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1、公司原物料采購、接收退貨及供應商管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1.總則2.采購委員會及其會議制度3.供應商管理辦法4.原物料采購管理辦法5.原物料接收和退貨管理辦法 采購管理制度1.總則1.1目的 為使本公司原物料的國內外采購作業有所遵循，及時提供適質，適量，適 價的原物料，特制定本制度。1.2范圍 凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設備、零件、器材、辦公用品 等采購業務中，有關詢價、議價、采購等作業,均適用本制度。 1.3 采購部門及權限的劃分 公司原物料的采購計劃、價格、策略等均由采購委員會2、決議。 臨時的、緊急的采購，由使用部門提出申請，采購部負責詢價，呈總 經理簽準。 具體采購業務由采購部負責執行，而特定儀器、設備之采購須由請購 部門主管和技術人員參與技術、價格、質量等方面的審定。1.4 采購工作基本原則 采購委員會是公司在原物料采購過程中的最高決策機構。公司的總經理是采購委員會會議決議的最高執行者。公司的財會部門必須對采購業務與采購委員會會議決議是否相符，予 以充分的反映和監督。品管部門必須對購入生產用原料的質量予以全過程的監控。采購部門必須根據采購委員會的會議精神，多途徑，少環節，貨比三 家，適時，適質，適量，適價保證原物料的供給。采購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根3、據年、季、月銷售和 生產目標應定期舉行；根據原物料的采購特點及資金調度情況應不定 期的舉行。采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，并及時提交采購委員會。采購部應對供貨市場，供應商情況，需購原物料質量、 價格、數量、運輸、氣象資料、進出口數據、原物料庫存、原物料耗 用情況等作出定期分析。采購部和財會部應于每月末與供應商核對供貨數量、應付貨款和商務 處理等資料.采購部應定期對采購人員進行業務培訓和考核，以提高采購人員的業 務能力和思想品德水平。原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預付貨款。2. 采購委員會及其會議制度2. 1目的采購管理是任何一個企業都視之為經營是否能步入4、軌道的重要基礎之一。特別在原物料成本占據銷售成本7585%左右的行業，原物料采購成本和儲存成本的合理性，會對經營利潤產生很大的影響。因此，有效的采購委員會制度可以讓我們得以： (1)奠定穩定的采購管理工作基礎；(2)提高采購管理水平；(3)降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。2. 2采購委員會的組織及職責公司設立采購委員會，由總經理，副總經理，采購部經理，生產部經理，品管部經理，財會部經理組成。總經理擔任采購委員會主席，采購部經理兼任會議秘書，做會議記錄并負責決議案的執行。 采購委員會職責： (1)擬定原物料的采購政策并確保政策的適當執行。 (2)依據本公司的質量標準，確保原物料的品質及合理5、的價格。 (3)審核決定采購的時機、價格及數量。 (4)協調、解決影響采購實施的重大問題。2.3采購委員會組織的運行 2.3.1每月定期召開采購委員會會議 采購委員會會議是日常采購管理工作之一，由會議討論決定采購委員會 召開會議的固定時間，并相應的要求有關部門定期提供分析資料，以供 會議討論和決策。 2.3.2不定期召開采購委員會會議 對采購管理過程中的特殊事項，例如：原物料市場急劇變化時。經采購 委員會成員的提議，應臨時召開采購委員會會議。2.3.3開會的法定人數為全體委員的三分之二，采購委員會的決議須半數以 上人員表決通過，方可執行。出席采購委員會會議的列席人員無表決 權。2.3.4采購委6、員會召開會議時，采購委員會成員若無法參加，應授權代理人 員參會。 2.3.5會議主持人為采購委員會主席，主席因故不能出席會議時應委托副主席 或公司其他領導主持。采購部經理負責會議的召集。2.4采購委員會會議的內容及程序采購部經理報告以下情況：(1)上次會議決議事項的執行情況。(2)原物料的庫存量、在途量。 (3)原物料的市場行情預測動態，公司應采取的措施。 (4)月原物料采購計劃及資金需求計劃。 (5)采購部外欠貨款情況。 (6)采購實施中需協調解決的問題。采購委員會對采購部報告內容進行討論并做出決定。2.4.3會議決議事項由采購部經理記錄，整理后呈采購委員會主席核準。采購部經理將核準后的會議7、紀要分送委員會成員,并負責決議案的執行。2.5采購委員會控制要點 對采購過程中發生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。 原物料價格應在同地區，同行業中保持較低的水平。 原物料質量必須在同地區，同行業中保持較高的水準。 根據產銷實際情況，確定每月原物料的安全庫存量，確定需階段性（季 節性）儲備原料的合理庫存量。 對有預付款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。2.5. 6采購部必須有完整的采購結算檔案，并建立有效的采購分析檔案。3.供應商管理辦法3.1供應商的選定及指導 3.1.1對于大宗或經常使用的原物料，采購部門應建立相對穩定的供應商， 并設立“供應商資料卡”作為日后詢議價和供料的參8、考。 3.1.2為確保貨源，采購人員對于經常采購的原物料，應尋找兩家以上的供 應商作為儲備或交互采購，以穩定貨源、降低價格。 選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力 及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發展為長期 供應商。 若供應商為貿易商或代理商時，采購人員應調查其信譽及技術服務能 力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據。 3.1.5積極向供應商宣傳公司原料品質標準，并在品質及技術服務上給予必 要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。3.2供應商的管理和分類 3.2.1每一筆采購業務，都要進行采購成本分析，交部門經理審閱后存檔以 充實供應商的9、資料卡。 供應商的分類。根據供應商的信譽狀況、貨源穩定性(數量、品質)、 資金狀況、發運能力等方面進行分類。例如把供應商分為A、B、C、D 四大類：A類指信譽良好、貨源穩定、資金充足以及發運通暢的廠 商；B類指信譽良好、資金充足及發運通暢但貨源較不穩定的廠商；C 類指信譽較好，資金充足或發運較通暢、貨源不穩定的廠商。D類指 資金較充足或發運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩定的廠商。 對于時常出現交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期， 售后服務不良等情況的供應商，應立即通知其改善，并按規定扣款。 如未能改善者，采購部應另行開發新的供應商。3.3供應商的開發 采購人員應積極調查原物料資訊10、，收集原物料市場行情，積極開發新 的供應商。 開發原料新供應商時，應取樣經品管部或使用部門檢驗分析，提出報 告，必要時應到現場調查確認其生產技術及品質水準之后，進行詳細 評估，決定是否列為供應商。 CT6_0043.4采購資料及檔案管理 3.4.1采購內勤人員每月初或每周做好“供應商資料卡”、“原料及微量元 素采購報表(月)”、“采購分析報表(周、月)”、“庫存報表 (月)”等匯總整理工作，并報告有關領導。 3.4.2市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評 審，來電來函文件資料及時分類保存。 3.4.3公司有關人員如需借閱有關資料、檔案，必須經部門經理同意后，由 內勤人員11、登記，借閱人員簽名后方可。 3.4.4有關采購委員會的資料，由部門經理歸類存檔保管，借閱需經采購委 員會主席同意，并登記后執行。4. 原物料采購管理辦法4.1計劃 4.1.1原料采購計劃 采購部根據行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據此做出的下 個月及下六個月用料計劃，生產部提供的上期庫存情況表，編制下個月 及下六月的原料采購計劃。 4.1.2包裝物采購計劃 采購部根據銷售部的銷售計劃、品管部(畜禽部、肉品加工廠)做出的編 織袋(包裝箱)用量計劃，編制采購計劃。 4.1.3勞保用品、辦公用品采購計劃 采購部根據行政部報來的經總經理核準的每季勞保用品、辦公用品請購 計劃，編制采購計劃。4.12、1.4零配件、藥品的采購計劃 采購部根據生產部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制采購計 劃。4.2信息收集與分析4.2.1采購部應掌握主要原料的產地分布，當年收成、加工期、交易渠道、運 輸方式、質量、庫存及國家產業政策、市場供求關系等資訊，填寫“原 料行情周報表”和“原料采購分析報表(周、月)”供采購委員會參考以 便確定最佳采購時機。4.2.2采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，以了解原料市 場行情變化情況。4.2.3采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據供應商歷次供 貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供應商及合理 的采購價格。 4.2.4對包裝13、物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應根據公司的要求、標準，采取供應商報價，深入廠家了解產品質量等辦法， 廣泛收集信息、然后選定三家以上供應商進行議價。 4.2.5采購部將下月所需原物料的數量、價格、可選擇供應商等資料匯總后， 提供采購委員會討論、決策,每種原物料的可選擇供應商不得少于兩家.4.3核準 4.3.1采購委員會根據采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。 4.3.2采購部根據采購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料采購申請單” 簽訂采購合同，實施采購作業。CT6_008 4.3.3采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如 遇價格下跌，則14、適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。4.4合同 4.4.1所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份(一份采購部自存，一份 交供應商，一份交財會部)。信件和數據電文可以作為合同附件，應注意互相之間時間和內容的一致性。 4.4.2如市場行情發生變化，合同需更改，須由采購部經理報送總經理核準后 才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。 4.4.3采購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不 得含糊其辭：標的；(2)數量；(3)質量；(4)價格；(5)包裝；(6)交貨期限；(7)驗收地點及辦法；(8)交貨方式及地點；(9)付款條件及付款方式；(10)保險；(11)運輸損耗15、的承擔；(12)違約責任。 4.4.4所有合同經采購部經理簽字后，報送總經理審定簽字，加蓋公司合同專 用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按合同法有關規定處理。 4.5交貨期控制 4.5.1合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。 4.5.2采購部根據原料客戶發貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送生產部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。 4.5.3每批料收貨結束，采購部應對其品質、價格及“合同履行情況”、“采 采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內，作為以后選擇供應商 之依據。 4.5.4包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購部根據庫存情況 通知供應商安16、排交貨日期與數量。 4.6異常情況處理 4.6.1如遇供應商送來的原物料品質、數量等與合同規定的不相符，應及時書 面通知供應商處理。 4.6.2如臨時需采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請總經理核準采購部詢價、比價總經理核準采購部采購品管部或使用部門驗收。 因品質不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。4.7貨款結算 4.7.1采購部根據所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報 “原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會 部和總經理。 4.7.2一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據，打印“付款申 請單”一并送財會部做為付款憑證。 4.717、.3原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發票；物料的 付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發票。 4.7.4采購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止出 現差錯。4.8帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工） 4.8.1在部分原物料緊張處于賣方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需 要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經理嚴格審查批準方 能辦理。 4.8.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發出并拿到有效憑證（鐵 路領貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。 4.8.3匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經采購部經理審核，18、呈報 總經理批準，由財會部授權辦理。 4.8.4如發生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部 要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。 4.8.5必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點： (1)必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預 付貨款的結算形式。 (2)信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作 任務之一。 (3)必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調查供應商的實物 供應，質量保證情況和目前的經濟狀態等情況，并將調查報告提交采 購委員會。 (4)必須有完整的正式合同，重要合同須經國家認可的公證機關予以公 證。在合19、同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質量標準，和在需 方所在地的法院管轄范圍內履約。 (5)預付款的額度控制，須由采購委員會會議決定，對每一項預付款都應 在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產的需 要，又要保證貨款安全的相應對策。 (6)原物料預付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負責該 項原物料和貨款的追蹤記錄，并根據實際情況按天或周，或旬將記 錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。CT6_0085原物料接收和退貨管理辦法 5.1車站（碼頭）的接貨作業 采購人員應及時與供應商約定原物料到達公司的日期，并發出“原料到 貨預報表”，內容包括到貨時間、車皮號（船號）、20、件數及總量等，通 知儲運員、地磅房、生產部和品管部，儲運員應及早與運輸單位和車 站（碼頭）取得聯系，作好接收準備。 貨物到站（港）后，儲運人員應對每個車皮（貨船）的卸火車（船）， 裝汽車，全過程嚴格監督，對每一輛貨運汽車簽發貨物短途運輸證明 并認真填報“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。 出現短件、被盜情況應及時向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知 單”，迅速通知發貨單位，并向保險公司索賠；船運出現的短件、被 盜、被淋濕等應及時向承運部門索賠。 從車站（碼頭）轉運原料到公司的過程中，應加蓋蓬布，防止原料被雨 淋濕或被盜。若發生雨淋、丟失、應負責向承運人索賠。 儲運人員負責對車站（碼頭）費用及代辦單位21、帶墊費用進行審核，并編 制“車站（碼頭）費用月統計表”，連同原始單據交采購內勤結算。 5.2進廠原料收貨作業 送貨車輛到達公司，由門衛按公司的要求安排停車地點，通知采購部 核實為公司所訂貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、 原料名稱、車輛號碼，并通知品管部進行30% 抽樣。 品管員到門衛取“原料取樣卡”,對相應車輛進行30%抽樣，并將樣品 帶回品管部按照集團品質要求進行品質檢驗。 品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗的水分結果、30%取樣人、化驗人 的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯自存，第 二、三聯轉送采購部，對合格原料即隨車作100%抽樣準備。 采購部接到“原料取樣22、卡”后，對質量合格者，打印“原料收貨報告”，并將“原料取樣卡”第二聯留采購部查存，第三聯及“原料收貨報告”由客戶作進廠憑證。門衛根據“原料收貨報告”辦理進廠登記手續，并對車輛進行檢查， 指揮監督客戶實施過磅程序。客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯到地磅房進行重車 過磅，地磅房打印“原料收貨報告”進廠欄，并將“原料收貨報告” 及“原料取樣卡”第三聯返回客戶，指引客戶實施卸貨程序。 CT6_010 客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯到原料庫，由原料 庫倉管員接收兩單，安排卸車并計件；倉管員打印“原料收貨報告”工 廠倉庫欄。然后將“原料收貨報告”返回客戶，指引客戶實施空車過磅 程23、序。“原料取樣卡”第三聯在品管員實施完100%抽樣后，隨樣品帶 回品管部。 客戶持“原料收貨報告”進行空車過磅，地磅員收回“原料收貨報告”，打印出廠欄，并簽字；同時將“原料收貨報告”客戶聯和已蓋地磅確認章的出門聯交予客戶，指引客戶出門。 門衛憑地磅蓋章后的“原料收貨報告”的出門聯對車輛進行檢查后， 方可辦理出門手續，放車出門。客戶聯由客戶留存，作為售貨憑證和結 算依據，出門聯由門衛收回，并于第二日早上將出門聯送交財會部核 對。 地磅房應及時將“原料收貨報告”所剩四聯整理后送品管部。 品管部根據100%抽樣的檢驗結果，打印“原料收貨報告”化驗室欄并 簽字。“原料收貨報告”填寫完畢后，由品管部送給24、采購部。 采購部在收到品管部送來“原料收貨報告”后，及時將品質扣減等內 容打印入“原料收貨報告”采購欄，并將“原料收貨報告”分送有關 部門，同時，將此批貨的有關單據整理后送交財會部核算和付款。5.3原料退貨作業 對于汽車運輸的原料，經30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡” 的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責處理。 對于以鐵路運輸到站的原料，經30%抽樣不合格，由品管部在“原料取 樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責聯系客戶洽談處理意見，對貨物存放，采購部和客戶針對具體情況商定。 對于經30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應按以下程序進行： (1)對于公路汽運到廠的貨25、物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若有部分 不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退 貨數量，及時與采購部聯系，交采購部處理，挑選出來的不合格原料 隨車退貨。 (2)對于公路汽運到廠的貨物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若不合格原 料達到30%以上，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨原 因，及時與采購部聯系，交采購部處理，辦理退貨。 (3)對于鐵路運輸到廠的貨物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若有部分不 合格，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數量，及時與 采購部聯系，生產部原料庫負責退貨原料的保管，由采購部負責通知 客戶作出處理。 (4)退貨原料應專區放26、置，并掛牌標示，以防誤用。 到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下： (1)根據品管部意見，由采購部通知客戶，具體退貨數量、退貨原因、在 客戶確定無異的情況下，由采購部負責協調處理。 (2)鐵運到廠的原料，由采購部根據品管意見，填寫進廠原料退貨單” 中的“進廠情況”項的內容，并在采購部欄簽字。 (3)采購部將填好上述項目的“進廠原料退貨單”交品管部，核實確定無 異議后由品管部簽字并交采購部。采購部將此單交原料庫，同時安排 儲運空車過磅。 (4)原料庫按該“進廠原料退貨單”辦理裝車退貨。 (5)司機將退貨原料過磅，由地磅員填寫“過磅單”并將“過磅單”第二 聯交司機送返原料庫，倉管員憑此單填寫“原料27、退貨報告單”。 (6)退貨完畢，由原料庫依據“原料退貨報告單”及“進廠原料退貨單” 中“進廠情況”，填寫“進廠原料退貨單”中“退貨情況”項中的有 關內容第一聯交采購部，第二聯交財會部，第三聯生產部留存。 (7)司機將退貨原料拉到指定位置后，將“原料退貨報告單”交儲運核對 并簽字，司機可憑此單作運費結算，以便采購部和客戶處理。5.4采購物資的驗收作業驗收前的準備：準備好必要的測量工具、開箱工具、收貨記錄本、筆等 用品。核對資料：核對采購計劃、供貨合同、技術說明書等的具體要求；對于 無計劃、無合同的物資倉庫管理員應拒絕驗收。檢驗實物：驗收最好由兩人進行，檢驗實物時要認真仔細驗收，物資的 數量要采用28、計劃、供貨合同等規定的計量單位，如實記錄貨物的真實 情況。根據物資驗收的情況，作出明確的驗收結論：合格或不合格。對于合格 的物資應準予入庫，對于不合格的物資應按照不合格物資的處理措施程 序進行處理。不合格物資的處理： (1)讓有經驗的人員參與重驗； (2)通知采購部采購員與貨主聯系退貨、換貨事宜； (3)通知生產部門了解庫存情況。 關于煤、鹽、堿的驗收：庫管員對于煤、鹽的驗收，除要求有采購計 劃外還應注意以下幾點： 送貨司機將過磅單交給使用單位（鍋爐房、餐廳等），使用單位負 責驗收數量和質量，并在過磅單上簽字。 CT6_013 購員報帳時，由使用單位主管將過磅單的累積數量與發票驗證無 誤后在發票和過磅單上簽字。 采購員到物資庫辦理報帳手續時，庫房管理人員憑發票上的簽字和過 磅單開驗收單。發票上無使用單位主管人的簽字或者無過磅單者，庫管員要拒絕打驗收單。 關于鍋爐壓力表、安全閥等物品的驗收：庫管員在對鍋爐壓力表、安 全閥驗收時除具備一般的驗收條件外，還應注意國家及公司安全管理部 門對此的有關規定，如：凡新購進或校驗的壓力表、安全閥必須附有合 格證，凡新購的壓力表、安全閥必須有MC及生產許可證或合格證。