；分部財務及采銷部門。2.2發布范圍：XX投資（XX電器）財務中心；采購中心；各分部。3. 名詞解釋：無4職責： 無5.作業內容：5.1結算服務規范A. 熱情服務、細心指導對來公司結算的供應商代表應態度熱情，對不熟悉本公司結算流程的供2、應商代表要細心指導，杜絕生、冷、硬、蠻的態度；B. 一視同仁、按規辦事嚴格遵守公司的結算操作規則，配合供應商代表的結算工作，不可因人而異，給予不同的態度對待；C. 準確及時、廉潔公正在工作中耐心細致，按工作流程及時準確的進行結算核對，合理安排，按期支付供應商貨款，不得無故拖欠或延期支付供應商貨款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；D. 全面維護公司利益每個工作人員應將公司利益放在第一位，全力維護公司利益，對公司高度負責，發現有與公司規章制度相背離的問題，應及時向上一級領導報告。5.2結算準則公司購進貨物款項的結算，由財務部結算組統一管理、集中結算：公司所有貨款的用款計劃編制與結算由分3、部財務部結算組專門辦理，其他部門不再與供應商辦理結算事宜；供應商進行貨款結算必須與公司簽有合同，才能辦理貨款結算事宜。供應商合同期滿未簽定新合同的，可按舊合同約定事項延期執行；如無約定的，則停止付款，或者按無合同付款流程向總部報批；供應商必須為一般納稅人，進行貨款結算必須遵守公司的稅票回收制度：A. 代銷商品結算：必須有增值稅發票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發票的不予結款。B. 經銷商品結算：不管同城、異地結算的供應商稅票必須堅持“一手錢一手票”的原則，如有特殊情況不能按時收回稅票的，由采購人員提出申請，說明理由并給出交付日，必須報總部采購中心、財務中心審核批準后方能支付。針對一個供應商只能4、進行一次特批，累計有兩筆稅票未能收回的結算組必須立即停止對該供應商任何款項的支付，結算人員要給予嚴格控制。C. 先款后貨：同城中的供應商，規定3天的回收期；異地的供應商，規定7天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由相關采購人員負責，同時財務部門必須及時提醒、監督。5.2. 4貨款結算后應付賬款余額不得小于殘次、退貨、各項應收收入及合同約定的鋪底金額之和，清退的要留有足夠賬面金額結算會計要控制供應商的結算款項，對殘次、退貨較多的、或欲清退的供應商要保留足夠的賬面余額。合同約定有鋪底額的供應商，結款后余額不得小于鋪底金額；按合同約定賬期結算，不允許提前支付貨款：結算會計結款時必須審查貨款的賬期5、，嚴格按照合同規定的賬期進行結算，禁止提前支付貨款； 嚴格實行按計劃付款制度，超計劃拒付，或者按計劃外付款流程向總部報批；嚴格按照公司授權權限落實審批手續，審批手續不全的拒絕付款；對于返利、降價、退殘的收回，允許賬扣，對其他各項應交營業稅項目的收入，按照合同規定的方式收取，采用賬扣方式進行結算的分兩種情況處理；供應商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供應商開具服務業發票。. 供應商提供凈額稅票的，必須加收17%的代繳增值稅款（假定購進貨物含稅價10000元，應扣收1000元，供應商開具稅票金額9000元，應加收稅金145.30元），我方不給對方開具任何發票，遇供應商不能支付17稅金的，結算6、部門在支付貨款時必須報總部財務中心總經理簽字后方可支付。其他相關事項A. 各分部財務部必須將“結算服務規范”和“結算準則”制作成展板，張貼于結算組辦公之處，并且展板上要留有總部財務中心資金管理部的投訴電話和投訴郵箱；B. 總部財務中心資金管理部將及時處理各種供應商的投訴，定期對各分部的投訴情況進行通報.5.3貨款結算流程關于對賬時間和付款時間的規定.1對賬時間A. 經銷商品、代銷商品、帶貨安裝商品對賬時間統一為：上周五至本周四上午工作時間。（經銷的手機、電腦類產品周五上午也可以對賬）B. 代銷商品、帶貨安裝商品中結算期小于等于7天的供貨商對賬時間統一為：每周三全天。.2付款日期：計劃內付款各分7、部在每周集中在兩天進行支付，具體時間由各分部根據地區情況自行決定（但不得安排周一），時間一經確定不得隨意更改；先款后貨、現款現貨、計劃外臨時付款可根據實際情況安排支付。結算操作流程.1經銷商品結算操作流程A. 經銷商品入庫，財務確認并打印入庫單結算聯B. 結算會計查詢到帳期的貨款并通知供貨商來公司對賬。C. 收入會計核算各項返利及其他各項應收款項，結算會計打印經銷商品結算單。D. 結算會計周四編制“經銷商品周付款計劃匯總表”，并在下班前上報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“經銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照規定持增值稅發票到分部財務辦理貨款G.8、 結算出納按照總部的審批結果支付貨款。.2.代銷商品結算操作流程A. 代銷商品入庫，財務確認并打印入庫單結算聯B. 供貨商按照我公司的安排按時到分部財務結算組對帳。C. 收入主管核算應收返利、補利及其他應收款項，結算會計打印代銷商品結算單。D. 每周四結算會計編制下周“代銷商品周付款計劃匯總表”，并經相關人員簽字后在下班前報總部資金管理部。E. 資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。F. 供貨商按照我公司的規定持增值稅發票到分部辦理貨款，結算出納按照總部的審批支付供貨商貨款。.3先款后貨、現款現貨、超額度先款后貨商品結算操作流程A. 市場部每周四下午向9、采購部提出下周的要貨需求，采購部采購員填報下周“先款后貨商品周付款計劃”。B. 結算會計匯總編制“先款后貨商品周付款計劃匯總表”，經相關人員簽字后于周四下午下班前上報總部資金管理部C. 總部資金管理部于周五下班前將審批后的“先款后貨周付款計劃匯總表”轉總部采銷中心，由總部采銷中心總經理審批后傳回分部采購部。D. 分部采購部將審批結果送交分部財務部。E. 市場部制作要貨申請單，采購部在ERP系統中下定單。F. 結算會計依據采購部的“采購定單”，在ERP系統中制作“預付款單”。G. 結算出納按照總部審批結果支付供貨商貨款。H. 庫房收貨，財務確認并打印入庫單結算聯。I. 結算出納收到供應商的發票，10、審核發票無誤后錄入發票相關信息到票據管理中。J. 結算會計確認商品入庫并收到發票后，制作“經銷商品結算單”，核銷供貨商的預付款。.4帶貨安裝商品結算操作流程A. 門店銷售帶貨安裝商品B. 供貨商送貨到顧客家進行安裝，并按照我公司規定定期到分部客戶服務部進行回訪確認。C. 結算會計與供貨商對帳，對帳后在ERP中辦理商品出庫。D. 結算會計打印“帶貨安裝商品出庫匯總單”交采購員制作定單。E. 采購部依據結算會計打印的“帶貨安裝商品出庫匯總單”制作“采購定單”F. 結算會計辦理商品入庫，并制作代銷商品結算單G. 收入主管計算返利、補利及其他各種應收款項，結算會計打印代銷商品結算單。H. 結算會計每周11、四下午匯總編制“代銷商品周付款計劃匯總表”，經相關人員審批后在下班前報總部資金管理部。I. 總部資金管理部于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”傳真回各分部。J. 供貨商按照我公司的規定持增值稅發票按時到分部財務辦理貨款。.5計劃外付款操作流程A. 采購員填寫“計劃外付款申請表”B. 分部財務審核“計劃外付款申請表”C. 總部資金管理部審核“計劃外付款申請表”D. 總部采購中心審批“計劃外付款申請表”后傳真回分部采購部E. 分部采購部送交分部結算組，分部結算組根據總部的審批支付貨款.6采購需要控制付款的報批流程A. 分部采購部需要控制付款的由分部采購員填報“XX電器（ ）分部 月12、第 周采購控制付款申請明細表”。B. 總部采購中心審批“XX電器（ ）分部 月第 周采購控制付款申請明細表”。C. 總部資金管理部依據采購中心的意見審批分部的“周付款計劃匯總表”。分部付款信息的反饋每周五下午各分部根據總部審批的本周付款計劃匯總表，結合本周的實際付款情況編制“XX（ ）分部 月第 周付款情況統計表”。5.3.4貨款結算審批流程及權限規定.1每周付款計劃的審批流程 .1.1正常付款計劃的審批流程A. 正常付款計劃為按照公司結算管理制度規定到期對帳結算的付款。（不含先款后貨、現款現貨、無合同付款以及諾基亞、西門子、摩托羅拉手機）；B. 各分部財務部每周按照制度同供應商對帳完畢后，匯13、總上報付款計劃；B. 總部財務中心資金管理部及相關領導在授權權限內對付款計劃進行審批、排款，詳細如下：單筆500萬元以上款項報總裁審批后執行，單筆300萬以上500萬元（含）以下款項報副總裁審批后執行，單筆200萬元以上300萬元（含）以下報采購中心副總經理審批后執行，單筆200萬元以下由財務中心資金管理部審批后執行。D. 分部財務部收到總部財務中心批復后的付款計劃后，復印一份給分部采購部，以便采購人員掌握付款情況；E. 采購人員對于付款有異議，需要延遲付款的，按照下文到期延遲付款流程報批后交分部財務部執行；F. 分部財務部按照審批后的付款計劃以及采購部的延期付款審批單進行付款。.1.2先款后14、貨、現款現貨付款計劃A. 每周的先款后貨、現款現貨付款計劃由分部采購人員根據下周實際經營情況預計，并制表報送；B. 總部財務中心資金管理部根據資金余缺情況和現有庫存情況進行審核后報總部采銷中心，由總部采銷中心總經理審批后傳回分部；C. 分部采購部根據已經審批的額度，結合公司實際情況制作進貨訂單，經廠家確認貨源后，報分部財務部提請付款；D. 分部財務部根據實際訂單金額，核查有無計劃或是否超計劃后付款。.1.3諾基亞、摩托羅拉、西門子的付款審批流程A. 諾基亞、摩托羅拉、西門子為直供機型，執行特殊的結算政策，不報計劃。B. 實際付款時，由總部專管員匯總各地訂單，經廠家確認后，報請物流公司付款；C.15、 物流公司根據資金額度審核后，按照公司授權報請采銷中心審批，具體如下：匯總后單筆1500萬以上的報總裁審批后執行；匯總后單筆700-1500萬元（含）的報付總裁審批后執行；匯總后單筆700萬元（含）以下的報采銷中心總經理審批后執行；D. 物流公司根據審批后的申請單進行付款，同時下發付款通知單通知各分部向物流付款；.2計劃外付款報批流程A. 分部采購人員根據實際經營情況制作計劃外付款申請單，報分部財務部審核；B. 分部結算主管、收入主管、財務經理、采銷總監、總經理審核簽字后，上報總部財務中心資金管理部；C. 總部財務中心審核后報總部采購中心審批，總部采購中心審批后回傳分部采購部，分部采購部根據審16、批后的付款申請單提請財務付款；D. 總部采購中心根據授權權限進行審批，其中單筆100萬元以內（含）的款項由采購中心副總負責簽批，單筆100萬元200萬元（含）的款項由總部采銷中心總經理審批，單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。.3無合同付款的審批流程.3.1 公司原則上不準無合同付款，有特殊原因的需報總部采銷中心審批；.3.2 無合同付款申請由分部采購人員申請上報，經財務中心資金管理部審核后報采銷中心審批；.3.3. 采銷中心在授權權限內審批，具體權限設置如下：A. 單筆300萬元以上的由總裁審批；B. 單筆50萬元-300萬元的由副總裁審批；C. 單筆50萬元以下的由采銷中心總經理審批；.17、3.4采銷中心審批完后回傳分部采購部，分部采購部憑審批后的單據提請財務付款。.4到期延遲付款的審批流程.4.1公司為了保證同供應商的良好合作關系，不允許無故拖延廠家貨款，特殊情況的需報總部采銷中心審批；.4.2分部采購人員根據同廠家的合作情況，填報“控制付款申請表”經采銷總監、總經理審核后上報總部采銷中心；.4.3總部采銷中心總經理對到期延遲付款具有審批權，經審批后的申請表由采銷中心回傳分部采購部；.4.4分部采購部將審批后的“控制付款申請表”交分部財務部，分部財務部立即停止該供應商的所有貨款結算。.5提前帳期付款的審批流程.5.1提前付款可獲得額外折扣且不低于3%的付款（含現款進貨）A. 分18、部采購部根據同供應商簽署的正式協議制作付款申請單，附協議復印件后報分部財務部審核，原件同時交財務一份存檔；B. 財務審核后，分部采購部將付款申請連同協議交分部總經理審批，總經理根據授權權限有單筆50萬元（含）以下的款項審批權（B類，其余參見授權書），超過審批權限的傳至總部財務中心資金管理部，資金管理部根據資金余缺情況和現有庫存情況進行審核，審核后轉總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權權限進行審批，具體權限如下：.單筆50萬元以上200萬元（含）以下的款項由總部采購中心副總審批；.單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。D. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務付款。.19、5.2因為其他特殊原因需要提前付款的（如獲取最高年返等）A. 分部采購部根據實際情況制作付款申請單，報分部財務部審核；B. 分部財務審核后，分部采購部將付款申請傳至總部財務中心資金管理部，資金管理部根據資金余缺情況和現有庫存情況進行審核，審核后轉總部采銷中心審批；C. 總部采銷中心按照授權權限進行審批，具體權限如下：1. 單筆50萬元（含）以下的款項由總部采購中心副總審批；2. 單筆50-200萬元（含）以下的款項由采銷中心總經理審批；3. 單筆200萬元以上的款項由副總裁審批；D. 總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務付款。.6無稅票再次付款的（對同一供應商，限一筆付款）20、：無稅票再次付款的審批權為總部采銷中心副總經理，由分部采購部提出申請，報總部資金管理部審核后轉至總部采銷中心審批，采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此向財務提請付款。.7付款后應付帳款小于庫存以及應收總額的；殘次庫存超標的以及應收收入延遲收取的一律授權給分部總經理審批。.8相關人員的權責義務的明確A. 財務人員對于各項業務具有監督權、預警權，對于各項付款均需保證數據的準確性，同時清晰的表達自己的意見，表明同意付款或不同意付款，對于不同意付款的，要給出具體原因以便供相關人員審批決策時參考；B. 公司相關領導對于最終的付款按照授權權限具有審批權，并因此承擔相應的責任，對于付款后出現的問題負21、全部責任；C. 由于收入的收取主要靠結算付款環節來對供應商進行控制，付款審批流程更改后，本著權責對等的原則，收入的收取由總部財務中心收入管理部負責管理改由總部采購中心全面負責，分部采購人員負有收入收取的直接責任；收入主管審核結算付款單據時，要如實反映各項應收數據，以供審批人員參考；D. 由于庫存的控制（包括滯銷、殘次）主要靠付款環節來控制，付款審批流程更改后，本著權責對等的原則，庫存的管理由總部采購中心全面負責，分部采購人員負有庫存管理的直接責任；E. 分部財務部、總部財務中心資金管理部將負責經常對滯銷、殘次庫存、各項收入（商業折扣、合同內收入、合同外收入等）的收取情況進行調查分析、預警，以供22、公司領導作為獎懲依據及決策參考。 5.4 獎懲規定 服務獎懲規定.1懲罰規定：A. 經調查屬于服務態度問題的，每次對當事人給予“口頭指導”一次；B. 經調查屬于吃、拿、卡、要，收受回扣的，一經查實，對當事者予以“解雇”；C. 經調查屬于分部結算流程、結算方法及其他問題的，總部將下專項任務書,規定限期解決，逾期將給予財務經理“口頭指導”一次。.2獎勵規定：總部財務將根據對供貨商投訴的實際處理情況，對無違反公司制度、無供貨商投訴的分部將按公司獎懲制度對相關人員予以獎勵。結算獎懲規定.1懲罰規定：A. 對違反結算準則中任意一條的，最低給予“口頭指導”的處罰；B. 對累計超過3條的，將視工作情況給予按23、公司獎懲制度給予至少“書面指導”的處罰。 .2 獎勵規定：總部財務將根據對供貨商投訴的實際處理情況，對無違反公司制度、無供貨商投訴的分部將按公司獎懲制度對相關人員予以獎勵。 6.注意事項:無7.附件:7.1經銷付款計劃匯總表（共計四張）A. XX電器（）分部 月第 周經銷商品付款計劃【單筆200萬元(含)以下】B. XX電器（）分部 月第 周經銷商品付款計劃【單筆200300萬元（含）以下】CXX電器（）分部 月第 周經銷商品付款計劃【單筆300500萬元（含）以下】DXX電器（）分部 月第 周經銷商品付款計劃【單筆500萬元以上】7.2XX電器（）分部 月第 周代銷商品付款計劃匯總表（共計一張）7.3先款后貨付款計劃匯總表（共計二張）AXX電器（）分部 月第 周先款后貨商品付款計劃匯總表BXX電器（）分部 月第 周超額度先款后貨商品付款計劃匯總表7.4計劃外付款申請表/明細表（共計二張）AXX電器（）分部采購部計劃外付款申請表B. XX電器（）分部采購部計劃外付款明細表7.5采購控制付款申請明細表 7.6周付款情況統計表