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1、軟件公司行政事務及財務資金管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則本制度遵循領導和員工相結合的原則，強調切合實際、利于執行，充分發揮其作為處理問題的依據的作用，并力求體系完整，相互配套，不與國家法令抵觸。在事實求是、為員工服務、提高工作效率和提高經濟效益的基礎上，經過調查、分析、起草、討論、修改、會簽、審定、試行、修訂、全面推行十個步驟制定、頒布、執行。整個系列包括員工守則、行政事務管理制度、財務管理制度、人力資源管理制度、銷售管理制度、客戶服務管理制度、產品開發管理制度和員工崗位職責描述等八部分。第一章 員工2、守則第一條 愛祖國、愛人民、愛公司、愛崗位，努力工作，報效祖國。第二條 樹立良好的社會道德意識，遵守國家的法律、法規，不做危害國家和社會的事情。第三條 堅持正義，敢于制止危害社會的不良行為，為社會的安寧和人民的幸福做出自己的貢獻。第四條 遵循自信、誠信、協作、創新的企業精神，用自身的努力塑造公司“中國事務所和咨詢服務行業信息化驅動者”的企業形象。第五條 牢固樹立客戶利益至上的思想，及時處理用戶的問題，耐心解答客戶的疑問，工作態度應友善、細致，處處注意維護公司形象。第六條 恪盡職守，工作認真、主動，善于協作，按時保質地完成公司交付的各項任務。第七條 團結同事，不散播未經證實的言論。第八條 遵守組3、織紀律，接受上級的工作安排和調度，不越級行事。第九條 尊重公司信譽，不擅用公司名義對外發表個人意見。第一十條 遵守公司規章制度，按時上下班，杜絕遲到、早退。第一十一條 每天上班應清理個人和辦公區域內的衛生，培養良好的個人衛生習慣，保持辦公環境整潔衛生。第一十二條 下班時應關好計算機并妥善保管好資料，避免任何形式的機密外泄。第一十三條 會議室及其它公用場所使用完畢后，應立即進行清理，保證臺面整潔、座椅擺放整齊。第一十四條 提倡文明辦公，保證工作區域內的安靜，工作時間禁止玩游戲、聊天或其它與工作無關的行為，機房、辦公室內禁止吸煙。第一十五條 樹立保密意識，保守公司機密，未經公司批準，嚴禁將公司的計4、算機、手提電腦、磁盤或其它資料帶離公司。第一十六條 培養良好的職業道德，通過正常的渠道解決工作中出現的問題。第一十七條 愛護公司的公共財務，未經公司批準，員工不得擅自在公司的計算機內安裝程序，違者后果自負。第一十八條 公司鼓勵員工在工作時間衣著整齊，避免任何不適于辦公的著裝。第一十九條 員工應自覺控制非正常業務關系人員進入公司。第二十條 員工外出前除做好登記外，還應通知自己的直接上級，便于工作安排、銜接。第二十一條 員工有義務將自己的最有效的聯系方式交給行政部，統一制作內部通訊錄，以應付突發事件。第二十二條 公司禁止員工出資或經營與本公司業務類似及職務上有關的事業，兼職者經董事長批準不在此列。5、第二十三條 公司禁止一切中飽私囊的行為，對任何利用工作之便獲取個人利益的人員，一經核實，立即予以辭退。第二章 行政事務管理制度一、 總則第一條 為加強公司行政事務的管理，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條 本規定所指行政事務包括：公文檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理和報刊及郵發管理等。二、檔案管理第三條 歸檔范圍：公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件資料。第四條 公文檔案管理由行政部秘書負責，保證原始資料及單據齊全完整，各級檔案必須保證安全。第五條 公6、文檔案的借閱：1、 董事長、總經理、總監和行政部主管借閱非密級檔案，可通過檔案管理員辦理借閱手續，直接提檔；2、 公司其他人員需借閱檔案時，須經主管總監和行政主管的批準，并辦理借閱手續；3、 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自復印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須經總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案，應由行政主管批準方可摘錄和復制。4、 借閱檔案須在規定的時間內歸還，不得有任何損壞和涂改。第六條 檔案的銷毀：1、 任何組織或個人非經允許，無權隨意銷毀公司的檔案資料；2、 若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案，須經總經理批準后方可銷毀，一7、般內部檔案，須經行政主管批準后方可銷毀；3、 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀；4、 銷毀檔案須同時有兩名以上人員在場，銷毀后所有參與人員必須在銷毀單上簽名。三、印鑒管理第七條 公司印鑒由行政部負責保管。第八條 公司印鑒的使用須經總經理認可后管理人員才可以蓋章，并作好登記，如違反此規定造成的后果由直接責任人員負責。第九條 公司所有蓋有引薦的介紹信、說明及對外開出的任何公文，須統一編號登記，以備查詢。第一十條 公司一般不允許開具空白介紹信和證明，如因工作需要或其它原因確需開具時，必須經總經理簽字、批準后方可開出，持空白介紹信外出工作回來后，必須向公司匯報其8、介紹信的用途，未使用的必須交還。第一十一條 蓋章后出現意外，由批準人負責。四、辦公用品的購發第一十二條 公司的辦公用品采購和發放由行政部負責，每月末，負責辦公用品購發人員需檢查存量，提交需購計劃和預算，經行政主管審核報總經理批準。第一十三條 辦公用品的采購必須符合質優價廉的原則，保證品種對路、庫存合理、開支適當、保管妥當，并作好登記和簽領手續。第一十四條 辦公用品可根據需要發放，對新員工要做到配置齊全，保證其正常工作的進行。第一十五條 對超出正常配備的辦公用品范圍的，申請人需提交書面申請，注明用途和預算，由部門主管和總經理核準后，交行政部辦理。第一十六條 辦公用品管理文明、清潔、安全，嚴格按制9、度辦事。五、報刊及郵發管理第一十七條 公司的報刊訂閱和保存由行政部負責。每年年末，每個部門提交本部門要訂閱的報刊的名稱，由部門主管和總經理核準后，交行政部辦理。第十八條 行政部每天負責報刊、信件的拿取，并發送至每個部門。第十九條 各部門的掛號信、特快專遞，應到行政部履行簽收手續后，方可取走。第二十條 各部門需郵寄的信件、快遞交行政部統一辦理。六、車輛管理制度第一十八條 公司車輛均由行財部管理調度，各部門需用車前，應先填寫用車單，并到行財部審批手續后方可用車輛。第一十九條 用車必須具備以下條件：A.外出須在三人以上；B.趕時間；C.送貨；D.地處偏僻，公交車無法到達地。第二十條 在辦理用車手續時10、，要說明用車理由，嚴禁公車私用的現象。第二十一條 汽車司機應經常檢查維護好車輛，保持車輛各功能的完好性，保持車輛的整潔。第二十二條 汽車司機根據用車單指定目的地運行，不得挪為他用。第二十三條 車輛外借或私用必須經總經理批準后有償使用。第二十四條 汽車司機車行駛時，務必嚴格遵守交通法規，安全行車，保證乘員安全無誤的到達目的地。第二十五條 如車輛發生故障，汽車司機必須及時向車管人反映，按車管人的意見及時送修修理廠修理，修理費經審批及時辦理報銷。第二十六條 車輛如需較大的改造和更換大的部件，必須事先向公司請示，經同意后方可購置和更換。第二十七條 根據公司的需要，節假日和夜間用車，參照公司員工加班加點11、補休制度執行。第三章 財務管理制度一、 總則第一條 為加強公司財務管理，發揮財務在現代企業管理中的作用，規范公司正常運作，特制本制度。第二條 財務部門的職能：1、 認真貫徹執行國家的財務會計管理制度、法規、法令；2、 建立健全財務管理的各種規章制度，編制財務計劃，加強經營核算管理，反映、分析財務計劃的執行情況，檢查監督財務紀律；3、 積極為經營管理服務，促進公司取得較好的經濟效益；4、 厲行節約，合理使用資金；5、 合理分配公司收入，及時完成應上繳的稅收及管理費用。二、 公司預算經費制度第三條 各部門每年年初做整體經費預算，每季度做一份具體預算表，再由財務部門匯總將總經費上報總經理，總經理批12、準后，各部門經費支出以預算為主，不得超支，（預算經費當月結清）。第四條 預算經費由各部門負責人支配，超支部分移至下次預算中支出。第五條 開發部每月可在預算內預留項目獎金（項目獎金可由公司另行規定）項目獎由部門負責人支配，獎金支配情況向總經理匯報，并留公司備案。第六條 跨部門費用報銷由部門間協商解決。三、流動資金管理制度第七條 公司現金的實用范圍須按國家現金管理辦法進行，范圍之外的現金使用應通過銀行結算，不得由出差，采購人員攜帶大量現金外出。不得為任何單位和個人套取現金，特殊情況需經總經理批準。第八條 出納員在辦理現金的同時，不得受理未按規定審批的收付業務，不得受理不完整、不真實、不合法的內部及13、外部憑證，并應堅持“當面點清”原則，每筆現金收付后，需加蓋“現金收（付）訖”戳記，并當即入賬。第九條 出納員須做到“日清月結”，日記賬與庫存現金于每日終了后核對，如出現卡短款，及時報告，查明原因，及時處理。1） 銀行存款管理第一十條 因業務需要須批準，公司外派辦事處可在當地開設結算賬戶，實現需報公司財務部審批、備案。第一十一條 銀行存款的支付需要按規定的審批權限履行審批程序，做到單據齊全，審批手續完備，填制支票領用審批單，由傅章強總經理簽署生效，巖泉公司由傅章強總經理簽署。第一十二條 月末，出納員應根據對賬單仔細核對，清理銀行日記賬，查明未納章項及原因。第一十三條 員工因公出差或購買禮品等，可14、申請借支備用金由經受人填寫暫支單，注明借 款用途、金額、預計還款時間等，由總經理批準生效（審批程序同支票領用審批單）。第一十四條 借支的備用金應在業務完成后及時報賬，跨月末清賬的及時入賬，并從借款人工資中予以扣還。第一十五條 員工離開公司時，其所在部門應督促其還清各種借款，欠款為清者，人事部門不得予以辦理調離手續。三、 發票報銷基本原則第一十六條 報銷單據由經手人簽字，先交部門經理審簽，再由會計核實，最后送總經理簽字后，由出納付款。一張完整的憑證應由以上四人簽字，缺一不可。第一十七條 報銷的原始票據必須是正式的發票，或標有“可作為報銷憑證”字樣的單據，普通單據或白條不得入帳，發票的大小寫應一致15、，并不得有涂改的痕跡。四、 財務成本管理規定第一十八條 成本預算：按項目做成本預算單具體應有以下內容：1、 預期收入；2、 預期業務收入；3、 毛利=（1）（2）；4、 其他費用（差旅費、業務招待費等）；5、 稅金；6、 工資、項目獎金；7、 利潤=（3）-（4）-（5）-（6）預測出該項目的收益并衡量其大約利潤第一十九條 成本控制：該項目根據項目規模做出經費支出預算，報經總經理批準，不得超支。第二十條 成本核算：設成本核算項目明細臺帳，將每月的業務成本按項目分開，登記在成本核算臺帳上。第二十一條 成本分析：一個項目完成后，將成本核算項目臺帳上該項目的實際成本與預算成本相比較，分析節約或超支的原因。第二十二條 福利補貼規定（參照公司福利制度有關規定執行）第二十三條 差旅費的規定（參照 公司差旅費管理制度有關規定執行）