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1、上市集團公司采購管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1目的22適用范圍23采購的管理23.1 采購的責任范圍23.2 申請部門責任范圍23.3 采購的管控規則33.4 采購流程控制43.5 采購申請OA流程53.6 采購審批OA流程54采購流程操作指引54.1采購項目開發54.2確定項目進度時間64.3采購項目管理64.4確定潛在供應商64.5比價或招投標64.6確定采購標的規格及技術指標74.7采購訂單/合同84.8驗收和付款84.9供應商產品質量追蹤85文件管控106附件107附則111 目的為了2、提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，確保及提高產品質量，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。2 適用范圍 公司所有的采購項目（物品或服務）。3 采購管理3.1采購員的責任范圍- 根據本公司申請部門的需求，制定采購計劃及策略；- 根據本公司及集團采購管理制度負責對本公司所有采購事項的執行，包括但不限于對供應商的選用、資質審核、比價議價、招投標組織、訂單的跟進等；- 控制采購成本，保證產品質量，確保產品質量可追蹤；- 根據采購交易方式，負責申請采購項目中的所有費用，包括但不限于預算內、預算外、提前墊付、預付款、尾款及全款報銷等；- 建3、立及維護本公司供應商數據庫，開發關鍵及后備供應商，對供應商進行定期的評估和管理，促進供應商的優勝劣汰；- 每季度出具本公司的采購分析報告，在每季度的第1周內完成上季度的采購分析，并提報給分管總監及、總裁及集團企管部。 3.2申請部門責任范圍- 制定需求計劃，包括項目名稱、產品及服務基本要求、預計需求時間及費用，并將預計費用歸口到采購員進行采購費用預算編制，報集團進行費用預算審批；- 提出采購申請，項目需求應明確，采購申請需要預留采購周期；- 協同采購員參與采購事項辦理：評選供應商，關注產品及服務是否可以滿足需求；- 對申請采購的物資和服務負責進行驗收及反饋；- 對產品質量、交期及售后服務提出反4、饋意見。3.3采購的管控規則公司所有的采購事項均需通過“先申請及審批，后執行”的流程進行管控，具體規則如下：1）采購申請流程各部門對有需求的采購項目均需提報采購申請流程，采購申請流程必須經過分管總監及總裁審批同意后，方可轉至運營部采購員負責采購。 注：a、行政辦公類類物品由行政部統一收集各部門的需求，并發起采購申請流程。 b、向已簽有年度合作協議的供應商重復采購特定產品的采購項目無需提報采購申請流程，可直接發起采購審批（訂單）審批流程c、涉及需進行招標的采購項目，采購申請流程除經過分管總監及總裁審批同意后，還需知會集團企管部的相關崗位同事，并與集團企管部相關同事進行協同辦理。2）采購審批流程 5、由運營部采購員負責發起采購審批流程，如有需要，可要求需求部門負責人進行采購協同：- 單次采購金額小于KKKK元的采購項目（含KKKK元），無須提報采購審批流程，接到各部門發起的經總裁批準同意的采購申請流程后，即可采購，無需簽定采購合同，通過付款流程或費用報銷方式進行結算。- 單次采購金額大于KKKK元但小于20萬的采購項目，則須提報采購審批流程，簽定采購合同，經公司及集團各級領導（采購審批流程及采購合同蓋章審批流程可合并發起，并參照集團財務權限規定設置各級領導的審批節點）審批同意后，方可進行采購。- 年度采購金額大于100萬、且需重復性采購的特定采購項目，則須簽定年度采購合同，并經集團企管部相6、關崗位同事協同辦理，XX及集團各級領導（參照集團財務權限執行）審批同意后（采購審批流程及采購合同蓋章審批流程可合并發起，并參照集團財務權限規定設置各級領導的審批節點），方可進行進行采購。 備注：特定采購項目為指：1）具有唯一性的物品采購（如：享有國內獨家經銷權的酒品采購、供應商享有專利的物品采購等）；2）雖非唯一性，但有較高技術或質量要求的物品采購（如：需先打樣并經驗收或需第三合作方共同驗收合格后才能進入采購環節的物品等）；3）提供長期服務的第三方服務采購；- 已簽有年度采購合同的特定采購項目，后續只需提報采購訂單，并經公司及集團各級領導（采購審批流程及采購訂單蓋章審批流程可合并發起，并參照集7、團財務權限規定設置各級領導的審批節點）審批同意后，方可進行采購。- 單次采購金額大于20萬元的采購項目原則上需通過招投標進行采購（向簽有年度采購合同的特定產品采購除外），或依集團招投標采購制度要求需通過招投標方式進行采購的采購項目，采購審批流程需經集團企管部相關崗位同事協同辦理，XX及集團各級領導（參照集團財務權限執行）審批同意后，方可進行采購合同蓋章審批，即，采購審批及采購合同蓋章審批需分開申請。采購類型類別或范圍是否需要采購申請是否需要采購審批是否需集團企管部協同單次采購金額KKKK元小額、常規采購項目是否否KKKK元單次采購金額20萬元所有采購項目是是否年度采購合同年度預計采購金額1008、萬的特定物品或服務采購項目否是是采購訂單特定物品或服務否是否招投標項目單次采購金額在20萬元以上的采購項目（簽有年度采購合同的特定產品除外）；或依集團招投標采購制度要求的招投標采購項目是是是3.4 采購流程控制圖說明1：1、參考采購申請OA流程2、附件：采購申請表、產品參數采購申請2制定采購計劃1采購申請（說明1）采購審批流程控制 申請部門 運營部采購員備注說明明3（說明2）確定潛在供應商4(說明3) 產品信息確認說明2:1、優先選用合格供應商2、新供應商需調查及提交資料否6（說明5）相關部門和領導審批采購審批說明3：1、樣品確認2、包裝方式、標識3、交期和質量標準5（說明4）比價議價流程是79、確定供應商8簽合同/下訂單/付預付款說明4：1、常規采購項目比價原則：三千至兩萬元（含兩萬）至少兩家供應商比價；兩萬至萬二十萬元至少三家供應商比價；二十萬元以上至少三家供應商比價或招標2、 特定采購項目年度比價原則： 具有唯一性的采購項目：通過參照物的橫向性價比對比，關注性價比評估非唯一性的采購項目：提前尋找及確定2家以上（含）的質量或技術合格的供應商，并進行性價比對比產品訂購跟單9（說明6） 跟單15（說明7）付尾款/數據整理歸檔13是否解決說明7：1、 采購申請、審批OA2、 采購合同/訂單、驗收憑證3、 供應商資料說明5：1、參考采購審批OA流程2、附件：供應商選用表、報價單、合同/訂單10、供應商及產品相關資料說明6：接到申請部門下單通知且確定需求后一個工作日內下單否是驗收及付款是否12是否有異常情況11驗收貨物14收貨10通知到貨3.5采購申請OA流程： a)非招投標 申請人部門負責人分管總監總裁采購員3.6 采購審批OA流程 a、非招投標的常規采購項目審批及合同審批OA流程（含在已簽有特定采購項目年度合同前提下的重復性采購訂單）采購員 集團法務總監（KK）、財務總監（KK）、運營總監（KK）【并發，協同】總裁（KK）【審批】集團總裁（KK）【審批】集團董事長（KK）、集團財務副總裁（KK）、集團財務總監（KK）、集團副總裁（KK）【并發，知會】KK（廣州章）/ KK（南京章11、）、采購員【并發，知會】 b、特定采購項目的年度采購審批及合同審批的流程 采購員 集團法務總監（KK）、財務總監（KK）、運營總監（KK）、集團企管部采購員、集團企管部經理（KK）、集團企管部總監（KK）【并發，協同】總裁（KK）【審批】集團總裁（KK）【審批】集團董事長（KK）、集團財務副總裁（KK）、集團財務總監（KK）、集團副總裁（KK）【并發，知會】KK（廣州章）/ KK（南京章）、采購員【并發，知會】 c、招投標的采購審批OA流程 采購員 財務總監（KK）、運營總監（KK）、集團企管部采購員、集團企管部經理（KK）、集團企管部總監（KK）【并發，協同】總裁（KK）【審批】集團總裁（K12、K）【審批】采購員 c、招投標的合同審批OA流程 采購員 集團法務總監（KK）、財務總監（KK）、運營總監（KK）、集團企管部采購員、集團企管部經理（KK）、集團企管部總監（KK）【并發，協同】總裁（KK）【審批】集團總裁（KK）【審批】集團董事長（KK）、集團財務副總裁（KK）、集團財務總監（KK）、集團副總裁（KK）【并發，知會】KK（廣州章）/ KK（南京章）、采購員【并發，知會】注：說明：a) 具體需加簽的集團領導要求請參照附件XX集團財務審批權限表。b) 只有涉及到需集團高管審批、且為廣告或媒體資源的采購業務，才需加簽集團副總裁（KK）。c) 單次采購金額KKKK元及以下的采購項目無13、須提報以上采購審批流程。d) 在進行OA的采購審批流程前，采購員需把采購項目相關信息發給申請部門確認，在進行采購審批OA流程時，要把采購申請OA流程和審批相關資料（合同、比價報價等）作為附件添加。4 采購流程操作指引4.1采購項目開發a) 運營部采購員根據申請部門提供的采購需求或計劃立項方案描述進行采購跟進；b) 開發產品或服務方案可優先從現有的供應商數據庫（含集團提供的供應商數據庫）中選擇，也可根據采購需求的類別和方案描述，邀請相關供應商參與開發設計方案；c) 項目方案的開發，應結合需求部門的意見，并充分考慮后續生產的合法性，合理性以及品質保證能力；d) 提交具體項目方案，并與申請部門一起確14、定最終產品及方案。4.2確定項目進度時間a) 確定產品及方案后，必須與申請部門確認該項目的具體時間。b) 項目時間進度確認應該包括并不限于：1) 項目最終上市時間及上市方式;2) 項目最早及最晚交付時間；3) 訂單最晚確認時間；4) 最終包裝，標識及運輸方法的最晚確認時間（如適用）；5) 最少生產保障時間；c) 采購崗應根據該項目的實際發展狀況，及時跟進項目進度。4.3采購項目管理a) 為確保采購項目按時保質的完成，采購員應該制定詳細的項目管理計劃，跟蹤項目執行情況，并定時向上級領導匯報進度；b) 項目執行中，涉及到有可能影響項目產品及服務的情況，如：交付時間，數量，價格，產品設計變更，品質標15、準或服務要求等，采購崗需及時與申請部門協調處理，必要時匯報到運營總監進行協調處理。1.02.03.04.05.06.06.1.16.1.26.1.36.1.44.4確定潛在供應商1) 新供應商的選擇由采購員申請，經分管總監及總裁審批同意使用，原則上應首先考慮供應商數據庫內的合格供應商。2) 非唯一性的，且年采購額超100萬元人民幣的采購項目應至少有一家以上的經驗收合格的后備供應商；3) 所有供貨供應商均應填報附件2:潛在供應商調查表，并提供營業執照及稅務登記證復件，根據上述標準初步篩選；4.5比價或招投標a 比價原則采購單筆采購項目單筆購買金額比價方式人民幣KKKK元及以下直接采購不需要比價人16、民幣KKKK元以上X0,000元以下(含2萬元)至少選擇2家供應商進行比價人民幣X0,000元以上、X,000,00元及以下至少選擇3家供應商進行比價 人民幣X,000,00元以上至少選擇3家或以上供應商進行比價或招標特定采購項目的年度重復性采購性質比價方式唯一性的采購項目采用參照物進行性價比對比非唯一性的采購項目至少選擇2家經驗收合格后的供應商進行比價b 優先在現有的合格供應商（含集團提供的合格供應商數據庫）中挑選業務范圍匹配的供應商，重復采購的項目應每一年進行價格審核或成本分析；c 涉及生產供應安全或重大活動保障等特殊情況的項目，應該考慮使用2家或以上合格供應商供應同一產品或服務；d 需要17、進行招標的項目，應與集團企管部相關同事及領導協同開展，向3家或以上經審核具有資質的供應商發出統一的招標書；e 標書或詢價單應根據需要包括但不限于如下內容：- 招標內容和要求；- 招投標時間表；- 投標文件格式及（或）報價模板；- 簽訂合同的主要條款，如：交貨地點，交貨時間，運輸方式，轉包限制，風險轉移，安裝，驗收，付款條件，保修，更改條款，提供服務人員的要求，違約責任，保密協議等；- 廢標條件，例如：截標時間后收到的標書、技術參數不符合要求等，廢標應得到總裁的批準；f 標書應密封或通過電子招標系統上傳至總裁，同時開標；若標書以郵寄方式送達，應請第3方部門見證開標；要有開標記錄，記錄價格，文件情18、況，需要開標參與人簽名，招標文件由運營總監保管；g 供應商評估結果必須由總裁批準。h 其他招標行為依集團后續補充的招投標相關制度的規定執行；4.6確定采購標的規格及技術指標；a. 采購員應在批準發出采購訂單前確認產品或服務的主要采購標的及技術指標；b. 項目技術指標的制定應該參考相應的國際，國家，行業或者企業標準，并結合申請部門在采購申請單上注明的基本規格，指標或需求，與供應商確定具體的技術要求內容；c. 技術具體的指標及細節，采購員應與申請部門和驗收部門溝通確定；d. 需進行招投標的項目，招投標之前應與集團企管部相關同事共同成立專項招標小組，由招標小組統一制定各種技術標準以及招標書要求，采購19、產品或服務的主要規格及技術指標或其范圍，以便供應商根據統一的要求報價；e. 產品規格及技術指標必須反映在訂單/合同或其附件中。4.7采購訂單/合同；a. 申請部門的采購申請需符合公司相關的要求，需填寫采購申請單，格式詳見附件3：采購申請單模板；b. 采購訂單由采購員提交，經公司及集團各級領導（參照集團財務權限規定）審批同意批準并蓋章后，才能發出采購訂單,訂單格式詳見附件4：采購訂單模版；c. 采購項目在生產或執行過程中需要用到的工具，器械設備，如：生產模具等；應當在采購訂單或合同中清晰的表明該工具或設備的權屬關系和處理條款；d. 訂單簽署后，采購員應在生產期間定期與供應商確認生產進度，確保準時20、交貨。4.8驗收和付款；驗收工作由采購員和采購需求部門共同執行，并以需求部門的驗收為準。a) 產品交付前，采購員應該與供應商溝通，制定詳細的交付計劃并通知相關部門收貨；b) 采購員應及時跟進相關部門的驗收狀況，若出現因品質問題而導致的拒絕收貨，應協調供應商、申請部門、品質部門等相關方面，對問題作全面分析，研究解決或改善方案；c) 需要供應商返工改善品質的情況，應該及時和申請或使用部門溝通，確定需要的時間和影響；d) 產品/服務驗收合格入庫或項目完成后，根據合同標的，采購員需準備相關的財務單據及審批文件，按財務程序交相關領導簽名后上交財務部；e) 財務部審驗有關采購的單據及文件（包括但不限于合同21、或采購訂單、發票、收貨憑證、OA審批單等）無誤后根據付款條件付款。4.9供應商產品質量追蹤a) 申請部門在采購申請時要明確注明所需產品的質量要求，以便采購員在潛在供應商選擇時能夠找到符合需求的供應商和產品，并把質量要求寫進采購訂單或者合同；b) 供應商質量問題由申請部門提出后，并由采購員及產品使用部門再次確認；c) 采購員將與需求部門及供應商一起對產品質量作出原因分析，并提供解決方案；f) 供應商質量問題將記錄在案并影響供應商年度評估分數，不合格供應商將暫停供貨資格，待整改后重新評估；g) 嚴重不合格產品的供應商一經認定，暫停供貨資格，待整改后重新評估；d) 采購員定期向申請部門了解產品使用情況。1.2.3.4.5.6.說明：本流程中的“產業公司內部流程”，須在各子公司的制度流程中規范。5 文件管控采購員負責保存所有采購項目相關的所有資料，文檔正常情況下保存五年，保存期限過后，由采購員提出申請，經分管總監及總裁同意后，方可銷毀資料。6 附件- 附件1：潛在供應商調查表- 附件2：采購申請單模版- 附件3：采購訂單模版- 附件4：供應商選用表7 附則- 本制度未盡事宜，按國家有關法律、法規和公司章程的規定執行。- 本制度由XX集團總經辦負責解釋和修訂。- 本制度自公布之日起實施。附件1：潛在供應商調查表附件2：采購申請單模版附件3：采購訂單模版附件4：供應商選用表