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1、保險經紀公司品牌宣傳及媒體采購管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1目的32適用范圍33定義44管理職責65制度內容和要求96支持文件147相關流程158相關表格199附則20品牌宣傳管理制度1 目的為了不斷完善集團的品牌管理理念，建立完整的品牌宣傳體系，規范和形成統一的集團品牌形象，提高集團品牌對外辨識性和競爭性，不斷提升品牌價值，充分發揮宣傳推廣在企業發展和市場營銷中的作用，推動品牌管理和宣傳推廣工作科學化、規范化，行政管理中心品宣部特制定本管理制度。2 適用范圍本規定適用于保險經紀集團（以下簡稱“2、集團” ）及所有職能部門、控股機構/分支機構及其業務部門（以下簡稱“各部門”）的品牌宣傳管理。3 定義3.1 品牌品牌是給擁有者帶來溢價、產生增值的一種無形的資產，他的載體是用以和其他競爭者的產品或勞務相區分的名稱、術語、象征、記號或者設計及其組合，增值的源泉來自于消費者心智中形成的關于其載體的印象。3.2 品牌管理 品牌管理是把品牌所代表的核心價值和個性傳遞給消費者。品牌管理內容主要包括企業標志、產品特征、企業文化、服務特征等要素及其應用，體現但不限于影視、平面、 網頁廣告或者相關物料等。 3.3 品牌宣傳品牌宣傳指與集團品牌（商標）授權、使用標準，以及與產品推廣相關的所有對外、對內的傳播內3、容和傳播方式；3.4 CIS企業形象識別體系 CI，也稱CIS，是英文Corporate Identity System的縮寫，是指企業有意識，有計劃地將自己企業的各種特征向社會公眾主動地展示與傳播，使公眾在市場環境中對某一個特定的企業有一個標準化、差別化的印象和認識，以便更好地識別并留下良好的印象。主要包含MI（理念識別）、BI（行為識別）、VI（視覺識別）三大部分。3.5 CI設計3.4.1是指有關企業視覺形象識別的設計，包括企業名稱、標志、標準字體、色彩、象征圖案、標語、吉祥物等方面的設計。3.6 理念識別（MI）原義是Mind Identity，簡稱MI。它是確立企業獨具特色的經營理念4、，是企業對當前和未來一個時期的經營目標，經營思想，營銷方式和營銷形態所作的總體規劃和界定， 主要包括：企業精神，企業價值觀，企業信條，經營宗旨，經營方針，市場定位，產業構成，組織體制，社會責任和發展規劃等等。屬于企業的意識形態范疇。 3.7 行為識別（BI）原義是Behavior Identity，簡稱BI。是企業實踐經營理念與創造企業文化的準則，對企業運作方式所作的統一規劃而形成的動態識別系統。 它是以經營理念位基本出發點，對內是建立完善的組織制度、管理規范、職員教育、行為規范和福利制度； 對外則是開拓市場調查、進行產品開發，透過社會公益文化活動、公共關系營銷活動等方式來傳達企業理念，以獲得5、社會公眾對企業識別認同的形式。 3.8 視覺識別（VI）原意是Visual Identity，簡稱VI。視覺識別是以企業標志、標準字體、標準色彩為核心展開的完整、系統的視覺傳達體系 是將企業理念、文化特質、服務內容、企業規范等抽象語意轉化成具體符號的概念，塑造出獨特的企業形象。視覺識別系統分為基本要素系統和應用要素系統兩方面：基本要素系統：企業名稱、企業標志、標準字、標準色、象征圖案、宣傳口語、市場行銷報告書等； 應用系統：辦公事物用品、生產設備、建筑環境、產品包裝、廣告媒體、交通工具、衣著制服、旗幟、招牌、標志牌、櫥窗、陳列展示等。視覺識別（VI）在CI系統中最具有傳播力和感染力，最容易被社6、會大眾所接受，據有主導的地位。 4 管理職責4.1 行政管理中心品宣部職能職責 品宣部負責集團總部、區域、機構品牌管理和宣傳推廣工作的各項制度、規定、辦法的制定修訂和管理工作；結合集團實際情況，制定各項品牌管理和信息宣傳推廣管理辦法、工作流程以及實施細則。4.1.2負責集團廣告宣傳費用預算的管理，組織編制全集團廣告宣傳費用預算，負責集團本部企業形象、業務廣告宣傳費用預算的執行，對分支機構有關企業形象、業務廣告宣傳費用的使用進行指導、審查和監督。4.1.3負責進行品牌策略的市場調查和研究評估，制定集團的品牌宣傳規劃及總部企業品牌、全業務品牌的傳播策略、方案，并按照規劃組織各分支機構及各職能部門推7、進品牌宣傳，提升集團品牌知名度和美譽度。4.1.4負責集團媒介資源管理，統一購買媒介資源和其他共享媒介資源，執行統一媒體投放和宣傳推廣；負責集團相關自由媒體資源、對外媒體資源的統籌管理：制定廣告、新聞發布審核流程，統籌協調對外廣告、新聞宣傳工作；負責審查對外發布的廣告、新聞等重要信息的內容，根據授權發布廣告、新聞。4.1.5集團日常的內部宣傳、報道以及各類宣傳媒介和渠道由行政管理中心統一協調、管理，并審核發布，包括但不限于：集團OA系統中圖片新聞與最新新聞的審查、更新管理；集團形象門戶網站的整體風格審核，內容的審查、更新管理；內刊的編輯、出版；統籌集團各類宣傳刊物、企業畫冊和宣傳材料的編寫、設8、計、印刷出版、發放、更新管理工作；集團內部信息宣傳欄的審核、更新；集團職場內的墻報、宣傳標語內容、設計的審批；企業簡介（集團+各機構）的簡介內容的編寫與審核；企業大事記的提煉與編寫；各類外來文件規定的企業宣傳類文稿的編寫與發送。4.1.6負責集團CIS企業視覺形象識別系統的建設、推廣和管理，統一推行企業形象設計的一切行為活動和內容，包括企業理念識別（MI）、行為識別（BI）和視覺識別（VI）系統中衍生出的一切輸出物，并根據集團的發展戰略和發展階段對其進行規劃、設計、實施指導與維護管理、定期審核更新以及MI、BI、VI 標準的解釋等事宜的最終審批。4.1.7負責監督管理集團VI在全國的正確使用，9、對全國代理商、經銷商等合作的公司，由集團統一授權使用集團規定的企業標識、業務標識，并對其進行授權、培訓、指導、監督和收取授權使用費；對新增機構新租場地和裝修工程的VI 審核，各區域營銷管理中心協助并給予指導、監督；內外形象宣傳品設計過程中的VI標準應用，行政管理中心品宣部負責給予指導意見和審核。負責定期檢查集團VI 在各部門和分支機構的執行情況，如發現使用過程中出現不符合集團要求的情況，對不符合VI 規范要求的部門和單位提出限期整改意見和糾正，對集團的形象及利益造成損害的，必須立即撤消使用授權，并追究其法律責任。4.1.9負責統籌集團各大營銷活動、主題活動、展會、年會等各類活動的形象平面設計；10、集團形象宣傳視頻的策劃、制作與更新管理；并對其發布的涉及保險經紀集團及旗下全資控股分支機構的廣告進行授權、管理、審核、監督。4.1.10負責對品牌宣傳類的輸出物進行總結和歸檔，對品宣崗位輸出的圖片資料、影像資料、文字資料進行更新與管理，形成完善的品牌宣傳類知識管理庫。1統籌組建、管理內刊編輯小組，發展新聞通訊員，對編輯小組成員進行監督、管理、專業技能培訓，培養文化新聞骨干，壯大集團文化宣傳隊伍。4.2 集團各職能部門各部門職能：負責落實品牌工作規劃，配合品牌宣傳、管理工作事務。負責落實VI系統在辦公場地和辦公用品中的標準應用。各部門職責：按照集團品牌工作規劃、宣傳報道要求開展工作，建立保持與本11、部門業務對口的媒體的友好關系，及時向行政管理中心匯報本部門重要商務活動的主要事項，如重要合作信息、重大活動信息，確保各項品牌宣傳管理工作有效進行。各部門義務：推選熟悉集團企業文化、本部門業務情況和能很好把握企業對外品宣政策的員工為通訊員；負責本部門新聞信息工作的及時上報、變更。4.2.4集團行政管理中心：負責執行集團新租場地和裝修工程的VI規范；負責集團日常的辦公用品VI的規范應用；負責集團所有的企業標識和產品標識的工商注冊及知識產權保護，并按集團VI 標準要求實施。4.2.5集團各部門、區域營銷管理中心、省級分公司負責在舉辦展會、產品標簽系列的設計與制作、推廣產品等業務運作或對外宣傳活動中，12、推廣和遵守集團VI 標準；可以根據業務需要對VI應用要素提出修改意見，經過行政管理中心審議、修改并審核備案后方可應用。 4.2.6信息技術部：負責協助對企業門戶網站進行頁面更新維護；負責協助對企業門戶網站進行技術維護管理。4.2.7信息技術部、人力資源中心：負責配合VI 的宣傳和培訓工作，在新員工培訓中應加入VI基本要素的培訓內容。如遇VI系統內容重大變更，應組織員工進行培訓宣傳。4.2.8 財務管理中心：費用監管4.3 分支機構職能：負責落實集團的品牌宣傳規劃；執行當地分支機構的品牌宣傳、管理工作事務；VI系統的標準應用和管理。及時反饋當地業務新聞、媒體報道、品牌宣傳工作情況。4.3.2分支13、機構負責人職責：了解掌握相關品牌宣傳、新聞報道工作的要求、具體流程，要全面了解本部門（集團）的基本業務信息和動態信息，嚴密掌控本機構一切來訪事宜。4.3.3推選熟悉集團企業文化、本機構業務情況和能很好把握企業對外品宣政策的員工為通訊員；負責本機構新聞信息工作的及時上報、變更。4.3.4各分支機構要做好各類品牌VI規范、廣告素材及宣傳推廣資料的管理，及時進行備份并按照集團相關規定做好保密工作；負責落實執行集團的VI 規范，并及時反饋本單位VI的執行情況，配合行政管理中心的VI標準審核工作。4.3.5可以根據業務需要對應用要素提出修改意見，經過行政管理中心審議、修改并審核備案后方可應用。 5 制度14、內容和要求5.1 品牌宣傳定位5.1.1宣傳定位是品牌推廣的開始，也是最重要的環節，宣傳定位要以集團整體品牌戰略為導向，以市場營銷為中心，充分挖掘它的價值、文化和個性。一個成功的宣傳定位必須是：來自于集團過去的、現有的與需要達成的目標；而且無論是長期或短期宣傳定位應遵循穩健的、持續的原則。5.1.2 宣傳定位方案應由品牌、營銷和貿易等相關銷售部門及專家根據集團戰略，并結合市場，反復醞釀后提出，由分管副總裁或總裁批準后，方可執行。集團的長期品牌宣傳戰略定位是：打造中國“金融產業鏈領導者”第一品牌。5.2 品牌宣傳內容界定5.2.1包括集團VI標準的制定、使用；員工MI標準行為規范的制定、執行等；15、統一集團BI理念的宣導標準；5.2.2包括電視、報紙、微博、論壇、專業網絡財經媒體、網站、雜志、戶外大牌、單立柱、車身、公交站臺、分眾廣告，以及展會、新聞發布會、接受記者采訪等各類公眾媒體宣傳方式；5.2.3包括集團形象宣傳片的創作、拍攝、集團畫冊、產品宣傳冊、廣告海報、品宣物料、集團內刊、集團官網等內部媒體的版面設計與維護；集團重大活動的形象設計；集團重大事項、活動的宣傳報道；5.2.4包括全國各地區終端主題性品牌推廣活動、主題性品牌聯合促銷等地面主題推廣活動；5.2.5集團辦公地點、各分支機構的職場裝修；包括形象包裝的設計、各類宣傳物料的設計、制作等；5.2.6包括應急性公關行為、政府接待16、的組織、公益性公關活動；5.2.7包括集團品牌宣傳類相關的媒體資源的開發與維護；5.2.8其他與品牌形象相關事物。5.3 品牌宣傳審批流程5.3.1 品牌宣傳工作流程集團品牌宣傳組審核品牌使用規范或提修正案相關部門和領導審核或研討提修正案分管副總裁簽署意見需求部門上報需求或方案如需總裁或董事長批準的，批準后予以實施需求部門提執行方案集團行政中心確定最終方案需求部門按方案執行并反饋實施效果如需集團品宣組部支持則提報，共同研討決定是否調整策略集團品牌宣傳部根據跟蹤及反饋情況決定是否調整策略方案執行完畢，存檔管理5.3.2需求部門上報品牌宣傳需求或提案均使用集團統一簽呈格式，即OA上的品宣物料申請流17、程，申報時須寫明宣傳目的、時間、范圍、費用、效益。5.3.3需求部門申報(OA協同審批-行政類-品宣物料申請單)由所在一級部門長、副總裁審批需求宣傳申請或方案，對宣傳效果、產生的效益負責。5.3.4集團行政中心品宣部檢查需求報告或方案，評估合理性、規范性和可行性，包括宣傳方式、時間、費用等，報行政管理中心主任審批。5.3.5分管副總裁根據集團戰略規劃提出意見，并做出相應審批予以實施；需上報總裁或董事長批準的則報總裁或董事長批準后實施。5.3.6 品牌宣傳部根據需求部門要求，提出宣傳執行方案，并征得需求部門同意后執行。如果需求部門自行制定執行方案，經行政管理中心批準后，原則上品牌宣傳部只需審核方18、案的品牌應用規范（如VI元素應用等），以及是否符合統一對外宣傳策略和要求等，并在需求部門執行后定期檢查實施品牌效益情況。5.3.7為了規避對外宣傳的法律糾紛及合規風險，所有對外的廣告宣傳稿件的文字、產品包裝的文字、產品主題海報的文字、其他對外宣傳品的文字均需要經法務、合規等部門審核后方可對外發布。 5.3.8 如需品牌部負責制定方案，應召集各相關部門對方案進行可行性評估，并定期/不定期根據政策環境、政經環境的變化，及時調整宣傳策略，上報相關領導審批。5.4 董事長/總裁審批5.4.1 集團所有商標的使用及授權；5.4.2 集團主品牌及各產品品牌的標準VI設計基礎部分；集團主品牌的應用部分；5.19、4.3 集團、各產品品牌的電視形象片或廣告片創意及制作（含網站視頻）；5.4.4 集團各類戶外硬廣形象設計、制作、發布等；5.4.5 以集團為主參加的大型展會設計以及主題活動形象設計；5.4.6 記者采訪、政府接待的組織、應急公關和以集團為名義的公益活動等；5.4.7 集團內所有品宣活動發生費用按財務相關要求執行。5.5副總裁審批5.5.1 在主題VI標準上設計，各產品品牌的VI應用部分5.5.2 各類品牌、產品的主題形象海報；各產品品牌在終端推廣的各類主題促銷海報及在各類場所使用的POP等延展類宣傳物料、一般終端推廣活動的宣傳物料等設計；5.5.3 集團內所有品宣活動發生費用按財務相關要求執20、行。5.6 品牌宣傳權限邊界劃分集團包括各區域營銷管理中心、省級分公司、分支機構所有涉及的對外宣傳方案，原則上須經集團行政管理中心備案后方可執行。 集團包括各區域營銷管理中心、省級分公司、分支結構所有涉及對外宣傳合作的單位和項目，原則上一律采用公開招投標的方式產生,并上報相關領導審核。商業宣傳：講求明顯的經濟效益，應整合有限的廣告費用，有的放矢，綜合分析，選擇適合企業宣傳和定位的方式和媒體。如一些行業主流媒體和地方權威媒體等。企業形象宣傳:旨在提高企業知名度和美譽度,此宣傳以企業品牌宣傳或企業文化宣傳居多。如企業專題片、比賽活動等。產品上市宣傳：主要圍繞新品上市推廣而展開的宣傳，旨在提高產品的21、認知度，剌激目標客戶的認同與信賴。如企業形象包裝設計、宣傳海報、電視廣告等。應急宣傳：迅速抓住社會性突發事件，制定應急宣傳計劃，比如對社會上有影響力的天災人禍進行援助、處理企業相關危機活動等。公益宣傳：旨在提高集團的美譽度，企業一般可借助參與這些活動達到宣傳企業的效果。如為政府及相關監管部門、協會倡導社會文明新風，扶貧濟困等組織的一些公益活動。5.7 品牌宣傳方案計劃實施5.7.1各宣傳需求部門應在每年預算期間將該部門當年的宣傳總結及下一年的宣傳計劃和費用預算報備行政管理中心。5.7.2行政管理中心品宣部根據各需求部門提交的材料，綜合考評，并于每年預算期間提交企業當年宣傳效果分析報告及下一年度22、宣傳計劃和費用預算報相關領導審批。5.7.3行政管理中心每季度應編制宣傳實施計劃和費用預算，并追蹤和督導實施效果。5.7.4需求部門應及時跟蹤宣傳實施效果，并將相關信息反饋行政管理中心品宣部，品宣部應及時匯總分析各方意見，并決定是否調整宣傳策略。5.8 廣告宣傳費用管理5.8.1廣告宣傳費用是指用于品牌、產品及服務宣傳推廣而發生的各項費用，包括品牌策劃、廣告制作、VI管理、媒介投放、展覽展示、調研評估、公關活動、贊助合作及宣傳物料、促銷禮品制作等的費用。5.8.2 行政管理中心是廣告宣傳費用歸口管理部門，統籌集團廣告宣傳費用的管理；集團各部門及各區域營銷管理中心統籌部門或當地廣告宣傳費用的管理23、，接受集團行政管理中心指導；財務部負責配合行政管理中心對廣告宣傳費用的使用進行監督。集團各部門及區域營銷管理中心對廣告宣傳費用支出要實行“額度控制、計劃管理”，在所控制額度內，集團各部門及區域營銷管理中心根據年初經營計劃及當地市場宣傳需求和實際情況，制定合理的廣告宣傳費用支出計劃。基于投入/產出的配比原則，同時適當考慮重點地區、重點業務、重點客戶群，有針對性地、有側重的分配預算投入。 廣告宣傳費用預算執行嚴格的審批制度。年度預算由集團行政管理中心提報，全面預算管理委員會審批；廣告宣傳費以“集中管理、統一執行、適度分解”為原則。集團的統一管理下，行政管理中心負責年度廣告宣傳費用的需求統計、預算編24、制、分解和落實。各部門及各區域營銷管理中心按照年度預算目標的批復，落實廣告宣傳費用預算使用計劃，計劃實施前應報集團現行授權制度和審批流程執行審批，按廣告宣傳費使用用途嚴格控制成本支出。廣告宣傳費用支出執行嚴格的審批制度。審批權限按照集團現行的授權制度和審批流程執行。 廣告宣傳費支出的付款結算，按照集團現行的成本費用管理相關規定執行，并根據財務要求提供支付依據。廣告宣傳費提供廣告合同樣本及電子照片。要嚴格按權責發生制原則進行報賬，確保成本費用均衡的反映在其受益期間內。在辦理報銷手續時，各相關部門應同時按財務要求填寫憑證，并加蓋其公章，并由本單位領導、主管人員分別簽字。 廣告宣傳費用預算執行單位應25、建立經費使用檔案，包括每個項目的審批手續、合同復印件、驗收憑證等資料，招標文件、合同由合同發起部門留存以及行政管理中心檔案室存檔。5.9 媒體采購集團行政管理中心對市級以上媒體（含全區性經營或覆蓋的媒體）進行統一采購，包括電視臺、廣播電臺、全區發行的報紙和雜志、全區性的互聯網等媒體。集團行政管理中心根據品牌及重點產品宣傳推廣計劃的需要，對重點地區的樓宇電視、火車站、高速公路、車體、候車亭、電梯等媒體進行采購。集團行政管理中心負責對當地電視、報紙、雜志、廣播、戶外等媒體，對有區域性影響的火車站及主要地區間的高速公路、國道、省道等位置的媒體進行選擇和采購。5.10 采購及供應商管理供應商主要是指品26、牌及廣告策劃創意、廣告制作、VI管理、媒介投放、展覽展示、調研評估、公關活動、贊助合作及宣傳物料、促銷禮品制作等方面的服務提供商。應通過招標集中選取專業水平高、服務能力強、信譽良好的供應商進行合作，避免使用分散、頻繁更換。根據集團采購管理的相關規定，廣告宣傳供應商招標工作可借助具有招投標資質的招標代理機構，或各機構廣告宣傳需求部門選派員工組織評標小組進行評標。對于日常廣告宣傳或時間要求緊的項目，可根據實際情況和中標供應商特點進行選擇。對階段性營銷計劃、品牌包裝策劃、全區范圍市場調查等大型廣告策劃項目，可在中標選定的供應商中采取比稿、比價或競爭性談判的方式進行選擇。對于具有資源壟斷性的項目，或考27、慮到保密性、延續性的需要，根據實際情況可采取優先談判或定向采購的方式選擇供應商。供應商一經選擇確定，須簽確定產品單價，署合同，約束雙方權利義務。宣傳推廣工作涉及的各類服務合同需對集團品牌和業務策略的保密、設計方案等知識產權的保護等設定相應的條款。 宣傳推廣執行過程中應對供應商的工作進行監督和指導；每個項目在財務結算時必須提供驗收依據。其中電視、廣播、網絡廣告發布以電視臺、廣播電臺、網站提供的播出證明或第三方監測報告為依據，報紙廣告、軟文發布以實際報樣為依據，活動或展會承辦以現場照片為依據，廣告設計制作以打印樣稿或制作腳本為依據，物品采購以實際樣品照片及收貨單為依據。宣傳推廣工作中，應根據供應商28、管理相關規定每月對供應商進行考核，提高供應商的服務質量。考核成績優良的供應商方有資格參與下一期的招投標，考核不合格的予以淘汰，重新選擇。5.11 監督檢查集團各部門及分支機構要加強自身建設，規范操作行為，建立和完善內控制度，自覺接受、配合紀檢監察、審計、法律等有關部門的監督與檢查。5.11.2集團各部門及分支機構在使用廣告宣傳費用的過程中，對于重大項目應當提前通知紀檢監察部門、審計部門和其他相關部門參與對宣傳推廣活動全過程的監督與檢查，尤其是招標等重要環節。6 支持文件6.1 品牌管理辦法6.2 信息宣傳管理辦法6.3 內刊管理辦法6.4 通訊員管理辦法6.5 宣傳平臺管理辦法7 相關流程（詳29、見行政管理中心品宣部工作流程）7.1品宣策劃方案制定發布流程。7.2品宣物料申請流程（按OA流程執行）7. 4內刊制作與發布流程7.5 品宣物料庫存管理流程（總務：物料需求流程）8 相關文件8.1 無形資產管理制度8.2 招投標管理辦法9 相關表格9.1 宣傳物料領用登記表物料名稱領用部門領用日期用途領用數量領用人備注1、該表主要針對集團宣傳的各類物料，如集團畫冊、集團報紙、信封、紙袋、筆記本、公關禮品等9.2 品宣物料管理月報表物料名稱制作時間制作數量制作單價庫存余量本月消耗總量領用部門領用日期用途領用數量領用人備注備注：1、該報表內容主要針對有集團標識形象的所有物料，尤其是用于業務宣傳推廣30、和公關使用的物品，包括但不限于企業或側、集團紙袋、信封、筆記本、公關禮品等。2、物料制作完成入庫時，行政部應進行入庫時間、數量的登記，并開始按月合計庫存余量和消耗量。發放過程中，應要求領用部門做好相關登記。此外，在物料低于平均月消耗量的數量時，應提前通知行政管理中心安排制作。制表部門：行政管理中心 制表人： 制表日期： 報送：行政管理中心 10 附則10.1 本規定經總裁室審議通過，自頒布之日起實施。若以往相關規定與本規定有沖突之處，以本規定為準。10.2 行政管理中心保留對本規定作定期或不定期修訂的權力。10.3 本規定由行政管理中心品宣部負責解釋。10.4 本規定為集團內部文件，未經集團總裁批準或授權不得翻印或外部使用。